Если предприятие планирует расширение территории своей деятельности, это обязывает оформить приказ о создании обособленного подразделения. Образец 2019-го года – вы найдете в нашей консультации.
Что есть «обособка»
Прежде чем рассказать, что такое приказ о создании обособленного подразделения, как он выглядит и что в нем должно быть отражено, надо немного разобраться в терминологии. А именно, пояснить: что такое обособленное подразделение (далее также – ОП).
Под этим понятием подразумевают отдельную структуру, работающую в составе какой-либо организации. Это может быть филиал, представительство или любое другое образование.
Даже одного единственного человека, работающего по удаленной схеме, можно считать обособленным подразделением. Но важно не путать это с фрилансом или другими разовыми формами сотрудничества.
Общее описание и про деятельность обособленных подразделений можно найти в специальных нормах законов:
- ст. 55 Гражданского кодекса;
- п. 2 ст. 11 Налогового Кодекса.
Однако в этих нормах не сказано, как должен выглядеть образец приказа об обособленном подразделении.
У любых ОП есть свои отличительные особенности:
- их могут создавать только юридические лица (ИП в целях расширения тоже могут структурировать свой бизнес, но отдельно оформлять это никак не надо);
- не могут располагаться по тому же фактическому адресу, что и главный офис компании;
- необходимо оборудовать стационарные рабочие места. Под таковыми закон подразумевает позиции, которые существуют не менее 1 месяца.
С чего начинать
Создание обособленного подразделения происходит путем оформления соответствующего положения о нем. Единой формы этот документ не имеет. Но в нем необходимо указать всю главную информацию:
- адреса – фактический и юридический;
- название;
- цели и задачи;
- права;
- состав руководства и др.
Внутри компании также выпускают приказ о создании обособленного подразделения, образец которого тоже не имеет какой-то единой формы. Иногда издают и отдельный приказ о назначении руководства ОП.
Имейте в виду: о создании ОП нужно в течение 1 месяца сообщить в ИФНС! (кроме филиалов и представительств)
Документ о создании ОП
Приказ – это главный документ, который необходимо издать при создании обособленного подразделения. Но отправлять его в проверяющие органы (ИФНС) закон не требует. Его используют для внутренних нужд.
Как уже было сказано, единого образца для такого приказа не существует. Поэтому его можно составлять в свободной форме. Главное – указать основную информацию. Причем, ее не так много.
Достаточно, чтобы приказ об открытии обособленного подразделения (образец смотрите ниже) содержал данные о:
- названии ОП;
- его форме (филиал, представительство или иное);
- адрес места нахождения.
Документ о руководстве ОП
В любой организации нужно обязательно документально фиксировать всех сотрудников. Только при наличии таких приказов возникают трудовые правоотношения. И речь не только о рядовых работниках. К руководству это тоже относится, что подтверждает ст. 16 ТК РФ.
Что касается обособленного подразделения, и конкретно – назначения его руководителя, то тут надо руководствоваться ст. 68 Трудового Кодекса. Главный момент, который следует учитывать при составлении приказа о назначении руководителя – он не должен противоречить контракту, который заключен при приеме его на работу.
Как и распоряжение о создании самого ОП, образец приказа о создании обособленного подразделения в 2019 году не имеет обязательной формы. Каждая компания вольна выбрать ее на свое усмотрение.
Кстати: не обязательно создавать два отдельных документа. Всю эту информацию – о создании ОП и назначении его главы – можно отразить в одном едином приказе.
Для того, чтобы расширить свою деятельность организации создают обособленные подразделения. В статье рассмотрим как поставить обособленное подразделение на учет, каким приказом оформляется решение о создании подразделения, а также приведем образец приказа о создании обособленного подразделения в 2018 году.
Как поставить на учет обособленное подразделение
Ставят на учет подразделения по месту нахождения каждого из них. При этом не стоит путать с правилами постановки на учет филиалов. Для них действую свои правила. Для тех подразделений, в уставе организации которых нет – правила совершенно другие.
Открыв счет в банке, подразделения должны зарегистрироваться в ФСС. Для этого подразделения в 30-тидневный срок с даты создания подают в фонд определенные документы. В ПФР и ФФОМС документы подавать не нужно. Налоговая после регистрации самостоятельно направляют данные в эти органы.
Обособленное подразделение
Под обособленными подразделениями (ОП) понимают отдельные структуры, работают которые в составе одной организации. ОП могут выступать филиалы, представительства и другие образования.
