في أي منظمة، ينشأ موقف عندما يحتاج الموظفون إلى إخطار الإدارة بالمشاكل التي نشأت، أو شرح الظروف التي نشأت، أو اقتراح طرق لحل مشكلات العمل. وهذا هو الغرض من استخدام هذه الوثيقة. في هذه المقالة سنتناول بالتفصيل كيفية كتابة مذكرة بشكل صحيح؛ يمكنك تنزيل عينة مجانًا.
هم:
- التقارير. يتم كتابته إذا قدم الموظف أي اقتراح أو طلب المساعدة لإزالة الانتهاكات أو الخلافات مع موظف آخر.
- تفسيرية. في أغلب الأحيان، نتيجة لحادث له عواقب سلبية، يتم كتابة نص توضيحي يوضح أسباب الانتهاك.
- تحليلية أو إعلامية. أنها تحتوي على تحليل لمشكلة أو مفهوم العمل والاستنتاجات والاقتراحات بناءً على المعلومات التي تم الحصول عليها.
سبب الإنشاء هو مبادرة الموظفين، ولكن قد يكون تعليمات شفهية أو كتابية من المدير.
متطلبات الوثيقة
دعونا نتعرف على كيفية كتابة مذكرة، وسنقوم بإنشاء نموذج لمنظمة الميزانية. في قائمة المستندات المحاسبية الأولية التي تستخدمها الوكالات الحكومية، والتي يحددها الملحق رقم 1 بالأمر رقم 52ن الصادر عن وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015، لا يوجد نموذج موحد لإعداد هذه الورقة. وهي مكتوبة بأي شكل من الأشكال على ورقة فارغة من ورق A4. إذا لزم الأمر، في منظمة ذات هيكل متفرع، من الممكن تطوير هذا النموذج.
يجب أن يحتوي نموذج المذكرة (العينة) على التفاصيل اللازمة لتوجيه المستخدمين بسرعة إلى جوهر المستند ومصدره وأهمية التاريخ والرقم التسلسلي. هذه الوثيقة لا تخضع للتسجيل الإلزامي. ولكن قد تقرر إحدى المنظمات تسجيلها، على سبيل المثال، لأغراض المراقبة.
شكل مذكرة
الميزات الهامة والصياغة
يجب أن يكون السلوك التجاري، وخاصة بين المسؤولين الحكوميين، أخلاقياً. المذكرة "أود أن ألفت انتباهكم..." لا تلبي المعايير الأخلاقية العالية المطلوبة. من الأسهل الكتابة عن انتهاك لوائح العمل، وتخطي عبارة "ألفت انتباهكم" في التقرير والبدء على الفور في تقديم الحقائق وجوهر الحادث. على سبيل المثال: "بالأمس، 15 أغسطس 2018، تم تعطيل جلسة الفصل الدراسي بسبب...".
غالبًا ما يطرح السؤال، إذا اعتمدت مؤسسة ما إدارة المستندات الإلكترونية، كيف تكتب مذكرة، هل تنسيق العينة هو نفسه، وكيف يختلف عن الورق؟ التسجيل في النموذج الإلكتروني ليس لديه أي اختلافات كبيرة. عند إرسال بريد إلكتروني، يمكنك طلب إشعار بأن المستلم قد قرأه.
تجميع خطوة بخطوة
تتكون قاعدة العمل مع المذكرة من عدة خطوات:
- يقوم الموظف بإنشاء مذكرة الخدمة.
- وينسقها مع المشرف المباشر والجهات المعنية، على سبيل المثال، مع المتخصصين الذين سيشاركون في تنفيذ العمل.
- ثم يتم تقديمه للنظر فيه إلى المرسل إليه في القسم أو الإدارة المحددة.
- يتعرف المرسل إليه على المحتوى ويتخذ القرار، مع إعطاء التعليمات، إذا لزم الأمر.
- يتم إرسال الوثيقة للتنفيذ، ويتم إخطار المؤلف بالنتيجة.
إذا لم يكن المدير قد كتب رفضًا، فإن قراره الإيجابي فقط هو الأساس لاتخاذ أي إجراءات أو أداء العمل.
لنفكر في موقف يقوم فيه نائب المدير بإعداد مذكرة موجهة إلى رئيس المؤسسة. ويجب عليه الحصول على إذن لموظفي شركات خارجية لدخول مبنى المدرسة قبل إبرام اتفاقية لتوريد المعدات. بعد القراءة، يجوز للمدير أن يضع قراره بضرورة إعداد قائمة بالأشخاص المسموح لهم بالدخول، أو إصدار أمر بإعداد تصاريح مرور مؤقتة.
قلنا لك كيفية كتابة مذكرة، ونقدم مثالاً لموظفي القطاع العام أدناه.
عينة لتنظيم الميزانية
كيف وكم لتخزين
يتم وضع المستندات في المؤسسة، المكتملة بالعمل المكتبي، في الأرشيف لفترات تخزين مختلفة حسب نوعها ونوعها. في عام 2019، تظل قائمة أنواع الوثائق التي تشير إلى فترات التخزين الصادرة عن أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 صالحة المعدلة بتاريخ 16/02/2016.
يتم تخزين الملاحظات التوضيحية والمذكرات والمذكرات الرسمية الأخرى جنبًا إلى جنب مع المستندات الأخرى التي يتم إنشاؤها أثناء أنشطة المنظمات الحكومية - المراسلات، والأعمال، وطلبات إصدار تصاريح المرور، وطلبات فقدان الشهادات، وما إلى ذلك. ومدة تخزينها في الأرشيف هي 5 سنوات.
