مذكرة توضيحية للبنك. مذكرة توضيحية للرئيس - تنزيل العينة

المذكرة التوضيحية هي وثيقة. وليس لها أي حركة خارج نطاق عمل المنظمة وهي متاحة للتداول الداخلي فقط. يشير إلى سبب ارتكاب الجاني لفعل معين.

والذي كان نتيجة لظاهرة سلبية أخرى. يمكن أن تكون الوثيقة التوضيحية إما وثيقة مستقلة أو إضافة إلى الوثيقة الرئيسية. وفي الحالة الأخيرة، فإنه يحتوي على تفسيرات للشيء الرئيسي.

عزيزي القارئ! تتحدث مقالاتنا عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فريدة من نوعها.

إذا أردت أن تعرف كيفية حل مشكلتك بالضبط - اتصل بنموذج المستشار عبر الإنترنت الموجود على اليمين أو اتصل عبر الهاتف.

إنه سريع ومجاني!

الهدف من كتابة المذكرة:توضيح الوضع الحالي من قبل الشخص الرئيسي. قد يكون أو لا يكون مذنباً. يتم تجميعها للإجراءات الداخلية. تعرف على الأسباب وتوصل إلى العثور على الجاني أو بالعكس تبرئته.

وفقا لقانون العمل في الاتحاد الروسي، يجب على مدير المنظمة أن يطلب مذكرة توضيحية من المتهم.ويمكن للموظف بدوره أن يرفض، فيحق لصاحب العمل فرض عقوبات تأديبية دون محاكمة.

وتجدر الإشارة إلى أن صاحب العمل وحده هو الذي يحق له طلب كتابة مذكرة توضيحية. إذا تبع هذا الاستئناف، فمن الأفضل الوفاء به. يمكن تجاهل الطلبات المقدمة من رئيس القسم أو المشرف عليك.

ويجب أن تبلغ المذكرة التوضيحية صاحب العمل بالحادث.ويجب عرض رؤية الوضع من منظور المكون. في بعض الأحيان يتم كتابته لشرح مشروع أو تقرير. في هذه الحالة، يتم كتابته بأي شكل من الأشكال وإرفاقه بالوثيقة الرئيسية.

كيفية كتابة مذكرة توضيحية للعمل بشكل صحيح

نموذج مذكرة توضيحية:

1. في الزاوية اليمنى العليا يشار إلى من تم إعداد المذكرة التوضيحية باسمه (صاحب العمل).
2. وتحت إشارة من يُكتب ممن تم تجميعه مع الإشارة إلى الموضع.
3. في الوسط نكتب الاسم: “توضيحي”.
4. في النص نفسه نشير إلى سبب ما حدث ونتيجة الفعل.
5. ضع توقيعك والتاريخ في الزاوية اليمنى السفلى.

تشمل القواعد الأساسية لإعداد مذكرة توضيحية ما يلي:

1. أكتب الحقيقة فقط.إذا تم الكشف عن معلومات كاذبة، فإن العواقب ستؤثر سلبا على عملك.
2. لا تحول اللوم إلى زملائك.إذا كان هناك عدة أشخاص متورطين، يحق لصاحب العمل أن يطلب توضيحات منهم وسوف يحدد رؤيتهم للوضع. وستكون النتيجة تحديد الخلافات. وبالتالي، سوف تكسب بالإضافة إلى ذلك الأعداء - الزملاء.
3. لا تكتب: "لم يخبروني"، "لم يعلموني"، إلخ.عند التقدم للحصول على وظيفة، تقوم بالتوقيع على الوصف الوظيفي الذي يحتوي على قائمة بالمعرفة والمهارات اللازمة للوظيفة التي تشغلها.

عند كتابة مذكرة توضيحية، اعتمد على المستندات (الوصف الوظيفي، وما إلى ذلك). يمكنك الإشارة إلى أنك أساءت فهم الصياغة، وما إلى ذلك. إذا أمكن، فمن الأفضل تسمية المستند ليس "مذكرة توضيحية"، ولكن "مذكرة توضيحية".

إذا ارتكبت خطأ جسيما، فيمكنك الاعتماد على قدر كبير من العمل أو سوء الحالة الصحية.وفي الختام يمكنك الإشارة إلى اعترافك بهذا الخطأ، والتعهد بإزالةه وعدم ارتكابه مستقبلاً.

نوع تقديم المذكرة التوضيحية:

1. العرض ممكن فقط بأسلوب العمل.
2. الإيجاز، دون توضيحات إضافية لا تتعلق بالحدث.
3. شرح من الشخص الأول.
4. التاريخ والتوقيع مطلوبان.

في حالة وجود مخالفة تأديبية خطيرة وإمكانية عقد جلسة استماع في المحكمة في المستقبل، فمن الأفضل الاتصال بمحامي لكتابة مذكرة توضيحية.

يُسمح برفض كتابة ملاحظة، ولكن بعد ذلك سيتم اعتبارها ميزة إضافية ليست في صالحك.من الأفضل أن تحدد وجهة نظرك في الموقف. إذا لم تكن مخطئًا، فاحرص على إيلاء اهتمام خاص لذلك عند تقديم التوضيحات. يمكنك إضافة عبارة سحرية في مثل هذه الحالات: "في الوضع الحالي، كان علي أن أتصرف حسب الظروف".

عند الكتابة، يفضل الكتابة على الكمبيوتر بدلاً من الكتابة باليد. إذا كان الأمر جديًا وتمت مراجعة طلبك من قبل متخصصين بناءً على شكل ومظهر الرسالة، فسيكون بمقدورهم استخلاص استنتاجات معينة.

مثال على مذكرة توضيحية

يمكن إعداد مذكرة توضيحية لأسباب مختلفة. على سبيل المثال، التأخر عن العمل، أو ارتكاب خطأ في المستندات، أو الانتهاك الجسيم للانضباط، وما إلى ذلك.

فكر في مذكرة توضيحية حول التأخر عن العمل. تجدر الإشارة إلى أنه في حالة تغيب الموظف عن العمل لأكثر من أربع ساعات، يحق لصاحب العمل فصل الموظف.

إلى مدير

شركة مساهمة عامة "جورودبانك"

في ياروسلافل

O. G. بيتروف

من وحدة تحكم أمين الصندوق

مبيعات الشركات

ستراخوفوي د.يو.

رسالة تفسيرية

12/04/15، أنا ديانا يوريفنا ستراخوفا، لقد تأخرت عن مكان عملي لمدة 30 دقيقة للسبب التالي. تعطلت الحافلة رقم 35 في محطة الحافلات ولم تصل في الموعد المحدد إلى محطة موسكوفسكايا الساعة 7:35. أدى ذلك إلى انتظار الحافلة التالية التي وصلت بعد 30 دقيقة.

في المستقبل، أتعهد بعدم التأخر عن العمل. مغادرة المنزل في وقت مبكر. في حالة وقوع حدث غير متوقع، قم بإبلاغ مشرفك المباشر Yu.K Popova عن سبب التأخير. أتعهد بالعمل لمدة 30 دقيقة التي تأخرت عنها.