Особенности создания обособленного подразделения
Приняв решение о создании ОП, важно учитывать некоторые особенности:
- Создать ОП вправе только юрлица;
- Находиться ОП должно по адресу, отличному от адреса головной компании;
- Рабочие места в ОП должны быть оборудованы.
Порядок создания обособленного подразделения
Рассмотрим порядок по созданию ОП:
- Внести изменения в Устав организации. Для того, чтобы организация создала ОП, прописать это нужно в Уставе. В том случае, если в Уставе такой пункт не предусмотрен потребуется внести соответствующие изменения.
- Провести собрание учредителей. Для принятия решения о создании ОП учредители проводят собрание, результаты которого фиксируются специальным протоколом.
- Издать приказ.
- Написать заявление в налоговый орган и оповестить ФСС.
Для создания ОП оформляется положение о нем (Читайте также статью ⇒ ). Специальной формы у такого положения нет, важно, чтобы содержало оно следующую информацию:
- Юридический и фактический адреса;
- Наименование;
- Цели создания;
- Права подразделения;
- Руководящий состав.
Головная компания также издает приказ о создании ОП. Единой формы для такого приказа также нет. Еще одним внутренним документом при создании ОП может являться приказ о назначении руководящего персонала ОП.
Образец приказа о создании обособленного подразделения
Информацию о руководстве подразделения отдельным документов фиксировать не обязательно. Такая информация может содержаться в приказе о создании обособленного подразделения.
Основание для издания приказа организация может выбрать по своему усмотрению. К примеру, это может быть развитие предприятия или расширение организационной структуры. Специально разработанной формы для такого документа нет, оформит его можно в свободной форме, при этом приказ должен содержать следующую информацию:
- Дата создания, номер приказа и место его создания;
- Факт создания ОП;
- Статус ОП (филиал или представительство);
- Юридические или фактические адреса;
- Функции ОП;
- Порядок осуществления деятельности;
- Ответственных за исполнение приказа лиц.
Требования к приказу
Специальных норм по изданию приказа нет, оформляется он в единственном экземпляре. Заверяется он руководителем компании, либо лицом, которое имеет право подписи такого рода документов. Помимо руководителя приказ подписывают лица, ответственные за его исполнение. Это те сотрудники, которых указывают в приказе.
Хранится такой документ должен в отдельной папке, совместно с такими же распорядительными актами, доступ при этом к папке должен быть ограничен. Когда документ утрачивает свою актуальность, он передается в архив, где хранится еще не менее 3-х лет. Только после этого приказ может быть утилизирован.
Сообщение о создании обособленного подразделения
Важно помнить, что о создании ОП организация обязана сообщить в налоговый орган. Если этого не сделать, то компанию оштрафуют.
Сообщить в налоговый орган нужно не позднее месяца с момента создания ОП. При этом штраф составляет 200 рублей за каждый отдельный документ. В некоторый случаях штраф достигает 5000 рублей.
В налоговый орган подать нужно будет следующие документы:
- Сообщение о создании ОП. Заполняется оно по форме, утвержденной приказом ФНС №ММВ-7-6/362;
- Уведомление по выбору налогового органа. Заполняется по форме, утвержденной приказом №ЯК-7-6/488. Направляется оно только теми организациями, которые имеют право выбирать инспекцию для постановки на учет ОП;
- Помимо уведомления и сообщения организация может подать копии документов, которые подтверждают создание ОП. Одним из таких документов является приказ о создании ОП.
После подачи заявления налоговая ставит на учет подразделение в срок до 5 рабочих дней с того момента как компания предоставит все документы в налоговый орган. В 5-дневный срок налоговая направляет в адрес компании уведомление о постановке на учет. При этом, если организация запрашивала такое уведомление в виде электронного документа, налоговая направит его в таком виде.
После регистрации налоговый орган присваивает ОП отдельный КПП. При этом ИНН подразделению не присваивают, он у подразделения тот же, что и головной компании.
Рано или поздно наступает момент, когда успешно развивающаяся компания приходит к мысли: «А почему бы не увеличить рынок сбыта»? Но в своём регионе она уже заполучила всех клиентов, так что выход остаётся только один: развивать бизнес в других регионах .
Бухгалтеры и юристы задаются вопросом, как им совершать операции и сделки, когда юридический адрес один, а фактических адресов сбыта несколько. В таком случае открывается обособленные подразделения с новым штатом, правами и обязанностями.
Определение
Определение обособленного подразделения даёт Налоговый Кодекс, в частности 11 статья: обособленное подразделение — это отдел, территориально находящийся в обособлении от главного офиса юридического лица, где оборудованы постоянные, сроком больше тридцать календарных дней, рабочие места .
Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, и «надомники» (сотрудники, переведенные из офиса на дом), не влияют на создание обособленного подразделения, так как за ними невозможно осуществить контроль и рабочих мест им не предоставляется.
Когда появляется ОП
Новое подразделение следует открывать только в случае, если предприятие создало постоянные рабочие места, которые находятся в другом муниципальном образовании . Проще говоря, можно условно сделать такое разграничение: если головное предприятие и его новое подразделение относятся к юрисдикции одного налогового органа, то подавать документы на открытие филиала не нужно, если к разным – нужно.
Даже если оборудованное рабочее место всего одно, то оно уже попадает под требования признания обособленных подразделений. Датой создания подразделения считается не дата издания приказа, а день создания постоянного рабочего места.
Внутренний документ о формировании нового отдела
Единой формы приказа нет, каждое предприятие оформляет его в соответствии со своими положениями. Обязательными реквизитами будут:
- фактический (самого подразделения) и юридический адреса(головного);
- название создаваемого подразделения;
- его цели и задачи;
- права;
- ответственные за руководство лица, состав.
Данный приказ налоговая не запросит. Главное, чтобы он чётко обозначал функции нового подразделения, пресекал возможные споры и неправильные толкования.
Для полноценного функционирования большого обособленного подразделения могут понадобиться следующие документы :
- Приказ о назначении ответственного за подразделение лица.
- Доверенность на имя руководителя.
- Положение, которым будет руководствоваться филиал.
Процедура открытия в 2019 году
Для начала обеспечьте будущих работников оборудованным и постоянным рабочим местом, заключите договор аренды (купли-продажи).
Оборудуйте помещения, так как купленное для подразделения имущество будет числиться на головном офисе.
Далее необходимо нанять сотрудников либо перевести их из головного офиса. По истечении одного месяца издайте приказ об учреждении нового подразделения . Этот пункт может быть первым в зависимости от степени готовности и уверенности, что работа в подразделении точно «пойдёт».
Определитесь, какие права будут предоставлены новому подразделению, а также передайте информацию о его создании в определенные инстанции.
Порядок и сроки уведомления госорганов
В налоговый орган уведомление о создании ОП подаётся в течение месяца с момента открытия. Для этого нужно заполнить форму №С-09-3-1.
В зависимости от того, будет ли подразделению открыт отдельный расчётный счёт и , а также производиться начисления заработной платы, правило изменится – обязанность сообщить появится.
Чёткого указания срока постановки на учёт в Пенсионный Фонд в законах нет, принято считать его равным сроку предоставления сообщения в налоговую. Фонд Социального Страхования законодательно определил срок в тридцать календарных дней.
Порядок постановки на учёт в ФСС установлен Приказом Минтруда России от 29.04.2016 №202н , в соответствии с его регламентом в отделение ФСС по месту нахождения обособленного подразделения представляются следующие документы :
- заявление (форму можно найти в приложении приказа Минтруда);
- документы, удостоверяющие наличие расчётного счёта в банке и баланса, или их копии;
- копии документов, подтверждающих начисление оплаты труда сотрудникам.
Остальную информацию фонд получит от налогового органа. В течение трёх рабочих дней ФСС поставит подразделение на учёт и направит соответствующее уведомление.
Постановка на учёт в ПФ расписана в Постановлении Правления ПФ РФ 13.10.2008 №296п , список документов следующий :
- заявление (из вышеуказанного постановления);
- свидетельство о постановке на учёт в налоговую;
- положение подразделения;
- документы или их копии, удостоверяющие наличие РС в банке и баланса;
- документы, подтверждающие право подразделения начислять заработную плату и уплачивать взносы в ПФР.
Постановка на учёт производится за 5 рабочих дней. Далее следует направить полученное от ПФ второе уведомление в отделение фонда главного офиса, срок для отправки ограничивается 10 днями.
Разница между филиалами и представительствами
Когда организация принимает решение расшириться, перед ней встаёт выбор: открыть представительство, или обособленное подразделение.
Нужно понимать разницу между этими определениями:
- Филиал - это обособленное подразделение, находящееся вне места нахождения головной организации. Оно осуществляет функции организации (полностью или частично) и порой выступает как .
- Представительство - это специализирующееся на одной функции подразделение, представляет и защищает интересы исключительно юридические.
Филиалы имеют большую «свободу», чем представительства, но меньшую, чем у обособленного подразделения.