ترتبط نسبة كبيرة إلى حد ما من السكان بالعمل في منظمات ذات أحجام وأنواع مختلفة من الأنشطة. أثناء أداء واجباتهم، الموظفين بانتظام التواصل مع الإدارة المطلوبةلحل بعض القضايا.
نظرًا لأن هذا النوع من المراسلات التجارية يمكن أن يواجهه الجميع، فدعونا نلقي نظرة فاحصة على الأسئلة الرئيسية: متى وكيف يتم إعداد المذكرة، ما هي الاختلافات في إعداد ورقة رسمية للإدارة؟
القراء الأعزاء!تتحدث مقالاتنا عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فريدة من نوعها.
إذا أردت أن تعرف كيفية حل مشكلتك بالضبط - اتصل بالمستشار عبر الإنترنت على اليمين أو اتصل استشارة مجانية:
في أي الحالات يتم كتابة المذكرة؟
المذكرة الرسمية هي أحد عناصر تدفق المستندات الداخلية. وبمساعدتها، يمكن لموظفي الشركة حل مشكلات ومواقف الإنتاج بأسرع ما يمكن وبكفاءة.
مذكرة الخدمة مصممة لحل مشاكل وقضايا العملتتعلق بعمل موظف معين أو قسم بأكمله. في هذه الحالة، قد يعتمد حل المشكلة على موظف آخر في الشركة وعلى وحدة هيكلية مختلفة تمامًا.
والفرق الرئيسي عن التقرير هو أنه يستخدم في الاتصالات التجارية بين الموظفين أو الوحدات الهيكلية التي لها مكانة متساوية في المنظمة. بعبارة أخرى، لا التبعية المباشرة.
إعداد مذكرة له فوائد إضافية. تثبت هذه الوثيقة أن الموظف الذي قام بتجميعها أشار إلى وجود مشكلة تقع في نطاق مسؤوليته.
إذا كان متخصصا غير قادر على معرفة ذلك بمفرديوفي حالة ظهور مشكلة، يمكنه إعداد مذكرة وطرح المشكلة على متخصصين آخرين للنظر فيها. في هذه الحالة، سيكون قادرا على إعفاء نفسه من المسؤولية عن الجودة الرديئة أو النظر في الوقت غير المناسب للمهمة.
في بعض الحالات، على أساس المذكرة، يتم إصدار أمر بشأن الحاجة إلى تنفيذ إجراء معين.
ما الذي يجب أن يحتوي عليه نص الوثيقة؟
على الرغم من عدم تحديد الشكل الدقيق لملء خطاب العمل المذكور، إلا أنه يمكن تحديد عدة نقاط أساسية، إلزامية للتسمية في الوثيقة. قائمة التفاصيل تشمل:
- رأس يتم فيه كتابة تفاصيل المستلم، مثل الاسم الكامل والمنصب.
- إسم الجريدة الرسمية .
- تاريخ الكتابة ورقمها.
- عنوان يتضح منه موضوع المراسلات على الفور.
- "نص" الوثيقة، حيث يتم وصف الوضع الحالي في البداية، وبعد ذلك يشير المؤلف إلى طلبه.
- منصب الموظف الذي قام بتجميع الرسالة الرسمية وتوقيعه والاسم الكامل للمؤلف.
غالبًا ما يبدأ نص الملاحظة بالكلمات "أود أن ألفت انتباهكم..."، وبعد ذلك تأتي المعلومات الرئيسية. لكن هذه ليست قاعدة إلزامية.
كيف تؤلف وتكتب بشكل صحيح؟
يجب أن تكون بداية الوثيقة تفاصيل المنظمة ومصدر الرسالة الرسمية. عنوان الوثيقة نفسها مكتوب في المنتصف. يجب أن يبدأ النص الرئيسي أدناه وعلى الخط الأحمر. كما ذكرنا سابقًا، يتم نقل جوهر المشكلة بشكل حر. تكتمل الوثيقة بتاريخ الإعداد والتوقيع.
إذا كان النص الرئيسي للمذكرة يجب أن يكون كبيرًا، فيجب ذلك يجب تقسيمها إلى عدة فقرات:
- وصف المشكلة الرئيسية؛
- طلب؛
- القسم وأسماء الموظفين الذين كتبوا المذكرة إذا كان هناك استئناف جماعي.
في الحالة الأخيرة يتم التوقيع الرئيسي على الوثيقة من قبل رئيس القسم، تقديم وثيقة الخدمة. تتم أيضًا إضافة طلب يحمل توقيع جميع الموظفين إلى المستند الرئيسي.
يجب أن تكون المذكرة مكتوبة على ورقة بحجم A4، مثل أي مستند آخر. أيضًا مطلوب توقيع "مباشر".صنع يدويا.
يتم كتابة المذكرة مع الرقم التسلسلي وتاريخ الكتابة.
إذا رغبت في ذلك، يمكن تجميع المستند في محرر على جهاز كمبيوتر وطباعته لاحقًا، ولكن يجب أيضًا أن يتم التوقيع بواسطة المترجم نفسه.
ميزات تصميم المذكرة (مع عينات)
اعتمادًا على نوع المذكرة التي تم إعدادها، تتغير الفروق الدقيقة في تنفيذ المستند والمواقف التي يجب إعدادها فيها.
لمدير أو إدارة المؤسسة
يتم كتابة العديد من المذكرات إلى هذا المدير، لذلك دعونا نتحدث عن أفضل السبل لنقلها. يُنصح بتأليف الوثيقة في نسختين أصليتين.
وفقا للقواعد، يتم نقل الوثيقة إلى السكرتير، والذي لن يكون من الخطأ الحصول على علامة عند قبول المستند للنظر فيه. وبعد ذلك انتظر قرار السلطات.
