Большинство договоров, в особенности длительного действия (на поставку товаров и услуг, строительство и т.д.), часто содержат в себе такой пункт как досудебное урегулирование споров посредством претензионного письма.
Из статьи вы узнаете, как правильно подготовить такое письмо, не упустив важных нюансов.
Претензия составляется, когда одна из сторон нарушает условия договора
Претензионное письмо – это обращение в письменном виде к стороне договора, которая нарушила соглашение, с требованием добровольно устранить недостатки или компенсировать их последствия.
Деловое письмо может оформляться как от руки, так и в печатном варианте. Оно должно содержать аргументы, факты, обоснования тех или иных нарушений с соответствующими ссылками на законы, нормативные акты и пункты гражданско-правового договора.
Требования, излагаемые в претензионном письме, чаще всего носят ультимативный характер.
Особенности документа
Претензия может быть адресована как частнику, так и государственному или муниципальному ведомству. Она может быть написана как физическим лицом, так и юридическим.
Для претензионного письма свойственны все признаки деловой переписки: сухость, отсутствие эмоций, четкость и хронологический порядок изложения фактов, ссылки на иные документы.
Претензионное письмо отличается от жалобы, обращения или заявления тем, что как бы бросает вызов стороне-нарушителю. Автор письма дает понять получателю, что у того есть последняя возможность уладить спор добровольно.
Даже если договор не подразумевает претензионное производство для досудебного решения споров, юристы все равно советуют подать претензию и попытаться урегулировать конфликт добровольно – это позволит избежать судебных тяжб, очень затратных в плане времени и в плане финансов.
Претензия содержит данные получателя и отправителя, описание нарушений и требования пострадавшей стороны
Стандартная форма письма-претензии содержит следующие пункты:
- Шапка с данными получателя и отправителя (адрес, контакты, ФИО или название организации).
- Описание ситуации: что произошло, где и когда, кто был свидетелем и участником событий. Изложение должно вестись в хронологическом порядке.
- Список нарушений со ссылками на законы, подзаконные нормативные акты и пункты действующего договора между сторонами.
- Требования пострадавшей стороны, выраженные в ультимативной форме и подкрепленные цитатами из договора.
- Подпись и ее расшифровка.
- Дата.
- Приложение (обычно претензионное письмо сопровождают дополнительной информацией о выявленных нарушениях: фото- и видеодоказательствами, свидетельствами очевидцев, экспертными заключениями и т.д.).
Нюансы составления и отправки документа
Претензионное письмо составляется с учетом следующих правил:
- Если приложения к претензии занимают несколько страниц, то их лучше пронумеровать (приложение 1, приложение 2 и т. д.). При составлении письма вам будет удобнее ссылаться на них, а получателю – разобраться в ваших ссылках.
- Не пишите информации, которая не имеет отношения к делу. Лишние факты и детали могут сыграть с вами злую шутку: вызвать путаницу в последующих разбирательствах. Для удобства вы можете скачать .
- Напишите два экземпляра претензии. Один документ отдайте адресату, а на втором сотрудник организации должен поставить визу о получении.
- Если вашу претензию отказываются принять, отправьте ее заказным письмом по почте. При отправке письма заказывайте опись вложения и уведомление о доставке – оно послужит доказательством доставки претензии получателю.
- Не обвиняйте адресата в том, чего не можете доказать. Ни в коем случае не употребляйте слова «мошенничество», «воровство» и т.д. Все это дискредитирует письмо и значительно снизит вероятность решения проблемы в вашу пользу.
Особенности некоторых типовых писем
Каждый тип претензии имеет свои нюансы
В зависимости от типа нарушенного договора претензионное письмо будет иметь следующие особенности:
- Претензионное письмо заказчику, подрядчику или поставщику. Чаще всего составляется из-за нарушения сроков исполнения подряда, поставки продукции или оплаты товара или услуги. Кроме пунктов нарушенного договора, подкрепляется статьями Гражданского кодекса РФ.
