خطاب الضمان هو أحد وثائق المراسلات التجارية بين الشركاء. باستخدام مثل هذه الوثيقة، يمنح أحد طرفي العقد ضمانًا لأداء بعض الإجراءات (الدفع، أداء العمل) للآخر.
لا يحتوي القانون على معايير يجب اتباعها عند كتابة نص الرسالة. ومع ذلك، في سياق المراسلات التجارية، تم تشكيل القواعد المعمول بها عند كتابة خطاب الضمان.
في المراسلات التجارية، يتم تسجيل الرسائل المستلمة من قبل السكرتير، ويجب إدخال الرقم الوارد للوثيقة.
غاية
الغرض الرئيسي من الرسالة هو ضمان من شريك عملكهو أن العمل المحدد في العقد سوف يكتمل بالتأكيد. غالبًا ما يشير نص الرسالة إلى مواعيد نهائية محددة لإكمال العمل.
الحالات عندما يكون من الضروري تجميعها
يمكن إعداد خطاب الضمان إما بشكل منفصل أو ردًا على خطاب المطالبة من العميل. يتم تقديم مثل هذا الخطاب إلى الطرف الثاني إذا كانت هناك حاجة لتأكيد نواياه فيما يتعلق بأداء العمل بموجب العقد. ومن خلال هذه الرسالة، يمكن للمقاول أيضًا الإشارة إلى مواعيد نهائية محددة لإنجاز العمل أو الخدمات في حالة تأخرها. ومن الجدير بالذكر أن استلام العميل للرسالة لا يلزمه بقبول الشروط التي وضعها المقاول أو المقاول.
خطاب الضمان ليس وثيقة ثنائية، على عكس اتفاقية إضافية لاتفاق أو عقد موقع من الطرفين. ومع ذلك، في الممارسة القضائية في مجال حل النزاعات، هناك حالات يتم فيها أخذ المعلومات الواردة في هذه الوثيقة في الاعتبار عند اتخاذ القرارات.
إذا لم تكن قد سجلت منظمة بعد، ثم أسهل طريقةيمكن القيام بذلك باستخدام الخدمات عبر الإنترنت التي ستساعدك على إنشاء جميع المستندات اللازمة مجانًا: إذا كان لديك بالفعل مؤسسة وتفكر في كيفية تبسيط وأتمتة المحاسبة وإعداد التقارير، فستساعدك الخدمات عبر الإنترنت التالية سيحل محل المحاسب في مؤسستك تمامًا وسيوفر الكثير من المال والوقت. يتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا وتوقيعها إلكترونيًا وإرسالها تلقائيًا عبر الإنترنت. إنه مثالي لأصحاب المشاريع الفردية أو الشركات ذات المسؤولية المحدودة على النظام الضريبي المبسط، UTII، PSN، TS، OSNO.
كل شيء يحدث ببضع نقرات، دون طوابير أو ضغوط. جربه وسوف يفاجأكم أصبح الأمر سهلاً!
الإجراء لكتابة هذه الرسالة
متطلبات
يتم تحرير خطاب الضمان على ورقة بحجم A4، وعادةً ما تكون ورقة واحدة. يمكن كتابة هذه الوثيقة ترويسةالمنظمة أو في حالة عدم وجودها ورقة عادية مصدقة بختم المنظمة.
تحتوي هذه الوثيقة على بنية واحدة. اعتمادا على الوضع المحدد، يتغير نص الرسالة فقط.
خطاب الضمانات لتنفيذ العمل، بالإضافة إلى توقيع رئيس الشركة، يعني توقيع الشخص المسؤول (نائب المدير، رئيس العمال، وما إلى ذلك). أسلوب الكتابة- عمل بحت، لا ينبغي أن يحتوي على استطرادات غنائية.
يستخدم نص الرسالة ما يلي دورة في الدقيقة:
- تضمن شركة XXX LLC استيفاء...؛
- "نحن بموجب هذا نضمن..."؛
- "بهذه الرسالة، تضمن شركة XXX LLC..."
خطاب الضمان يتكون منمن:
- رؤوس الوثيقة التي تحتوي على تفاصيل الشركة المرسلة، رقم الصادر، المرسل إليه).
- النص - الضمان.
- الجزء الأخير مع توقيعات الأشخاص المسؤولين.
العناصر المطلوبة
يتم إرسال خطاب الضمان إلى الطرف على ورق المنظمة.
وفي نفس الوقت ذلك يجب ان يتضمن:
- تفاصيل الشركة والتاريخ والرقم المرجعي.