لرحلة عمل: التمديد والإلغاء
تعمل المذكرة بمثابة تأكيد على أن الموظف المعين موجود في مكانه بالإضافة إلى ذلك يسجل مواعيد الوصول والعودة من رحلة عمل. يمكن إصدار هذه الوثيقة إذا:
- يسافر الموظف على سيارة مستأجرة أو شخصية أو رسمية؛
- لا يملك الموظف وثائق تؤكد سفره وإقامته.
مراجعة من الإجازة
غالبًا ما تكون هناك حالات يكون فيها المديرون لأسباب إنتاجية يجب استدعاء أحد الموظفين.
وفي هذه الحالة يصبح مدير المذكرة هو رئيس القسم الذي يتم فيه تسجيل الموظف الموجود في إجازة سنوية مدفوعة الأجر.
يجب على رئيس المنظمة التعرف على الوثيقة المقدمة و تشير إلى موافقتك أو رفضك للطلبالمسجلة في الوثيقة.
وفقًا للمادة 99 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، لا يجوز استدعاء الموظف من الإجازة إلا بموافقته الشخصية.
أيضًا، وفقًا للمادة 125 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يُحظر الاستدعاء من الإجازة:
- النساء الحوامل.
- الموظفين الصغار
- العمال المرتبطين بظروف عمل خطيرة أو ضارة.
في عطلة
بالإضافة إلى الإجازة، يمكن لموظفي المنظمات، في ظل ظروف معينة، الحصول على ما يسمى "إجازة"، أي. خذ إجازة من العمل. بسبب ال تمت إزالة هذا المفهوم في قانون العمل، يتم استخدام تعريفات "وقت الراحة الإضافي" أو "وقت الراحة الآخر".
يمكن أن تكون الوثيقة التي يعبر بها الموظف عن رغباته لرؤسائه إما بيانًا أو مذكرة.
يحق للموظف الحصول على إجازة عندما:
- عملت ساعات إضافية؛
- عملت في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات؛
- كان لديه إجمالي ساعات العمل الإضافية أثناء العمل بنظام الورديات؛
- قام بدور نشط في حركة التبرع والتبرع بالدم؛
- موظف؛
- نحو الاجازة.
حول تغيير جدول العمل أو تأجيل ساعات العمل
قد يكون لكل موظف أسباب وجيهةحيث يمكنه من خلاله التواصل مع الإدارة لطلب تغيير جدول العمل.
إذا تجلت المبادرة على وجه التحديد من جانب الموظف فمن يستطيع ذلك توثيق الحاجة إلى التعديلاتيقوم بإعداد مذكرة موجهة إلى رئيس المؤسسة.
في الحالات التي يكون فيها السبب صحيحًا حقًا، لا يحق لصاحب العمل رفض الموظف وفقًا للمادة 93 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.
يجب أن تشير الوثيقة إلى الجدول الزمني الحالي والجدول المطلوب.
لشراء المعدات
تتم كتابة هذه المذكرة من قبل القسم الذي يحتاج إلى شراء معدات جديدة أو استبدال المعدات القديمة.
ومن الأمثلة على ذلك نداء من إدارة الموارد الاقتصادية أو الموارد البشرية إلى رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات لطلب استبدال جهاز كمبيوتر معيب بسرعة.
نموذج مذكرة لشراء جهاز كمبيوتر: .
حول إقامة الفعاليات
المذكرات الداخلية المتعلقة بحل المشكلات التنظيمية لعقد الفعاليات، لديهم تفاصيل خاصة بهم. لقد وجدوا أيضًا استخدامًا متكررًا في المؤسسات التعليمية.
ستحتاج المذكرة إلى الإشارة إلى المعلومات الأساسية حول الحدث القادم، وإذا لزم الأمر، تفاصيل الاتصال بالأشخاص المسؤولين عن تنفيذه.
حول تقديم المعلومات
أحد الأنواع الأكثر استخدامًامذكرات. يتم استخدامه لتقديم طلب للحصول على معلومات معينة ويستند إلى المبدأ التالي:
- ينبغي تحديد الفكرة الرئيسية وتشكيل استعلام؛
- تقديم التفاصيل التي قد يطلبها المستلم؛
- تذكر الفكرة الرئيسية للطلب وتقديم معلومات إضافية.
حول معاقبة الموظف
يستخدم هذا النوع من المستندات في الحالات التي يكون فيها سلوك الموظف في مكان العمل أو موقفه غير المناسب تجاه واجبات العمل يتطلب العقوبات المناسبة.
ويجب على كاتب المذكرة أن يعرض الحقائق على أفضل وجه ممكن. بموضوعية وغير عاطفية، إعطاء الإدارة الفرصة للتعامل مع الحادث.
عن الحاجة لموظف جديد
يتم إعداد الوثيقة عند الحاجة إلى موظف جديد في أحد الأقسام الهيكلية للشركة. ثم يحق لرئيس القسم تقديم هذا العنصر من المراسلات التجارية الداخلية إلى الإدارة.
وفيه يجب أن يشير أسباب موضوعيةوالذي بموجبه سيكون هذا القرار موضوعيا ومقبولا.
مذكرة حول تعيين موظف جديد : .
للعمل الإضافي
السبب الشائع لإعداد مثل هذه الوثائق هو وجود حالات الطوارئ، في الظروف التي سيكون من الضروري فيها إشراك الموظفين في حل المشكلة بعد انتهاء ساعات العمل.
يتم تحرير المذكرة من قبل الوردية أو رئيس القسم الموجهة إلى المدير المباشر. في نص الوثيقة موضحة أسباب الطلبوقائمة بأسماء أولئك الذين من المقرر أن يشاركوا في العمل الإضافي.
إشراك الموظف في العمل الإضافي: .
