Пример заполнения табеля т 12. Заполняем табель учета рабочего времени: важный документ для расчета зарплаты

Начнём с того, что работодателем может быть как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель, если заключает трудовой договор с наёмными работниками. А под ответственность каждого работодателя подпадает не только обязанность выплачивать взносы в ФСС и ПФР, но и вести учёт отработанного сотрудниками времени. Чтобы делать это было просто, и чтобы как-то регламентировать и стандартизировать эти процессы в деятельности фирмы, существуют специальный бланк, носящий название табель рабочего времени. Заполнять его будет человек, на котором лежат данные обязанности в фирме, либо сам руководитель, что, если брать крупные фирмы, никогда не встречается.

Для чего нужен табель рабочего времени

Как мы уже писали, обязанности по ведению подобного бланка ложатся на предпринимателей и руководителей фирмы. Это обусловлено трудовым кодексом Российской Федерации. Соответственно, если обнаруживается нарушение в исполнении этого предписания, фирму ждёт штраф. Причём наказание будет как для всей фирмы в целом, так и для конкретного работника, на которого по трудовому договору возложены обязанности.

В табеле записываются данные по работе каждого конкретного работника фирмы. Все его проведённые рабочие часы, а также время, когда на работу он не выходил, независимо от того, была ли причина прогула уважительной или нет.

Есть два способа ведения табеля:

1. Ежедневное заполнение данных о сотруднике.
2. Информация фиксируется только в случае нарушения рабочей нормы. То есть тогда, когда работник не является на работу, опаздывает и так далее.

В дальнейшем, исходя из информации, содержащейся в данном документе будет производиться расчёт заработной платы к начислению. Также с помощью табеля ведётся документирование выполнения норм трудовой дисциплины, наличия сверхурочной переработки, выполнение обязанностей в выходное время.

Как мы уже писали в другой статье, стандартная рабочая неделя при пятидневке по закону состоит из 40 часов. В шестидневной недели - 36 часов.

В случае нарушения этого графика, основным требованием станет совпадения общего количества часов с нормой за отчётный период - квартал или год.

Важно! При проверочных мероприятиях со стороны органов трудовой инспекции, табель о рабочем времени будет первым документом, который запросят у руководства фирмы.

Также по табелю будет вестись статистика по трудовым кадрам вместе с нужной отчётностю.

Порядок применения табеля учёта рабочего времени

По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.

• Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
• Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.

Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.

Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.

Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.

Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».

Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.

Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.

Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:

• Заработная плата - код 2000.
• Гражданско-правовые договора с работниками - код 2010.
• Коды отпуска и компенсационных выплат - 2012.
• Больничные - код 2300.

Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.

Следующим шагом становится пересылка документа в бухгалтерию, где по полученным данным, и будет начислена заработная плата сотрудникам.

Важно! Данные к бухгалтеру поступает двумя этапами. Первая часть - для выплат по авансам работникам фирмы. Вторая - для выплат по основной части заработной платы по итогам отчётного периода.

После окончания процедуры выплаты, бланки отправляются в архив, при этом подшиваясь в отдельную папку. Срок хранения бланков - 5 лет. Это в стандартном случае. Если же предприятие организовано с вредными или опасными условиями труда (обозначаются после специализированной проверки), то срок хранения - 75 лет.

Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.

Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.

Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:

• Название фирмы полностью.
• Код организации исходя из справочника ОКПО.
• Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
• Порядковый номер табеля.
• Дата документа.
• Период времени, по которому составляется табель (стандартно - месяц).

Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.

Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).

Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.

Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).

Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:

• «Я» - работник присутствовал весь рабочий день.
• «К» - служебная командировка работника.
• «В» - выходной или нерабочий-праздничный день.
• «ОТ» - основной оплачиваемый отпуск.
• «Б» - больничный сотрудника.
• «ДО» - отпуск работника, который берётся за свой счёт.
• «Р» - отпуск по беременности и родам.
• «ОЖ» - отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
• «НН» - неявка без причины.

Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.

Графа 5. Нужно указывать общее количество дней и часов, которое проработал сотрудник за каждую из двух половин рабочего месяца. В первой клеточке вписываются дни, а ниже - часы.

Графа 6. Вписываем ту же информацию, только уже за полный месяц.