- Претензия в банк, страховую фирму. Поскольку договора с этими организациями являются договорами присоединения (то есть, клиент не участвует в разработке документа, он либо соглашается с его пунктами, либо нет), то незаконный пункт контракта впоследствии можно отменить или изменить. Чаще всего претензионное письмо в банк пишется для того, чтобы вернуть средства за навязанные услуги. Страховщики получают претензии как правило в результате невыплат денег по страховым случаям. Эти организации крайне неохотно расстаются с финансами, поэтому нелишним будет пригрозить им в тексте обращением в Центробанк, Службу по финансовым рынкам и Роспотребнадзором.
- Претензионное письмо о ненадлежащем качестве товара. Пожалуй, самая распространенная форма претензии. Здесь имеет смысл обратить внимание на то, когда можно подавать претензию: либо до конца гарантийного срока, либо в течение двух лет с даты покупки.
- Претензия транспортной компании. Здесь есть сложности с обоснованием тех или иных нарушений. Поскольку поставка товара может производиться различными видами транспорта (самолетом, автомобилем, кораблем), то в тексте придется ссылаться не только на пункты договора, ГК РФ, но и на Морской кодекс, Воздушный кодекс или Устав железнодорожного транспорта.
- Претензия по погашению задолженности или выплате неустойки. Здесь главное – четко прописать финансовые требования. Если вы хотите, чтобы контрагент выплатил пеню по договору, то необходимо привести расчет, обосновывающий требуемую сумму.
О том, как правильно написать претензию, смотрите в видеоролике:
Прежде чем заявлять о своих требованиях в претензионном порядке попробуйте поговорить с продавцом (изготовителем), так как возможно, что Ваши требования удовлетворят без особых "проблем". Если же Вам не идут навстречу, то составляйте претензию.
При написании претензии вначале определитесь со своими требованиями. Для этого желательно выбрать какой-то главный - наиболее существенный недостаток в товаре или в качестве предоставленной услуги. Чтобы чётко представлять чего вы хотите от продавца или исполнителя следует ознакомиться с основными правами потребителя, гарантированными законом. Отсюда и будут вытекать ваши требования.
Основные права потребителя
. на качество
. на безопасность
. на информацию
. на возмещение ущерба
Право на качество означает, что продавец должен передать потребителю качественный товар, а исполнитель качественно выполнить работу (оказать услугу).
Право на безопасность: потребитель имеет право на то, чтобы товар (работа, услуга) были безопасны для жизни, здоровья, имущества потребителя и окружающей среды. Требования, которые должны это обеспечивать, являются обязательными и устанавливаются в порядке, определяемом законом (п.1 ст.7 Закона РФ "О защите прав потребителей").
Право на информацию: потребитель имеет право на необходимую и достоверную информацию о том, что продается, кто продает и кем это изготовлено, как и когда это можно приобрести. На основании этой информации мы должны получить точное представление об изготовителе (исполнителе, продавце) для обращения к нему в случае необходимости с соответствующими требованиями и о товарах (работах, услугах) для правильного их выбора.
Право на возмещение ущерба: За нарушение прав потребителей продавец (изготовитель, исполнитель) несет ответственность, предусмотренную законом или договором (ст.13 Закона РФ "О защите прав потребителей"). Если в договоре предусматривается ответственность в большем объеме или неустойка в большем размере, чем это предусмотрено законом, то применяются условия договора.
Претензия составляется в 2-х экземплярах, один из которых остаётся у вас.
Укажите точное название фирмы, её адрес. Эти данные должны быть указаны в документах, которые в обязательном порядке должны находиться в «Уголке потребителя» в торговом зале либо в офисе фирмы.
Укажите свои данные: ФИО, адрес, телефон.
Кратко изложите суть возникшей конфликтной ситуации.
Для наиболее быстрого решения (возможно, потребуется экспертиза) укажите один наиболее существенный, на ваш взгляд, дефект товара или факт оказания некачественной услуги.
Изложите ваши требования: возврат денег, замена товара, уменьшение покупной стоимости или стоимости услуги (на ваш выбор).
Обязательно укажите реальный срок выполнения ваших требований. Обычно это 10 календарных или рабочих дней.
Поставьте число и подпись.
К претензии приложите ксерокопии имеющихся у вас документов: чеков, договора. Ни в коем случае не отдавайте подлинник! Он должен остаться у вас.