بشأن إنشاء وحدة هيكلية جديدة
يمكن أيضًا حل مشكلة إنشاء وحدات هيكلية جديدة بمساعدة طلب يتم التعبير عنه باستخدام مذكرة. يتم تسليط الضوء على أهداف هذا الإجراء في نص الوثيقة. فيما بينها:
- زيادة مستوى توحيد العمل؛
- حل أكثر كفاءة لبعض المشاكل؛
- التحسن مع الموظفين وأسباب أخرى.
في بعض المواقف، يمكن أن تحل المذكرات محل البيانات، وتتصرف "بهدوء" أكبر. غالبًا ما يتم استخدامها للعمليات الداخلية المتعلقة بتنظيم الإنتاج.
إذا كانت الشركة تدعم نظام إدارة المستندات الإلكترونية، فإن تصميم المذكرات الداخلية لا يختلف عمليا عن النسخة الورقية. والفرق الرئيسي هو وسيلة التخزينيتم نقلها بين الأقسام الهيكلية للشركة.
يكشف الفيديو أدناه بعض جوانب العمل مع المذكرات الداخلية في شكل إلكتروني:
سنتحدث في هذا المقال عن كيفية كتابة مذكرة بشكل صحيح. على نحو متزايد، في قائمة متطلبات المرشح لمنصب ما، يمكنك العثور على أطروحة حول مهارات الاتصال المتخصصة. هذا لا يعني أنه من المتوقع من الموظف أن يكتب قصصًا طويلة ومثيرة عن الإجازات أو القيل والقال عن الجيران. في فهم صاحب العمل، سيحتاج الموظف إلى القدرة على التواصل وصياغة المهام بوضوح للتعاون الناجح مع الفريق. أحد أشكال هذا التفاعل يمكن أن يكون مذكرة.
المصطلح
في شركة بها عدد قليل من الموظفين، غالبًا ما يعرف الموظفون عن وجود مذكرات داخلية فقط عن طريق الإشاعات. إذا لم يكن الفريق بأكمله حتى بضع عشرات من الأشخاص، فسيتم نشر المعلومات حول جميع الأحداث المهمة، سواء تلك التي حدثت وتلك التي على وشك الحدوث، شفهيًا. على الرغم من أن العدد الصغير لا يعني أن استخدام الاتصال الكتابي غير فعال.
المذكرة نفسها عبارة عن مستند داخلي، أو شكل من أشكال إشعار أعضاء الفريق المهتمين بالحقائق المهمة، أو تحتوي على بعض المعلومات التي تؤثر على العمل الإضافي لقسم آخر. وعلى الرغم من عدم وجود ذكر لهذا النوع من المستندات، وحتى أكثر من ذلك عينة قياسية من المذكرة، في تشريعات العمل، فإن ضرورتها تمليها في بعض الأحيان قواعد قانون العمل في الاتحاد الروسي.
سيكون من المستحسن إعداد مثل هذه الورقة إذا كنت بحاجة إلى إبلاغ زميلك كتابيًا بما يلي:
- حول وجود أو تغيير في حالة الأصول المادية؛
- حول تغيير جدول العمل لموظف فردي أو جزء من القسم؛
- حول رأي أو اقتراح موجود لإجراء تعديلات على سير العمل؛
- حول اعتراض على أفعاله أو نواياه؛
- حول التغييرات في جوهر وتكوين المعلومات المستخدمة في العمل؛
- عن أي حقيقة أو حدث آخر من شأنه، في رأي مؤلف الوثيقة، أن يؤثر على أداء واجبات عمله.
من أجل أن ينظر إلى المذكرة على أنها وثيقة تستحق الاهتمام، لا يكفي مجرد خربشة بضع عبارات على قطعة من الورق. حتى لو لم تتم الموافقة على النموذج بموجب اللوائح، يجب عليك دائمًا استخدام المعيار 6.30-2003 "USD. USORD. متطلبات التوثيق." وينطبق هذا أيضًا عند تطوير النماذج الداخلية وتأمينها في نظام إدارة المستندات الخاص بالشركة.
لا يحتوي التشريع على مفهوم المذكرة، ولكن يمكن تطوير شكله القياسي بشكل مستقل ووضعه موضع التنفيذ بموجب أمر منفصل، بناءً على GOST 6.30-2003.
الفرق بين المذكرة والمذكرة
وبما أن ممارسة إعداد المذكرات الرسمية لا تؤثر على جميع المؤسسات، فلا يرى جميع المتخصصين فرقا كبيرا بين المذكرة الرسمية والمذكرة. لكنها مع ذلك ملموسة ولها علامات محددة للغاية:
| نوع الوثيقة | وجهة | محتوى |
| مذكرة الخدمة | عضو في فريق لا يوجد تفاعل معه في شكل "المرؤوس - الرئيس". زميل من نفس الرتبة داخل القسم أو خارجه | غالبًا ما تكون ذات طبيعة إعلامية أو تحذيرية. يتم تجميعها بهدف ضمان التعرف على البيانات والتأكيد الإضافي لموقف الفرد أمام الإدارة. |
| الإبلاغ داخليا | موجه إما إلى المشرف المباشر على مؤلف الوثيقة أو إلى السلطات العليا | وقد تكون ذات طبيعة إعلامية للتحذير من حدوث عواقب سلبية أو لا يمكن إصلاحها تتداخل مع العمل أو تضر بالصحة. يمكن وضعها لتنسيق احتياجات الشركة أو اقتراح تدابير لإعادة تنظيم العمليات. |
| التقارير الخارجية | إلى منظمة أو هيكل ذي صلة يتم تنفيذ العمل المشترك معه أو يتم تنفيذ مشروع عاجل | يتم إعداده عادةً لغرض إخطار إدارة المنظمة الشريكة بالانتهاكات أو الفشل في أداء الواجبات من قبل موظفيها أو مسؤوليها. في كثير من الأحيان مع عروض لتشجيع شخص ما أو الاحتفال به. |
من بين الغالبية العظمى من العمال هناك رأي مفاده أن عملية تبادل "الأوراق" هذه هي مضيعة للوقت والجهد في تجميعها، لأن الاتصال ورسم الصورة بسرعة أسرع وأسهل بكثير. يتغير مسار أفكارهم بشكل كبير بعد الاتصال الأول بمواقف الإنتاج، عندما يكون من الضروري إثبات حقيقة إرسال المعلومات ذات الصلة إلى جميع الأطراف المعنية. في بعض الأحيان، لا يعتمد فقط على مصير العقوبة التأديبية (ربما شديدة للغاية، بما في ذلك الفصل)، ولكن أيضًا التشغيل الناجح الإضافي للمؤسسة بأكملها يعتمد على هذا.