- مستلم الرسالة. هنا يمكنك الإشارة إلى كل من الشخص الموجه إليه (المدير) والشركة المتلقية (كيان قانوني).
- نص الرسالة نفسها يوضح المواعيد النهائية لإنجاز العمل أو الجدول الزمني.
- يجب على المؤلف الإشارة إلى منصبه وبياناته (الاسم الأخير والأحرف الأولى) والتوقيع.
- ختم.
التطبيقات
وكقاعدة عامة، يتم إرسال خطابات الضمان دون مرفقات. ولكن إذا لزم الأمر في التطبيق يمكن تحديدهاجدول عمل يوضح تاريخ الانتهاء لكل كائن أو مرحلة.
تم توضيح الحاجة إلى إعداد خطاب ضمان وتقرير المصالحة في الفيديو التالي:
ميزات تجميع بعض الأنواع
تنفيذ أعمال البناء
عند تنفيذ أعمال البناء بموجب العقد، يمكن للمقاول أن يضمن بخطاب الضمان مراسلةالعمل المنجز في الموقع وفقًا لمعايير GOST أو SNIP. مثل هذه الرسالة تظهر نزاهة المقاول. 
تنفيذ العمل من قبل المقاول
عند تنفيذ العمل من قبل المقاول في خطاب الضمان يمكن الإشارةمدة العمل بموجب العقد: "بموجب هذه الرسالة، تضمن شركة Stroymontazhinvest LLC استكمال الأعمال بموجب العقد رقم بتاريخ 01/01/2015 حتى 06/31/2015.
تحول المواعيد النهائية
في حالة عدم تسليم المشروع في الوقت المحدد أو تنفيذ أعمال الإصلاح، يحق للمقاول أن يرسل للعميل خطاب ضمان لإنجاز العمل. يستطيع فيه تشير إلى المواعيد النهائيةيتم خلالها التخطيط لتسليم الكائن، أشير أسباب التأخيرتنفيذ الاتفاقيات بموجب العقد.
وبالتالي، يتم إعداد الرسالة في المقام الأول لتأكيد نوايا المقاول أو تبرير التأخير في المواعيد النهائية والإشارة إلى نهاية التزاماته بموجب العقد.
خطاب الالتزام هو وثيقة رسمية تجارية يتم توجيهها من طرف إلى آخر في علاقة شراكة. غالبًا ما يحتوي نص الرسالة على نوايا أحد المشاركين للوفاء بالتزاماتهم تجاه الشريك.
في أي الحالات يتم إعداد خطاب الضمان؟
خطاب ضمان لإتمام العمل
يهدف هذا النوع من الضمان إلى التأكد من أن العمل المتفق عليه بين الطرفين سيتم تنفيذه. يقوم المقاول بإعداد مثل هذا الخطاب وتقديمه للعميل عند توقيع العقد. يختلف شكل الخطاب عن وثائق الضمان المماثلة من حيث المحتوى. ويحدد جوهر الالتزامات، ويجب أن تتوافق مع أحكام العقد:
- رقم الوثيقة الصادرة وتاريخ التحضير.
- اسم المستقبل.
- عنوان.
- المحتويات: قائمة الأعمال التي يتعهد المقاول بتنفيذها، المواعيد النهائية، رابط الاتفاقية بين الطرفين.
- معلومات عن صاحب العمل: تفاصيل الشركة، العنوان، جهات الاتصال.
إذا لم يتم الوفاء بالالتزامات التي قدمها أحد الطرفين وقام الطرف الثاني بتقديم دعوى إلى المحكمة، فسيتم اعتبار خطاب الضمان أيضًا دليلاً غير مباشر على وجود الالتزامات غير المستوفاة.
احصل على إجابة المحامي في 5 دقائق
في العلاقات التجارية، تنشأ المواقف غالبًا عندما لا يتمكن أحد الشركاء من الدفع مقابل منتج أو خدمة على الفور. يمكنك الحصول على دفعة مؤجلة بطرق مختلفة، على سبيل المثال، عن طريق إبرام اتفاقية إضافية مع أحد الموردين، أو الحصول على قرض أو رأس مال مقترض، أو إجراء عملية شراء بالتقسيط، أو إصدار ضمان مستندي. يمكن تنزيل نموذج خطاب الضمان الحالي لدفع ثمن البضائع في نهاية المقالة.
