Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.
Прошивка ниткой
На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.
Правильная прошивка документов защитит их от подмены
Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.
Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.
Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.
Начинаем с центрального отверстия, протягиваем через верхнее и опускаемся к нижнему
Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.
Узелок после прошивки документов заклеивается бумажным квадратиком
Допускается прошивка документов ниткой и в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.
Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.
Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.
Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.
Обязательно указывайте количество страниц и ставьте подпись
Заверение документов
После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.
Как правильно сшивать документы ниткой?
Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.
Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?
В основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет. Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля 2013 года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми.
Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово
Шаг 1. Комплектация
- Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.
- Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.
- Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.
Шаг 2. Нумерация
Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается.
Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа. Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.
Шаг 6. Прошивка
Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом.
На первый лист положите картонную полоску. Это предохранит нить от быстрого изнашивания.
Прошиваются документы дважды.
При трех проколах:
начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити. 
С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.
Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол.
Оставьте также не менее семи сантиметров нити.
Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.
Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола. Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху.
Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое. Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны.
После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити.
Шаг 7. Опечатывание и заверение
Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей. Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден.
При хранении, обработке или предоставлении документации в те или иные инстанции, люди часто сталкиваются с необходимостью прошивания документов. О том, как правильно выполнять их прошивку и как заверить выполненную работу, расскажет эта статья.
Чаще всего, вопрос касательно того, как прошить документы, возникает при передаче деловых бумаг в органы регистрации или контроля. Правильная подготовка документации включает в себя не только содержание в бумагах актуальной и достоверной информации, соблюдение порядка заполнения, но и, казалось бы, такой незначительный нюанс, как прошивка. На самом деле все не так просто. Сшивание считается максимально надежным способом защиты документации от подделывания. Критерии того, как правильно прошивать и затем заверить документы, включая копии, регламентированы рядом нормативных актов и на то есть причины.
Важно! В результате выполненной ненадлежащим образом прошивки может произойти расформирование документации с последующей подменой отдельных листов. Случись такое, доказать будет практически невозможно, а последствия могут быть катастрофическими.
Не выполненное должным образом прошивание может служить поводом для отказа от принятия документации, а это означает впустую потерянные усилия, время, а зачастую и деньги.
Например, при открытии ИП потребуется прошивать страницы для предоставления налоговую. Можно поручить работу по подготовке какой-либо посреднической фирме, оказывающей услуги этой сфере или предпринять попытку сделать своими руками, но без четкого соблюдения инструкции органы контроля, скорее всего, вернут все представленные бумаги. Чтобы этого избежать, следует научиться правильно выполнять эту несложную, но с другой стороны, кропотливую работу самостоятельно.
Прошивание в 3 дырки
Для того чтобы прошить документацию с помощью трех дырок, необходимо приготовить следующие предметы:
- Сами документы.
- Шило. Если документов немного, шило не понадобится.
- Толстую иголку.
- Прочные нитки, например, шелковые. Можно использовать тонкую ленту, банковский шпагат или специальные нитки для прошивки ЛШ-210.
- Бумажный стикер небольшого размера примерно 3*6 см.
- Канцелярский клей.
- Печать, чтоб заверить.
Итак, для начала следует подготовить бумажные листы, убрав все скрепки и скобы от степлера, складывая их стопкой в нужном порядке. Затем с левой стороны, вертикально, соблюдая симметрию, иголкой, шилом или дыроколом делаются три прокола на одинаковом расстоянии друг от друга, как показано на образце:
После того как проколы сделаны, в иголку вдевается нитка. Слишком длинную нить вдевать нет необходимости, так как все равно придется отрезать излишки. Для улучшения понимания — дыркам на листах присвоены порядковые номера от одного до трех сверху вниз. Первоначально иголкой продевается стопка листов через отверстие №2 по направлению к лицевой стороне. Важно проследить, чтоб кончик нити длиной около 7 см свободно оставался сзади до самого конца процесса прошивки. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:
Следующий стежок делается по лицевой стороне посредством направления иглы в отверстие №1. Более понятно процесс показан на фото:
Следующим шагом игла пропускается через прокол № 3 по направлению к лицевой стороне пачки, затем делается стежок из отверстия № 3 к отверстию № 2, в итоге иголка выводится на тыльную сторону листов. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:
После того как это действие произведено, излишки нити обрезаются, остаются концы длиной около 7 см, которые связываются между собой узелком максимально плотно к бумаге. Собственно, прошивка на этом закончена, но остается еще один важный момент. Осталось наклеить бумажный стикер, который приготавливается заранее. Для наклейки вырезается небольшой кусок бумаги. Строгих требований к его размеру нет, поэтому подойдет бумажная полоска 3*5 см. Плюс или минус сантиметр не существенно, главное, чтоб вырезанный кусок после приклеивания полностью покрывал зону прошивки. На вырезанной бумаге пишется «пронумеровано и прошито». Надпись можно пропечатать на принтере заранее, затем аккуратно вырезать прямоугольник нужного размера. Листы предварительно следует пронумеровать хронологическом порядке посредством вписывания арабских цифр в правый верхний уголок каждой страницы документа, включая копии, общее количество страниц отображается затем на стикере. Вот образец того, как правильно должен выглядеть подобный стикер:
На бумажный корешок с тыльной стороны наносится клей, затем стикер крепится на задней части, закрывая узел и большую часть нитей, так, чтоб оставались только короткие кончики в 1-2 см. Как это выглядит, показано на фото:
Остается только заверить. Графы заполняются, с указанием количества страниц, даты и подписи лица, производившего прошивание страниц. Часть подписи должна выходить за пределы наклейки. Далее ставится печать организации, которая должна также частично выступать за пределы наклейки. Вот таким образом выглядит правильно прошитая документация:
На этом работа по прошиванию в три дырки считается оконченной.