أنواع المذكرات
نظرًا لشكل العرض التقديمي المجاني إلى حد ما، يتم استخدام المذكرة في مجموعة واسعة جدًا من القضايا والمواقف. فيما يلي قائمة بالمواقف الأكثر شيوعًا، لكن هذا لا يعني أن هذه القائمة حصرية ولا يمكن استكمالها بعناصر أخرى.
- تحقق من قالب مذكرة نموذجي هنا -
- هنا نموذج عالمي للمذكرة
موظف لموظف
وحتى لو تم فصل اثنين من الموظفين عن بعضهما البعض فقط عن طريق ممر بين المكاتب، فإن هذا لا يمكن أن يمنعهما من التواصل كتابيًا. ومن الخطأ تمامًا اعتبار هذا صراعًا في العمل. التفاعل من خلال تبادل "الرسائل" يساعد على:
- تجنب الفشل نتيجة عبء العمل الثقيل والنسيان؛
- حل مشكلة عدم الوفاء بالواجبات أو نقل البيانات الضرورية في الوقت المناسب؛
- نزع فتيل العلاقات المتوترة، وكذلك نقل المذكرة إلى الموظف في فئة الوثائق التأديبية والتنظيمية.
يمكن أن يكون محتوى هذه الأوراق مختلفًا تمامًا ويحتوي على الطلبات والطلبات. على سبيل المثال، إذا رأى الموظف أن أحد أعضاء الفريق يهمل المهام الرسمية، فحتى قبل الاتصال بالمدير، يمكنك إرسال مذكرة حول عدم الوفاء بالواجبات الرسمية إلى زميل تافه في عمله. سيكون هذا أكثر صحة وسيسمح لنا بإثبات أن الفجوات في العمل لم تكن نتيجة "المسؤولية المتبادلة" والتستر على المشكلة.
المذكرة هي أداة للتفاعل بين المتخصصين من نفس المستوى الهيكلي، ومن الأصح استخدام المذكرة لمخاطبة المدير.
للشطب
ومن النادر ألا يرتبط أي عمل بأصول مادية أو مواد استهلاكية تستخدم في نجاح العمل. وهذا يستلزم تلفها أو فقدان خصائص الجودة، ثم تحتاج إلى الاتصال بخدمة التوريد لشطب المواد القديمة وإصدار مواد جديدة.
إذا كان تآكل أو فشل عناصر العمل نتيجة للعمليات الطبيعية المرتبطة بالشيخوخة أو استنزاف الموارد، فيمكنك الإبلاغ عن ذلك إلى الشخص المسؤول ماليًا. قد يكون نموذج الإخطار عبارة عن مذكرة شطب تتضمن قائمة العناصر التي فقدت فائدتها وسبب رفض استخدامها.
إنها مسألة أخرى، إذا كان انهيار تشكيلهم مرتبطا بأحداث غير قياسية أو إهمال الموظفين المسؤولين، فلا يمكن القيام بذلك دون معرفة وقرار السلطات. في هذه الحالة، من المناسب كتابة تقرير وليس مذكرة.
للحصول على مكافآت
غالبًا ما يرتبط الاتصال الكتابي بأحداث غير سارة أو تبادل البيانات. الأسباب الأقل شيوعًا هي الأسباب الأكثر متعة لكتابة مذكرة - رسالة حول المكافأة.
نظرًا لأن السمة المميزة للمذكرة هي القاعدة التي تقضي بإرسالها إلى موظف من نفس الرتبة، فمن الأصح إرسال اقتراح لمكافأة، تم إعداده بهذه الطريقة، على سبيل المثال، إلى خدمة الموظفين. بدلا من ذلك، يمكنك إعطاء الوثيقة للموظف المسؤول عن إعداد مسودة أمر بشأن المكافآت أو تقديم قائمة المرشحين لتلقي الحوافز النقدية.
يمكنك توجيه هذه الفكرة مباشرة إلى رئيس الشركة، ولكن بعد ذلك سيكون من الأصح تقديم حججك في شكل مذكرة. الدفع.
في رحلة عمل
بعد إلغاء الحاجة إلى الحصول على شهادة سفر إلزامية لكل رحلة عمل في عام 2014، نشأ السؤال حول كيفية تسجيل بعض الفروق الدقيقة بشكل صحيح والإبلاغ عن نتائجها. وكان الحل مذكرة لرحلة عمل. في هذا النموذج يمكنك إبلاغ المدير بكيفية ومتى يتم التخطيط لتنفيذ مهمة الشركة، وكذلك تحديد نتائج الرحلة في مذكرة.