Графа 7,8,9 . Здесь должна быть указана информация по начислению сотруднику зарплаты. Когда для всего состава работников используется один код оплаты труда и корреспондирующий счёт, заполняется данными шапка этой таблицы. Тогда графы под номером 7 и 8 по конкретному работнику не заполняются. А в графе номер 9 указываются часы отработанного времени. Иначе, заполняются все графы целиком - со своими кодами оплаты и кор.счётом. Корреспондирующий счёт берётся из Плана счётов по конкретному виду оплаты.

Мы уже описывали несколько вариантов кодов вида оплаты выше. Если у вас есть желание посмотреть все коды, то можете обратиться к приложенному к статье файлу с перечнем кодов.

Графы 10,11,12,13. Нужны для того, чтобы заносить информацию в случае отсутствия работника на месте. Здесь обозначается причина неявки и количественное обозначение времени пропуска.

Внизу табельного бланка ставим фамилию заполняющего ответственного лица и его должность. В правом углу бланк должен будет содержать подпись руководителя подразделения, информация по которому была занесена в этот табель. Также потом подпись поставит работник отдела кадров, которому бланк уйдёт на проверку. Каждая подпись снабжается датой подписания.

Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени

• Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
• Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
• Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
• Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».

Особенности формы Т-12 - простого бланка

Основным отличием этой формы от стандартной компьютеризированной Т-13 является раздел, где можно указать заработную плату работника.

Однако компания не обязана заполнять его, если эти цифры будут отражены в других видах документации по работе.

Табель по этой форме заполняется в одном варианте. Также назначается ответственный. Все процедуры работы по бланку схожи с описанным выше.

Каждый работодатель обязан вести учет времени, отработанного сотрудниками. В статье читайте о том, как заполнить табель рабочего времени по форме Т-12, скачайте образец заполнения формы в Word и Excel

Читайте в нашей статье:

Как заполнить табель рабочего времени Т-12

Унифицированная форма Т-12 утверждена Госкомстатом РФ (постановление №1 от 05.01.2004 г.) и представляет собой таблицу в двух частях: «Учет рабочего времени » и «Расчет с персоналом по оплате труда». Однако на практике вторая часть таблицы фактически не используется, так как функции табелирования и расчета выплат лежат на разных подразделениях предприятия. Тем не менее, унифицированная форма Т-12 является основным документом при расчете с сотрудниками.

Когда без формы Т-13 не обойтись,

Ответственность за наличие и правильное оформления табеля Т-12 лежит на работодателе, а уже руководство назначает ответственного за ведение. Традиционно это относится к должностным обязанностям кадрового специалиста или руководителя подразделения. После заполнения табеля его необходимо подписать. Это делает и тот, кто его заполняет, и те, кто принимает табель, - руководитель организации или подразделения и руководитель кадровой службы.

Читайте также:

«Шапка» табеля предназначена для реквизитов организации, включая коды ОКУД и ОКПО, дате начала заполнения табеля и периоде. В зависимости от численности и структуры предприятия табель может быть единым для всех работников, либо составляться отдельно на каждое подразделение.

Поскольку форма Т-12 рассчитана на помесячное заполнение, номер табеля по порядку соответствует порядку календарного месяца. Дата составления – это последний день месяца, а период заполнения - месяц с первого по последнее число.

Количество листов в табеле зависит от количества сотрудников, чье рабочее время , явки и неявки учитываются по форме Т-12. Каждому работнику присваиваются две строки. Верхняя строка предназначена для кодирования, нижняя – для фиксации отработанных часов.

Читайте также:

Кодирование – общепринятый удобный метод сокращения наименований базовых рабочих ситуаций, призванный экономить время сотрудников на заполнение и обработку табеля.

Буквенные коды интуитивно понятны, их не составляет труда запомнить. Так, например «Я» - это явка на работу, «Б» - листок временной нетрудоспособности (больничный) и т.д. После того как ситуация разъяснена (например, сотрудник заболел и после выздоровления принес листок нетрудоспособности), в табель вносятся уточнения.

Также могут быть использованы и цифровые коды. На первом листе формы Т-12 всегда печатается список кодов с их расшифровкой.

Табель Т-12 может заполняться двумя методами, выбор зависит от того, какой метод будет более комфортным для работодателя.

Метод сплошной регистрации подразумевает, что отметки в табель вводятся ежедневно. Например, сотрудник Иванов отработал 15 августа 2017 года 6 часов, табельщик внесет по нему информацию в эту дату «Я (код явки на работу» 6).

