Организовать и провести планерку максимально эффективно.
Найти решение проблемы заявленной для обсуждения или задать направление движения развития ситуации в конструктивное русло.
Провести планерку интересно, чтобы участникам некогда было зевать и у них не возникло ощущения впустую потраченного времени.
План действий
1. Ознакомится с предлагаемым методом организации проведения планерки.
2. Подготовиться самому, подготовить необходимые материалы и пригласить участников.
3. Провести планерку.
4. Подвести итоги проведения планерки и ознакомить с ними всех участников.
Как организовать планерку
Первое , что требуется для проведения планерки – это вопрос или тема планерки. Какую рабочую задачу вы хотите решить? Какой положительный эффект для работы организации будет итогом проведения планерки. Ознакомьте участников планерки с этим вопросом заранее. Таким образом, вы сэкономите время во время проведения планерки, а участники обсуждения, возможно, придут уже имея интересные идеи по вашему вопросу.
Второе – это люди, которые будут участвовать в планерке. Специалисты какого профиля и руководители какого уровня, или какие линейные сотрудники вам нужны, чтобы найти ответ на поставленный вопрос.
Третье – место проведения планерки. Важно, чтобы это было отдельное помещение или даже специальных зал для совещаний. Где всем будет достаточно места, посторонние (не участвующие в планерке сотрудники) не смогут вас потревожить и не будут звонить телефоны.
Четвертое – время проведения планерки. Желательно, чтобы оно было удобным для всех участников или постоянным. Например, ежедневные планерки проводятся каждый день ровно в 8.30. В любом случае, выбирая время проведения планерки, вам придется ориентироваться на наиболее важных ее участников. И назначать его заранее, на несколько часов, а правильнее – дней.
Пятое – регламент проведения планерки. Важно не только вовремя начать планерку, но и вовремя ее закончить. Заранее определите порядок обсуждения вопросов и время, выделяемое каждому участнику. Ограничьте его, это сделает доклады сжатыми и максимально информативными. Например, одно выступление не более 10 минут.
Шестое – подручные материалы. Необходимый минимум это ручки для всех участников и бумага. Позаботьтесь об этом сами, заранее, чтобы не пришлось тратить время обсуждения на поиск того чем и на чём писать. Еще вам могут понадобится: флип-чарт, проектор, экран, ноутбук, принтер. Всю технику необходимо подготовить и проверить ее работоспособность заранее.
Седьмое – ведущий планерки или секретарь, который будет фиксировать процесс и итоги обсуждения вашего вопроса.
Форматы проведения планерок
1. Подведение итогов, информационная планерка.
Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.
Для чего нужны такие планерки?
2. Планерка – распределение текущих задач.
Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден – руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать – все получили задания и пошли его выполнять.
3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.
Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке. Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу. Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше. В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!)
4. Творческая планерка.
Запросы для работы в коучинге
1) Развитие ресурса креативности для роста (саморазвитие, профессиональный рост, развитие бизнеса)
2) Решение внутренних конфликтов, преодоление кризисов с помощью ресурса креативности
Борис Метленко
Источник: Азбука "продажного" менеджера
Сегодня вы с удивлением узнали, что начальник решил стать ближе к народу, и с понедельника вам предстоит отчитываться на планерке-летучке-пятиминутке о проделанной работе и публично строить планы. Если вы понятия
Сегодня вы с удивлением узнали, что начальник решил стать ближе к народу, и с понедельника вам предстоит отчитываться на планерке-летучке-пятиминутке о проделанной работе и публично строить планы. Если вы понятия не имеете с какого конца ко всему этому подойти и чего ждать - читайте дальше, пригодиться.
Видимо, ваш шеф наконец-то добрался до какой-то книжки типа "Руководство коллективом для чайников" или ему посоветовали старшие товарищи. Вообще то это одно из базовых правил работы руководителя:
1. Поставить задачу
2. Назначить исполнителей
3. Определить сроки исполнения
4. Контролировать исполнителей в процессе выполнения поручения.
Доклад на планёрке-летучке-пятиминутке подразумевает, что сотрудники сами себя нагружают и помогают себя же контролировать. А шеф будет сидеть, раздать новые поручения и делать пометки в своём ежедневнике. Эта процедура направлена на создание в коллективе атмосферы «Нам нечего скрывать - мы команда. Начальство держит руку на пульсе событий. Персонал не брошен. Большой брат следит за тобой».
Это для того, чтобы вы знали, какие мотивы двигают вашим руководством.