ستراخوفا د.يو. (إمضاء)

بعد كتابة مذكرة توضيحية يتم تقديمها للمدير أو مديره المؤقت. على الوثيقة يضع قراره - قرار.

إذا تم تحديد عقوبة، يتم إصدار أمر أو وثيقة أخرى.تم إرفاق ملاحظة لهم بالفعل.

مذكرة توضيحية حول التأخر

إلى المدير

CJSC "شركة البناء "أوميغا"

بافليتشينكو ج.ر.

من السكرتيرة زفينتسوفا أوك.

رسالة تفسيرية

أنا، أوكسانا كونستانتينوفنا زفينتسوفا، تأخرت عن العمل لمدة 3 ساعات في 25 يونيو 2014. في الصباح، أثناء نزولي الدرج من شقة في مبنى متعدد الطوابق، شهدت قتالاً. وصلت الشرطة بالزي الرسمي وطلبت مشاهدة الحادث. سافرت معهم إلى مركز الشرطة رقم 3، في شارع روماشكينا، رقم 1. استغرق إعداد البروتوكول 2.5 ساعة. بعد ذلك ذهبت للعمل. تم تحذير نائب المدير أوليغ فيكتوروفيتش إيفانوف من تأخره. يرجى النظر في سبب وجيه للتأخر.

زفينتسوفا أو.ك. (توقيع)

نموذج مذكرة توضيحية حول الغياب

إلى رئيس MTS OJSC

أورلوف س.س.

من مستشار المبيعات Igrova O.V.

رسالة تفسيرية

أنا، أوليغ فلاديميروفيتش إيجروف، احتفلت بعيد ميلادي العشرين مع الأصدقاء في 19 مايو 2015. ونظراً لكثرة المشروبات الكحولية، استمر الاحتفال حتى الصباح الباكر. أغمضت عيني لبضع دقائق، ولم أستيقظ إلا في وقت الغداء يوم 20 مايو. لقد فات الأوان بالفعل للذهاب إلى العمل. يرجى الأخذ بعين الاعتبار الظروف المخففة للعطلة.

إيجروف أو في (توقيع)

مذكرة توضيحية هي الوثيقة الداخلية للمنظمة، وهو ما يفسر بعض الإجراءات أو الحوادث.

لا يوجد نموذج موحد لهذه الوثيقة، ولكن الدليل، إذا رغبت في ذلك، يمكن الموافقة عليه. يتم كتابة مذكرة توضيحية من قبل موظف في المنظمة في نسخة واحدة على ورقة A4 فارغة. يحتوي على معلومات حول من يتصل بمن، بالإضافة إلى شرح للموقف.

يمكن كتابة المذكرة باليد أو باستخدام تكنولوجيا الطباعة، والشيء الرئيسي هو أن يحضرها جميع أسماء وتاريخ وتوقيع الموظف.

أنواع

اعتمادا على محتواها وأسباب تجميعها، قد تكون المذكرة أنواع متعددة:

1. تبرئة- يحتوي على معلومات تشرح سلوك الفرد أو ارتكاب أي إجراء أو على العكس من ذلك التقاعس عن العمل.
2. تفسيرية— يشرح الموظف الإجراءات الخارجة عن إرادته والتي قام بها أشخاص آخرون أو نشأت بسبب ظروف معينة.

كيفية الكتابة بشكل صحيح لتجنب العقاب

يعتمد جزء كبير من نجاح كتابة مذكرة توضيحية على ذلك الصياغة الصحيحة، لهذا عليك الامتثال بعض القواعد:

• تجنب كمية كبيرة من المعلومات غير الضرورية والسرد المطول، ويجب أن تحتوي المعلومات على معلومات مفيدة تشرح الموقف؛
• لا تستخدم عبارات بليغة تهين أو تمدح الطرف الآخر الذي شارك في الموقف؛
• لا تخفي الحقيقة ولا تحول ذنبك إلى أي شخص؛ فإن الاعتراف الصادق أكثر ملاءمة للنفس؛
• تجنب الأخطاء النحوية والإملائية والبقع في الملاحظة التوضيحية؛ ويجب أن تكون مكتوبة على ورقة بيضاء نظيفة، وبخط أنيق ومقروء، ويجب ألا تسبب الوثيقة أي إزعاج بسبب مظهرها فقط.

وعلى الرغم من أن المذكرة التوضيحية ليس لها شكل موحد، إلا أنها أعدت وفقا لذلك قواعد معينة:

إذا كانت المذكرة مكتوبة في شكل مطبوع التوقيع لا يزال مكتوبًا بخط اليد.

ويمكن إعداد مذكرة توضيحية وفقا لذلك أسباب مختلفة، في أغلب الأحيان يكون هذا:

• الغياب عن العمل؛
• ارتكاب خطأ في العمل، وعدم الالتزام بالوصف الوظيفي؛
• الفشل في تنفيذ خطة العمل؛
• إلى دائرة الضرائب؛
• من أمين الصندوق
• إلى روضة الأطفال؛
• للجامعة؛
• معلم الفصل في المدرسة؛
• الغياب عن اجتماعات أولياء الأمور والمعلمين.

الغياب عن العمل

ومن المخالفات الجسيمة التي قد تؤدي إلى الفصل بموجب المادة مثل هذا الفعل يجب أن تكون مصحوبة بوثيقة توضيحية. في الجزء الرئيسي تشير الجملة الأولى إلى اسم الموظف وعدد أيام العمل التي غاب عنها، وكذلك التواريخ التي وقعت في هذه الأيام. وبعد ذلك يتم بيان سبب التغيب، ويجب أن يكون التفسير منطقياً وصادقاً. في أغلب الأحيان، لا يحدث العمل بسبب الأسباب:

• مشاكل صحية؛
• رعاية أحد أفراد الأسرة؛
• إصلاحات الطوارئ.
• حادث سيارة؛
• الظروف الجوية غير المناسبة.
• الاحتجاز المؤقت في أحد أماكن الحرمان من الحرية.

من الأفضل أن تكون المذكرة مدعومة ببعض الأدلة، مثل شهادة طبية أو وثيقة حادث أو شهادة من إدارة الإسكان والخدمات المجتمعية، وما إلى ذلك.

ارتكاب خطأ في العمل، وعدم الالتزام بالوصف الوظيفي

من الشائع أن يرتكب الموظف الأخطاء، وهذا ما يسهل ذلك عوامل بشرية بسيطة، مثل التعب أو سوء الحالة الصحية أو القلق أو التوتر أو عدم الانتباه أو المشاكل العائلية أو عدم الاحتراف.

كما أنه لسبب ما قد ينتهك الموظف القواعد التي يجب عليه اتباعها وفقًا لوصف وظيفته. بغض النظر عن طبيعة الخطأ وسبب حدوثه. يجب على الموظف شرح هذا الموقف.

تشير المذكرة التوضيحية أولا إلى ما كان مثاليا، ثم لماذا حدث ذلك. يجب أن يكون كل شيء مكتوبًا واضحًا للقارئ، ويجب أن يكون الشرح صادقًا.