Обратный метод – метод регистрации отклонений. При нем в табель попадают только те ситуации, которые отклоняются от обычного рабочего процесса. Это могут быть прогулы, больничный лист, сверхурочная работа и т.п. А обычные рабочие смены, в отличие от метода сплошной регистрации, не проставляются и подразумеваются по умолчанию.

Читайте также:

Подсчет отработанного времени (в днях и часах) производится 2 раза в месяц по трем итогам: первая половина месяца, вторая, итого за истекший месяц.

Разберем заполнение табеля по форме Т-12 по ячейкам.

• Ячейки 1-3 предназначены для персонифицированных данных: номер сотрудника по порядку, ФИО и должность, табельный номер.
• В ячейке 4 фиксируются явки и неявки на работу по первой половине месяца отдельно по каждому дню.
• 5 ячейка предназначена для подведения итогов явки первой половины месяца.
• 6 и 7 – то же самое, но со второй половиной месяца.
• Ячейки 8-17 нужны для итогов месяца в целом.
• 8 – общее количество отработанных за месяц дней;
• 9 - то же, но часов;
• 10-13 – соответственно количество за месяц часов, отработанных сверхурочно, в ночные смены, в выходные дни;
• 14 – количество дней за месяц, когда сотрудник не явился на работу;
• 15 и 16 – код неявки на работу и количество часов-дней, неотработанных из-за данной неявки.
• 17 – общее количество праздничных и выходных дней;

Обратите внимание!

Количество рабочих дней и часов должно совпасть!

Рассмотрим в статье, что представляет собой табель рабочего времени, какие формы используются. Правила заполнения табеля, пример заполнения. Выявим основные трудности при заполнении табеля, которые могут привести к ошибкам при расчете заработной платы.

Табель учета рабочего времени – это документ, который отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником и количество неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и .

Все организации обязаны вести табель учета рабочего времени.

Для учета рабочего времени существуют две унифицированный формы Т-12 и Т-13, утвержденные Госкомстатом России.

Форму Т-12 применяется не только для учета рабочего времени, но и для расчета оплаты труда. Поэтому, в небольших фирмах, когда бухгалтер ведет еще и кадровую часть, используют данную форму Т-12.

Когда необходима информация только о количестве отработанных часов и неявок, то используют либо первую часть формы Т-12 либо форму Т-13.

Для учета рабочего времени можно применять любую форму.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет кадровик, если на предприятии отсутствует отдел кадров, тогда табель ведет сотрудник бухгалтерии.

При заполнении табеля не забываем указывать наименование организации и структурного подразделения.

Обязательно должны быть заполнены «Номер документа» и «Дата составления»

В ячейке «Отчетный период» проставляем начало и конец месяца, за который ведется табель.

– порядковый номер;

– фамилию, инициалы, должность (специальность или профессию);

– табельный номер;

– отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

В верхней строке таблицы ставится буквенный или цифровой код рабочего времени по каждому дню месяца (явка, командировка, и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Например, если сотрудник 3 июля 2014 год отработал полностью смену, то в табеле за июль в ячейке с числом 3 напротив фамилии сотрудника проставляется код “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день сотрудник заболел, то необходимо поставить “Б”, а так как рабочих часов у него не было, нижняя ячейка не заполняется или проставляется 0.

– промежуточные и итоговые результаты;

– при наличии неявок проставляются отметки о неявках по причинам.

В конце табеля обязательно проверяем, чтобы была подпись лица, ответственного за заполнение табеля рабочего времени, а также подпись руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы.

Основные коды для заполнения табеля учета рабочего времени

Вид рабочего времени	Буквенный код	Цифровой код
Рабочий день	Я	01
Служебная командировка	К	06
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
	В	26
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

1. Работник заболел во время отпуска.

После отпуска работник вышел на работу и предоставил больничный лист на период заболевания. В табеле вместо отпуска (ОТ) проставляется код временной нетрудоспособности (Б) с первого дня болезни, а сам отпуск продляется на период заболевания.

Бывают случаи, когда сотрудник продолжает болеть и после окончания отпуска, предупредив работодателя. Так как слова работника не являются основанием заполнения табеля учета рабочего времени, поэтому после отпуска ставим неявки по невыясненным причинам (НН). После предоставления работником больничного – исправляем период на код Б.

