Трудовой договор заключается при приеме на работу и выдается в двух экземплярах: один остается в компании, другой передается сотруднику (ст. 67 ТК РФ). Утрата документа – неприятная ситуация. Это может произойти при переезде офиса, пожаре, договора может лишиться сотрудник по собственной вине. Как восстановить трудовой договор в случае утери?
В зависимости от ситуации
В законодательстве нет конкретных нормативных актов, следуя которым, можно произвести процедуру восстановления документа. Компания должна предусмотреть формирование локальных актов и в случае утери руководствоваться ими.
Если договор утерян одной из сторон, делается копия с оставшегося оригинала, на которой подписывается «дубликат».
Если документ утерян организацией, она может сделать дубликат трудового договора на основании бланка, имеющегося у сотрудника. Если лишился документа сотрудник, компания выдает ему дубликат, оформленный в соответствии с оригиналом. Однако в таком варианте документа нельзя дублировать подписи – их проставляют обе стороны заново. На выданном договоре должна стоять пометка «дубликат». Он имеет силу оригинала. Образец документа можно посмотреть .
В случае утраты договора обеими сторонами (а это случается крайне редко), составляется новый документ. Приказ о приеме работника на должность является главным документом, на основании которого осуществляется восстановление трудового договора (с учетом всех пометок в карточке работника и его трудовой книжке). На бланке ставится пометка о том, что он составлен взамен утраченного.
Восстановление трудового договора – ситуация неприятная, но разрешимая. Дубликат является равнозначным по силе документом и может храниться в базе компании и на руках у сотрудника. Иная ситуация возникает, если договор был расторгнут незаконно. В этом случае вопрос о его восстановлении и незаконном увольнении решается в судебном порядке.
Нюансы и тонкости кадровых вопросов организации: как работодателю правильно оформить восстановление кадровых документов при утере - читайте в статье.
Вопрос: Сотрудник в нашей компании работает с 2004 года. В настоящий момент обнаружено, что в нашем архиве отсутствует Трудовой договор и приказ о приеме на работу этого сотрудника (возможно утерян). Подскажите, как быть в такой ситуации? Восстановить документы или оформлять новые?
Ответ: ст. 8 ТК РФ).
Отвечает Александр Сорокин,
рекомендации ».
В случае утери трудового договора можно оформить его дубликат - повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом обязательно нужно прописать, на основании каких документов он составляется, как и в какие сроки оформляется. Например, работодатель может установить, что утерянные экземпляры его трудовых договоров восстанавливаются на основании экземпляров работников. Если у сотрудника также нет экземпляра трудового договора, то вы вправе составить и заключить новый трудовой договор с сотрудником, а не изготавливать дубликат. В текст нового договора рекомендуем включить информацию о том, что он заключен взамен утраченного.
Если сотрудники получают зарплату, значит, в программе оформляются, как минимум, приказы о приеме. Вам необходимо распечатать их, подписать у руководителя, а затем у самих сотрудников (ст. , 84.1 ТК РФ). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом.
Обоснование
Что делать при утрате трудового договора? Как оформить его копию, дубликат?
Как работодателю восстановить трудовые договоры при их массовой утере?
Наша организация переехала в другой офис. Во время переезда было утеряно много кадровых документов, в частности, все трудовые договоры. Как их можно восстановить?
Трудовое законодательство не устанавливает порядок восстановления трудовых договоров. В связи с этим работодателю следует разработать его самостоятельно, например, внести соответствующий раздел в Правила внутреннего трудового распорядка или Инструкцию по кадровому делопроизводству либо составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу (ст. 8 ТК РФ).
Так, можно предусмотреть, что в случае утери трудового договора оформляется его дубликат - повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом обязательно нужно прописать, на основании каких документов он составляется, как и в какие сроки оформляется.
Например, работодатель может установить, что утерянные экземпляры его трудовых договоров восстанавливаются на основании экземпляров работников. Для этого он вправе затребовать у сотрудников их трудовые договоры в течение трех рабочих дней с момента обнаружения утери.* На основании этих договоров работодатель должен составить бумажные дубликаты и вернуть экземпляры работников обратно. Для выполнения подобных действий он может определить срок, например, продолжительностью пять рабочих дней.
Если же работодатель дополнительно переводит свои экземпляры трудовых договоров в электронный вид, он может прописать в локальном нормативном акте, что именно на основании этих электронных документов составляются бумажные дубликаты договоров. В этом случае затребовать экземпляры договоров, находящихся у сотрудников, не понадобится, а значит, удастся избежать повышенных объемов документооборота.
Как оформить дубликат трудового договора?
