Год за годом мы становимся все более подготовленными для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся? Лоуренс Питер
В чем заключается метод «Альпы»?
Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности планируемых действий;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;
5) контроль (учет несделанного).
Что дает метод «Альпы»?
Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:
Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
Планирование следующего дня.
Четкое представление о задачах дня.
Упорядочение течения дня.
Преодоление забывчивости.
Концентрация на наиболее существенном.
Уменьшение объема “бумажной” работы.
Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
Сокращение помех и нежелательных перерывов.
Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
Улучшение самоконтроля.
Повышение удовлетворенности и мотивации.
Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!
С чего начать планирование по методу «Альпы»?
Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
невыполненное накануне;
добавившиеся дела;
сроки, которые надо соблюсти;
периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:
В - визиты, совещания;
Д - делегирование дел;
К - контроль;
П - в процессе, в деле;
ПК - поездки, командировки;
ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;
С - секретарь;
Т - телефонные разговоры;
Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК - новое помещение для офиса;
В
В - Иванов (экспертная оценка);
П - проект изучения рынка;
К - Сидоров (статистика сбыта);
ПР - Васильев (письмо);
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Т
Т
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
в первом приближении распределять их по приоритетности;
подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Пример:
П - проект изучения рынка;
В - Иванов (экспертная оценка);
ПК - новое помещение для офиса;
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Непродолжительные работы:
К - Сидоров (статистика сбыта);
ПР - Васильев (письмо);
“Телефонный блок”:
Т - Шишкин (компьютерная программа);
Т - Кошкин (нехватка персонала);
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).
Однако это только начало составления Вашего плана дня.
Что делать после определения списка заданий на день?
Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:
|
Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
Сколько времени нужно резервировать «про запас»?
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Чем завершается планирование по методу «Альпы»?
Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.
Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.
В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:
|
И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Метод Эйзенхауэра
Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на вашу работу. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело .
В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел и отразил их в матрице (Приложение Г).
Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
Менее срочные/важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти дела рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому необходимо перепроверить степень важности и попробовать их полностью или частично поручать своим сотрудникам.
Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.
Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой.
Приступить к высокоприоритетной задаче и настойчиво трудиться над ней, пока процент ее выполнения не станет равным 100, - значит подвергнуть испытанию и иметь возможность проявить собственный характер, силу воли и деловую решительность, таким образом преображается и укрепляется собственный характер.
Метод Альпы
Метод Альпы представляет собой последовательность из пяти стадий, от наименьшего к "вершине" - окончательному результату. Метод относительно прост и легко запоминается, поэтому после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления плана дня. "Альпы" имеют пять маршрутов (стадий):
1) составление заданий - задач дня;
2) оценка длительности акций;
3) резервирование времени;
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет не сделанного).
Первая стадия. Задачи дня. Записать под соответствующими рубриками (разделами) своего "плана дня" все то, что надо сделать завтра:
Задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
Невыполненное накануне;
Новые дела;
Периодически возникающие задачи.
Записывать, нужно используя сокращения: В - визиты, совещания; Д - делегирование дел; К - контроль и т.д. Затем их необходимо распределить по приоритетности, на длительные и короткие.
Вторая стадия. Длительность дел. Необходимо поставить против каждой задачи приблизительное время для ее выполнения, суммировать и определить ориентировочно общее время.
Третья стадия. Резерв времени. План дня рассчитывается на 60% рабочего времени, а 40% - должно составлять резервное время для неожиданных дел.
Четвертая стадия. Приоритетные дела, сокращение и перепоручение дел. На данной стадии устанавливаются однозначные приоритеты для своих дел с помощью метода Эйзенхауэра и уточняются задачи дня.
Пятая стадия. Контроль. Осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день.
Метод Альпы это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели.
Метод Альпы в планировании времени можно применять на любой период срочности: средний, короткий, долгий. Для этого рекомендуется составить список дел в письменном виде. На первый взгляд все дела кажутся равноценными. Но в любом случаи нужно распределить дела по порядку значимости и выделить приоритеты, степень важности.
Метод Альпы очень прост. На создание плана нужно не более 5-10 минут. На практике доказано, при постоянном использовании методов и техники планирования, ежедневная экономия временем составляет 10-20%.