Итак, представим ситуацию, когда купленный Вами товар оказался ненадлежащего качества. Пункт 1 статьи 18 закона "О защите прав потребителей" дает потребителю возможность по своему выбору потребовать:
Безвозмездного устранения недостатков товара или возмещения расходов на их исправление потребителем или третьим лицом; соразмерного уменьшения покупной цены;
Замены на товар аналогичной марки (модели, артикула);
- замены на такой же товар другой марки (модели, артикула) с соответствующим перерасчетом покупной цены.
Потребитель вместо предъявления этих требований вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной денежной суммы.
Защита прав потребителя при выполнении работ (оказании услуг) регулируется главой III Закона "О защите прав потребителей", поэтому возможные требования потребителя к исполнителю регулируются не статьей 18, а статьей 28 Закона:
- назначить исполнителю новый срок;
- поручить выполнение работы (оказание услуги) третьим лицам за разумную цену или выполнить ее своими силами и потребовать от исполнителя возмещения понесенных расходов;
- потребовать уменьшения цены за выполнение работы (оказание услуги);
- отказаться от исполнения договора о выполнении работы (оказании услуги).
Потребитель вправе потребовать также полного возмещения убытков, причиненных ему в связи с нарушением сроков выполнения работы (оказания услуги). Убытки возмещаются в сроки, установленные для удовлетворения соответствующих требований потребителя.
Нужно также учитывать особенности регулирования предъявления требований в отношении определенных товаров (услуг, работ), указанные в Законе "О защите прав потребителей". Смотрите: Закон "О защите прав потребителей", Перечень технически сложных товаров, в отношении которых требования потребителя об их замене подлежат удовлетворению в случае обнаружения в товарах существенных недостатков, Перечень товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара и др. положения нормативно-правовых актов, регулирующих защиту прав потребителей.
В претензии во избежание формальных поводов у продавца затягивать решение вопроса желательно указать только одно из вышеперечисленных требований.
В заключении Вы можете указать продавцу (исполнителю и т.д.) на Ваше намерение обратиться в суд с исковым заявлением при неудовлетворении Ваших требований в срок, установленный Вами (минимальные сроки установлены в Законе "О защите прав потребителей").
Претензия составляется в двух экземплярах. Ее можно подать двумя способами: заказным письмом с уведомлением о доставке или непосредственно продавцу (при этом следует учитывать, что для установления в последующем даты предъявления претензии нужно, чтобы на Вашем экземпляре претензии была отметка продавца (исполнителя) о получении данной претензии). При этом:
- Возьмите с собой одного свидетеля. Можно даже близкого родственника. Его показания также будут достаточны для суда.
- В присутствии свидетеля передайте претензию предпринимателю или сотруднику фирмы. Если таковые отказываются принимать претензию (в присутствии свидетеля они вряд ли откажутся), просто оставьте претензию на прилавке либо на столе сотрудника офиса. В этом случае свидетель на вашем экземпляре претензии должен написать, что претензию принять отказались, и она оставлена в отделе. Свидетель указывает свои паспортные данные, дату и расписывается.
- Если вам предлагают оставить товар в отделе для проведения экспертизы, его можно сразу оставить, только на вашем экземпляре претензии продавец должен сделать соответствующую отметку либо дать расписку. Однако, если Вы не уверены в добросовестности продавца и в том, что он сохранит Ваш товар в надлежащем состоянии, лучше не отдавать вещь, а предложить принести её в день проведения экспертизы непосредственно эксперту.
Не надо бояться экспертизы. Случаи, когда предприниматели пытаются «порешать» вопросы с экспертом «полюбовно» и не безвозмездно, единичны. Эксперты дорожат своей репутацией, работой и на преступление по столь пустяковому вопросу не пойдут. Да и предпринимателю просто выгоднее уступить требованиям потребителя, чем «решать вопросы» с экспертом. К тому же всегда может быть назначена (судом либо по вашему желанию) повторная независимая экспертиза.
Когда все предварительные этапы пройдены, остаётся ждать. Ждать в течение того срока, который был указан в претензии. Уже на следующий день по истечении этого срока можно составить и отправить исковое заявление в суд.
В этой статье мы расскажем, как грамотно составить претензию по защите прав потребителей и как ее правильно вручить.
Как написать претензию по защите прав потребителей?