Оба экземпляра трудового договора были утеряны. В связи с этим было решено оформить его дубликаты. Как это правильно сделать?
Внимание!
Срок для составления дубликата трудового договора не прописан в трудовом законодательстве, поэтому может быть любым. Главное, чтобы он был разумным и не затягивался на несколько месяцев
Порядок оформления дубликатов трудового договора законодательно не прописан. Следовательно, работодатель вправе сам установить этот порядок, например, закрепив его в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).
Устанавливая порядок оформления дубликатов, работодателю следует обратить внимание на следующие моменты. Поскольку трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ч. первая ст. 67 ТК РФ), то и дубликаты утерянных экземпляров должны быть исполнены в том же виде. То есть работодателю следует составить два дубликата в бумажной форме, в каждом из которых указать свои реквизиты и реквизиты работника. Оба экземпляра дубликатов должны быть подписаны обеими сторонами. Помимо этого, сотрудник должен будет поставить дополнительную подпись на дубликате работодателя, тем самым подтвердив получение своего экземпляра.*
Кроме того, необходимо помнить, что содержание дубликатов должно быть идентично содержанию утерянного трудового договора. То есть в них должны быть прописаны те же сведения и условия, что и в подлиннике. Напомним, что сведения и условия, которые должны быть указаны в трудовом договоре, перечислены в статье 57 Трудового кодекса.
Но откуда же работодателю взять эти сведения и условия? Восстановить их работодатель может на основании приказов о приеме на работу и переводах, дополнительных соглашениях к трудовому договору, трудовой книжки, личной карточки работника и иных имеющихся документов.*
Можно ли заключить трудовой договор заново?
В кадрах не нашли экземпляр трудового договора с сотрудником. У работника также не оказалось его экземпляра. Можно ли не оформлять дубликат трудового договора, а заключить его заново?*
Да, можно. Это связано с тем, что законодательством не установлен порядок восстановления трудовых договоров, а значит, работодатель вправе самостоятельно выбрать, как поступить при их утере. Так, при пропаже обоих экземпляров работодатель вправе составить и заключить новый трудовой договор с сотрудником, а не изготавливать дубликат.* При этом он должен учитывать условия и сведения, закрепленные в первоначальном трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Что касается даты заключения договора, то стоит указать фактическую дату его подписания, а дату приема на работу сотрудника прописать дополнительно - отдельным пунктом. Помимо этого, в текст нового договора рекомендуем включить информацию о том, что он заключен взамен утраченного*.
Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников
Как восстановить отсутствующие документы
Если вы не нашли требуемые документы на бумажном носителе, не исключено, что они есть в компьютерах. В противном случае недостающие дела придется восстанавливать с нуля. Возможно, бумаги, выведенные из кадрового оборота, были уничтожены. В этом случае составьте акты уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Так у проверяющих органов будет меньше поводов, чтобы привлечь организацию к ответственности. Информация о конкретных способах восстановления отдельных документов приведена ниже.
Трудовые договоры. Если они не были заключены письменно, нужно составить договоры в двух экземплярах, один из которых выдать на руки работнику (ст. 67 ТК РФ). Дату заключения указывайте текущую на момент подписания договора, при этом в текст документа внесите реальную дату начала работы.
Если трудовой договор был заключен при приеме на работу, а затем его условия менялись, но это нигде не фиксировалось, то необходимо отразить изменения в дополнительном соглашении. Укажите, когда начали действовать новые условия.
Приказы о приеме и увольнении. Если сотрудники получают зарплату, значит, в программе оформляются, как минимум, приказы о приеме и увольнении. Вам необходимо распечатать их, подписать у руководителя, а затем у самих сотрудников (ст. , 84.1 ТК РФ). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом.* Если работник успел уволиться или отказывается подписать приказ, отразите это в соответствующем акте. Также сделайте отметку на приказе о невозможности получить подпись сотрудника.
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в
Очень часто в компаниях не на всех сотрудников есть трудовые договоры в письменной форме, несмотря на то, что это требование закреплено в статье 67 Трудового кодекса РФ. Их может не быть или они могут быть устаревшими – без внесения необходимых сведений или изменений в процессе трудовой деятельности работника. Бывает, что работник потерял свой экземпляр трудового договора и просит выдать ему дубликат.
Ни порядок выдачи дубликата, ни восстановление трудового договора не регламентированы законом. Тем не менее, выдавать требуемые документы работодатель выдает. Как это правильно делать?