Этапы составления плана
Метод Альпы состоит из пяти этапов:
Этап №1. Формирование дневного задания , используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:
- Не выполненные дела;
- Добавившие новые задания;
- Обязательные, важные дела;
- Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;
- Непредвиденные задания.
При составлении необходимо соблюсти требованиям:
- Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;
- Выделить дела непродолжительные и продолжительные;
- Выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).
Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.
Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания
.
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех
.
Этап №3. Резервирование временного запаса
.
Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства
.
Примеры:
Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график).
Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.
Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пересмотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, уменьшайте отведенное время. Даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спланированного времени. Значит, переносите не выполненные дела на другой день .
Этап №4. Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения .
Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.
Этап №5 завершающая
. Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день.
Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить — выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.
Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым .
Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.
Пример метод Альпы
Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.
В – заседание, визиты;
Д – делегирование задач;
К — проверка, наблюдение;
П- в работе, в процессе;
ПК- командировки, поездки;
ПР- диктование, рукописное деловое занятие;
С — личный секретарь;
Т — телефонные переговоры;
Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).
Планирование по методу Альпы список дел на день :
ПК — новое торговое место
;
В — Петров (компьютерная услуга)
;
В — Серов (юридическая помощь)
;
П — изучение спроса рынка
;
К — Матвеев (реализация продукции)
;
ПР – Черанев (запрос- письмо)
;
Ч — спец. журнал для руководителя
:
Т — Удоев (не комплектность персонала)
;
Т — Денис (посещение сауны с другом)
.
Метод Альпы пример наглядно смотрится, сведенный в таблицу:
Приоритетные дела: А — срочные, важные; Б – важные, но очень срочные; В- срочные, но не очень важные.
Лучше выполнять работу самую главную, зная время вашего плодотворного труда. Не забывайте об отдыхе, смене вида деятельности, чтобы ваша работа доставляла вам радость.
Пример: не планируйте совещания друг за другом. Выделяйте время в первой и во второй половине дня.
Если у вас неожиданно появилось несколько минут свободного времени, не теряйте его, займите его коротким заданием: просмотрите корреспонденцию, позвоните другу.
Вдруг кардинально изменились намеченные планы: непредвиденная командировка, деловая встреча. Можно быстро переписать, согласно методам планирования времени, по методу Альпы, план дел в течение 5-10 минут.
Вообще, не бойтесь гибкий график работы. Хорошо продуманный план, используя пять стадий метода Альпы, не подведет вас никогда.
Преимущества метода Альпы
- Целенаправленные действия в течение рабочего дня ;
- Рационализация, объединяя в группу схожие дела ;
- Уменьшение бесполезных интервалов ;
- Стабильная самодисциплина ;
- Сокращение нервных перенапряжений ;
- Борьба с забывчивостью ;
- Достижение конкретных целей в работе ;
- Рабочий настрой ;
- Повышенная удовлетворенность и мотивация ;
- Восприятие трудового достижения, прилив отличного настроения в конце смены .
- Выделение и реализация приоритетных дел ;
- Рост потенциала и личных результатов труда ;
- Правильная организация рабочей смены, приобретаете и выигрываете временя .
В тайм — менеджменте насчитываются много методов планирования заданий дня. К ним относятся: матрица Эйзенхауэра, принцип Парето, АВС-анализ, но метод Альпы – рационального планирования временем и состоит из пяти стадий.
Советую принять во внимание. И если вас заинтересует, используйте в жизни.
Технология планирования по методу «Альпы», «Парето», Эйзенхауэра
Многие люди испытывают трудности с планированием, потому что они видят в нем лишь «обдумывание», под которым часто подразумевают «взгляд в пустоту» или «пустое мечтание». Следовательно, необходимо превратить представление о планировании в нечто конкретное, рассматривая планирование, скорее как «письменную работу», чем «мыслительную». Время, потраченное на планирование можно определить как «Время Решений», потому что именно этому и посвящено планирование: принятию решений о том, что, когда и как следует сделать.
В ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, следует составить список и определить приоритеты. Все задачи, упомянутые в списке, являются равноценными. После составления списка следует распределить дела в порядке их значимости в настоящее время, завершив его определением приоритетов. Ни один список не может являться полным, пока он не показывает порядок важности дел. В практике самоменеджмента существуют методы планирования времени, применение которых призвано рационально организовать собственную жизнь.