Учёт филиалов и представительств ничем не отличается от учёта обособленного подразделения, по сути они все являются обособленными подразделениями с минимальными различиями в правах и обязанностях. Какой вид обособленного подразделения будет открыт - это чисто управленческое решение.
Снятие с учета
Не всегда открытие нового подразделения выходит прибыльным, иногда организация просто находит новое место для открытия. В таком случае встаёт вопрос о закрытии филиала или представительства.
Нельзя снять обособленные подразделения с учёта, если по отношению к ним назначена выездная налоговая проверка. Перед закрытием необходимо разобраться с бухгалтерским учетом и только потом направить соответствующие уведомления в фонды и налоговую.
Для того чтобы снять подразделение с учёта, нужно заполнить форму №С-09-3-2, предоставить копии решения руководителя о закрытии подразделения или копию решения учредителей, внесения изменений в устав головного подразделения.
Как зарегистрировать обособленное подразделение, вы узнаете из данного видео.
Сообщение о закрытии
Наказание может быть более весомым, если подразделение при этом вело предпринимательскую деятельность. Тогда в дело вступает п.2 данной статьи, и штраф будет исчисляться с 10% выручки, нижний предел его составит 40 000 рублей .
На руководителя организации будет возложен штраф 500-1000 рублей (ст. 15.32 КоАП РФ).
В том случае, если подразделение находится в ведомстве того же налогового органа, что и главное, то штраф будет равен как за непредставление документов — 200 рублей .
ФСС в праве наложить штраф от 5000 до 10 000 руб за несвоевременную постановку на учёт. Дополнительно при выплатах заработной платы без передачи данных о начислении страховых взносов возможен очередной штраф в размере 10% облагаемой базы начислений , нижний предел составляет 20 000 рублей .
На должных лиц будут наложены административные штрафы за отсутствие подачи информации в фонды в размере 500-1000 рублей .
Обособленные подразделения у ИП
Обособленных подразделений у ИП быть не может, так как предприниматель не является юридическим лицом. Но согласно законодательству, предприниматель может вести свою деятельность в любой части страны, оплачивая налоги по месту прописки.
Дополнительную информацию по обособленным подразделениям можно узнать в данном видео.
Образец приказа об открытии обособленного подразделения (далее по тексту — ОП) поможет головным предприятиям быстрее оформить такое решение. О том, каково содержание данного распоряжения и как оно оформляется, вы узнаете из статьи далее. Также в ней вы найдете образец этого документа.
Условия создания ОП
При принятии решения о создании ОП важно, чтобы было соблюдено как минимум 2 условия:
Решение о создании (открытии) ОП обычно принимается общим собранием участников ООО (ч. 1 ст. 5 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Согласно ч. 3 ст. 55 ГК России, ОП не является юрлицом, но наделяется имуществом и действует на основании положения, утвержденного создавшей его организацией. Назначение руководителя ОП производится головным юрлицом.
Не знаете свои права?
Содержание приказа о создании ОП, образец
В приказе о создании (открытии) ОП необходимо отразить такие вопросы:
- факт создания ОП;
- утверждение положения об ОП;
- определение функций ОП;
- назначение руководителя ОП;
- утверждение штатного расписания новой структурной единицы.
Резолютивная часть приказа об открытии ОП, который издается головной организацией в произвольной форме, может выглядеть так:
| Скачать форму приказа |
«…приказываю:
- Создать филиал ООО "Радугин" по адресу: Московская область, г. Мытищи, ул. Строителей, д. 5.
- Определить следующие функции филиала: розничная продажа товаров ООО "Радугин" на территории г. Мытищи, поиск и консультирование покупателей.
- Утвердить положение филиала ООО "Радугин" в г. Мытищи.
- Назначить директором филиала ООО "Радугин" в г. Мытищи Колпакова Олега Валерьевича.
- Начать хозяйственную деятельность после оборудования рабочих мест по адресу нахождения филиала в г. Мытищи с 01.03.2017…»
Главное — учесть в приказе об открытии ОП все основные моменты, связанные с началом его деятельности. В частности, следует издать распоряжение о создании ОП с указанием адреса места его расположения, определить, чем оно будет заниматься и кто будет им управлять. Образец приказа об открытии ОП можно скачать на нашем сайте.
Активно развивающиеся предприятия рано или поздно сталкиваются с необходимостью создания обособленных подразделений. Для того, чтобы провести эту процедуру по всем правилам на определенном этапе необходимо написать специальный приказ. Именно с момента подписания данного документа запускается процесс открытия обособленного подразделения.