Какой-то единой общеобязательной формы претензии не существует. Как вы назовете свою претензию — заявлением, требованием, рекламацией, претензией — тоже не важно. Гораздо важнее то, что вы в этой претензии напишете. Общие правила таковы:
В претензиях стоит избегать общих неопределенных формулировок.
Не имеет смысла писать, что вы просите «разобраться в ситуации», «наказать виновных». Также не стоит изливать собственные эмоции и субъективные недовольства: если вас не устраивает, например, обслуживание в магазине, продавцы хамят, напишите отзыв в книгу жалоб и предложений, через форму на сайте магазина, на специализированном сайте с отзывами.
В претензии всегда должно быть четко сформулировано ваше требование:
вернуть деньги, обменять товар на аналогичный, устранить недостатки и т.д. По закону о защите прав потребителей право выбора конкретного требования принадлежит именно покупателю. То есть если вы не укажете свое требование, магазин сделает выбор за вас и выберет наиболее выгодный для себя вариант, например, ремонт вместо возврата денег.
Желательно прописывать в претензии только одно требование.
По разным видам требований закон устанавливает разные сроки рассмотрения. Например, вы просите вернуть деньги или обменять товар на новый. Для разрешения претензии о возврате денег у магазина есть 10 дней, для обмена — от 7 до 20 дней. В такой ситуации у магазина будет соблазн рассматривать вашу претензию как можно дольше — 20 дней вместо 10.
Претензия должна быть максимально краткой.
Скажем по секрету: длинные претензии и жалобы не любит никто. Постарайтесь указать в своей претензии только самые необходимые данные, не захламляйте текст деталями своих препирательств с сотрудниками магазина, пишите по существу, уважайте свое и чужое время. Оптимальный объем претензии — не более одной печатной странички А4. Пусть магазин быстро прочитает вашу претензию и сразу поймет, что вы хотите.
Основные данные, которые должны содержаться в претензии
| Адресат | Тот, кому вы пишете претензию, полное название магазина, автосалона, страховой компании, банка и пр (ИП или юридическое лицо). Данные можно взять из договора, товарного или кассового чека. |
| Адрес | Фактический адрес магазина или юридический адрес. Юр.адрес можно узнать по номеру ИНН вот на этом сайте налоговой службы http://egrul.nalog.ru/ |
| От кого | Ваши ФИО полностью, почтовый адрес для направления ответа, контактный телефон, можно также указать e-mail |
| Название вашего письма | Претензия, заявление, рекламация, требование и т.п. |
| Данные о договоре | Дата покупки по чеку или заключения договора, номер договора |
| Данные о товаре (услуге) | Наименование товара, количество, модель, цвет, VIN и др. |
| Цена | Укажите полную цену товара или услуги по договору, размер внесенной предоплаты. |
| Гарантийный срок | Если на товар был установлен гарантийный срок, напишите его продолжительность. |
| Суть претензии | Опишите обнаруженные дефекты, сошлитесь на нарушение сроков поставки товара, выполнения работ по договору и т.п. |
| Основание предъявления претензии | Ссылка на статью закона и/или пункт в договоре |
| "Прошу" | Укажите ваше конкретное требование (расторжение договора и возврат денег, обмен на аналогичный качественный товар и др.). Здесь также можно указать требование об уплате неустойки, компенсации морального вреда, возмещении убытков. Если вы просите вернуть деньги, укажите ваши точные банковские реквизиты. |
| Приложение | Список прилагаемых документов (копия чека, реквизиты вашего счета для перечисления денег, подтверждение убытков и пр.). |
| Дата подачи претензии | Дата, когда вы отнесете претензию в магазин, или отправите ее почтой |
| Подпись | Поставьте свою собственноручную подпись, укажите расшифровку (Фамилия И.О.) |
Как правильно подать претензию?
Запомните: претензии всегда предъявляются в письменном виде. По нашей практике магазины гораздо лучше реагируют на письменные претензии, чем на устные обращения. Продавец устно может вам отказать, но если официальная претензия ляжет на стол директору магазина, он совсем иначе посмотрит на ситуацию.
- Претензия подается в бумажном виде . Распечатайте свою претензию или напишите ее от руки. Вы можете также использовать для подачи претензии готовый бланк, который имеется в магазине. Для ускорения разрешения своего вопроса вы можете продублировать претензию по электронной почте.