Планирование согласно принципу Парето
В ситуации, когда человек перегружен делами и задачами, на выполнение которых ему не хватает времени, и он никак не решается отказаться от ряда не очень важных дел, целесообразно в практике применять правило 80/20. Принцип Парето гласит: «Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 % ценности приходится на предметы, составляющие 20 % от их общего числа, в то время как 20 % ценности приходится на предметы, составляющие 80 % от их общего числа».
Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел - 2 обеспечат 80 % успеха. Следовательно, надо найти эти 2 дела, включить в категорию «А» и осуществите их. Согласно этому принципу, остальные 8 могут остаться несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел. Практика показывает, что:
· 80% стоимости торговых сделок обеспечивает 20% всех клиентов;
· 80% производства обеспечивает 20% предприятий;
· 80% времени, пропущенного по болезни, приходится на 20% работающих;
· 80% процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20%
папок досье;
· 80% грязи скапливается на 20% площади пола, по которой больше всего
· 80% стирки приходится на 20% предметов одежды;
· 80% лучшего телевизионного времени приходится на 20% программ, наи-
более любимых телезрителями;
· 80% времени читатели газет тратят на чтение 20% материалов, опублико-
ванных в газете;
· 80% телефонных звонков делают 20% телефонных абонентов;
· 80% необходимых данных получают из 20% источников информации;
· в школе учителя тратят 80 % своих сил на 20 % учащихся (обычно про-
блемных или талантливых);
· 80% еды поглощается в 20% наиболее популярных ресторанов.
Данные факты подтверждают существование опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и усиливают степень важности средоточия усилий на двадцати процентах дел, которые значительно повышают эффективность труда.
Принцип Парето прекрасно объясняет случившееся, однако не всегда помогает заранее найти выход из ситуации. Дело в том, что наверняка никогда нельзя сказать заранее, какие 20% окажутся эффективными. Согласно этому принципу 80% удовлетворения в нашей жизни приносят 20% затраченных сил – большая часть успеха будет результатом всего лишь нескольких шагов. Значит для того, чтобы найти больше времени на то, что приносит пользу, придется делать меньше того , что оказывается бесполезным . Другими словами - не тратить время попусту!
Распределить время можно и на основе других соображений, а не только с точки зрения удовольствия. Это могут быть: обеспечение финансовой стабильности, продвижение по карьерной лестнице, поддержание хорошей физической формы и т.д. Важно определить смысл полезного времяпровождения, так как «время , потраченное впустую , это существование , а время , употребленное с пользой , это жизнь » (ЭдвардЮнг).
Планирование по методу «Альпы»
Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление ежедневного плана занимает в среднем не более 10 минут. Процесс составления плана состоит из 5 стадий:
1. Составление заданий;
2. Оценку длительности планируемых действий;
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных
операций;
5. Контроль (учет несделанного).
В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планирования, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:
· Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
· Планирование следующего дня.
· Четкое представление о задачах дня.
· Упорядочение течения дня.
· Преодоление забывчивости.
· Концентрация на наиболее существенном.
· Уменьшение объема “бумажной” работы.
· Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
· Сокращение помех и нежелательных перерывов.
· Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
· Улучшение самоконтроля.
· Повышение удовлетворенности и мотивации.
· Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
Практика показывает, что при успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда появляется реальная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени. Процесс планирования по методу «Альпы» состоит из следующих этапов:
Первый этап – составление заданий. С целью составления заданий на день следует записать необходимые задачи на следующий день:
· задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
· невыполненное накануне;
· добавившиеся дела;
· сроки, которые надо соблюсти;
· периодически возникающие задачи.
Составление списка заданий должно отвечать следующим требованиям:
· в первом приближении распределять их по приоритетности;
· подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
· перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Реалистичность составления плана дня заключается в ограничении списка заданий только фактически необходимыми делами. На втором этапе составления плана на день необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий.
Совершенно очевидно, что продолжительность некоторых дел невозможно оценить абсолютно точно, подобный навык приходит только с опытом. Но, с другой стороны, необходимо помнить о том, что любая работа часто требует столько времени, сколько его есть в распоряжении человека. По-этому, определение для выполнения отдельных задач конкретного промежутка времени подразумевает выполнение этой задачи только в установленное время. Когда для выполнения задачи определен конкретный промежуток времени человек работает сосредоточеннее, максимально избавляясь от различных помех.