ФАЙЛЫ
Что такое обособленное подразделение
К обособленным подразделениям относятся любые отделения компании, в том числе филиалы и представительства, удаленные от центрального офиса на достаточно большие расстояния. При этом считаться таковыми могут только те подразделения, которые имеют стационарные рабочие места (т.е. они должны быть зарегистрированы и функционировать по одному адресу не менее одного месяца).
Открывать обособленные подразделения имеют право только предприятия и организации , индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, потому что по закону они могут осуществлять свою деятельность в любой точке страны совершенно свободно.
Обособленные подразделения ни в коей мере не являются самостоятельными юридическими лицами, действуют строго в рамках, установленных головной компанией и располагают только теми средствами, которые она предоставляет.
Создание обособленных подразделений должно проводиться в определенном порядке, и сведения об этом любая компания должна вносить в свои регистрационные документы.
Порядок создания обособленного подразделения
- Открытие обособленного подразделения не самая сложная процедура, хотя и доставляющая некоторые хлопоты. Начнем с того, что сама возможность его создания должна быть прописана в Уставе компании (если такого пункта там нет, значит предварительно нужно внести изменения в Устав).
- Затем, соответствующее решение должно быть принято на общем собрании учредителей и зафиксировано в специальном протоколе.
- После этого на предприятии
- издается приказ,
- собирается определенный пакет документации, в который в обязательном порядке входят учредительные бумаги фирмы,
- пишется заявление в территориальную налоговую службу,
- в короткий срок о событии извещаются все заинтересованные государственные структуры, в том числе и фонды социального страхования.
Только после полного прохождения всех вышеописанных этапов обособленное подразделение может начать свою деятельность.
Кто пишет приказ о создании обособленного подразделения
Обычно непосредственным исполнителем по написанию приказа является рядовой сотрудник предприятия:
- юрисконсульт,
- кадровик,
- секретарь,
- руководитель отдела, имеющего прямое отношение к развитию организации.
Однако в любом случае этот человек, вне зависимости от должности, обязан обладать определенными знаниями и навыками по созданию и утверждению распорядительных документов.
После составления приказ необходимо обязательно передавать на ознакомление и визирование директору фирмы, поскольку без его автографа он не приобретет законной силы.
Что является основанием для приказа
Каждый издаваемый приказ, и этот не исключение, должен быть чем-то обоснован. В данном случае в качестве основания можно сослаться на конкретную статью в законе, дающую право предприятиям и организациям создавать обособленные подразделения или просто написать что-нибудь вроде: «В связи с развитием предприятия», «расширением организационной структуры» и т.п.
Унифицированных, единых для всех стандартов по написанию приказа о создании обособленного подразделения нет, так что предприятия и организации могут создавать этот документ в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Так или иначе, приказ должен содержать в себя ряд определенных сведений, а именно:
- номер, дату и место создания — населенный пункт, в котором зарегистрирована компания и ее полное наименование;
- отразить факт создания обособленного подразделения;
- указать его статус (филиал или представительство);
- указать адрес, по которому оно будет находиться;
- перечислить список функций, которые возлагаются на отделение;
- определить порядок, в котором оно должно осуществлять свою деятельность (как правило, здесь пишется то, что подразделение обязано работать так, как прописано в Уставе головной организации);
- отметить факт, что по закону структурное подразделение не является юридическим лицом;
- в завершение в приказе нужно указать ответственных за его исполнением лиц: это может быть сам директор или какой-то другой сотрудник предприятия (как правило, заместитель руководителя).
Как оформить приказ
Никаких норм по оформлению приказа как и по его содержанию нет, так что его можно писать на простом чистом листе А4 или даже А5 формата или фирменном бланке компании как от руки, так и в печатном виде. При этом печатный вариант на фирменном бланке будет намного выигрышнее, поскольку он изначально содержит в себе реквизиты организации, разборчивый текст, да и выглядит солиднее.
Приказ оформляется в единственном экземпляре , но при необходимости можно сделать неограниченное количество копий.
Требования к визированию приказа
Приказ должен быть в обязательном порядке заверен директором предприятия или иным лицом, обладающим правом подписи подобных документов.
Кроме того, под ним должны поставить свои росписи лица, ответственные за его исполнение и те сотрудники, которые в нем упомянуты.
Их автографы будут свидетельствовать о том, что они ознакомлены и согласны с приказом.
Как хранить документ
После составления и визирования документа, он должен содержаться совместно с другими распорядительными бумагами фирмы в отдельной папке, доступ к которой следует строго ограничить. После утраты актуальности приказ необходимо передать на хранение в архив организации на срок, определенный законодательством или установленный ее внутренними локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.