У меня для вас есть две новости: одна хорошая, а вторая… сами решите.
Хорошая новость: немногие руководители способны пунктуально выполнять свои же собственные правила. (Вся эта заморочка с планёрками может скоро кончится)
Ещё одна новость:
Если ранее в вашей организации это не было принято, значит, грядут перемены, и вам предоставляется шанс сделать так, чтобы вас заметили и оценили. Я говорю о карьере.
1. Ваши планы должны быть реальными.
Реальный план это тот, за которым стоит живое дело. Дело, которое вы хорошо знаете, и представляете себе как его выполнить от первого и до последнего шага. На любой вопрос, поставленный до- или во- время работы, вы должны дать чёткий и обстоятельный ответ. (Руководители мыслящие конкретными, а не расплывчатыми категориями, это ценят).
Приведу примеры, как отличить абстрактного шефа от конкретного.
Шеф, мыслящий чётко, пользуется в речи оборотами, каждое слово которых можно увидеть и пощупать. «Я не вижу результатов». «Покажите мне, что именно вы сделали». «Вас не видно, вы не ощущаетесь на работе». «Возьмите это на себя» и т.д. он нацелен на результат, его стихия точные цифры и точные даты.
Шеф, мыслящий абстрактно и только абстрактно, будет звучать так: «Наметим перспективы». «Обговорим возможности взаимодействия», «Ваше поручение должно быть выполнено максимально быстро». Такой человек, как правило, нацелен на процесс. Он может делать кучу работы, он постоянно чем-нибудь занят, но на выходе результат близкий к нулевому.
(Для тех, кто в курсе, что такое НЛП: Шеф конкретный – кинестетик-визуал или визуал- кинестетик. Абстрактный шеф – аудиал. Проверьте, понаблюдайте)
2. Включайте в план непроверямые задания. (Имитатор кипучей деятельности)
Непроверяемые планы – это та область вашей деятельности, которую невозможно проверить, если не сидеть у вас над душой неотрывно весь рабочий день. Зачем это нужно? А вот зачем. Какие бы программы вы не разрабатывали, какие бы проекты не вынашивали, обязательно вмешаются обстоятельства вам помешают. Это будут коллеги и родственники со своими вопросами и проблемами, плохая погода со своими осадками и начальство с вашим же отчётом. Чтобы получить фору по времени для непредвиденной работы и существуют непроверяемые планы. (злоупотреблять не советую, 1-2 штуки непроверяемых заданий в неделю будет достаточно)
«Чем занимались 2 часа рабочего времени?» - спрашивает шеф.
«Ждал приёма в комитете ЖКХ, как я вам и докладывал на планёрке в понедельник», - бодро отвечаете вы.
Всё, вопросов нет.
Один мой знакомый программист написал приложение, которое при запуске выдавало на экран бегущие цифровые столбцы, синие полоски прогресс-индикаторов с меняющимися процентами и т.д. Когда ему нужно было отлучиться по своим делам, он запускал эту прграммулину, обращался ко всем «Компьютер не трогайте, у меня там база данных переиндексируется» и отваливал. Однако все свои обязанности и разработки сдавал вовремя.(!)
3. При обсуждении времени необходимого вам на выполнение рабочих заданий запрашивайте в полтора-два раза больше, чем вам реально необходимо. Справитесь раньше – доложите раньше и приобретёте репутацию исполнительного сотрудника или же потратите сэкономленное время на другие дела. Возникнут непредвиденные трудности в работе – вы всё равно справитесь в обещанный срок и останетесь с репутацией надёжного сотрудника: «Этот, если обещал – сделает».
Есть правило: для осуществления проекта понадобиться в два раза больше времени и в три раза больше денег, чем предполагалось в начале». Звучит неважно, правда? Однако это правило из умной книжки, подтверждённое жизнью. Впервые я с ним столкнулся, когда мы с друзьями открывали кафе, где я потом был управляющим. Правило сработало с точностью до двух дней и ста рублей. Потом было ещё много подтверждений. Оглянитесь вокруг себя, поспрашивайте у друзей. Если у них эти показатели лучше, значит, и мне есть чему у них поучиться.
4. Для текущей рутины , которая ощутимых результатов не приносит, а времени отнимает много, уже на 3-4-й планёрке попросите себе помощника или возможность переложить эту работу на менее активного или незагруженного сотрудника. (Если вам отдадут его в подчинение - это начало формирования вашей команды).
Вот, собственно, и всё по поводу планирования. Переёдём к отчётам.