Третий этап составления плана заключается в резервировании времени на непредвиденные обстоятельства. Суть метода «Альпы» заключается в том, что планом должно быть охвачено не более 60%времени и 40%необходимо оставить в качестве резервного времени на непредвиденные обстоятельства. Так, восьмичасовой рабочий день должен быть строго распланирован только на пять часов (что составляет 60 % рабочего времени) и три часа необходимо оставить незапланированными для выполнения конкретных, но для выполнения неожиданно возникших дел.
В случае, когда запланировано более 60% времени, следует в обязательном порядке довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, делегируя полномочия и сокращая определенное ранее на задачи время. Если после проделанной работы не удается сократить запланированное время до шестидесяти процентов, следует перенести на следующий день дела согласно расставленным приоритетам. Это означает, что задачи из категории «А» и «В» не могут быть перенесены на следующий день, соответственно перенос дел категории «С» не существенно скажется на результатах прожитого дня.
Четвертый этап планирования заключается в принятии решений по приоритетам и применении искусства делегирования полномочий. Цель данного этапа – сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 часов. С этой целью необходимо: во-первых, установить приоритеты для дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, следует перепроверить для каждой задачи определенную потребность во времени и, в соответствии с этим, сократить время на дела до совершенно необходимого.
Важным является оценка каждого действия на предмет возможности его делегирования и рационализации. После проделанной аналитики окончательный вариант плана дня должен иметь установленную структуру.
На пятом этапе осуществляется контроль за выполнением составленного плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все запланированные телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело несколько раз переносится из дня в день, тогда существуют две возможности: решительно довести его до конца, тем самым, завершив или отказаться от выполнения этой задачи по причине её
неактуальности.
Специалисты в области самоменеджмента настоятельно рекомендуют
план дня составлять накануне вечером. Это связано с тем, что, составление
плана после рабочего дня способствует обретению уверенности и концентра-
ции сил на следующем дне. Подсознание человека, таким образом, перераба-
тывает задачи следующего дня и подготавливает возможные решения. Сле-
довательно, новый рабочий день становится обозримым, планируемым и
управляемым.
Планирование согласно принципу Эйзенхауэра
Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных
планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по че-
сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует
выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались
в срочные»
хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершен-
ствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается
лам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на
предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает
с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует
уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную куль-
туру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенство-
вать организацию собственного труда с целью максимально возможного пре-
дотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.
мание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству
людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории
важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще
всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных си-
туаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном
предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки.
рых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те
самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения дан-
му подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с
выполнения неважных и несрочных дел.
Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является
умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных,
срочные от несрочных.__
Праксиология и оптимальная система планирования времени
Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани-
рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится
тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование
всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой
компенсируются.
Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани-
рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро-
ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко-
гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные
дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других
людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че-
ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица-
тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо-
димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва-
вать. Существует __________много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро-
вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно
включается в процесс его составления, а затем и выполнения. « Тот , кто ка -
ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план ,
видит , что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на -
сыщенной и деятельной жизни . Упорядочение своего времени подобно лучу
света , который проносится через все его дела . Но там , где нет плана , гдеконтроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст-
вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко
переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении
приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу-
ществлении.
Многолетний опыт применения различных средств планирования пока-
зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере-
кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж-
ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель
праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин-
ский полагал, что оптимальная система планирования призвана:
1) Обеспечить достижение цели.
2) Не требовать слишком много времени на освоение.
3) Быть удобной для использования.
Сегодня существует множество систем и методик планирования вре-
мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как
достоинства, так и недостатки.
Только свободная личность может достичь совершенства в использо-
вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон-
тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло-
виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение
качественным инструментарием.
Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи
проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю
жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по-
святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове-
ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре-
мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото-
рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно
найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и
Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс
и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени.
Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день
– а за жизнь.
Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности
Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет вседле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко-
торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать
количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы
сделать в стабильных, комфортных условиях.