Если речь идет о восстановлении трудового договора, которого нет, то трудовой договор рекомендуется оформлять текущей датой, с указанием в нем всей хронологии с даты начала трудовых отношений: когда работник был принят, на какую должность, в какую организацию, с каким окладом, и т.д. При изменении наименования организации указывается, с какой даты оно изменилось. Если были переводы, изменение оплаты и других условий – это так же желательно указать в трудовом договоре. Безусловно, если каких-то данных у работодателя нет и их неоткуда взять, то они не указываются. Так же в договоре необходимо указать должностную позицию, которую работник сейчас занимает и все обязательные условия, на сегодняшний день установленные действующим трудовым законодательством.
Еще одним вариантом является заключение трудового договора текущей датой с указанием в нем даты приема работника на работу (реальная дата приема) и прописанием действующих условий сейчас – в соответствии с занимаемой работником позицией и требованиями действующего законодательства. Не включая всю хронологию с даты приема.
Если с работником когда-то был оформлен трудовой договор до вступления в силу Трудового кодекса РФ (к примеру, в 2000 году), который впоследствии был утерян работником и самого договора нет, а есть только письменные соглашения к нему – можно оформить дубликат.
В отличии от дубликата трудовой книжки, порядок выдачи которой предусмотрен законодательно, порядок оформления дубликата трудового договора не регламентирован законом, поэтому четких инструкций нет. На практике восстанавливают трудовой договор восстанавливают по-разному.
Дубликат документа - это его копия. Внесение изменений в копию недопустимо, поэтому при выдаче дубликата трудового договора важно его правильно заверить. Если работник просит предоставить ему дубликат трудового договора, то необходимо указать на нем надпись: «Дубликат трудового договора № __ от 00.00.0000, далее указать фактическую дату выдачи дубликата»
При выдаче дубликата дополнительные соглашения и приложения к трудовому договору при их наличии не должны корректироваться или уничтожаться, а должны храниться 75 лет, так как они имеют оригинальные подписи работника и работодателя.
В случае изменения названия организации в период действия трудовых отношений в дубликате трудового договора корректным будет являться указание прежнего наименования работодателя – без внесения правок в документ, с заверением дубликата печатью новой организации с прямым указанием на дубликате, когда и какая реорганизация юридического лица была и на основании каких документов.
Для защиты интересов работодателя, в случае если договоры отсутствуют, рекомендуется сначала их отсутствие закрепить актом, в котором указать, у кого из сотрудников нет трудового договора.
Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику зарплату, а тот — лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ). Обязательность заключения трудового договора предусмотрена ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен, поэтому считаем, что если трудовой договор сохранился в электронной форме, нужно выдать дубликат трудового договора. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора.
Если электронной формы трудового договора нет, рекомендуем заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений — когда работник был принят в организацию. Кроме этого, в тексте трудового договора рекомендуем указать, что он заключен взамен утраченного в связи с пожаром.
Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить? Как правильно оформить дубликат трудового договора? Заключается ли трудовой договор заново? Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно эту копию заверить? Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляра его трудового договора?
Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить?
В трудовом законодательстве напрямую не прописан порядок восстановления трудовых договоров. Поэтому работодатель может своими силами его разработать индивидуально для своей компании. К примеру, составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу, внести соответствующую графу в Инструкцию по кадровому делопроизводству ().
Заранее можно оговорить, что если в силу каких-либо причин произойдет утрата оригинала трудового договора, оформляется его дубликат (ГОСТ Р 7.0.8-2013).Одновременно необходимо указать, на основании каких документов происходит оформление и в какие сроки.
К слову, работодатель может определить такой порядок: утерянные оригиналы трудовых договоров можно восстановить на основании экземпляров, имеющихся на руках у работников. Таким образом, если это право работодателя будет прописано во внутренних нормативных актах компании, законным будет в течение трех рабочих дней с момента обнаружения утери затребовать у сотрудников их трудовые договоры. Работодатель, руководствуясь ими, составит дубликаты и возвратит экземпляры сотрудникам. Подобные действия должны быть ограничены определенными временными рамками. К примеру, работодатель или кадровик как его представитель обязуется все сделать в течение рабочей недели.
Внимание!
В трудовом законодательстве не прописаны сроки для составления дубликата трудового договора. Срок, следовательно, может быть любым, но в пределах разумного, а не растянут на долгие месяцы.
Работодатель может дополнительно занести свои экземпляры трудовых договоров в электронную базу. Тогда в локальном нормативном акте можно прописать, что бумажные дубликаты договоров будут составляться на основании электронных документов. Значит, не придется требовать у сотрудников их экземпляры, что поможет заметно снизить бумажную волокиту.
Как правильно оформить дубликат трудового договора?
Если оба экземпляра трудового договора утеряны, как правильно оформить его дубликаты?