5. Избегайте докладывать о промежуточных результатах , если конечно это на долгосрочный проект или руководство не требует отчитаться немедленно.
Люди должны знать о том, ЧТО вы делаете, а не о том, КАК вы это делаете.
Рано или поздно к вам придёт мастерство - это возможность справляться с работой быстро и легко. К сожалению, в этой стране не любят лёгкости, здесь в почёте тяжёлый упорный труд непрофессионала. (непрофи обходятся дешевле)
Если вас всё же спросят: «На каком этапе находится выполнение ЧЕГО-ТО ТАМ ГЛОБАЛЬНОГО???» - имейте в запасе чётко-обтекаемый ответ типа: «На стадии рассмотрения документов клиентами». «Достигнута принципиальная договорённость о встрече в течение этой (будущей) недели». и т.д.
6. Краткость, точность, чёткость. Это критерии вашей речи на планёрке. Будьте готовы ответить на дополнительные вопросы.
7. Докладывая о проделанной работе, не скромничайте. Чужих лавров вам не надо, но то, что ваше - только ваше. Если вам помогли, обязательно отметьте это (люди будут вам благодарны). Если мешают, то пригрозите: «Доложу начальству на планёрке».
И ещё одно маленькое отступление. Пожалуйста, не рассматривайте этот текст как руководство по заморачиванию головы начальству. То, что здесь написано, поможет вам создать себе комфортные условия работы. Заметьте, не пребывания на работе, а именно работы. К сожалению, есть ещё одно правило офисной жизни: «Кто пашет, на том и ездят». Эти рекомендации позволят вам выстроить в офисе свою собственную рабочую зону, ограждённую от излишних претензий руководства («Вы же видите – я занят!», «Я вас никогда не подводил, так дайте мне возможность нормально зарабатывать для вас деньги») и одновременно использующую все доступные возможности для эффективной работы и карьерного роста.
Буду очень рад комментариям, критике, предложениям.
Планерки, оперативки и собрания – это неотъемлемая часть рабочего дня практически каждого сотрудника. Руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью самостоятельно проводить ежедневную планерку. Но как часто бывает, этому никто особо не учит. Поэтому часто возникает вопрос – как проводить планёрку?
Цели проведения планерки
Первое что необходимо сделать это определить цели, которые вы хотите достичь проведением планерки. Как правило основная цель таких совещаний – это создание единого информационного пространства среди всех сотрудников, как следствие достижение более высокой и слаженности работы. Планерки помогают решить следующие задачи:
- Постановка целей и задач на команду;
- Доведение общей информации до всего коллектива;
- Решение общих вопросов;
- Мотивация и вовлеченность персонала;
- Обучение сотрудников, за счет передачи лучших практик;
Согласитесь, достижение таких целей представляет большой интерес для любого управленца. Поэтому практика планёрок столько распространена в бизнесе. Но добиться эффективности от собраний не так просто, важно придерживаться четко прописанному плану действий и готовиться к каждой планерке.
План проведения планерки
Итак, мы определили, что собрание штука важная и полезная, но, чтобы не превратить этот инструмент в очередную бесполезную пытку подчиненных, руководителю стоит подойти со всей серьезностью к подготовке планерки. Ранее мы обсудили цели проведения совещания, задача руководителя в зависимости от цели составить план проведения планерки. Естественно собрание для продавцов и для ТОП менеджеров будет кардинально отличаться друг от друга. Хотя сама структура проведения будет примерно одинаковой.
Очень важным моментов в проведении любого собрания, как можно быстрее давать возможность высказаться подчиненным. Желательно с первых минут вовлечь как можно больше участников планерки. Это поможет настроить команду.
Секреты успеха планерки
Самое важное! Чтобы собрание было интересное, вы должны к нему готовиться. Успех собрания зависит от нескольких важных факторов:
- Информационная составляющая. Информация, которая доводиться на собрании должна быть полезной и интересной. Если информация скучная и однообразная, то делайте интересный способ подачи информации. Убирайте скучную и не полезную информацию;
- Эмоциональная составляющая. Даже самая интересная тема может быть загублена неправильной подачей. Вспомните ваших преподавателей из университета, на каких-то лекциях вся аудитория спит, а на другие полный аншлаг.
- Лидер, который проводит собрание. Чем авторитетнее ведущий, тем лучше его воспринимает аудитория. Если у вас авторитет не высок, внимательно работайте над 1 и 2м пунктами.
