Штат организации пополняется новыми сотрудниками в связи с расширением или увольнением предыдущего сотрудника. Теперь важно, чтобы отдел кадров и юрист предприятия смогли без ошибок оформить документы для трудоустройства. Основные из них – трудовой договор и приказ о приеме на работу. Любая неточность или досадная ошибка при оформлении сотрудника на работу в будущем грозит привести к неприятным последствиям.
Новый сотрудник считается трудоустроенным, если он прочел приказ о назначении на желаемую должность и расписался в том, что ознакомился с ним.
Для полноценного пакета документов для отдела кадров можно написать заявление о приеме на работу, но это необязательно, ведь такое заявление составляется в свободной форме и, с точки зрения закона, не может считаться основанием для публикации данного приказа.
Внимание! Только трудовое соглашение или контракт, который необходимо составить в двух экземплярах, распечатать в письменном виде и подписать работнику и уполномоченному представителю руководства компании, будет являться основанием и источником для издания такого приказа.
При составлении приказа следует внимательно сверить, правильно ли в нем указаны дата и номер трудового соглашения, его основные положения.
Хотя закон жестко не регламентирует срок, по истечении которого работодателю необходимо выпустить подобное распоряжение о приеме на работу, но в ТК РФ говорится, что у администрации есть три дня с момента подписания контракта, и за это время работодатель обязан предоставить принятому сотруднику приказ о приеме на работу формы Т-1 и ознакомить с ним под роспись.
Такой приказ является весьма важным документом, ведь информация, содержащаяся в нем, впоследствии будет записываться в трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Для создания распоряжения о трудоустройстве нового сотрудника чаще всего используется унифицированная форма Т-1.
Какие формы документов применяются?
Если работодатель принимает на работу одного сотрудника, то приказ может оформляться по стандартной унифицированной форме Т-1, разработанной росстатом. При этом не запрещается вносить изменения в форму, дорабатывая ее до своих нужд.
Иногда организация может нанимать на работу группу специалистов одновременно. В такой ситуации для каждого из них можно оформить отдельный приказ по форме Т-1 или одно общее распоряжение о найме нескольких сотрудников в виде таблицы по форме Т-1а.
Внимание! Приказ о приеме сотрудника на штатную должность получает номер и под ним регистрируется в специальной книге учета приказов. При этом срок хранения документа должен быть не менее 75 лет.
Скачать бланк приказа о трудоустройстве
Скачать в формате Word.
Скачать в формате Word.
Скачать в формате Word.
Скачать 2018 года, заполненный в формате Word
Как правильно составить приказ о приеме на работу?
В тексте приказа должны быть упомянуты все существенные положения, подробно описанные в контракте. Перечислим такие сведения:
- Дата, с которой человек считается работником предприятия. Если с новичком подписывается срочный договор, в приказе обозначается дата увольнения, а также оговариваются условия, при наступлении которых данное трудовое соглашение будет считаться автоматически прекращенным. При заключении бессрочного контракта в столбце “Дата” после строки “Принять на работу” графа “по” должна оставаться пустой.
- Далее вносится код ОКПО организации или индивидуального предпринимателя, порядковый номер приказа и его дату оформления.
- Ф.И.О., взятые из паспорта принятого сотрудника.
- Табельный номер, закрепленный за ним; название подразделения, отдела или цеха, где он будет непосредственно трудиться; наименование должности по штатному расписанию.
- В строке “условия приема на работу, характер предстоящей работы” указывается, будет человек работать постоянно или будет совместителем, перешел ли он переводом из другой организации или замещает сотрудника, который временно отсутствует, если сотрудник принят на работу временно по срочному договору – указывается, для выполнения каких конкретно обязанностей принят сотрудник, и т.д.
- Указывается размер часовой тарифной ставки или должностного оклада, отдельно оговариваются надбавки, если они есть. Эти цифры переносятся в приказ из текста трудового договора и непременно должны соответствовать данным из штатного расписания компании или учреждения.
- Если новичок принят на работу с испытательным сроком, это нужно упомянуть и обязательно указать его продолжительность.
Внимание! Когда факт назначения испытательного срока внесен в приказ, но это не указано в трудовом соглашении, тогда запись о нем в приказе можно признать недействительной.
В графе основания издания приказа необходимо указать сведения о заключенном между сторонами трудовом договоре – его дату составления и номер. В конце документ подписывает директор, а ниже сотрудник должен поставить свою подпись о своем ознакомлении с документом.
Иногда в приказ приходится вносить дополнительную информацию: например, указать данные договора о материальной ответственности, если должность нанятого работника предусматривает подписание такого договора. Если на работу по договору принимают совместителя, в приказе важно указать продолжительность его рабочей недели, по законодательству она не должна быть более четырех часов в день.