Как выполнить прошивку в четыре прокола
Прошивание в четыре отверстия выполняется так же просто, как и в три прокола. Перечень необходимых для работы предметов не отличается. В документах и их копиях предварительно готовят четыре отверстия. Шить начинают с первой дырки по направлению ко второй, затем третьей, потом четвертой. Оставив конец нити в четвертом отверстии, манипуляции проводят в обратном порядке, делая стежки поочередно от четвертой к первой, после чего нити связывают узлом с тыльной стороны, скрепляя наклейкой. На наклейке указывается количество страниц, дата, после чего работу можно заверить подписью, печатью. Считается, что чем больше количество проделанных отверстий, тем качественнее выполнена работа и выше степень надежности прошивания, а значит риск того, что документы смогут подменить, сводится к минимуму. Каких-либо законодательных указаний к этому моменту нет - можно прошить и в три и в четыре и даже в пять дырок.
Заключение
До того как выполнено сшивание, нужно позаботиться о наличии заверенных копий отдельных страниц, в противном случае для получения копии необходимо будет произвести расшивание всей папки. Сдавая отчеты, лучше заранее поинтересоваться о комплектации пакета, количестве копий, в том числе, заверенных копий.
Отдельно о том, как прошивается документ с большим количеством страниц. Когда речь идет о нескольких листах бумаги, проблем с проколами не возникает. Можно обойтись иголкой, которой и будет выполняться прошивка. Для более плотной пачки придется использовать шило или дырокол. Если речь идет, например, о кассовой документации с большим количеством страниц, а дырокол не рассчитан на столь большое количество листов, можно воспользоваться старым «дедовским» способом, используя тонкий острый гвоздь и молоток. Необходимо проявить предельную осторожность, дабы не повредить отдельные листы, продырявить ровные одинаковые отверстия на протяжении высоты всей пачки бумаги. Например, Книгу учета расходов и доходов в организации придется прошивать вышеописанным способом с указанием общего количества страничек. Заверить Книгу учета до начала ее ведения должен не только руководитель организации, но и уполномоченное должностное лицо из налоговой. Необходимость правильно прошивать документацию может возникать достаточно часто.
О том, как правильно сшить и заверить важные бумаги их копии, расскажет следующее видео:
На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.
Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым. Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель.
Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже.
Подлежат прошивке
Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.
В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:
- Штатное расписание.
- Приказы для общего состава.
- Приказы для личного состава.
Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:
- Накладные.
- Авансовые отчеты.
- Путевые листы.
- Счета-фактуры.
- Акты выполненных работ.
- Ведомости о зарплате.
- Оборотные ведомости.
Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц.
Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.
Законодательство
Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.
К ним нужно отнести:
- Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле» .
- Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству) .
- Инструкция ЦБ РФ.
- Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
Правила прошивки документов
На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.
2 дырки
Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.
Стоит придерживаться такой схемы:
- Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
- После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
- Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.
Важно помнить, что в ситуации, когда документ будет храниться более 10 лет, то прямоугольник лучше сделать из папируса.
На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.
3 дырки
Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.
После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.
После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.
Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком.
Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией.
Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.
4 дырки
Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.
Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа. Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.
По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон).
По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок. И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.
5 дырок
Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным. Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными. Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см.
После проведения сортировки листов, нужно их аккуратно сложить в стопку и проделать отверстия с помощью дрели специального пресса.
После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку.
Делать это нужно согласно следующему алгоритму:
- Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
- Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
- Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
- Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
- Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
- Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.
Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток. Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.
Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров.
Как пронумеровать
Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.
Нужно учитывать следующие нюансы:
- Ставится номер в правом верхнем углу.
- Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
- При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
- Тома дела нумеруются по отдельности.
- При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.
Оформление обложки
Данная часть документа представляется в следующих форматах:
- Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
- Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
- Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.
На обложке должна отражаться следующая информация:
- Название предприятия.
- Название подразделения.
- Индекс.
- Заголовок.
- Срок хранения.
- Номер тома.
- Дата изготовления прошивки.
- Количество листов.
Вся информация по требованию высших инстанций, должна быть и в описи.
Заверение сшитой документации
Данный этап является последним перед тем, как проверить документ, а также для сдачи на хранение. Если процедура выполняется неправильно, у специалиста могут появиться неприятные проблемы. Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.
Кто имеет право
Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель. Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере.
Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности.
Условия
Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см. Обязательно должна прописана на нем информация:
- Количество листов.
- Особенности вложенных документов.
- ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.
Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.
Исправление ошибок
Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности. При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой.
Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию. При допущении более серьезных ошибок нумерации придется переделывать дело заново.