Повторимся, что в законодательстве нет установленного порядка оформления дубликата трудового договора. Работодатель оставляет за собой право самостоятельно создать его, прописав в локальном нормативном акте.
При создании порядка оформления дубликатов кадровик не должен забывать про следующие обстоятельства:
По правилам, подлинник трудового договора в письменной форме заключается в двух экземплярах, на которых каждая из сторон ставит свою подпись (). Значит, и дубликаты утерянных документов тоже должны быть оформлены и скреплены подобным образом. Кроме того, работник обязательно должен расписаться на дубликате работодателя, заверив этой подписью получение своего экземпляра документа.
Внимание!
Сведения, указанные в дубликате, должны соответствовать содержанию утерянного подлинника трудового договора. Необходимые для составления трудового договора сведения и условия, прописаны в Трудового кодекса.
Работодатель может также воссоздать эти сведения и условия, руководствуясь приказами о приеме на работу, почерпнув их из трудовой книжки, личной карточки или других находящихся в наличии документов сотрудника.
Заключается ли трудовой договор заново?
В отделе кадров завода утерян трудовой договор с работником, сотрудник также не нашел свой экземпляр. Можно ли заключить трудовой договор заново, не оформляя его дубликат?
Ответ утвердительный. При отсутствии в законодательстве норм по восстановлению утраченных трудовых договоров, работодатель свободен в своих действиях при решении подобной проблемы. Даже если исчезли оба экземпляра, руководитель вполне может создать и оформить новый трудовой договор с работником, не прибегая к изготовлению дубликата, однако не забывая при этом про сведения и условия, которые были прописаны в утерянном первом документе (ст.57 ТК РФ).
Дату ставим фактическую, на момент заключения и подписания договора, а отдельным пунктом, выносим дату приема сотрудника на работу. Настоятельно рекомендуется включить в текст нового договора пометку о том, что заключен и подписан он взамен утраченного.
Работник, потерявший свой экземпляр, просит работодателя выдать ему копию трудового договора. Обязана ли компания удовлетворить просьбу сотрудника?
Законодательно установлено, что на документы, связанные с работой, работодатель обязан выдать работнику копии по его письменному заявлению (). Так как перечень этих бумаг открыт, работник имеет право истребовать копию трудового договора. Работодатель обязан совершенно бесплатно в течение трех рабочих дней предоставить сотруднику такую копию после подачи заявления.
Совет
Может так получиться, что в отделе кадров совершенно случайно, по недоразумению, взяли у работника деньги за изготовление копии трудового договора. Тотчас же верните ему сумму с извинениями.
Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно это сделать?
Законодательно установлен порядок заверения копий (), значит выданная сотруднику копия трудового договора должна быть заверена надлежащим образом ().
Для правильного закрепления бумажной копии необходимо в нижней части листа после всех внесенных сведений написать слово «Верно» (без кавычек и прочих знаков препинания), указать должность уполномоченного лица, заверившего копию, попросить его поставить подпись и расшифровку, проставить дату заверения документа ().
Стоит ли проставлять на копии договора печать, решает работодатель, но, для придания документу юридической значимости, копия скрепляется печатью.
На требование сотрудника выдать ему нотариально заверенную копию трудового договора работодатель вправе ответить отказом. По трудовому законодательству (ст. 62 ТК РФ) он вовсе не обязан выдавать такие документы, если, конечно, подобное не прописано в локальном нормативном акте. При наличии такой записи работодатель должен выполнить требование сотрудника, при этом оплатить услуги нотариуса из своего кармана (ст. 62 ТК РФ).
Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляр трудового договора?
Сотрудника приняли на работу, он подписал два экземпляра трудового договора, после чего документы были переданы руководителю на согласование. Прошло некоторое время, но сотрудник так и не получил обратно свой экземпляр договора. Грозит ли это наказанием работодателю?
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах. И если один документ находится на хранении у работодателя, то второй непременно передается на руки работнику ().
Нормы трудового законодательства обязательны к исполнению. Если работодатель нарушает существующее правило, вольно или невольно, он может подвергнуться административному наказанию (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).
За подобное правонарушение грозит штраф, для должностных лиц - в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., организация, кроме штрафа от 30 тыс. до 50 тыс. руб., может быть подвергнута административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток.
Должностное лицо, не передавшее сотруднику его экземпляр трудового договора и ранее совершавшее аналогичное правонарушение по данной статье, может быть подвергнуто дисквалификации на срок от года до трех лет.
Внимание!
Под совершением аналогичного правонарушения понимается не только повторная невыдача работнику его экземпляра договора, но и совершение иного нарушения трудового законодательства.