هذه الوثيقة شائعة الاستخدام:
- إذا كانت الرحلة إلى الوجهة تمت بواسطة وسائل النقل الشخصية أو العابرة؛
- إذا كنت بحاجة إلى تقديم تقرير عن العمل في يوم إجازة أو العمل الإضافي؛
- إذا كان من المستحيل تحديد المدة الفعلية لرحلة العمل بدقة بناءً على المستندات المالية المرفقة؛
- إذا كانت هناك ظروف يجب مراعاتها عند حساب البدل اليومي وسداد النفقات أو يجب توضيح الحاجة إلى النفقات دون المستندات الأولية.
إلى حد ما، استبدلت المذكرة المهام الإلزامية السابقة لرحلات العمل والتقارير المتعلقة بتنفيذها. الدفع.
مذكرة للمدير
نظرًا لأن المدير، في أغلب الأحيان، هو أعلى هيئة إدارية فردية للمؤسسة، فمن الصعب جدًا تخيل موقف يكون فيه من الصحيح إرسال مذكرة إلى المدير. وفقا لمبادئ التسلسل الهرمي للخدمة، فمن الأفضل تقديم التقارير باسمه.
إن الإحجام عن تسمية الوثيقة المقدمة إلى السلطات بهذه الطريقة تمليه أسباب وعواطف ذاتية. ومع ذلك، يجدر بنا أن نفهم أن المذكرة المتعلقة بانتهاك الوصف الوظيفي تبدو غير منطقية.
من الممكن استخدام نموذج المذكرة الموجهة إلى المدير بشكل صحيح في الشركات أو المقتنيات. فقط في هيكلها يمكن أن يكون هناك العديد من المديرين في نفس الوقت، متساوين في مناصبهم في المنظمة وغير تابعين لبعضهم البعض. داخل المؤسسات التي لديها نظام إدارة مباشر ومدير واحد، يكون من المناسب أكثر استخدام التقارير الخاصة بجميع قضايا الإنتاج التي تتطلب اهتمام المدير وموافقته.
تخضع مذكرة الخدمة، مثل أي مراسلات أخرى، للتسجيل في مجلات محاسبية خاصة. ومن الأفضل تسليمها بالتوقيع على النسخة الثانية أو في عمود المجلة.
إعداد مذكرة
للتأكد من أن الشخص ليس لديه أي شك حول كيفية كتابة مذكرة بشكل صحيح، يمكنك استخدام تعليمات بسيطة:
- تم إعداد الوثيقة على ورقة بحجم A4، مع الإشارة إلى الاسم الكامل والمسمى الوظيفي الكامل لمنصب المرسل إليه في "الرأس".
- ويشار أيضًا إلى اسم مؤلف المذكرة هناك، دون أن ينسى كتابة منصبه وإدارته.
- استخدم عبارة "ملاحظة الخدمة" كعنوان.
- بعد ذلك، يجب عليك ذكر جوهر المشكلة أو السؤال أو المعلومات أو الاقتراح في شكل موجز ولكن موجز، باستخدام أسلوب الكتابة العملي.
- في النهاية، تحتاج إلى تدوين تاريخ التجميع وتوقيع المترجم واسم عائلته.
- لتبسيط تدفق المستندات، تخضع جميع المستندات الصادرة والواردة للتسجيل. لذلك، يجب تعيين رقم تسلسلي للمذكرة الموضوعة بشكل صحيح.
بالنسبة لتلك الشركات التي ترغب في توحيد شكل المذكرة الداخلية ووضع الإجراء العام لكيفية كتابة المذكرة الداخلية، فسوف تحتاج إلى إصدار أمر منفصل للمؤسسة. وبعد ذلك سيصبح مثال الكتابة المعتمد إلزاميًا للاستخدام من قبل جميع موظفي المنظمة.
على عكس التحيز العام ضد استخدام المذكرات في التواصل مع الزملاء، لا يمكن أن يكون لهذه الوثيقة إلا تأثير إيجابي على سير العمل وإنشاء التفاعل الداخلي. ولهذا السبب يجب على كل موظف أن يضع الشكوك والعواطف جانبًا، ويسلم بأنه يمكن حل بعض المشكلات فقط من خلال إعداد المستندات المكتوبة.
محامي بهيئة الدفاع القانوني. متخصص في التعامل مع القضايا المتعلقة بالنزاعات العمالية. الدفاع في المحكمة، وإعداد المطالبات والوثائق التنظيمية الأخرى للسلطات التنظيمية.
في الصميم مذكرة- أداة للمراسلات التجارية داخل المنظمة، بين الموظفين الذين لا يخضعون لبعضهم البعض. في حالة قيام الموظف بكتابة ملاحظة إلى شخص أعلى منه منصبًا، فلن تسمى مذكرة رسمية، بل تقريرًا.
الغرض من المذكرة هو شرح والاتفاق على جوانب القضايا التجاريةفيما يتعلق بعمل موظف أو قسم، ويتعلق بعمل موظف أو قسم آخر. يتم كتابة ملاحظة في الحالات التي لا يكون فيها التواصل الشفهي كافيًا ويكون الطلب ضروريًا وثيقة.
تجدر الإشارة إلى أن المذكرة ليست سوى وثيقة مساعدة لا تنظمها OKUD. ولذلك فإن كافة المعلومات الواردة في المذكرات لا تحتوي على أوامر وتعليمات.
نموذج الكتابة مجاني. ومع ذلك، كما هو الحال مع أي وثيقة، فمن الضروري اتباع القواعد العامة لإعداد الوثائق، وهي تشير إلى:
- لمن المقصود (الاسم الكامل في حالة الجر والموضع)؛
- اسم الوثيقة، التاريخ، رقم الملاحظة؛
- موضوع أو عنوان ملاحظة مختصرة؛
- يصف "نص" المذكرة الوضع الحالي ويحدد الطلب، أو يحدد إجراءات المنشئ فيما يتعلق بالموقف؛
- منصب المترجم وتوقيعه واسمه الكامل، وفي بعض الأحيان تكون توقيعات الأطراف المعنية مطلوبة أيضًا.