Правила проведения планерки
Опоздавшие сотрудники
На собрание всегда кто-то норовит опоздать. Такие сотрудники вносят большой деструктив и сними нужно отчаянно бороться. Прощу всего договориться предварительно со всеми участниками команды что мы делаем с опоздавшими. Есть несколько примеров: опоздавший приносит всем кофе или фрукты, опоздавший рассказывает анекдот, опоздавший поёт песню и т.п. Самое главное, чтобы правила все знали и все им следовали. Если правило продуманной и принятое коллективом, то вы сократите опоздания до минимума.
Одно и тоже время проведения собраний
Очень важно соблюдать чёткий график проведения собраний. Нет ничего хуже внеплановых собраний, это срывает планы подчиненных, не даёт им нормально подготовится. К таким собраниям отношение изначально негативное, что не располагает на рабочий лад.
О любом собрании нужно оповещать заблаговременно, лучше всего не менять даты и время собраний без лишней необходимости.
Не затягивать время собраний
Очень важно следовать таймингу, если вы определили, что собрание не должно длиться больше 30 минут, значит держите слово. Чем дольше собрание, тем оно менее эффективно. Если нужно решить сложные вопросы и требуется длительное время на проработку деталей, то создавайте рабочие группы компетентных сотрудников. Часто большая часть собрания тратиться на проработку организационных моментов, и большая часть слушателей вообще вылетает из диалога.
Говорит только ведущий
Часто наблюдаю картину, когда сотрудники бояться своего босса и в итоге собрание превращается в монолог диктатора. Как правило всё это происходит при гробовой тишине, а воздухе чувствуется напряженность. Директивный стиль управления не уместен на собраниях, он противоречит сути этого мероприятия. В идеале, на планерке должны высказаться все участники.
Обсуждение частных вопросов
Иногда один из участников планерки может попытаться использовать данное мероприятие для решения своего частного вопроса. Сотруднику публичная постановка вопроса как правило выгодна. Такой подход может превратить собрание в балаган. Поэтому нужно сразу пресекать подобные манипуляции и назначать время для решения частных вопросов.
Влияние собрания на работу
Всё о чём вы договорились на собрании должно выполняться и с вашей стороны. Если нет контроля, сотрудники быстро адаптируются и перестанут выполнять ваши распоряжения.
Как проверить эффективность собрания
Эффективность собрания достаточно легко проверить. Спросите ваших подчиненных что было на собрании? Через 5 минут после собрания, через 3 часа и на следующий день. Ответы на эти вопросы это обратная связь для организатора планерки. Если информации много, заставляйте сотрудников вести записи. Но фиксировать информацию в любом случае все должны.
Организовать и провести планерку максимально эффективно.
Найти решение проблемы заявленной для обсуждения или задать направление движения развития ситуации в конструктивное русло.
Провести планерку интересно, чтобы участникам некогда было зевать и у них не возникло ощущения впустую потраченного времени.
План действий
1. Ознакомится с предлагаемым методом организации проведения планерки.
2. Подготовиться самому, подготовить необходимые материалы и пригласить участников.
3. Провести планерку.
4. Подвести итоги проведения планерки и ознакомить с ними всех участников.
Как организовать планерку
Первое , что требуется для проведения планерки – это вопрос или тема планерки. Какую рабочую задачу вы хотите решить? Какой положительный эффект для работы организации будет итогом проведения планерки. Ознакомьте участников планерки с этим вопросом заранее. Таким образом, вы сэкономите время во время проведения планерки, а участники обсуждения, возможно, придут уже имея интересные идеи по вашему вопросу.
Второе – это люди, которые будут участвовать в планерке. Специалисты какого профиля и руководители какого уровня, или какие линейные сотрудники вам нужны, чтобы найти ответ на поставленный вопрос.
Третье – место проведения планерки. Важно, чтобы это было отдельное помещение или даже специальных зал для совещаний. Где всем будет достаточно места, посторонние (не участвующие в планерке сотрудники) не смогут вас потревожить и не будут звонить телефоны.
Четвертое – время проведения планерки. Желательно, чтобы оно было удобным для всех участников или постоянным. Например, ежедневные планерки проводятся каждый день ровно в 8.30. В любом случае, выбирая время проведения планерки, вам придется ориентироваться на наиболее важных ее участников. И назначать его заранее, на несколько часов, а правильнее – дней.
Пятое – регламент проведения планерки. Важно не только вовремя начать планерку, но и вовремя ее закончить. Заранее определите порядок обсуждения вопросов и время, выделяемое каждому участнику. Ограничьте его, это сделает доклады сжатыми и максимально информативными. Например, одно выступление не более 10 минут.