2. У работника в период отпуска были праздничные дни.

Работник, например, с 1 по 29 июня 2014 года был в отпуске. В табеле учета рабочего времени основной период отпуска проставляем код ОТ, при этом 12 июня отмечаем кодом В (нерабочий праздничный день), так как данный день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

	очередной оплачиваемый отпуск
	дополнительный оплачиваемый
	административный (без сохранения ЗП)
	учебный с сохранием ЗП
	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
	учебный без сохранения ЗП
	по беременности и родам
	по уходу за ребёнком до 3 лет
	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
	прогул без уважительных причин
	режим неполного рабочего времени
	выходные и праздничные нерабочие дни
	дополнительный оплачиваемый выходной
	дополнительный неоплачиваемый выходной
	забастовка
	невыясненная причина неявки
	простой по вине работодателя
	простой по не зависящим ни от кого причинам
	простой по вине работника
	отстранение от работы (оплачиваемое)
	отстранение без сохранения ЗП
	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/):

Заполненный образец табеля рабочего времени

Табели учета рабочего времени были утверждены в 2001 году как первичные документы, обязательные к применению. Однако 1 января 2013 года в силу вступила поправка, которая отменяет обязательное условие по применению унифицированных форм. Теперь каждая организация может самостоятельно разрабатывать бланки и формы, включая в них все требуемые законом реквизиты.

Многие предприятия продолжают пользоваться унифицированными бланками Т-12 и Т-13, потому что самостоятельная разработка форм - дело накладное, а отказ от их ведения может повлечь некоторые нежелательные последствия со стороны налоговой службы и ФСС.

Заполнение табелей требует от исполнителя, коим в отсутствие кадровика является бухгалтер, внимательности, знания условных обозначений и основных правил внесения данных в документ. В противном случае неизбежны ошибки, которые приведут к несправедливому распределению фонда оплаты труда.

Для чего нужен табель, разница между формами Т-13 и Т-12

Документ отражает все текущие сведения об отработанных человек-часах, неявках по уважительным или неуважительным причинам каждого сотрудника предприятия. В конце каждого месяца табель закрывается, а на основе содержащихся в нем данных бухгалтерия производит расчет заработка.

Использование табелей учета удобно и наглядно, поэтому их ведение обосновано. Они позволяют следить за трудовой дисциплиной, на основании анализа которой руководитель решает, поощрять сотрудника премией или наказывать лишением надбавок.

Каждая организация определяет список используемых форм в учетной политике предприятия. Использование той или другой формы обусловлено способами ведения учета. Если он производится вручную, применяется Т-12, если посредством программного обеспечения - Т-13.

Бланк табеля Т-12 располагается на 2 бумажных листах, каждый размером 2/3 формата А 3. Он заполняется в единственном экземпляре и в конце месяца после визирования руководителем отправляется в бухгалтерию на оплату.

Табель учета рабочего времени Т-13 весь месяц существует в электронном виде. Ежедневно в него вносится нужная информация, реквизиты предприятия и данные о работниках проставляются автоматически. По окончании отчетного периода заполненный бланк распечатывается на листе А3 и отправляется на подпись к руководителю, а от него - в бухгалтерию.

О том, как в специальной программе создать табель, смотрите в видео.

Как заполнить?

Заполнение табеля производится ежедневно в течение календарного месяца. По окончании этого срока подсчитывается количество часов, отработанных каждым сотрудником. При начислении заработной платы учитываются неявки работника, которые также вносятся в бланк.

Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении.

1 раздел: учет рабочего времени.

В шапке документа обязательно указывается:

• наименование предприятия вместе с правовой формой (ИП, ООО, ОАО и так далее);
• код по ОКПО;
• отчетный период (с первого по последний день месяца);
• номер документа.

Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.

1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.

2-й столбец - фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.

4-й и 6-й столбцы — это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя - часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.

5-й и 7-й - промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.

Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, приказов, объяснительных записок):

• 8-13 - количество дней (верхняя строка) и часов (нижняя строка) с отдельным подсчетом сверхурочных часов и времени, отработанного в праздничные дни и ночью;
• 14-16 - количество неявок с указанием кода причины;
• 17 - сумма выходных дней за месяц.