Важно! Приказ о трудоустройстве сотрудника может служить при необходимости официальным подтверждением его места работы, должности, которую он занимает, непрерывного стажа на конкретном предприятии и некоторых других фактов, касающихся его биографии.
Дополнительные документы к приказу
Распоряжение о зачислении в штат работника может стать основой для создания целого ряда документов и внесения определенных учетных записей.
ТК РФ обязывает принятого сотрудника прийти на рабочее место в срок, указанный непосредственно в распоряжении, или на следующий день после его издания, если в приказе не указана точная дата начала его трудовой деятельности.
Закон устанавливает время хранения работодателем приказов о приеме на работу до 75 лет.
К ним относятся:
- журнал учета приказов – сюда вносится информация обо всех изданных администрацией фирмы приказах;
- личное дело сотрудника - сюда помещаются все копии документов, касающихся трудовой деятельности конкретного работника. ТК РФ строго обязывает оформлять личные дела на государственных и муниципальных служащих, а коммерческие компании могут делать это для своих сотрудников по желанию;
- личная карточка - обязательна для каждого работающего на предприятии, туда вписываются данные из документов, касающихся его трудовой деятельности;
- трудовая книжка - сюда вносится запись о трудоустройстве с формулировкой из приказа, а его реквизиты указываются как основание для данной записи.
Описанная выше унифицированная форма Т-1 не требует дополнительных пометок о подтверждении согласия сотрудника с предлагаемыми условиями работы, информации о том, прошел ли он инструктаж, если это предусмотрено инструкцией, а также медосмотр и др. Все же такая информация должна быть обозначена, и ее приходится указывать в прилагаемых к приказу листах согласования, подтверждающих прохождение инструктажа, медосмотра и похожих документах.
Можно ли отменить приказ?
А если работник не явился на работу в срок без уважительной причины, руководство имеет право посчитать контракт и приказ о трудоустройстве недействительными и отменить их, издав соответствующе распоряжение.
Но если человек проработал не менее одного дня, а потом по какой-либо причине отказался работать в компании, аннулировать договор и приказ уже нет законной возможности. Тут сотруднику придется написать заявление об увольнении, или разорвать трудовой договор по соглашению сторон.
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, новый работник должен при оформлении на работу предъявить оригиналы документов: удостоверение личности, труд.книжку (при выходе на работу впервые работодатель самостоятельно заводит документ на работника), свидетельство страховое СНИЛС (или оформляется работодателем при первичном трудоустройстве), свидетельство об образовании, военный билет (для военнообязанных).
Подписанный работодателем и новым работником договор о приеме - документальное удостоверение трудоустройства сотрудника и начала трудовых отношений с компанией. Следующим этапом после составления договора, отдел кадров готовит приказ о приеме на работу и ставит отметку в трудовой книжке.
Как заполнять приказ Т-1
По сути, Т-1 - это бланк, который довольно легко заполнить, т.к. он удобен и практично предусматривает все пункты приказа. А также он включает все нужные реквизиты для подтверждения первичных учтенных документов, установленных ст. 9 закона «О бухгалтерском учете». Вся личная информация в форму Т-1 вносится строго по паспорту нового работника.
- Верхняя часть - наименование компании, которое указывайте в полном виде, как это прописано в учредительных документах.
- Код приказной формы по ОКУД. Вам следует вписать в поле следующие цифры: 0301001.
- Код организации по ОКПО. В поле вписывайте код своей компании - он уникален у каждого юрлица.
- Номер документа. Должен быть у каждого распоряжения компании при регистрации документа. Часто в компаниях применяется стандартная нумерация по обычной очередности всех бланков, заполняемых HR-отделом. Номер вы подсчитываете самостоятельно.
- Дата начала вступления в должность. Перепишите информацию дословно, как написано в договоре о трудоустройстве.
- Сведения о завершении срока трудовых отношений. Под эти данные предназначена графа «по» реквизита «Дата» (для срочных трудовых отношений, например, на период нахождения основного сотрудника в декретном отпуске). Если достигнута договоренность о неопределенном сроке действия, то графу оставьте пустой.
- Структурное подразделение трудоустройства. Указывайте данные сведения, если они прописаны в договоре (трудовом).
- Название должности сотрудника. Следите, чтобы название соответствовало формулировки из штатного расписания вашей компании.
- Условия приема. В этой графе пишется, является ли работа основной для работника или он совмещает ее с чем-либо. Возможно указание приема на сезонную работу.