عدم تنفيذ خطة العمل

هناك حالات عندما يفشل الموظف في التعامل مع حجم العمل المحدد لفترة معينة. يجب أيضًا التعليق على هذا الموقف من قبل الموظف. يجب أن تشير المذكرة التوضيحية إلى ما فشل الموظف بالضبط في التعامل معه، وما هو مقدار العمل المشار إليه وفقًا للخطة، وكم تم إنجازه بالفعل.

بعد ذلك، يشار إلى سبب حدوث ذلك - ضيق الوقت أو المعدات أو تأثير العوامل الأخرى أو بطء الموظف. يمكنك أيضًا الإشارة بإيجاز إلى رغباتك للمساعدة في تحسين الإنتاجية.

إلى خدمة الضرائب

كل فترة تقرير المنظمة يجب تقديم المعلومات اللازمة إلى مصلحة الضرائب، يمكن أن يحدث هذا في الحالات التالية:

• عدم تقديم الإقرار الضريبي للخدمة في الوقت المحدد؛
• تحديد الأخطاء في الإعلان عند كتابة الكلمات أو الأرقام؛
• التناقضات بين البيانات المتاحة لمكتب الضرائب وتلك المقدمة من قبل المنظمة.

المذكرة التوضيحية مرفقة بالإعلان المعدل ويمكن تقديمها شخصياً أو إرسالها بالبريد. يجب أن يجيب بالتفصيل، ولكن ليس بكميات كبيرة جدًا، على الأسئلة التي يطرحها مفتش الضرائب، على سبيل المثال، لماذا تم الحصول على هذا الرقم النهائي، أو طرق حساب الضرائب، أو سبب حدوث الأخطاء.

من أمين الصندوق

وظيفة أمين الصندوق مسؤول جدا، لأنه يتم تنفيذه على اتصال وثيق بالأموال. ولذلك فإن كل فعل خاطئ يجب أن يكون مصحوبا بتفسير، وإذا أمكن، بأدلة مرفقة به. يتم تحرير المذكرة في الحالات التالية:

• عندما يتم ارتجاع الشيك بمبلغ خاطئ؛
• عمل عوائد على شريط الاستلام؛
• حساب غير صحيح، مما أدى إلى نقص أو فائض في الأموال في السجل النقدي؛
• الصيانة غير السليمة للوثائق النقدية.

يشير الجزء الرئيسي من البيان التوضيحي إلى تاريخ الخطأ ومبلغ الخطأ والاختلاف في البيانات وأرقام التحقق وسبب هذا الإجراء. يمكنك أيضًا الإشارة إلى ما إذا تم تصحيحه وبأي طريقة. بعد ذلك يتم إرفاق إيصالات التأكيد مع توقيعات أمين الصندوق إن وجدت.

إلى روضة أطفال

عادة ما يكتب الآباء توضيحات لرياض الأطفال في الحالات التي يغيب فيها الطفل عدة أيام، ولكن ليس بسبب إجازة مرضية، أو لم يقم بزيارة الطبيب، ولكن تعامل بشكل مستقل من قبل الوالدين.

المذكرة مكتوبة ليس باسم المعلمة بل باسم مديرة الروضة. ويبين اسم الطفل وعدد الأيام التي غاب عنها والتواريخ التي وقعت فيها وسبب غياب الطفل.

للجامعة

قد يتغيب الطلاب في كثير من الأحيان عن الفصول الدراسية؛ يمكن أن يحدث هذا إما لسبب وجيه أو ببساطة لأنهم لا يريدون حضور الفصل. على الرغم من الوضع، يجب على الطالب الإبلاغ عن غيابه.

يتم كتابة مذكرة توضيحية باسم الطالب نفسه موجهة إلى العميد أو رئيس القسم. يوضح عدد الأيام الدراسية المفقودة وتواريخها وسبب الغياب. إذا كان هناك أي دليل يدعم ما هو مكتوب، مثل شهادة المستشفى، فيجب إرفاقه بالوثيقة.

إلى معلم الصف في المدرسة

إذا غاب الطالب عن دروس فردية أو أيام دراسية كاملة، فيجب على ولي الأمر أيضًا كتابة مذكرة توضيحية توضح سبب هذا الإجراء. يتم تحريره باسم معلم الفصل نيابة عن أولياء الأمور أو الأوصياء. يشير إلى اسم الطالب وأيام أو أسماء الدروس الفائتة وتاريخ سقوطها وبالطبع سبب الغياب.

الغياب عن اجتماع أولياء الأمور

يطلب العديد من معلمي الصفوف من أولياء أمور طلابهم كتابة ملاحظات توضيحية لهم إذا لم يكونوا حاضرين في اجتماع أولياء الأمور والمعلمين. ويجب في هذه الحالة الإشارة إلى تاريخ الاجتماع وسبب عدم الحضور.

ولكن يجب أن نتذكر أن مثل هذا التفسير ليس إلزاميا، لأن حضور الاجتماع طوعي، وبالتالي ولا يحق للمدير المطالبة بذلك أو معرفة الأسباب الشخصية لعدم حضور الوالد.

ماذا يعني رفض الكتابة؟

تعد كتابة مذكرة توضيحية جيدة، في المقام الأول، أمرًا مهمًا للموظف نفسه، لأنها يمكن أن تساعد في تجنب العقوبة أو تخفيفها من خلال إقناع رئيسه بخطورة الموقف.

لكن في بعض الأحيان يرفض الموظف تقديم أي توضيحات حول مخالفته. في هذه الحالة، يتم تجميعها قانون خاص بشأن رفض كتابة مذكرة توضيحية، في نسختين، إحداهما تذهب إلى قسم الموارد البشرية، والثانية تبقى لدى الموظف.

يتم وضع الفعل ليس فقط في حالة رفض تقديم مذكرة، ولكن أيضًا إذا لم يتم كتابتها خلال يومين من لحظة ارتكاب الموظف للمخالفة. فإنه ينص المعلومات التالية:

• العنوان "فعل رفض كتابة مذكرة توضيحية" ؛
• معلومات عن الموظف، اسم المنظمة، المنصب الذي يشغله، الاسم الكامل؛
• معلومات عن الشهود في إعداد الفعل، والذين يجب أن يكونوا على الأقل 3 أشخاص؛
• تاريخ إعداد الفعل؛
• إطار تنظيمي يوضح مخالفة الموظف وإلزامه بكتابة مذكرة توضيحية؛
• وصف الحالة التي ارتكبها الموظف؛
• سبب رفض إعطاء أي تفسير، إن وجد؛
• توضيح أن الفعل قد تم تحريره من نسختين وأن الموظف على دراية بهما؛
• مواقف وتوقيعات جميع الشهود والذين يعدون هذه الوثيقة.

في حالة عدم وجود مذكرة توضيحية، يكون لصاحب العمل كل الحق في معاقبة الموظف وفقًا للقانون، بما في ذلك الفصل بموجب المادة.