في الواقع، ليس للوثيقة قوة قانونية كبيرة، ولا شيء يمنع المشتري من انتهاك الوعد المكتوب بالدفع في الوقت المحدد. ومع ذلك، فإن هذا النوع من التوثيق قد:
- استعادة قانون التقادم، أي أن الشريك العام يؤكد أن المدين يقر بالدين ويقبله؛
- التعويض عن عدم وجود عقد مبرم، على سبيل المثال، إذا تم تسليم البضاعة ولكن لم يتم توقيع العقد بعد، فإن "الضمان" سوف يزيل المشاكل القانونية؛
- تصحيح أخطاء العقد، على سبيل المثال، إذا تم إبرام اتفاق بين الشركاء من قبل شخص غير مرخص له، فسيقوم الممارس العام بإزالة البقعة القانونية.
في بعض الحالات، قد يطلب المورد بشكل مستقل خطاب ضمان للدفع (يمكن تنزيل عينة مجانًا في نهاية المقال)، حتى لو لم تنطبق شروط العقد. على سبيل المثال، يلزم تقديم ضمان لأطراف ثالثة كتأكيد لشروط التسليم والدفع.
إن وجود مثل هذه الوثيقة لا يعفي الأطراف من المسؤولية والوفاء بشروط الاتفاقيات المبرمة. على سبيل المثال، إذا كان المشتري ملزمًا بموجب العقد بدفع ثمن المنتجات في غضون 10 أيام، لكنه أشار إلى 35 يومًا في الضمان، فيحق للمورد قبول شروط الممارس العام، ولكن في نفس الوقت فرض غرامة لمخالفة مواعيد تحويل الدفع للمنتجات الموردة.
إجراءات إعداد "الضمان"
لا يوجد نموذج موحد لإعداد خطاب الضمان. من غير المجدي إنشاء نموذج واحد، لأنه في كل حالة يتم تحديد محتوى ونص طلب الضمان بشكل فردي. نقترح استخدام نموذج خطاب ضمان الدفع (يمكنك تنزيله مجانًا).
نقوم بكتابة الضمان على ورقة بحجم A4، ومن المقبول استخدام ترويسة المنظمة. بعد ذلك نتبع قواعد بسيطة:
- في البداية، نكتب اسم وعنوان متلقي “الضمان”، ونشير أيضًا إلى منصب رئيس الشركة واسمه الكامل.
- نشير إلى اسم الوثيقة، العينة: "خطاب ضمان الدفع مقابل البضائع".
- نحن نصف بالتفصيل شروط وجوهر الاستئناف. من الضروري الإشارة إلى تفاصيل العقد ووثائق التسوية، وتحديد شروط وإجراءات سداد المدفوعات بين الشركاء. نشير إلى المبلغ المراد تحويله، وتكرار الدفعات والشروط الخاصة، إن وجدت.
- إذا تم إعداد GP لضبط تفاصيل وشروط الاتفاقية، فمن الضروري وصف الشروط والتفاصيل الجديدة بالتفصيل.
- نوقع الوثيقة مع المدير وكبير المحاسبين. نضع التاريخ وختم الشركة.
- نقوم بتسجيل المستند في مجلة الوثائق الصادرة.
يمكنك تنزيل نموذج خطاب ضمان الدفع مجانًا تمامًا.
الضمان الكتابي هو شكل من أشكال العمل غير التجاري الذي يتضمن شهادة تنفيذ إجراءات الامتثال للشروط المتفق عليها بشأن توقيت وحقيقة الدفع مقابل البضائع المقدمة أو مقابل خدمة معينة. وبمساعدة هذه الورقة، يقوم التاجر والمشتري بتأكيد المعاملة فيما بينهما؛ ويمكن للعميل، على أساس خطاب الضمان، استلام البضائع مقدمًا. ومع ذلك، عندما يأتي الموعد المحدد للدفع، يتعهد بالدفع.
متطلبات التسجيل
لا توجد نماذج خاصة لوضع مثل هذا الالتزام، لذلك يجب مراعاة المعايير العامة لتوثيق الأعمال:
- يجب عليك أن تأخذ نموذج الشركة. ويختلف نوع هذه النماذج من منظمة إلى أخرى. يتم تحديد القواعد العامة بشكل فردي لكل شركة بأمر من الشخص الأول.
- يجب أن تحتوي الورقة على: شعار الشركة واسمها وعنوانها ورقم هاتفها وغيرها من البيانات التي يمكننا من خلالها تحديد أن هذه هي الشركة التي نهتم بها حقًا.
- وفقًا للمعايير، يجب عمل مسافات بادئة في النموذج: أعلى، يسار، أسفل - 20 ملم، يمين - 10 ملم.