- Если вы подаете претензию лично , у вас должно быть 2 одинаковых экземпляра претензии. Один вы отдадите сотрудникам магазина, на втором они обязаны будут поставить отметку о получении претензии (дата, подпись, ФИО, должность, печать, входящий номер). Экземпляр с отметкой заберите себе и сохраните.
- Если в магазине отказываются принимать претензию или у вас нет возможности лично отнести претензию, вы можете отправить ее почтой . Отправлять нужно один подписанный экземпляр претензии с приложениями. В этом случае у вас должно остаться подтверждение отправки, поэтому отправляйте либо заказным письмом с уведомлением о вручении, либо ценным письмом с описью вложения и уведомлением. Сохраните почтовую квитанцию об отправке, опись со штампом почты и уведомление (когда оно вам вернется).
На заметку:
Статус доставки вашего письма можно отслеживать по сайту Почты России . Вам нужно будет ввести почтовый идентификатор из квитанции об отправке (14 цифр). В появившейся таблице вы увидите дату вручения вашего письма адресату.
Письмо-претензия является одной из разновидностью делового письма. Законодательством не регламентирована унифицированная форма претензии, поэтому письма подобного рода пишутся в свободной форме. Важно при этом учитывать общие стандарты составления деловых писем.
Из статьи вы узнаете:
Как подготовить письмо-претензию
Для начала определимся с терминами. Как определят претензию ГОСТ? «Претензия - выражение неудовлетворенности:
- продукцией;
- работой компании;
- процессом управления претензиями в ситуации, когда явно или неявно ожидается ответ или решение».
В случае, когда имеет место выражение претензии одной компании к другой, важно, чтобы ваш деловой партнер действительно что-то нарушил: договор, соглашение, условия поставки, правила, предписания или закон. В таком случае ваше претензия будет обоснованной. Основанием станет требование соблюсти нарушенные обязательства.
Это очень важный момент. При подготовке документа нужно четко представлять себе, какие права были нарушены, какой пункт соглашения не был соблюден, какое условие не выполнено. В противном случае, ваша претензия не будет иметь никакого смысла.
Еще один практический совет. Письмо лучше всего писать «по горячим следам», т.е., сразу после того, как был зафиксирован факт нарушения обязательств партнером. Это нужно делать, по крайней мере, по двум причинам:
Если виновная сторона признает свою вину и хочет ее исправить, то в этом случает более высока вероятность решить проблему с минимальными потерями.
Если вина не признается, то процесс может затянуться и превратиться в судебную тяжбу, поэтому чем раньше вы его начнете, тем лучше.
Прежде чем начинать составлять письмо, подготовьте весь необходимый фактический материал и документацию. Это могут быть договор или соглашение с партнером, нарушившим условия, судебные предписания, которые обязывают его предпринять соответствующие меры и т.д. Подготовьте копии всех этих документов. Позже вы приложите их к основному письму. Если в тексте вы будете ссылаться на статьи нормативно-правовых актов, то заранее подготовьте все эти ссылки.
Даже если вы пишите по горячим следам, и вас переполняют эмоции, в тексте письма это никак не должно отразиться. Стиль документа должен быть деловым, лаконичным и абсолютно нейтральным. Не следует опускаться до грубостей и угроз. Возможно, ваша проблема стала просто недоразумением, неблагоприятным стечением обстоятельств или результатом недопонимания, и ваш партнер согласится пойти на уступки. В таком случае, отсутствие грубости поможет вам сохранить хорошие отношения.
Читайте также:
Как составить письмо претензию
Не смотря на то, что претензия пишется в произвольной форме, она является деловым письмом, имеющим определенную структуру и правила составления.
Все эти элементы будет содержать и данный документ. Рассмотрим их по порядку.
Адресат. Как правило, им выступает непосредственный руководитель организации, к которой предъявляется претензия. Не стоит адресовать ее начальникам отделов, руководителям служб или иным лицам. Генеральный директор самостоятельно переадресует письмо тем лицам, которые будут заниматься этим вопросом.
Тема письма. Она должна быть максимально конкретной и информативной. Хорошо если уже в самой теме будет присутствовать название и номер документа, которые стали основанием для написание письма:
О несоблюдении условий договора №34 от 23.05.2017;
О ненадлежащем качестве услуг по договору №45 от 26.06.2017;
О задержке поставки по договору №56 от 01.07.2017.