فترات تخزين المستندات

مثل أي مستند، يتم توقيع المذكرة التوضيحية من قبل الأشخاص المعتمدين ونقلها للتخزين، في أغلب الأحيان قسم الموارد البشرية. يمكن تخزين الملاحظات إلى أجل غير مسمى. النقطة الوحيدة هي أنه عندما تنتهي فترة التقادم للانتهاك، فإن الحاجة إلى توضيحات لها لم تعد ضرورية أيضًا.

يجب الرد على أي سوء سلوك، خاصة إذا كان الأمر يتعلق بانتهاك انضباط العمل. المذكرة التوضيحية هي وثيقة مهمةمما يساعد على توضيح الموقف وتبرير الموظف وتخفيف العقوبة إن أمكن. لذلك، يجب عليك دائمًا التعامل مع تحضيره بشكل صحيح وصادق.

قد حدث هذا. وظيفة. خطأ. "اكتب ملاحظة توضيحية!" - الشفاه المزمومة، والنظرة المدربة والمتسلطة. مثل هذا الشرط محفوف بالعواقب القانونية السيئة وفي نفس الوقت. يمكن التقليل منها إذا كنت تعرف ما تهدده الوثيقة وكيف وماذا تكتب وماذا تفعل. من الجيد أن يكون لديك نموذج لمذكرة توضيحية عن خطأ في عملك أمام عينيك. هذه المقالة سوف تتحدث عن هذه الأشياء.

يقوم الموظف بإعداد مذكرة توضيحية عند تقديم مطالبات بشأن عدم الوفاء بالواجبات أو الأداء غير السليم. ويحدد أسباب الوضع الحالي. وعلى أساسها تحدد الإدارة ما إذا كان الموظف مذنباً أم لا، وإلى أي مدى. وفي نهاية المطاف، تقرر الإجراءات مسألة العقوبة. هناك ثلاثة خيارات:

• إنهاء المطالبات.
• مغفرة الموظف أو التحذير الشفهي؛
• إجراءات تأديبية.

دعونا ننظر في الحالة الأخيرة.

يسمح قانون العمل في الاتحاد الروسي (المادة 192) بعقوبات تأديبية في شكل:

• تعليقات،
• شجب
• الفصل.

لا يحق لصاحب العمل استخدام عقوبات أخرى (بما في ذلك "الغرامات"). وفي الوقت نفسه، يمكنه أن يحدد في الوثائق الداخلية للشركة تأثير هذه العقوبات على المكافآت.

لا يتم تضمين المعلومات حول التعليقات والتوبيخ في كتاب العمل.

يحق لصاحب العمل طرد الموظف (البند 5 من المادة 81 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) إذا فشل في أداء واجباته الوظيفية دون سبب وجيه، إذا كان لديه بالفعل عقوبة تأديبية لم يتم حلها لنفس السبب. هذا الأخير صالح لمدة 1 سنة.

يجوز تطبيق العقوبة التأديبية في موعد لا يتجاوز شهر واحد من تاريخ اكتشاف المخالفة و 6 أشهر من تاريخ ارتكابها. بالنسبة للحقائق المكتشفة خلال عملية التدقيق أو التدقيق أو التفتيش المالي، يتم تمديد هذه الفترة إلى سنتين.

تعد المذكرة التوضيحية جزءًا لا يتجزأ من الإجراء، والتي يمكن أن يكون لها عواقب بعيدة المدى وغير سارة على الموظف. يمكن تقليلها إذا قمت بإعداد المستند بشكل صحيح.

أن تكتب أو لا تكتب

هل من الممكن رفض السلطات وعدم كتابة مذكرة توضيحية؟ نعم يمكنك ذلك. الموظف لديه هذا الحق. تعتبر الإجراءات التي اتخذتها الإدارة لفرض ذلك غير قانونية.

من ناحية أخرى، فإن عدم وجود تفسير مكتوب لن يساعد الموظف على تجنب المسؤولية التأديبية (المادة 193 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). سيقوم صاحب العمل بإصدار شهادة الرفض. توقيع المدعى عليه غير مطلوب. سوف تذهب إجراءات الرهن إلى أبعد من ذلك.

ستوثق المذكرة التوضيحية المقدمة الأسباب الصحيحة للموظف للحادث. ولن تسمح للإدارة بتفسير أفعاله وفقًا لتقديرها الخاص. سوف يفهم الموظف بشكل أفضل نقاط الضعف في منصبه.

بدأت العملية

يمكن لصاحب العمل أن يطلب تفسيرا كتابيا أو شفهيا. وفي الوقت نفسه، فهو ملزم بوصف حقيقة الانتهاك والمطالبة بتفسير. يتم تقديم طلب مكتوب على الورق مع ختم الاستلام. يمكن أن يأخذ شكل الطلب والنظام والتعليمات.

طلب شفهي يثير الجدل بين المحامين. موقف واحد: في هذه الحالة لا ينبغي تزويد الموظف بتفسير كتابي. من الضروري الإصرار بأدب على نسخة ورقية من الطلب أو تقديم تعليقات شفهية حول الحادث. والسبب هو مطالبات صاحب العمل غير المسجلة. سيكون من الصعب أيضًا على الأخير إثبات حقيقة الطلب في المحكمة - حيث ستكون هناك حاجة إلى شهود.

موقف آخر: تقديم تفسير حتى في حالة الطلب الشفهي. الحجة - إذا لزم الأمر، سيقوم صاحب العمل بسهولة بإضفاء الطابع الرسمي على الطلب كتابيًا وتقديمه إلى المحكمة.

لا ينبغي إساءة استخدام النعومة. إذا لم يتمكن الرئيس من تحديد الانتهاك الذي يتطلب تفسيرًا بوضوح، فمن الضروري الإصرار على طلب مكتوب. من الأفضل القيام بذلك من خلال بيان مكتوب لصاحب العمل. وينبغي أن تظهر الوضع بالتفصيل (التواريخ، المشاركين، المتطلبات غير المؤكدة).

ويمكن لرئيس المنظمة أو من يفوضه أن يطلب مذكرة توضيحية. وإذا جاءت هذه المبادرة من الرئيس المباشر، فلا ينصح بمطالبته بتأكيد هذه الحقوق. فمن ناحية، إذا وصلت القضية إلى المحكمة، فسيكون مهتماً بمشروعية العقوبة المفروضة، وليس بهوية الشخص الذي طلب التوضيح. سيقوم صاحب العمل بتأكيد السلطة إذا لزم الأمر. ومن ناحية أخرى، فإن مثل هذا الشرط سيزيد من توتر علاقة الموظف بالإدارة.

يتم تقديم شرح مكتوب خلال يومي عمل وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي. لم يتم تضمين اليوم الذي تم فيه استلام الطلب.

لا يجب أن تستسلم لضغوط رؤسائك وتكتب مذكرة توضيحية "في الوقت الحالي". من الضروري إزالة الإثارة العصبية الأولى وتحليل الوضع في جو هادئ. اقرأ الوصف الوظيفي مرة أخرى. استشارة محام. ثم ابدأ بالكتابة.