Очень трудно построить свою работу так, чтобы получить в результате максимальную пользу. Тайм-менеджмент - это не просто составление списка неотложных дел, это и умение распределить время и нагрузку. Известно, что на составление плана тратится около 8 минут, и при этом экономится час времени. При планировании нужно учесть следующее:
- план нужно составлять на бумаге или в виде электронного документа (а не в голове!) и периодически с ним сверяться;
- оптимальный отдых - 10 минут после каждого часа работы;
- полезно и удобно использовать ежедневник.
Успешный тайм-менеджмент означает применение на практике неких методов планирования времени. Известно достаточно много теоретических разработок в этой сфере. Мы приведем здесь 3 из них:
- принцип Парето;
- метод Альпы;
- ABC-анализ;
Принцип Парето
При планировании своего рабочего дня полезно учитывать принцип Дисбаланса, предложенный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Этот принцип относится ко многим сферам экономики и состоит в следующем: 80% затраченных ресурсов обеспечивают 20% результата, а оставшиеся 20% обеспечивают 80% результата.
Таким образом, меньшая часть времени, усилий или ресурсов, отвечает за большую часть результатов. К примеру, люди тратят лишь 20% времени на получение 80% результатов работы. Получается, что целых 80% своего времени работники тратят совершенно неэффективно.
В качестве ресурсов могут выступать деньги, сотрудники, материалы или время, соотношение сохраняется.
Практическая польза принципа Парето заключается в том, что его применение означает концентрацию всегда ограниченных средств и ресурсов компании на определенном сегменте работы, вместо их привычного распыления по множеству направлений. Он помогает определить именно тот участок, где можно рассчитывать на максимальный результат от своих усилий.
Метод Альпы
Для планирования личного времени эффективно применяется метод Альпы. С его помощью можно, потратив всего несколько минут, оптимально распланировать все дела. Вкратце он состоит в следующем:
Зафиксировать все дела и сроки.
Все дела, которые необходимо осуществить за день, нужно записать в ежедневник, блокнот, на листок бумаги или в электронный документ. Кроме того, необходимо указать сроки, в которые они должны быть выполнены. Очень важно подойти к этому заданию ответственно, так как вписать в готовый план неожиданно придуманные дела вряд ли удастся.
Определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого этапа работы.
Теперь предстоит определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого дела. Не нужно забывать и про такие?дела? как отдых, обеденный перерыв, чашка кофе, поскольку они также требуют временных затрат.
Учесть буферное время.
Как бы тщательно мы не рассчитывали время, необходимое на выполнение дела, его все равно уйдет несколько больше. Поэтому желательно распланировать дела только на 60% рабочего времени, остальные 40% станут буфером. Примерно половина оставшегося уйдет на устранение непредвиденных помех, а вторая половина - на спонтанные действия, рабочее общение.
Расставить приоритеты.
Это самая важная часть плана. Нужно определить приоритет каждого дела (например, оценить по пятибалльной системе). Вполне возможно, что все дела, намеченные на день, в план просто не поместятся. Значит, туда должны входить только самые срочные и важные задания. Остальные придется пересмотреть (чтобы выполнение их занимало меньше времени), делегировать или отложить.
Проконтролировать в итоге.
В конце рабочего дня нужно снова вернуться к плану, чтобы просмотреть, насколько удачно он был составлен. Также нужно обратить внимание на дела, которые не были выполнены.
ABC анализ
Бывает, что время тратится вовсе не на те дела, которые являются наиболее значимыми. ABC анализ позволяет избавиться от этого недостатка.
Суть его в расстановке приоритетов:
Дела «А».
Это наиболее важные дела, которые можно выполнить только самостоятельно. Обычно они являются наиболее трудоемкими. В рабочий план нужно включать только 1-2 дела из этой группы, с тем чтобы по времени выполнение их заняло 3 часа.
Дела «В».
Это важные дела, с которыми могут справиться и другие сотрудники. Большую часть из них нужно делегировать, 2-3 включить в собственное расписание. Выполнение этих задач должно занимать около часа.
Дела «С».
Это наименее важные задачи, которые, однако, занимают много времени. В рабочем расписании на них должно быть предусмотрено не более 45-ти минут. От остальных дел из этой группы нужно избавляться.