Шестое – подручные материалы. Необходимый минимум это ручки для всех участников и бумага. Позаботьтесь об этом сами, заранее, чтобы не пришлось тратить время обсуждения на поиск того чем и на чём писать. Еще вам могут понадобится: флип-чарт, проектор, экран, ноутбук, принтер. Всю технику необходимо подготовить и проверить ее работоспособность заранее.
Седьмое – ведущий планерки или секретарь, который будет фиксировать процесс и итоги обсуждения вашего вопроса.
Форматы проведения планерок
1. Подведение итогов, информационная планерка.
Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.
Для чего нужны такие планерки?
2. Планерка – распределение текущих задач.
Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден – руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать – все получили задания и пошли его выполнять.
3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.
Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке. Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу. Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше. В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!)
4. Творческая планерка.
Запросы для работы в коучинге
1) Развитие ресурса креативности для роста (саморазвитие, профессиональный рост, развитие бизнеса)
2) Решение внутренних конфликтов, преодоление кризисов с помощью ресурса креативности
Как проводить планерки и совещания
Систематическое проведение ежемесячных планерок, еженедельных совещаний и ежедневных летучек является самым важным инструментом развития отдела продаж и организации в целом. И неотъемлемой частью саморазвивающегося отдела продаж – после описания бизнес-процессов и вывода бизнеса «на автопилот».
Что дает проведение планерок и совещаний?
? Руководитель принимает участие в оперативном управлении . Он в курсе всех текущих событий организации, знает о важных событиях и нововведениях.
? Руководитель своевременно узнает о проблемах отдела продаж и корректирует варианты решений. На практике руководитель часто узнает о проблемах, когда они уже набрали обороты и нанесли серьезный ущерб.
? Все сотрудники ставят себе цели на день, неделю, месяц. Контролируется реализация целей. Это мешает всем сотрудникам организации НЕ развиваться. Важен ежемесячный прогресс.
? Каждый сотрудник может высказать предложение по развитию компании, увеличению продаж, улучшению сервиса.
Можно мотивировать сотрудников предлагать нововведения и изменения. Например, платить 30 % прибыли (или потенциальной прибыли) за первый месяц внедрения – если руководство посчитает нововведение значимым и воплотит его в жизнь. Пользуясь данной технологией, многие крупные компании, такие как DeLL с сервисом IdeaStorm и «Сбербанк», смогли заработать миллионы дополнительной прибыли, снизить издержки и значительно повысить качество обслуживания клиентов.
В «Сбербанке» инкассатор предложил убрать заезд в офис после инкассаций, который предназначался для заполнения Книги внутреннего учета инкассаций. Теперь ее можно заполнять раз в неделю. Так тысячи инкассаторов сэкономили по одному заезду в день, снизив издержки на данную процедуру. Инкассатор-новатор получил более 300 000 рублей.
? Своевременно предоставляются отчеты о деятельности компании. Руководитель держит руку на пульсе: контролирует объемы продаж, количество новых клиентов, объем продаж по новым и старым клиентам, освоение рекламных и иных бюджетов, бухгалтерские отчеты; продвижение по новым каналам сбыта, новых продуктов и сервисов. Плюс получает обратную связь на предмет увеличения или уменьшения каких-либо показателей. Например, почему объем продаж уменьшился на 11 % по сравнению с прошлым месяцем или почему в этом месяце привлекли на 28 % больше новых клиентов?
Это позволяет:
Своевременно определять текущие проблемы и намечать план их решения, назначать ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);
Оперативно корректировать планы продаж;
Подводить итоги месяца, недели и сравнивать с результатами прошлых периодов, анализировать причины изменений;
Сплотить команду, наградить победителей, провести мотивирующие встречи;
Наметить мероприятия по стратегическому развитию;
Заняться бюджетированием, составить график платежей.
1. Утренние планерки
Утренние планерки необходимы в отделе продаж: менеджеры, как правило, сложно разгоняются и долго включаются в работу. Первые полтора-два часа рабочего времени уходят на утренние разговоры, перекуры, чай и кофе, проверку электронной почты. А два часа при восьмичасовом рабочем дне – это три месяца в год, в которые сотрудники не работают, но получают за них деньги.
Шаг 1. Кто проводит планерки
Как правило, руководитель отдела продаж, но может подключаться генеральный или коммерческий директор.
Шаг 2. Сколько длится утренняя планерка
Время на планерку должно быть жестко регламентировано – 10–20 минут, не более. Этого достаточно, чтобы «включить» менеджеров и настроить на продуктивную работу. Важно не растягивать планерку на час. Для решения тактических вопросов надо раз в неделю собирать общую планерку.