ينبغي كتابة مذكرة توضيحية مع توقع أنها ستنتهي في النهاية على مكتب القاضي. هدف المؤلف هو وصف نفسه بوضوح بأنه مواطن ملتزم بالقانون، ومستعد لأداء العمل المنصوص عليه في عقد العمل.

ليس للمدير الحق في التأثير على المستند: إملاء النص، والمطالبة بإعادة كتابته، والإشارة إلى "هذا ليس السبب". يتم تحديد محتوى المذكرة التوضيحية من قبل الموظف.

نص المذكرة مقتضب. قد تثير المعلومات غير الإلزامية أسئلة غير ضرورية من الإدارة. النكات والعبارات العامية غير مناسبة. لهجة القصة محترمة. إذا ذهبت الإجراءات إلى المحكمة، فإن سمعة الفقير لن تساعد في كسب القضية. يتم تقديم السرد بالترتيب الزمني بضمير المتكلم.

• تأكيد أو نفي حقيقة الانتهاك؛
• وصف ظروف الحدث (التاريخ والوقت والمكان)، وأسبابه؛
• وصف الذنب: مقصود، بسبب الإهمال، وغيابه؛
• إحضار الشهود؛
• إبداء الرأي بشأن تقديمه إلى العدالة؛
• صف موقفك تجاه المزيد من العمل.

أسباب الخطأ

دعونا نلقي نظرة على الخيارات المشتركة.

1. ارتفاع عبء العمل هو نتيجة لذروة عبء العمل ونقص الموظفين. الشرح جيد لأنه ينقل المسؤولية إلى صاحب العمل. مناسبة لوحدة صغيرة. لا يعمل ضمن فريق كبير يعمل في نفس الظروف (على الأقل رسميًا). تحرس الإدارة بغيرة عصمتها في توزيع عبء العمل. إذا كانت سمعة مثيري الشغب الكسول غير مرغوب فيها، فمن الأفضل البحث عن أسباب أخرى.
2. خبرة قليلة - تعمل في حالة وجود أخصائي شاب.
3. الشعور بالتوعك يمكن أن يكون بمثابة عذر. ويجب على الموظف التأكيد على أنه عمل على هذه الحالة حرصاً على المؤسسة واستمرار أنشطتها الإيقاعية.
4. الظروف الشخصية والعائلية - يمكن أن تساعد إذا كان السبب خطيرًا. يجب أن لا تسيء استخدام هذا العلاج.
5. وجود بند مكتوب بشكل غير واضح ومتناقض في الوصف الوظيفي مما يسمح بسوء التفسير. الوسيطة مناسبة للاستخدام، ولكن من الأفضل تخزين نسخة معتمدة من هذه الوثيقة أولاً.

المشاركين الآخرين

إذا كان هناك أشخاص آخرون متورطون في الحادث، فيجب عليك إبلاغ ما فعله كل شخص بشكل محايد. لا ينبغي عليك تسمية الجاني مباشرة. هذا هو حق الإدارة. ولكن يجب أن تحصل على معلومات كافية للتوصل إلى مثل هذا الاستنتاج. لا يجب أن تكذب. في مثل هذه القصة، يتم كتابة التفسيرات من قبل جميع المشاركين، والحقيقة سوف تظهر.

الخاتمة

يجب على الموظف أن يصف تاريخ عمله الضميري مع صاحب العمل، وأن يذكر عدم وجود عقوبات تأديبية في الماضي، وأن يذكر الحوافز التي حصل عليها (المكافآت، الشهادات، الهدايا). إذا تم رفع القضية إلى المحكمة، فسيتم أخذ هذه المعلومات في الاعتبار عند اتخاذ القرار.

إذا اعترف الموظف بالذنب لارتكابه خطأ، فيجب عليه التعبير عن الندم. ومن الضروري أيضًا طمأنة الإدارة بأن مثل هذه الحوادث لن تتكرر مرة أخرى في المستقبل.

كيف تؤلف

لا توجد معايير قانونية لتقديم تفسير مكتوب. يكفي اتباع الحد الأدنى من القواعد العامة لإعداد المستندات.

المذكرة معدة على ورقة A4. ويمكن كتابتها بخط اليد أو كتابتها على جهاز الكمبيوتر.

في الجزء العلوي من الورقة، على الجانب الأيمن، يشير العمود إلى من تم إرسال المستند إليه ومن قام به. المستلم – الشخص الذي طلب التفسير. تم ذكر منصبه ولقبه والأحرف الأولى منه. يكتب الموظف قسمه ووظيفته واسمه الكامل.

بضعة أسطر أدناه، في الوسط، يشار إلى اسم الوثيقة - ملاحظة توضيحية. وفيما يلي نص الشرح.

ثم يتم لصق المنصب المكتوب بخط اليد والتوقيع الشخصي والأحرف الأولى من اسم الموظف ولقبه. يشار إلى تاريخ كتابة المذكرة. يحق للموظف إرفاق المستندات التي تؤكد معلوماته.

يجب تسجيل المذكرة التوضيحية في المكتب، بعد الحصول على نسخة أو نسخة ثانية من المذكرة مع العلامة المناسبة. وهذا سوف يحمي من الإجراءات غير القانونية المحتملة للإدارة.

مثال

إلى مدير Prod-Service LLC

ن.ن. نيكولاييف

من محاسب

إيفانوفا إيرينا إيفانوفنا

رسالة تفسيرية

في 12 فبراير 2016، أشرت إلى أسعار غير صحيحة في مذكرة التسليم رقم 331 والفاتورة رقم 434، حيث بالغت في تقديرها بنسبة 5٪. ولذلك رفض المشتري قبول البضائع وأُعيدت إلى المستودع. كان سبب الخطأ زيادة عبء العمل في ذلك اليوم. وكان السبب هو غياب المحاسب E. E. راكوفا، الذي كان في إجازة. لقد قمت بواجبات شخصين. أعترف بالخطأ. يرجى الأخذ في الاعتبار أن شركة Prod-Service LLC لم يكن لديها أي شكاوى سابقة بشأن عملي. في المستقبل، أتعهد بأن أكون أكثر حذراً عند ملء المستندات.

المحاسب الأول. ايفانوفا

يواجه كل شخص عامل تقريبًا مواقف حيث يكون من الضروري تقديم تفسيرات مكتوبة حول خطأ معين حدث في عملية العمل. عادة، تطلب الإدارة تقديم مثل هذه المذكرة التوضيحية في الحالات التي يكون فيها الانتهاك المرتكب جسيمًا - أي. حدوث انتهاك لواجبات العمل أو الواجبات الرسمية، ويجب قطع العقوبة التأديبية عن راتب الموظف. ومن ثم يتساءل "المخالف" عن كيفية كتابة مذكرة توضيحية بشكل صحيح بخصوص الأخطاء في العمل حتى لا تثير غضبًا أكبر من الإدارة العليا.