يُنصح بتجنب الكلمات غير الضرورية وأنماط الكلام المعقدة في الملاحظة. من الضروري أن نذكر بشكل أساسي جوهر المشكلة أو الموقف، وإذا أمكن، قم بذلك لفترة وجيزة. وبما أن المذكرة تشير إلى رقمها التسلسلي، فمن المنطقي أن يكون الأمر كذلك يتم تسجيل الملاحظات في مجلة خاصة. يمكن أن يكون تصميم الرأس مركزيًا أو زاوية (ملحقًا بحافة المستند).
لتجنب الخيارات المختلفة، تقوم كل مؤسسة بتطوير نموذج المذكرة الخاص بها. في هذه الحالة، يمكنك الاسترشاد بقواعد الاتحاد الروسي GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة".
سيكون من الأسهل على الموظفين إعداد المستندات إذا كان لديهم مستند معتمد بأمر من المدير. تعليمات التصميمومع تعليمات عامة لكتابة أنواع مختلفة من المذكرات (تقرير، رسمي، توضيحي).
الخيار المثالي هو وضع عينات الكتابة بجوار هذه التعليمات و/أو تزويد الموظفين بنماذج جاهزة.
بالنسبة للمؤسسات التي يكون تدفق المستندات الخاص بها محوسبًا إلى حد كبير، يمكن تخزين سجل التسجيل ونماذج الملاحظات والمستندات النهائية في مجلد منفصل، يمكن الوصول إليه عبر الشبكة المحلية لجميع المستخدمين المهتمين.
نموذج لكتابة مذكرة
قسم الأتمتة
رئيس قسم المبيعات
LLC "ADA" إلى I. N. Slavyansky
ملاحظة الخدمة
04.04.15 № 3-4/8
حول إعلام مستخدمي الكمبيوتر
سيتم تثبيت البرنامج الجديد يوم الثلاثاء 7 أبريل 2017. نطلب منك إخطار المديرين بالحاجة إلى نقل جميع معلومات العمل إلى الوسائط القابلة للإزالة لتجنب فقدانها أثناء عملية إعادة التثبيت.
رئيس قسم الأتمتة (توقيع)
أ.ب. فينيامينوف
هل المذكرة شكلية فارغة؟
بالطبع، بالنسبة للمؤسسات الصغيرة، قد تكون المذكرة بمثابة إجراء شكلي غير ضروري يستغرق وقتًا وجهدًا. ولكن في مؤسسة كبيرة بها العديد من الموظفين والأقسام، قد تكون المذكرة مفيدة. وفي هذه الحالة، ستلعب المذكرة الدور تذكير كتابي بالتفاعلات الضرورية بين الإدارات.
في الهياكل الكبيرة، يمكن أن يؤدي الإهمال في إعداد المذكرة أو إهمال إعدادها إلى إضاعة الوقت في توضيح أي ظروف، والبحث عن المسؤولين عن المشاكل، وعدم الاتساق في عمل الأقسام.
لتصور الحاجة إلى الموقف الصحيح تجاه التوثيق الرسمي، دعونا نتخيل الوضع التالي. فيما يتعلق بأي عطلة، يقوم قسم التدبير المنزلي بتخصيص يوم عمل إضافي لموظفيه لتنظيف المنطقة في الوقت المناسب.
إذا لم تقم بإخطار قسم الأمن بهذا الأمر، فقد ينشأ سوء فهم. لن يُسمح للعمال ببساطة بدخول نقطة التفتيش، لأن إدارة الأمن لا تعرف شيئًا عن الأحداث المتعلقة بالعيد.
أسئلة حول المذكرات
- كيف تكتب مذكرة لإقناع المدير بتمويل شراء جهاز كمبيوتر (الاشتراك في مجلة محاسبية)، وما إلى ذلك؟
الاتصال بالمدير ليس اتصالا أفقيا، وبالتالي لن تعتبر هذه المذكرة رسمية. نداء إلى الرئيس - مذكرة.
- ما هو تنسيق الورقة المستخدم للمذكرات؟
وفقًا لـ GOST R 6.30-2003، يتم إعداد المستندات على أوراق مقاس A4.
- هل يصح وضع ختم "أوافق" على المذكرة؟
لا. المذكرة هي وسيلة للتواصل بين الإدارات. يتم إعداد الإجابة على سؤال أو اقتراح مذكرة كمذكرة رد. في هذه الحالة، يشير رأس الرد إلى رقم الملاحظة التي تم الرد عليها.
تستخدم جميع المنظمات الكثير من الوثائق لعملها. تعتبر المذكرة الرسمية قطعة مهمة من الورق. إنه بمثابة وسيلة للتفاعل بين العمال والإدارة. سيساعدك مثال على كتابة مذكرة على تعلم كيفية كتابتها بشكل صحيح. سيتم مناقشة هذا في المقال.
لماذا هذه الوثيقة مطلوبة؟
المذكرة هي شكل من أشكال تدفق المستندات في المؤسسة التي تتيح لك حل مشكلات الإنتاج بشكل فعال وسريع. الغرض من هذه الورقة هو إخطار المدير بالمشكلة، بالإضافة إلى مقترحات لحلها أو تنسيق الإجراءات الحالية.
تعتبر الوثيقة دليلاً على أن الأخصائي قد عالج المشكلة التي نشأت. إذا لم يتمكن الموظف من حل المشكلة بمفرده وقدم ذلك للموظفين الآخرين في شكل مذكرة، فسيتم إعفاؤه من المسؤولية عن حل المشكلة في الوقت المناسب أو بشكل سيء. لا يوجد نموذج خاص لصياغة المذكرة. سيكون بمثابة مثال. يمكن أن تكون مكتوبة بخط اليد أو إلكترونية، ولكن لا يزال يتعين على المدير مراجعتها.