- Размер зарплаты. Укажите ставку тарифа или размер оклада. Если применяется какая-то другая система оплаты, обяжательно укажите данные условия оплаты.
- Период срока прохождения испытания. Указывайте информацию только, если установили для новичка испытательный период при приеме в компанию.
- Реквизиты труд.договора. Это основание для применения приказа.
Частые ошибки при заполнении бланка Т-1
- Пункт «Характер работы» не должен быть пустым. Даже если условия приема и работы самые стандартные, это обязательнои укажите в поле.
- Пункт «Испытательный срок» можно оставить незаполненным.
- Пункт «Размер зарплаты» обязательно заполняйте подробно. Приказ будет использоваться финотделом или бухгалтерией для начисления зарплаты работнику. То есть в поле необходимо прописать все надбавки к выплатам.
- Законодательством не предусмотрены требования к нумерации приказа, поэтому об ошибках в последовательности цифр беспокоиться не стоит.
Заполненную форму Т-1, или приказ, должен подписать руководитель компании. Затем ознакомьте с приказом самого работника и попросите поставить дату ознакомления и подпись в соответствующие поля.
Образец заполненной унифицированной формы Т-1 и собственно чистый бланк формы можно скачать на специализированных сайтах по кадровому учету.
Оформление трудовых отношений с работником включает в себя также издание в письменном виде распоряжения руководства хозяйствующего субъекте о приеме. Приказ о приеме на работу подготавливается кадровиками после подписания администрацией компании с работником трудового соглашения, а потом визируется руководством.
После прохождения собеседования будущему работнику нужно оформить заявление о приеме на работу и представить предусмотренные законодательством документы для трудоустройства.
Законодательство не относит заявление к документам, на основании которых может издавать приказ на прием, так как это документ подготавливается в соответствии с правилами приема, действующими на предприятии.
Оформление сотрудника на работу предполагает необходимость заключения с ним трудового контракта, который является обязательным действием для трудовых отношений. Он должен быть обязательно составляться в письменном виде.
Приказ о приеме на работу формы Т-1 издается только после подписания руководством трудового договора с работником. При этом распоряжение о работе является одним из важных документов на прием нового работника.
Важно понимать, что трудовой контракт является источником для издания данного приказа. Реквизиты, а также основные моменты заключенного договора необходимо отразить в издаваемом распорядительном документе.
Внимание! Законодательство не закрепляет период, в течение которого следует составить распоряжение. Однако, ТК РФ устанавливает обязанность работодателя представить в течении трех дней с факта подписания трудового соглашения приказ формы Т-1 работнику для ознакомления с его содержанием.
Работодателю дано право в издаваемом распоряжение на прием в качестве дополнительных оснований ссылаться на иные документы.
Бланк и образцы приказов на трудоустройство сотрудников
Как правильно составить приказ о приеме на работу
Для оформления приказа на прием обычно используется унифицированная форма Т-1. Если в один день на работу оформляются сразу несколько сотрудников, то для этих целей можно применить форму Т-1а, которая представляет собой таблицу. Также для этих целей можно использовать фирменный бланк, а само распоряжение составить в свободном стиле с использованием обязательных реквизитов.
Заполнение бланка форма Т-1 нужно начинать с указания полного названия организации либо Ф.И.О. предпринимателя. Для фирм также обязательно нужно указать код согласно единому справочнику .
Следом нужно записать номер приказа. Он может быть сквозным для всех распоряжений, издаваемых на предприятии, либо документы по личному составу могут нумероваться отдельно с добавлением дополнительного буквенного индекса. Под номером, который будет присвоен документу, его необходимо будет внести в книгу учета приказов.
Далее в приказе записывается дата, в которой новый сотрудник принимается в организацию. В том случае, если с ним был заключен договор на конкретный срок, то сразу необходимо указывать и дату увольнения. Кроме этого в случае срочного соглашения желательно предусмотреть в приказе отдельную графу, в которой подробно указывать при каком условии трудовой договор будет автоматически прекращен.
Внимание! Дата, когда был выпущен приказ, может не совпадать с датой, когда сотруднику необходимо начать работу в компании. Однако по закону, она не может быть раньше даты подписания трудового контракта.
Следующим этапом в документ заносятся персональные данные - полные Ф.И.О., его табельный номер, обозначение подразделения, в котором будет осуществляться работа и наименование должности.
Графа «Условия приема на работу» , как правило, заполняется в том случае, когда условия труда, в которых будет находиться сотрудник отличаются от принятых в компании. Это может быть выполнение работы по совместительству, сокращенный рабочий день и т. д. Если же условия работы не отличаются от тех, в которых находятся другие работники, графа не заполняется.