Любые возражения менеджеров типа: «Мне уже сейчас не до планерки, работа горит. Зачем бессмысленно тратить время?» – нужно сразу пресекать. При организации бизнес-процессов вы и сотрудники смотрите с разных позиций: менеджеры – с позиции «нужно быстрее закрыть клиента», вы – с позиции, чтобы система работала как часы. К тому же 15 минут вряд ли приведут к потере клиента или срыву сделки, да еще в начале дня. Важно внедрить утренние летучки как ритуал и никогда их не пропускать. Через 21–30 дней все привыкнут к тому, что это неотъемлемая часть рабочего дня, и не будут саботировать процесс. Важно не допускать ни дня перерыва с первого дня внедрения.
Шаг 3 Какие вопросы обсуждаются на утренней планерке
Утверждение планов и постановка целей на сегодняшний день. Кроме того, предоставляются рабочий журнал со списком звонков и отчет по плану продаж за предыдущий день. Плюс менеджеры отчитываются о достижении целей, которые ставили себе вчера, – отвечают на вопросы, какие именно были цели, что реализовано, а что не получилось, какая нужна помощь. Каждый менеджер ставит себе цель на текущий день – все они заносятся в небольшую таблицу, доступ к которой есть у всех менеджеров и руководителя отдела. Пример целей: «дожать клиента ООО “АВС”, подтвердить оплаты трех ключевых клиентов, договориться о встрече с новым перспективным клиентом».
Цели можно разделить на три категории:
1) цели по клиентам на день;
2) цели по оплатам;
3) работа с дебиторской задолженностью.
Шаг 4. Заполнить таблицу (табл. 5.12)
Таблица 5.12 План на день
Первая задача руководителя отдела – проверить отчеты.
Вторая задача – ввести список поставленных менеджерами целей. Важно, что они самостоятельно ставят себе цели.
Шаг 5 Скайп-планерки
Современные средства коммуникации позволяют проводить планерки удаленно, например по скайпу. Генеральный директор может присутствовать на утренней планерке из любой точки мира и ставить дополнительные задачи отделу продаж. После того как ваши сотрудники привыкнут к ежедневным летучкам, вы можете полностью перевести этот процесс в скайп-режим. В принципе данная технология применима и к остальным планеркам, если у вас сложились традиции их проведения, прописаны регламенты и все сотрудники знают, какие документы они должны предоставить на планерку, на какие вопросы нужно ответить.
2. Как проводить еженедельные совещания
1.2. Когда:
1.3. Кто проводит:
1.4. Кто присутствует:
1.5. Обсуждаемые вопросы:
1.6. Обязательные документы:
2. Порядок проведения.
2.1. Вначале объявляем повестку.
2.2. Краткий отчет по результатам за неделю.
2.4. Определение и корректировка планов.
2.5. Определение конкретных целей на следующую неделю.
2.6. Выслушивание предложений сотрудников.
2.7. Какие отчеты и документы кладутся на стол руководителю.
3. Протокол собрания.
(Заполняет секретарь.)
3. Пример «Регламент еженедельных совещаний»
1. Цель, время, участники, документы.
1.1 Цель:
Проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце;
Проверить выполнение задач, поставленных ранее, назначить новые задания или перенести сроки существующих;
Определить текущие проблемы и прописать пошаговые планы их решения, написать краткие инструкции, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);
Проконтролировать выполнение задач с прошлой недели;
Объявить о важных событиях и нововведениях в компании.
1.2 Когда проводится:
Каждый понедельник с 10:00 до 11:30.
1.3 Кто проводит:
Исполнительный директор или (при отсутствии) генеральный директор.
1.4 Кто присутствует:
Генеральный директор (при необходимости).
Исполнительный директор (менеджер по развитию).
Финансовый директор (главный бухгалтер).
Менеджеры по продажам.
Технолог.
1.5 Обсуждаемые вопросы:
Важно прописать список стандартных обсуждаемых вопросов и всегда проходить по ним. Все вопросы можно разделить на две категории:
Регулярные – те, которые обсуждаем по регламенту;
Вопросы развития – по плану (повестке) совещания.
Нужно, чтобы на каждый вопрос выделялось определенное время и за этот интервал успевать выработать решение, написать план действий и назначить ответственного. Хотя стратегические вопросы могут обсуждаться долго. В этом случае главное – не забыть о целях совещания и довести вопрос до принятия решения. Это намного лучше, чем затронуть десяток вопросов и не привести ни один из них к логическому завершению.