ميزات التصميم
كيفية التقدم بطلب الضمان:
- كما ذكرنا أعلاه، نأخذ نموذج الشركة بتفاصيله (اسم المؤسسة، موقع المكتب، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، OGRN، INN، KPP، الحسابات وBIC)، مع الإشارة إلى رقم الحرف في الزاوية اليسرى.
- نضع اليوم والشهر والسنة أسفل رقم الطلب.
- ومن سطر جديد في المنتصف نكتب عبارة: "".
- ننتقل إلى الجزء الرئيسي من الورقة ونطبع الكلمات: "نحن نضمن الدفع".
- ثم نخبرك بالتفصيل بماذا وما هو المبلغ، ونكتب أولاً ديوننا بالأرقام، ثم نكتبها بالكلمات.
- نشير أدناه: إلى متى سيتم إرجاع أموال الشركة الشريكة. والمبلغ الذي سيتعين عليك دفعه مقابل كل يوم من أيام العقوبة.
- في الأسفل يوجد اسم المنظمة المدينة. الاسم الكامل للشخص الذي يمثل هذه المؤسسة ومنصبه وتوقيعه ورقمه. وفي النهاية: ختم هذه الشركة.
عينات من ضمانات الدفع للمنتجات
انتبه إلى أن نص الرسالة يجب أن يكون مكتوبًا بعبارات عادية. ليست هناك حاجة للعواطف والتفاصيل غير الضرورية في نص الأفعال، حاول توضيح جوهر الاتفاقية بشكل جاف. على بوابتنا يمكنك تحميل:
إذا قمت بإعداد ضمان مكتوب بشكل صحيح، فهذا تأكيد قانوني في حالة عدم استيفاء الشروط المذكورة. يحق للتاجر الاتصال بسلطات ثيميس في حالة عدم إعادة الأموال إليه في الوقت المحدد. ولن يتعين عليك سداد القرض فحسب، بل سيتعين عليك أيضًا دفع الفائدة المتراكمة خلال أيام التأخير. وسيكون عليك أيضًا دفع تكاليف التقاضي من جيبك الخاص. كل هذا قانوني وفقًا للقانون المدني للاتحاد الروسي، الفن. 823.اتبع جميع النقاط المحددة في الضمان المكتوب، وعندها ستبني لنفسك سمعة ممتازة، وبالتالي ستجد المزيد من الشركاء الجدد. احسب أموالك بشكل صحيح، ولا تقدم وعودًا كاذبة لا تستطيع الوفاء بها. وفي النهاية ستتحسن الأمور، وسيزداد الدخل.
سيساعد خطاب ضمان الدفع في إقناع الشريك بأنه سيتم استلام الدفع في الوقت المحدد بعد تسليم المنتجات أو إكمال العمل أو تقديم الخدمات. إنها نوع من المراسلات التجارية بين المنظمات وتؤكد نوايا الدفع في المستقبل، بعد الوفاء الأولي بالالتزامات من قبل شريك المعاملة. خطاب الضمان هو الأساس لإدراج شرط الدفع في العقد مثل الدفع المؤجل. قد تنتهي المفاوضات ما قبل التعاقدية بإعداد هذه الوثيقة.
قبل كتابة خطاب ضمان للدفع، اقرأ قواعد كتابته. لدى المنظمات الكبيرة تعليمات خاصة بشأن العمل المكتبي، والتي تحتوي على متطلبات إلزامية لإعداد المراسلات التجارية. هناك برامج تسهل العمل المكتبي في المؤسسة وتقدم نظام إدارة المستندات مع نماذج المستندات المطورة. إذا كان لديك شركة صغيرة وليس لديك تعليمات محلية للعمل المكتبي، فمن المستحسن تطبيق القواعد العامة لـ GOST R 6.30-2003 "متطلبات الأعمال الورقية".
انظر على موقعنا.
في نص الرسالة، أشر إلى المبلغ وشروط الدفع، وموضوع الاتفاقية (ما هو المنتج أو العمل أو الخدمة)، والتفاصيل المصرفية والعناوين القانونية لأطراف المعاملة. وفي نهاية النص استخدم عبارة "الدفع مضمون".
إن خطاب الضمان الذي تمت صياغته بشكل صحيح للدفع والوفاء بالالتزامات المتعهد بها بضمير حي سيخلق سمعة طيبة لشركتك وسيكون مفتاح التعاون المربح طويل الأمد مع شركاء الأعمال.