Не стоит обозначать тему претензии как «Претензия».
Заголовок письма. Он может быть кратким - ПРЕТЕНЗИЯ. Обратите внимание, что этот заголовок обязательно должен фигурировать в письме. Не стоит начинать сразу с обращения к руководителю. Почему это важно? Дело в том, что такой заголовок даст основания рассматривать это письмо именно как претензию и соответствующим образом реагировать на нее согласно ГОСТу.
Преамбула и основная часть в претензии, как правило, совпадают.
Преамбула: «Направляем вам претензию в отношении…; Выражаем претензию в связи…; Предъявляем претензию по поводу…» и в этом же предложении дается изложение сути проблемы, т.е., основной части, в которой дается ссылка на документы, положения которых были нарушены.
В итоге, преамбула и основная часть будут выглядеть примерно так:
Направляем претензию по поводу поставки полиграфической продукции компании «Рекламные технологии» (рекламных буклетов), поставленных Вами 23.06.2017 по накладной №Н-885577 согласно договору№ 34-С. Из двух тысяч рекламных буклетов двести единиц оказались ненадлежащего качества: изображение на 38 странице не пропечатано полностью.
Резюме. В этой части письма излагаются ваши требования: возмещение убытков, поставка дополнительных экземпляров продукта - это зависит от условий договора. Можно, но не обязательно, сообщить о своем намерении отстаивать интересы в судебном порядке:
Убедительно просим возместить ущерб, причинный в результате несоблюдения условий договора, в размере 33 тысяч рублей. В случае отсутствия реакции с Вашей стороны мы будем стоять перед необходимостью защиты своих интересов в судебном порядке.
Приложение является обязательной частью данного вида писем . Копии всех документов, упоминаемых в тексте, накладные, чеки, акты, договоры должны быть приложены к тексту. Чем больше бумаг, подтверждающих вашу правоту, тем лучше. Разумеется, что не нужно прикладывать тексты законов, на которые есть ссылка в документе. Достаточно указать название закона, статьи и пункты.
Оформление приложение осуществляется стандартным образом:
Приложения:
Копия договора №34-С на поставку рекламных буклетов от 17.06.2017 на 3 л. в 1 экз.;
Копия накладной №Н-885577;
Копия платежного поручения№ 345 от 23.06.2017
и т.д.
Подпись. Ее должен поставить генеральный директор. Возможен вариант, что подписать документ может главный юрист организации, при условии, что его должность не ниже начальника отдела. В случае, если должность юриста окажется ниже или в штате вашей компании всего один юрист, то продемонстрировать его наличие можно, подписав письмо следующим образом:
Юрисконсульт высшей категории И.Я. Соломенный
Генеральный директор З.Г. Рукавишников.
Причины, по которым нужно продемонстрировать наличие в вашей компании юриста, очевидны.
Как отправить письмо-претензию
Письмо-претензия отправляется обычной почтой в бумажном виде. Это должен быть оригинал письма. Не следует пользоваться в данном случае факсом и электронной почтой. Еще лучше отвезти претензию лично и сдать в канцелярию.
Если вы отправляете претензию почтой, то сделать это нужно заказным письмом с уведомлением о вручении. Почтовое уведомление с подписью о получении станет знаком того, что документ доставлен.
Если вы доставляете претензию лично, то таким знаком станет входящий номер письма на экземпляре, который останется у вас.
Работник канцелярии или секретарь не имеет права не принять претензию на фирменном бланке с подписью генерального директора вашей организации. Иногда может возникнуть ситуация, что вам предложат оставить письмо, а зарегистрировать его позже в течение трех дней. Так поступать работники канцелярии могут только в случае приема претензии от физических лиц. В вашем случае следует настаивать на немедленной регистрации документа.
Образец претензии представлен ниже:
В статье приводится пошаговый алгоритм составления претензии в любой сфере гражданско – правовых правоотношений.
Правильное составление претензии имеет значение для наиболее эффективного достижения целей ее автора. Кроме того правильный текст претензии можно будет в дальнейшем использовать для судебного разбирательства.