إجراءات إعداد شرح مكتوب

وينبغي صياغة المذكرة التوضيحية بشأن المخالفات التي تم تحديدها على النحو التالي:

1. يشار إلى موضع الشخص المقصود بالشرح في الزاوية اليمنى العليا.
2. التالي هو اسم المنظمة.
3. بدون اختصارات، الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي للشخص المقصود بالشرح.
4. موقف الموظف الذي يقدم هذه المذكرة واسم عائلته واسمه الأول وعائلته أيضًا بدون أي اختصارات.
5. بعد ملء الرأس، يتم كتابة اسم المستند المقدم، أي. كلمة "توضيحية" مكتوبة في منتصف السطر.
6. يتم كتابة النص التوضيحي.
7. يشار إلى اللقب والأحرف الأولى للموظف الذي قام بتجميع هذه الوثيقة، وكذلك توقيعه وتاريخ الإعداد.

تبدو عينة الملاحظة التوضيحية كما يلي:

يمكن للمدير فقط أن يطلب من الموظف بشكل مباشر تقديم بيان توضيحي كتابيًا، على سبيل المثال. صاحب العمل نفسه.

ولا يحق للمديرين ولا لرؤساء الأقسام وما إلى ذلك المطالبة بكتابة التفسير أعلاه.على الرغم من أنهم يستطيعون تخويف الموظفين بهذا في حالة حدوث أي مخالفات، وهو أمر غير مقبول.
إذا كان هناك بالفعل انتهاك من جانب الموظف، فإن الخيار الأفضل بالنسبة له هو كتابة مذكرة توضيحية بالفعل. وبما أنه في حالة رفض هذا الإجراء، فإن هذا السلوك من جانبه قد تعتبره الإدارة العليا بمثابة انتهاك للانضباط في العمل، الأمر الذي قد يترتب عليه عواقب أكثر خطورة، بما في ذلك الفصل بموجب المادة.

إقرأ أيضاً: إجازة لظروف العمل الضارة من قانون العمل في الاتحاد الروسي

القواعد التي يجب مراعاتها عند كتابة مذكرة

كيف تكتب مذكرة توضيحية بشكل صحيح حتى لا تتاح لرئيسك الفرصة للعثور على خطأ دون داع؟ قبل البدء في إعداد الوثيقة المذكورة أعلاه، من الأفضل استشارة محامٍ. إذا لم يكن ذلك ممكنا، فتحدث على الأقل عن الوضع الحالي مع زملائك في العمل واستمع بعناية إلى نصيحتهم.

لا يجب أن تكذب وتحاول تبرير نفسك على الورق إذا كنت مذنبًا حقًا بشيء ما. لأن مثل هذا السلوك يمكن أن يؤدي إلى خلق مشاكل أكبر. بعد كل شيء، سيتم الكشف عن الكذبة، وسيتم "ختم" الموظف بأنه كاذب ومخادع. مثل هذا التحول في الأحداث يمكن أن يضر بشكل كبير بالنمو الوظيفي في المستقبل. إذا لم يكن الوضع يعتمد عليك، لكن الإدارة اعتبرتك مذنبًا، يمكنك إضافة العبارة التالية في النص التوضيحي: "في هذه الحالة، كانت أفعالي تركز على الوضع الحالي" أو "في هذه الحالة، أنا تصرفت وفقا للظروف السائدة." مثل هذا التفسير يمكن أن يساعدك على الخروج من الموقف بكرامة. كما قد يكون هذا السجل مفيدًا إذا تم النظر في القضية في المحكمة.


حاول عرض حقائق الانتهاكات بلطف أكبر. على سبيل المثال، يجب ألا تشير إلى أنك تأخرت عن العمل. تبدو هذه الجريمة خطيرة للغاية ولهذا لا يمكنك الحصول على توبيخ فحسب، بل أيضًا غرامة يجب دفعها من راتبك. إذا استخدمت كلمة "تأخر" بدلاً من "متأخراً"، فقد تتعامل السلطات مع هذه الجريمة بشكل أكثر تساهلاً.

من الأفضل إعداد المستند أعلاه على جهاز كمبيوتر، ثم، بعد التحقق، طباعته وتوقيعه وتقديمه إلى الإدارة. يعد ذلك ضروريًا للحفاظ على سر مدى قلقك عند كتابة الملاحظة. إذا تم تحرير المستند يدويًا، فقد يكشف مدير المؤسسة عن قلقك المفرط، والذي سينعكس تمامًا على خط يدك (أحرف ملتوية، وعدم انتظام عند كتابة النص على سطر، وما إلى ذلك)، والذي قد ينعكس أيضًا في كيفية تتم معاقبتك بغرامة أو مجرد توبيخ.


ماذا يجب أن تفعل إذا كنت بحاجة إلى كتابة بيان توضيحي لشخص لم يعتمد عليه الموقف الذي حدث ويقع اللوم على الموظفين الآخرين أيضًا فيما حدث؟ الشيء الرئيسي في هذه الحالة هو عدم إلقاء اللوم على الآخرين في كل ما حدث، وبالتالي محاولة حماية نفسك من العقاب. وتعامل مع الموقف بموضوعية قدر الإمكان واكتب ملاحظة بموضوعية قدر الإمكان. يمكن للمذكرة التوضيحية جيدة الصياغة، والتي رأيت عينة منها أعلاه، أن تضمن أن المدير يوبخك أنت والمسؤولين فقط عما حدث. بهذه الطريقة، لن تخذل زملائك وتحافظ على علاقات عمل طبيعية في الفريق فحسب، بل ستبدو أيضًا لائقًا في عيون رؤسائك.


إذا كان الانتهاك المرفوع ضدك خطيرًا بما فيه الكفاية، لكنك تعلم أنك لم ترتكب أي خطأ، ولم تكن مذنبًا بأي شيء حدث، فيمكنك الدفاع عن براءتك حتى النهاية، وحتى الذهاب إلى المحكمة لاستعادة العدالة.
يجب تقديم مذكرة توضيحية لإدارة المنشأة من قبل الموظف خلال يومي عمل.

سنتحدث الآن عن مجموعة متنوعة من مواقف الحياة الواقعية التي قد تنشأ في المنظمة في حالة ظهور طلب. على الرابط المحدد، يمكنك أن تقرأ عن قواعد إعداد الملاحظات التوضيحية؛ كما يوجد نموذجها هناك. سنقدم لك في هذه المقالة عدة أمثلة على الملاحظات التوضيحية. ومع ذلك، ضع في اعتبارك أنه قد ينشأ موقف داخل المنظمة حيث تكون هناك حاجة إلى مشورة قانونية إضافية.

الوضع 1

إذا كنت بحاجة في حالة أو أخرى إلى إعداد مذكرة توضيحية، فعند كتابتها، اذكر جميع الظروف. عليك أن تثبت أن المنظمة تفعل كل ما في وسعها. إذا كانت الأمور قد سارت بشكل خاطئ دون أي خطأ من جانبك، على سبيل المثال، حتى قبل انضمامك إلى الشركة، فيجب عليك إظهار أن الأمر سيستغرق بعض الوقت لتصحيح الوضع.

"أعمل في قسم التسويق والعقود في شركة خلوية منذ أربعة أشهر. كجزء من عملي، يجب أن أسافر إلى المواقع التي يتم فيها تركيب الهوائيات والصواري الخاصة بشركتنا، ويجب علي أيضًا التعامل مع العقود. لدى شركتنا أيضًا مرافق لم يتم إبرام عقود بشأنها لأكثر من ثلاث سنوات، أي قبل فترة طويلة من وصولي إلى هذه الوظيفة.