2 раздел: расчет с персоналом.

Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.

Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.

В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.

Расшифровка условных обозначений

Каждый тип работы или неявки на рабочее место имеет цифровой и буквенный код. Определено 36 факторов, влияющих на расчет заработной платы.

Первая группа кодов касается обозначения человеко-часов при разных режимах работы. Чаще всего используется первый код:

1. Я (01) - дневная.
2. Н (02) - ночная.
3. РВ (03) - в официальные праздничные и выходные дни.
4. С (04) - сверхурочная.
5. ВМ (05)- вахтовым методом.

Если сотрудник уезжал в командировку, ставятся следующие коды обозначения :

1. К (06) - служебная командировка.
2. ПК (07) - отправка на повышение квалификации работника вне производства.
3. ПМ (08) - повышение квалификации в другой местности.

Третья группа кодов используется при уходе сотрудников в учебный, ежегодный или декретный отпуск:

1. ОТ (09) - ежегодный отпуск.
2. ОД (10) - оплачиваемый дополнительный отпуск.
3. У (11) - учебный отпуск, оплачиваемый на основании справки-вызова.
4. УВ (12) - частично сохраненная зарплата для обучающихся без отрыва от производства.
5. УД (13) - учебный отпуск без оплаты при отсутствии справки-вызова.
6. Р (14) - отпуск, который оплачивается предприятием при уходе работницы в декрет на поздних сроках беременности.
7. ОЖ (15)- отпуск по уходу за ребенком до трех лет.
8. ДО (16) - неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя (отгул).
9. ОЗ (17) - неоплачиваемый отпуск по причинам, обозначенным в ТК.
10. ДБ (18) - дополнительный неоплачиваемый отпуск.
11. Б (19) - отпуск по временной нетрудоспособности с назначением пособия (больничный).
12. Т (20) - больничный отпуск без пособия.

Если сотрудник не вышел на работу или отработал неполный день, оплата начисляется в соответствии с кодами:

1. ЛЧ (21) - сокращенный рабочий день по причинам, обозначенным в ТК.
2. ПВ (22) - вынужденный отгул в случае незаконного отстранения или увольнения.
3. Г (23) - неявка в результате выполнения общественных или государственных обязанностей.
4. ПР (24) - прогулы без уважительных причин, если работник не предупредил заранее, для чего пишется заявление в отдел кадров.
5. НС (25) - сокращенный рабочий день по инициативе работодателя.
6. В (26) - выходные и праздничные дни.
7. ОВ (27) - дополнительные оплачиваемые выходные дни.
8. НВ (28) - неоплачиваемые выходные дни.
9. ЗБ (29) - забастовка, официально заявленная профсоюзом.
10. НН (30) - прогул по невыясненным причинам, ставится до их выяснения.
11. РП (31) - простой из-за работодателя.
12. НП (32) - простой из-за внешних причин.
13. ВП (33) - простой из-за работника, обычно сопровождается штрафами.
14. НО (34) - отстранение от работы с сохранением оплаты.
15. НБ (35) - отстранение без сохранения оплаты труда.
16. НЗ (36) - приостановка работы из-за задержки зарплаты.

Как внести изменения?

В случае выявления ошибки при заполнении табелей учета рабочего времени, исправления вносятся на основании документов, которые могут подтвердить новые данные. Наибольшую сложность представляет заполнение бланка T-12 от руки, поскольку требуется полное отсутствие помарок и подчисток. В случае допущения ошибки, такой бланк заполняется заново.

Если нужно внести структурные изменения в сам бланк табеля, руководитель предприятия издает приказ, в котором обосновывает внесение изменения. Например, он нужен, если организация хочет использовать дополнительные условные обозначения работы, не предусмотренной в типовом бланке.

Итак, ведение и заполнение предприятием табеля учета использования рабочего времени является обязательным для любого физического или юридического лица, но закон предоставляет некоторую свободу при выборе формы табелей, позволяя вносить в них изменения, которые признаны компанией целесообразными. Они должны содержать обязательный набор реквизитов, которые можно дополнить по желанию работодателя.

Наиболее целесообразным в данном случае представляется использование унифицированных форм Т-12 и Т-13, которые различаются способом заполнения, но при этом содержат одинаковый набор данных и заполняются аналогично.

Об оформлении и хранении табеля рассказывается в коротком видеоролике.