В предъявлении претензии может возникнуть необходимость практически во всех правоотношениях – в сфере купли – продажи товаров, оказания услуг, отношений с управляющими компаниями, ТСЖ, в отношениях с поставщиками и подрядчиками. В ряде случаев претензионный порядок является обязательным, что закреплено в соответствующих нормативно – правовых актах.
Любая претензия имеет свою структуру, не соблюдение которой может привести к не достижению тех целей о которых говорилось выше.
Для начала необходимо правильно составить шапку.
В шапке необходимо указать реквизиты автора и того физического лица или организации, к которой вы обращаетесь.
Если претензия составляется от имени физического лица, то рекомендуется указывать фамилию, имя и отчество, адрес для направления почтовой корреспонденции и телефон для связи. Если от организации, то наименование с указанием организационно- правовой формой (ООО, ПАО, АО и проч.), регистрационные реквизиты (ИНН, ОГРН), а также адрес местонахождения и адрес для направления почтовой корреспонденции. Кроме того, желательно указывать номер исходящего документа и его дату.
Далее идет наименование документа. Обычно это слово «претензия», расположенное по центру, однако к этому слову можно добавить уточнение: «по договору поставки № 65 от 24.01.2016г.». Если претензия составляется во исполнение требований закона или договора, то необходимо указывать такое наименование, какое указано, соответственно в законе или в договоре. К примеру, если договор между организациями содержит условие о претензионном порядке урегулирования споров, то желательно указывать следующее наименование: «Претензия в соответствии с пунктом 4.5. Договора поставки № 65 от 24.01.2016г.».
Если претензия носит досудебный характер, то целесообразно указать «Досудебная претензия». И так далее.
Текст претензии.
В начале составления претензии необходимо указать, из каких правоотношений у Вас возникло требование к адресату. Если из договора, то необходимо указать, что тогда то был заключен такой – то договор, по условиям которого одна сторона приняла обязательство, к примеру, поставить товар, а другая – принять и оплатить его (пункты 1.1., 1.2. Договора).
Если из иных правоотношений, к примеру – из причинения вреда, то необходимо описать ситуацию, при которой возникло право требовать возмещения ущерба, убытков и проч.
В следующем блоке текста претензии необходимо указать на то нарушение, которое было допущено адресатом. К примеру – нарушение такого - то пункта договора, либо, что был причинен ущерб, который должен возместить адресат.
Следующим шагом будет указание норм права, на которых Вы основываете свое требование. Указание норм права усилит Вашу позицию, а значит и шансы на досудебное урегулирование спора. Здесь очень важно правильно сослаться на соответствующие положения законодательства, поскольку от этого зависит оценка, которую предоставит Вам адресат, стоит ли с Вами связываться, или нет.
Я рекомендую усилить нормы права ссылкой на судебную практику, аналогичные вопросы, которые разрешались в том или ином порядке, а также ссылками на заключения компетентных органов (письма Минфина, судебная практика, оценка, экспертиза, заключения Роспотребнадзора и проч.).
В заключении этого блока необходимо указать логический вывод, из которого следует, что Адресат должен совершить в Вашу пользу какое - либо действие, либо воздержаться от его совершения.
В просительной части необходимо четко сформулировать Ваше требование. Важно обратить внимание на сроки совершения действий либо устранения нарушений. Такие сроки, как правило содержатся в тех нормативно – правовых актах, которые регулируют возникшие между Вами правоотношения. В случае если на законодательном уровне такие сроки не установлены, то необходимо указать сроки самостоятельно, руководствуясь при этом критериями разумности и обоснованности. К примеру, если Вы предъявляете требование к строительной компании об устранении недостатков в квартире, находящейся многоквартирном доме, заключающихся в недостаточной теплоизоляции, то будет неразумно устанавливать срок в 1 (один) день (при том, что соответствующие сроки установлены Законом о защите прав потребителей).
После просительной части необходимо приложить те документы, которые вы считаете необходимым приложить. Даже если соответствующие документы имеются у Вашего адресата, приложение соответствующих копий в большинстве случаев ускорит подготовку ответа или достижение необходимого результата.
Как и в любом документе, в претензии необходимо указать дату ее составления, место ее составления, подпись и расшифровку.
Соблюдение изложенных правил позволит Вам правильно и логично составить текст претензии, что в свою очередь увеличит Ваши шансы на положительное разрешение вопроса.