وقد تطور الوضع لدرجة أنني أحتاج إلى كتابة مذكرة توضيحية لماذا لم يتم إبرام الاتفاقية بعد ولماذا توجد مثل هذه الغرامة من وزارة المالية. يرجى تقديم المشورة ماذا تفعل؟ بعد كل شيء، تمكنت للتو من الوصول إلى هذه الأشياء، لأنه قبل ذلك كان علي التعامل مع أشياء أخرى، والتي انتهت المواعيد النهائية لها أيضًا منذ فترة طويلة. "

"أنا (الاسم الكامل) أعمل في الشركة منذ 27 أبريل 2014. حسب الوصف الوظيفي بتاريخ 27/24/2014 أقوم بإعداد عقود تركيب الأشياء. لقد قمت حاليًا بإعداد 65 عقدًا للمرافق التي تم إعادة تشغيلها. إلا أن المنظمة لديها مرافق لم يتم إبرام عقود بشأنها منذ أكثر من 3 سنوات. لقد قمت بالفعل بصياغة بعض هذه الاتفاقيات، ولكن بسبب كثرة الأشياء وبعدها، لم يكن لدي الوقت لإعداد جميع الاتفاقيات للتوقيع، بما في ذلك..."

الوضع 2

عندما يتم توجيه اتهامات لا أساس لها ضدك، يجب عليك بالتأكيد الدفاع عن نفسك: "أنا لست مذنباً بكسر الجهاز. أرى أنه من الضروري التنويه إلى أن هذا الجهاز يستخدم بكثرة في العمل... وبما أنه لم يتم تحديد المسؤولين عن العطل، أطلب منكم عدم خصم التكلفة من راتبكم..."

من الممكن أن يكون لديك شهود، وفي هذه الحالة يجب عليك استخدام تعبيرات مثل: "يمكن/يمكن تأكيد كلامي باسمي الكامل"، ويمكن أيضًا استخدام الأدلة من كاميرات المراقبة، وما إلى ذلك. إذا كانت هناك ظروف مخففة، يمكنك استخدام العبارات التالية: "بسبب الحادث، كنت في حالة صدمة"، "انقطعت إمدادات المياه نتيجة لحادث"، وما إلى ذلك.

وقد يكون من المفيد لك عند وصف الحادثة أن تلتزم الصمت عن تفاصيل معينة، خاصة إذا كانت التفاصيل ليست ذات أهمية كبيرة ولا تؤثر على موضوعية تقييم الموقف.

“2014/06/09 اضطررت للذهاب في رحلة عمل ليوم واحد إلى روستوف أون دون للعمل، وفي اليوم التالي كان علي الذهاب إلى العمل. في الساعة 15:00 تحررت وذهبت إلى محطة الحافلات، ولكن في الطريق بدأت أشعر بتقلصات في المعدة وتدهورت صحتي فجأة. كان علي أن أطلب المساعدة الطبية. عندما تحسنت حالتي، كانت الساعة 20:00 بالفعل، ذهبت إلى محطة الحافلات مرة أخرى، لكن اتضح أن الحافلة قبل الأخيرة غادرت الساعة 19:45. انتظرت الحافلة التي كان من المفترض أن تغادر الساعة 21.45، لكنها ألغيت. لم يكن هناك شيء آخر للعودة. ثم اتصلت برئيس مجموعتي وشرحت الموقف ووافقت على استبدالي في يوم العمل التالي.

الآن يطالب مدير شركتنا بمذكرة توضيحية، لكنني لا أعرف كيفية إعدادها بشكل صحيح ولا أستطيع أن أتخيل من يمكنني اللجوء إليه للحصول على المساعدة في هذا الشأن. لا أريد أن أذكر مشاكلي الصحية، فقد يكون ذلك سبباً لفصلي من العمل. ارجوك قل لي ما العمل..."

وبما أن المذكرة التوضيحية تتضمن عرض جميع ملابسات الحادثة بشكل حر، فافعل ذلك. ليس عليك التحدث عن حالتك الصحية؛ في هذه الحالة، يكفي الإشارة إلى إلغاء الحافلة التي اشتريت تذكرة لها بالفعل.

الوضع 3

ماذا تفعل إذا خرجت عواطفك أثناء عملية العمل عن نطاقها، وأدركت أنك ذهبت بعيدًا وأصبحت شخصيًا؟ ليست هناك حاجة لإنكار ما هو واضح. ومع ذلك، يمكنك دائمًا تخفيف الحقائق قليلاً وعرض الموقف بطريقة تجعلك متعاطفًا.

"الرجاء مساعدتي في صياغة مذكرة توضيحية بشكل صحيح، ومعها مذكرة مضادة. هذا هو كيف هو. شركتنا تتأخر في دفع الأجور، وفي هذه الحالة يحاول نائب المدير استفزاز العمال لمخالفة الانضباط والشغب والتغيب عن العمل. ومن خلال إجراء محادثات استفزازية مع الموظفين، تحصل على آرائهم حول الوضع، ثم تنقلها إلى رئيس المنظمة. رداً على هذا التصرف قلت إنها يهوذا وخائنة. وعلى إثر ذلك، كتبت النائبة محضراً اتهمتني فيه بالإخلال بالتبعية والانضباط العمالي، فضلاً عن إهانتي”.

"نائب المدير إيرتينيفا ج.ب. يحرض بشكل منهجي موظفي الشركة على التغيب عن العمل بسبب تأخر الأجور، كما يدين زملائه. ونتيجة لمثل هذه التصرفات، بتاريخ 16 أكتوبر 2014، حصل بيننا صراع معها، عبرت خلاله عن رأيي فيها صراحة، ووصفتها بالخائنة. تعبيرات مسيئة أخرى موجهة إلى ج.ب. لم أسمح بذلك، ولم تكن هناك انتهاكات لانضباط العمل أيضًا. أعتقد أن لدي الحق في التعبير عن رأيي الخاص”.

خيار آخر للدفاع عن النفس في مثل هذه المواقف يمكن أن يكون الهجوم المضاد. ومع ذلك، ينبغي أن يكون مفهوما أن استخدام الأكاذيب الصريحة غير مقبول هنا. على سبيل المثال: "في المذكرة (متبوعة بالمنصب والاسم الكامل لمقدم الطلب) يتم عرض الحالة بشكل مشوه ..."، "بالإضافة إلى ذلك، الاسم الكامل رفع نبرة صوتها إلى الصراخ في محادثة معي" ووصفتني بشكل مهين بعدم الكفاءة (قالت إنه في هذه الشركة أي شخص أذكى مني). في مثل هذا الموقف، لم أستطع كبح جماح نفسي، كما أنني رفعت لهجتي وأعربت عن رأيي فيها”.