На совещании можно обсудить четыре-шесть вопросов. Больше сложно для восприятия и активной работы.
1.6 Обязательные документы:
Все отчеты предоставляются в распечатанном виде и хранятся в электронном варианте на совместном доступе.
Предоставляет бухгалтер:
Отчет по продажам за неделю и с начала месяца.
Руководитель отдела продаж:
Отчет по продажам по каждому менеджеру.
Ежедневник для записи заданий и принятых решений.
Перед началом совещания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.
2. Порядок проведения.
2.1. Объявляем повестку.
2.2. Краткий отчет по результатам за неделю. Важно, чтобы сотрудники говорили о тех результатах, которых достигли, а не о том, что они делали с целью достичь цели. По времени отчеты должны занимать 5–15 минут.
2.3. Обсуждение продвижения по проектам.
2.4. Анализ отчетов по отделам, определение и корректировка планов относительно статистики.
2.5. Определить конкретные цели на следующую неделю. Записать в протокол. Указать ответственных.
2.6. Выслушать предложения сотрудников по увеличению продаж, качеству сервиса и т. п. Можно все их собирать по электронной почте на отдельный ящик для предложений, а на собрании рассматривать лишь те, которые имеют перспективу. Внесение в протокол задач, ответственных и дедлайнов.
2.7 Отдел продаж:
На стол кладется отчет по менеджерам.
Определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок: установить ПО, обучить продавцов, обеспечить промопродукцией и образцами.
Определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине компании (личный контакт коммерческого директора).
Технолог:
3.1. Заполняется секретарем по стандартной форме и рассылается всем участникам.
4. Как проводить ежемесячные совещания
1. Цель, время, участники, документы.
1.2. Когда:
1.3. Кто проводит:
1.4. Кто присутствует:
1.5. Обязательные документы:
2. Порядок проведения.
2.1. Объявляем повестку.
2.2. Отчет по результатам за месяц. По каждому отделу.
2.3. Обсуждение реализации планов продаж и утверждение планов на следующий период. Обсуждение целей, поставленных в прошлом месяце, и процента их реализации.
2.4. Определения бюджета на следующий месяц, графики и порядок платежей по контрагентам.
2.5. Награждение победителей по результатам месяца.
2.6. Мотивация: обсуждение новых KPI, бонусов и нематериальной мотивации.
2.7. Разработка мероприятий по стратегическому развитию.
2.8. Разработка мероприятий по маркетингу и рекламе.
2.9. Подведение итогов по отделам.
2.10. Выслушать предложения сотрудников.
2.11. Какие отчеты и документы кладутся на стол руководителю.
3. Протокол проведения собрания.
3.1. Заполняется секретарем.
5. Пример «Регламент ежемесячных совещаний»
1. Цель, время, участники, документы.
Порядок проведения ежемесячного совещания определяет генеральный директор компании.
Цель:
Проконтролировать выполнение планов продаж.
Утвердить новые планы продаж совместно с коммерческим и исполнительным директором.
Наградить победителей, провести мотивирующие встречи, сплотить команду.
Мотивация: внедрить новые KPI, бонусы и нематериальную мотивацию.
Наметить мероприятия по стратегическому развитию.
Бюджетирование, график платежей.
Подведение итогов.
Когда:
Первый вторник месяца.
Кто проводит:
Исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании.
Кто присутствует:
Руководитель компании.
Исполнительный директор (менеджер по развитию).
Финансовый директор (главный бухгалтер).
Менеджеры по продажам.
Технолог.
Руководитель отдела логистики.
Обязательные документы:
Все отчеты предоставляются в распечатанном виде и находятся в электронном виде на совместном доступе.
Предоставляет бухгалтер:
Отчет по продажам за месяц.
Руководитель отдела продаж:
Отчет по продажам по каждому менеджеру (сводный за месяц).
Имеет при себе каждый участник:
Список вопросов и текущих проблем от каждого участника;
Одну-две идеи, как улучшить процессы в компании, как продавать больше и как улучшить сервис.
2. Порядок проведения.
1) Обсуждение реализации планов продаж и утверждение планов на следующий период. Обсуждение целей, поставленных в прошлом месяце, и процента их реализации.
2) Определения бюджета на следующий месяц, графики и порядок платежей по контрагентам.
3) Награждение победителей по результатам месяца.
4) Мотивация: обсуждение новых KPI, бонусов и нематериальной мотивации.