В следующей графе указывается информация о том, что работнику назначается испытание. Нужно помнить, что не всем категориям работников можно устанавливать испытание при приеме.
бухпроффи
Важно! Если сотруднику устанавливается его необходимо указать в приказе и его длительность. Также условие об этом обязательно должно быть указано в трудовом соглашении, в противном случае запись в приказе будет недействительной.
На следующей строке записываются сведения о заключенном трудовом контракте - его номер и дата.
После составления документ должен подписываться руководителем компании или предпринимателем. После этого с распоряжением знакомят под роспись работника, который ставит дату и подпись.
Какие документы оформляют после издания приказа?
Приказ о приеме на работу является источником для оформления множества других документов на предприятии:
- Журнал учета приказов - после составления распоряжения его реквизиты нужно внести в специальный журнал, учитывающий все оформленные в компании приказы;
- Трудовая книжка - в нее нужно внести информацию о приеме гражданина на работу. Формулировка в ней повторяет соответствующую строку распоряжения, а в качестве основания записываются его реквизиты;
- Личная карточка - открывается на каждого нового работника. Содержит информацию о нем на основании представленных документов. Для личной карточки обычно используется стандартная форма Т-2.
- Личное дело - это подшивка, в которую вносятся копии всех документов, относящихся к работнику. В обязательном порядке личные дела должны заводиться на муниципальных и государственных служащих. Коммерческие компании делают это по желанию.
- Уведомление военкомата - если принятый работник является военнообязанным, то кадровик либо иное ответственное лицо должно составить уведомление, и подать его в городской орган военкомата.
Можно ли отменить приказ?
По ТК, после подписания трудового соглашения сторонами, сотрудник должен появиться на работе в строго установленное в нем время. Если точная дата начала работы в договоре не установлена то считается, что выйти на работу необходимо сразу на следующий день.
Однако в том случае, если сотрудник в свой первый рабочий день так и не появился на своем месте, администрация обладает правом аннулировать трудовой договор. Для этого издается соответствующий приказ. Аналогично необходимо поступить и с приказом на прием. Обычно, пункты об отмене приказа и договора включают в одно распоряжение.
Внимание! Но если с момента оформления прошло более одного дня, и работник по какой-то причине передумал работать, отменить приказ и договор уже нельзя. В такой ситуации сотруднику нужно оформить заявление на увольнение, либо произвести расторжение контракта по согласию сторон.
Как заполнять унифицированную форму Т-1
После того как с новым сотрудником заключили трудовой договор, нужно издать приказ о приеме на работу и завести личную карточку.
Форму Т-1 приказа о приеме на работу заполняют на основании оформленного трудового договора, так как содержание распоряжения должно полностью соответствовать условиям трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Унифицированная форма Т-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года №1. Также вы можете использовать бланк по самостоятельно разработанной форме. Сотрудников нужно ознакомить с распоряжением под подпись в течение трехдневного срока с того момента, когда они фактически приступили к работе.
Внимание! Приказ не нужно издавать при трудоустройстве лиц, с которыми заключили гражданско-правовые договоры возмездного оказания услуг, подряда и т.д. Связано это с тем, что действующее трудовое законодательство на таких сотрудников не распространяется.
Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как оформить приказ о приеме сотрудника на работу . Из статьи вы узнаете, что следует учитывать кадровикам.
Приказ форма Т-1: наиболее часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что следует написать в графе распоряжения «Принять на работу по...», если сотрудник трудоустроен на неопределенный срок?
Ответ эксперта: в этом случае указанную ячейку не заполняют (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 № 1). Ну нужно использовать фразу «неопределенный срок», «не определено», «не установлено» и т.д. Вы можете просто поставить прочерк.
Вопрос: Что вписать в графу «Условия приема на работу, характер работы», если заполняется унифицированная форма приказа о приеме на работу и сотрудника приняли на обычных условиях, то есть это постоянная работа с восьмичасовым рабочим днем и тому подобное?
Ответ эксперта: Эту графу заполняют только в том случае, если условия и характер работы будут отличаться от общеустановленных в организации. Например, если сотрудника принимают:
- по совместительству;
- на неполный рабочий день;
- nbsp; в порядке перевода из другой организации и тому подобное.
Это следует из раздела первого указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года под №1. Чтобы не оставлять эту строку пустой, можете внести запись о том, что сотрудник принят в организацию на обычных условиях (основная работа, постоянно).
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости , расскажет о наиболее частых ошибках, которые работодатели допускают при оформлении приема на работу и в трудовых отношениях с работниками.