يمكننا تقديم مثال آخر على هذه الملاحظة التوضيحية: "ومع ذلك، وصل الفني إلى الموقع بعد ساعة و 10 دقائق فقط من المكالمة، ولهذا السبب لم أتمكن من كبح جماح نفسي وأعربت بصوت مرتفع عن رأيي بشأن موقفه المهمل تجاه العمل."

الوضع 4

لا تنكر ذلك إذا ارتكبت خطأ. يجب أن تحاول وصف الصعوبات التي كان عليك مواجهتها. لا داعي لإذلال نفسك، لأن لكل شخص الحق في ارتكاب الأخطاء. علاوة على ذلك، ليس هناك يقين من أن شخصًا آخر كان سيقوم بعمل أفضل منك. بالإضافة إلى ذلك، لا تزال بحاجة إلى العثور على موظف آخر: قم بإجراء المقابلات، واختر الشخص المناسب من حيث المؤهلات والخبرة ومستوى الراتب. وهذا يعني أن خطأك لا يعني أنه سيتم طردك على الفور أو إخضاعك لإجراءات تأديبية صارمة.

"أنا أعمل في قسم الائتمان في أحد البنوك. وبسبب عبء العمل الثقيل والفوضى الناتجة على مكتبي، لم أتمكن من تقديم طلبي في الوقت المحدد. أدى ذلك إلى قيام العملاء بتقديم شكاوى ضدي. الإدارة تحتاج إلى تفسير. ماذا يجب أن أكتب فيه؟ كيف يمكنني أن أشرح بشكل صحيح أنني ببساطة لم أتمكن من تحمل مسؤولياتي، حيث أن خبرتي لا تزال قليلة جدًا وكنت مشغولًا جدًا بالعمل في ذلك اليوم؟

"أنا (الاسم الكامل) أعمل في قسم الائتمان بالبنك منذ 22 يوليو 2014. حتى هذه اللحظة، لم يكن لدي أي خبرة في العمل مع وثائق الائتمان. تشمل مسؤوليات وظيفتي ما يلي: (مدرجة هنا). يبلغ متوسط ​​تدفق المستندات 200 مستند يوميًا.

نظرًا لأن خبرتي العملية قليلة وكنت مشغولًا جدًا بتاريخ 2014/08/05، فقد فشلت في تحمل مسؤوليات وظيفتي. ولهذه الأسباب تم إرسال طلب القرض رقم .... تاريخ 2014/08/05 مخالفاً للآجال المحددة..."

"الرجاء مساعدتي في صياغة المذكرة التوضيحية بشكل صحيح. أشغل منصب أخصائي أول في صندوق التأمين الطبي الإلزامي. إحدى المؤسسات الطبية أخطأت في تقريرها السنوي، لكنني لم أنتبه لذلك. الآن الإدارة تطلب مني بيانا توضيحيا..."

الوضع 6

ماذا يجب أن تفعل إذا ارتكبت مخالفة وتم القبض عليك؟ بالطبع، عليك أن تعترف بالذنب وتتعهد بعدم السماح بمثل هذا السلوك في المستقبل. سيعمل هذا التكتيك بشكل جيد إذا كان حادثًا معزولًا وليس إساءة مستمرة.

"شركتنا تسمح بالوصول إلى الإنترنت فقط لأمور العمل. من وقت لآخر، عندما لم أكن مشغولا للغاية في العمل، قمت بزيارة العديد من المواقع والمنتديات حول موضوعات الإصلاح والسيارات. أرسلت لي الإدارة قائمة بالموارد التي قمت بزيارتها وطلبت مني تقديم مذكرة توضيحية حول سبب استخدامي لإنترنت الشركة بشكل غير مصرح به لأغراض شخصية. كيف تكتبها بشكل صحيح؟

إذا تم القبض عليك متلبسًا وقدمت لك قائمة بالمخالفات، فكل ما عليك فعله هو التوبة. يمكن القيام بذلك بالشكل التالي: "أعترف أنني استخدمت إنترنت الشركة بشكل دوري لأسباب شخصية. وأتعهد بعدم القيام بذلك في المستقبل، كما أطلب عدم إخضاعي لأي إجراء تأديبي”.

الوضع 7

إذا كان مديرك المباشر يدعمك ويقف إلى جانبك، فأنت بحاجة إلى كتابة شيء محايد ومرضي للوظائف/الإدارات الأخرى.

“أعمل كمهندس عمليات في إحدى الشركات الصناعية، وعند الحاجز تمت مصادرة جواز سفري الشخصي بسبب انتهاء صلاحيته. يطالبني مديري بإعداد مذكرة توضيحية "مثقفة" لجهاز الأمن. انصحوني ماذا أكتب… "

"أنا (الاسم الكامل)، لم أجدد تصريح المرور الشخصي في الوقت المناسب للسبب..."

يمكن تقديم أسباب مختلفة: رحلة عمل، إجازة مرضية، بالإضافة إلى أسباب مماثلة للشخص الذي يقوم بتمديد التصاريح. ربما تكون قد تقدمت بطلب لتمديد تصريح المرور الخاص بك، ولكن الموظف المسؤول كان مشغولاً للغاية في تلك اللحظة (بسبب تركيب معدات جديدة، وإعداد التقارير، وما إلى ذلك)، وطُلب منك العودة في وقت آخر.

الوضع 8

إذا كنت تخطط لأخذ زمام المبادرة وتتوقع الحصول على قرار إداري من إدارتك من أجل إجراء أي تغييرات على عملية الإنتاج أو تحسين الوضع غير المستقر، فسيكون ذلك ضروريًا.

"الرجاء مساعدتي في كتابة مذكرة، فأنا لا أعرف حتى عنوان الشخص الذي سأكتبها إليه. هذا هو كيف هو. تم تعييني في المنشأة لأكون مسؤولاً عن تفريغ عربات السكك الحديدية. وواجهت هناك مخالفات سلامة حسب التعليمات المنظمة لتفريغ العربات. يحدث تخزين مفرط للمواد، ولا يتم رش الموقع نفسه بمواد إزالة الجليد، ويتجمد العمال لأنهم غير معزولين، كما هو مطلوب في التعليمات. يتم العمل حتى أثناء الضباب رغم أن التعليمات تحظر ذلك. لكن رئيس حماية العمل يدعي أنه لا يحق له وقف الإنتاج…”.

يجب عليك توجيه مذكرتك مباشرة إلى رئيس شركتك. ويمكن القيام بذلك على النحو التالي: «أود إعلامكم أنه في المنشأة X يتم تفريغ عربات السكك الحديدية بشكل مخالف لتعليمات السلامة... إلخ». يمكنك بعد ذلك وصف الوضع الحالي بنفس الطريقة التي وصفتها في طلبك.

وبطبيعة الحال، فإن ظروف الحياة وحالات العمل متنوعة للغاية، وبالتالي من المستحيل توفير كل حالة، كما أنه من المستحيل العثور على مستند نموذجي جاهز لأي طلب. ومع ذلك، نأمل أنه بفضل أمثلة الملاحظات التوضيحية المقدمة، ستكتسب فائدة عملية لنفسك وستكون قادرًا على التعامل مع مجموعة واسعة من المواقف في المستقبل.