5) Разработка мероприятий по стратегическому развитию.
6) Разработка мероприятий по маркетингу и рекламе.
7) Подведение итогов по отделам.
Руководитель компании:
Освещает свое видение по результатам прошлого месяца, по развитию на следующий месяц/квартал, направления развития компании и доносит мнение учредителей. Обсуждает важные вопросы (на его взгляд). Ставит задачи, крайние сроки их выполнения и назначает ответственных.
Финансовый директор (главный бухгалтер):
На стол кладутся сводный отчет по объему продаж за месяц, проценту прибыли; отчет о расходах, отчет о кредиторской и дебиторской задолженности + сравнение с задолженностью за прошлый месяц.
Дебиторская задолженность более трех месяцев.
Какие мероприятия можно провести, чтобы снизить расходы.
Отдел продаж:
На стол кладутся сводный отчет по менеджерам, отчет по продажам, отчет по активности, данные по конверсии.
Определяется возможность развития новых каналов сбыта.
Определяется возможность производства новых продуктов на основании спроса.
Каналы привлечения клиентов в процентном отношении к объему продаж с клиентов на каждый канал (15 % – контекстная реклама, 55 % – холодные звонки, 20 % – реактивация, 10 % – рекомендации).
Количество новых клиентов за месяц (отдел активных продаж).
Количество развитых клиентов, которые перешли из категории С в В и из В в А (клиентский отдел).
Количество постоянных клиентов и клиентов в категориях А, В и С (клиентский отдел).
Количество реактивированных клиентов и объем продаж по ним за месяц (отдел активных продаж).
Анализ конкурентов: цены, продукты, специальные предложения (офферы).
Какие мероприятия проводились по развитию отдела продаж: книги, тренинги, курсы и т. д. Что внедрили. Как это повлияло на продажи.
Технолог:
Определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливаются ответственный и мера воздействия.
Имеет при себе каждый участник:
Список вопросов и текущих проблем;
Ежедневник для записи заданий и принятых решений;
Одну-две идеи, как улучшить процессы в компании, как продавать больше и как повысить сервис.
Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.
3. Протокол проведения собрания.
3.1. Заполнение протокола совещания. Заполняет секретарь. После совещания протокол рассылается всем участникам.
Протокол совещания/планерки
№ 01М от 02.02.2014, Санкт-Петербург
Как проводить совещания Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени поглощают совещания. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы напрасно расходовалось столько времени сотрудников, как при проведении
Из книги Dream Team. Как создать команду мечты автора Синякин ОлегПланерки ни о чем Еженедельная встреча в офисе по понедельникам Участники: директор по продажам, руководители отделов.Прочие – по необходимости.Каждый понедельник ключевые менеджеры отдела продаж собирались вместе и докладывали, что сделано и что не сделано. Мало
Из книги Веди людей за собой автора Новак ДэвидВажно проводить наблюдения Как руководитель вы должны внимательно следить за тем, чтобы люди не путали прогресс с результатом. Потерять пять фунтов – это хорошо, а отследить и увидеть результат очень важно, особенно если он приведет к потере следующих пяти фунтов,
Из книги Инфобизнес на полную мощность [Удвоение продаж] автора Парабеллум Андрей Алексеевич Из книги Правила и табу менеджера автора Власова Нелли МакаровнаКак проводить перемены? Перемены – самое постоянное явление и именно то место, где мы чаще всего наступаем на любимые грабли. Избавиться от шишек почти невозможно, но осторожность и хитрость могут ослабить удары. Принимайте профилактические таблетки в виде
Из книги Рекламное агентство: с чего начать, как преуспеть автора Голованов Василий АнатольевичВопрос 4. Как и где проводить собеседования? План действий: выбираем место, способ и технологию ведения бизнеса и продаж; определяемся, нужен ли нам офис (сейчас и вообще); арендуем офис для проведения собеседований, обучения и работы менеджеров (не
Из книги MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления автора Пирсон Барри Из книги Финансовый менеджмент – это просто [Базовый курс для руководителей и начинающих специалистов] автора Герасименко Алексей Из книги Маркетинг для государственных и общественных организаций автора Котлер Филип Из книги Аттестация персонала – путь к взаимопониманию автора Брижитт Сиван Из книги автора Из книги автораКак проводить совещание? Хождение по этажам и конфликт с охранником отняли много времени. Посмотрев на часы, я понял, что в кабинет зайти уже не успею – оставалось две минуты до начала совещания. Направился сразу в переговорную, в которой традиционно проходили