Какие требования к заполнению унифицированной формы приказа о приеме на работу
Приказ о приеме на работу Т-1 или Т-1а оформляют на основании заключенного с сотрудником ТД. Формы распоряжения утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года под №1. Организации вправе использовать бланки по самостоятельно разработанному образцу.
Скачать унифицированную форму приказа №Т-1 вы сможете в начале статьи!
Независимо от того, какую форму распоряжения применяют, его содержание должно полностью соответствовать всем условиям трудового договора, заключенным с определенным сотрудником (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Распоряжение доводят до сведения трудоустроенного в трехдневный срок, и в обязательном порядке под подпись (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).
Где скачать унифицированную форму Т-1
Несмотря на то, что унифицированные бланки применять необязательно, такой формой распоряжений пользуется большинство организаций. Приказ о приеме на работу Т-1 очень удобен для практического применения. Такие формы более привычны для кадровиков. При заполнении редко возникает большое количество вопросов.
Но все-таки отдельные компании начали применять бланки по самостоятельно разработанной и утвержденной форме. В них организации включают только ту информацию, которая требуется для основных кадровых процедур. При разработке таких образцов необходимо включать реквизиты первичных учетных документов, установленных статьей девятой Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Образец заполнения формы Т-1
Реквизиты, которые содержит унифицированная форма Т-1
Как подготовить приказ о приеме на работу Т-1 совместителя
При приеме на работу совместителя приказ издают по форме Т-1, Т-1а или оформляют на бланке, разработанном в организации самостоятельно. В распоряжение вносят такие же сведения, как и при приеме на работу основного сотрудника. В графе «условия и характер предстоящей работы» указывают, что это работа по совместительству.
Форма Т-1 скачать: прием на работу внешнего совместителя
Форма Т-1 приказа о приеме на работу должна быть заполнена на основании оформленного трудового договора, так как содержание распоряжения должно полностью соответствовать условиям ТД (трудового договора). Приказ может быть заполнен на бланках унифицированного образца или на тех, которые разработаны в организации самостоятельно.
- Автоматическое заполнение типовых форм документов
- Печать документов с изображением подписи и печати
- Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
- Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
- Отправление документов по email прямо из системы
Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться бесплатно к Класс365
Приказ по форме № Т-1а составляется при приеме на работу сразу нескольких человек. Форма одновременно является приказом (распоряжением администрации) на прием сотрудника, либо группы сотрудников.
Существует два типа форм, имеющих отдельную аббревиатуру: форма Т-1 и форма Т-1а.
Отличия состоят в том, что форма Т-1 представляет собой распоряжение относительно принятия на работу одного сотрудника, в то время как Т-1а служит в том случае, когда осуществляется прием работников группой.
Данная унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию
Как правильно заполнить приказ о приёме работников на работу
Обратите внимание! При заключении с несколькими работниками трудового договора на неопределенный срок в реквизите "Период работы" графа "по" не заполняется.
Заполнение формы Т-1а вводится в обязанности лица, ответственного за ведение кадровой работы, а именно организацию приема на работу лиц согласно условиям, изложенным в трудовом договоре. Следует также отметить, что сотрудник, работающий с документом должен иметь высокую квалификацию, его работа также в обязательном порядке должна своевременно контролироваться вышестоящими инстанциями.
При оформлении распоряжения необходимо в обязательном порядке указывать следующие данные:
Полное наименование участка, отдела, любого другого структурного подразделения, в котором вновь принятые на работу сотрудники будут осуществлять деятельность согласно трудовому договору;
- обязательное указание профессий, занимаемых должностей, специальностей, на которые сотрудники принимаются при оформлении;
- испытательный срок, на который принимается каждый из сотрудников, при условии того, что наличие срока оговорено коллективным договором;
- указываются также условия приема на предстоящую работу, ее характер (это может быть вполне работа по совместительству, выполнения определенного типа задач, долгосрочное замещение какого-либо штатного сотрудника, или другое).
Все данные следует сверять с паспортными сведениями, во избежание ошибок при заполнении.
В том случае если прием сотрудников на работу не имеет определенного срока, то заполнение в соответствующем поле «период работы» не следует. После того, как руководителем (либо уполномоченным от его имени лицом) организации, в штат которой принимается группа работников, будет подписан документ, делаются соответствующие записи в трудовых книжках, а также вносятся данные в личные карточки в отделе кадров. В это же время бухгалтерия открывает лицевой счет на вновь принятого сотрудника, ему же выдается на руки под роспись копия формы о приеме на должность.
Приказ подписывается руководителем и работником в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Вместо руководителя подписать приказ может уполномоченное лицо на основании приказа по организации или доверенности.
Начните работу с Класс365 прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.
Подключиться бесплатно к Класс365