أغراض وأنواع الوثيقة
مصممة لإخطار المسؤول بالصعوبات أو تقديم مقترحات بشأن العمل. تعتبر الورقة بمثابة تأكيد على أن الموظف لا يقوم بعمله فحسب، بل يلاحظ أيضًا مشاكل، وهو ما يسلط الضوء عليه في التوثيق.
تنقسم ملاحظات الخدمة إلى:
- تلك التي تتضمن عوامل حدث أو ظاهرة سلبية حدثت. وتشمل هذه المذكرات التوضيحية والتقارير وأعمال الانتهاكات والشكاوى.
- تلك التي تكون بمثابة شرح للوثائق الرئيسية. وتشمل هذه الملاحظات حول شطب أو شراء المواد، وتخصيص الأموال، والترقيات، والمكافآت.
يتم إعداد هذه الوثيقة بين المرؤوسين وصاحب العمل. مذكرة العينة لشراء المعدات أو البضائع الضرورية هي نفسها كما في الحالات الأخرى. من الضروري فقط إلقاء الضوء بشكل كامل على مسألة الاهتمام بمشكلة معينة.
معلومة
يغطي محتوى هذه الوثيقة القضايا الإنتاجية والمادية والاقتصادية. يمكنه الإبلاغ عن المكافآت أو الترقيات أو تخفيضات الرتبة. اتضح أنه يمكن للموظف كتابة طلب للحصول على أموال لاستخدام الإنتاج. قد يشير المحتوى إلى شكوى ضد موظف أو مدير معين.
عندما يتعلق الأمر بمكافأة الموظفين، يقوم صاحب العمل بإعداد مذكرة في شكل عريضة موجهة إلى رئيسه. يتم تسليط الضوء على مزايا موظف معين هناك، ويتم تقديم المقترحات بشأن طرق المكافأة. يتم إعداد خطاب الإنتاج الداخلي مكتوبًا بخط اليد أو مطبوعًا. ستسمح لك مذكرة نموذجية للجائزة بإعداد الوثائق بشكل صحيح.
أسباب
قد يحتاج كل موظف إلى مثال لكتابة مذكرة. عادة ما يكون من جزأين. في الأول يتم إخطار الإدارة بالحقيقة أو الحدث، وفي الثاني يتم الإشارة إلى الطلبات والاقتراحات. يجب تقديم الطلب إذا:
- هناك انتهاكات أدت إلى بعض الإجراءات غير المتوقعة.
- تدخل المدير مطلوب، على سبيل المثال، هناك نقص في الموارد المادية والفنية لإنجاز المشروع.
- عدم حضور الموظف للعمل أو وصوله تحت تأثير المخدرات (السامة، الكحول).
- هناك مقترح لمكافأة الموظفين على أدائهم.
- الحاجة إلى إرسال شخص في رحلة عمل.
- استدعاء الموظف من إجازة أو يوم عطلة.
- أي حالة تتطلب التدخل الإداري.
نموذج المذكرة للموظف هو نفسه كما في الحالات الأخرى. من المهم كتابة جميع الفروق الدقيقة المتعلقة بالقضية.
مثال
من المهم أن يعرف جميع الموظفين كيفية كتابة مذكرة. تتضمن عينة من هذه الورقة الفروق الدقيقة التي يجب أن تكون موجودة. تتضمن متطلبات الكتابة الإلزامية ما يلي:
- من المهم تعيين المرسل إليه. في الزاوية اليمنى العليا من الورقة، يتم كتابة الاسم الكامل ومنصب الشخص الذي يتم كتابة الاستئناف من أجله.
- يوجد أدناه اسم المستند ورقمه.
- ثم عليك أن تذكر المشكلة أو الموقف الذي يجب التعامل معه.
- ثم تتم الإشارة إلى المقترحات الخاصة بحل المشكلة أو الإشارة إلى الإجراءات التي يتوقعها المؤلف.
- في النهاية، يجب عليك الإشارة إلى اسمك الأخير والأحرف الأولى من اسمك ومنصبك.
ويرد مثال على كتابة مذكرة في المقالة. يمكن استخدامه لأي حاجة لتجميع هذه الورقة.
الفروق الدقيقة
في حالة وجود أي مشكلة، سيكون من الأسهل كتابة ورقة إذا كنت تعرف كيفية كتابة مذكرة. عينة هذه الوثيقة تقريبية، حسب الحالة، ويمكن استكمال بعض النقاط. من المهم أيضًا معرفة الفروق الدقيقة في الكتابة:
- يتم وضع المذكرة على ورقة A4.
- للكتابة اليدوية، استخدم القلم الأزرق.
- إذا تم تحديد النسخة الإلكترونية، فإن الخط الذي تم اختياره هو الخط المستخدم لتجميع الوثائق في المؤسسة.
- المسافة البادئة اليسرى هي 2.5 - 3.5 سم، والمسافة البادئة اليمنى - 1.25 - 2.5 سم.
- المسافات البادئة العلوية والسفلية لا تقل عن 2 سم.
ومهما كان شكل الكتابة الذي تم اختياره، فإن مثال كتابة المذكرة هو نفسه. كما أنها تعتبر وفقا للقواعد العامة.
وثيقة إلكترونية
إذا كان بإمكان المؤسسة تبادل المعلومات باستخدام الوسائل الإلكترونية، بما في ذلك البريد الإلكتروني، فسيكون إرسال الملاحظة أسهل. تشمل مزايا تدفق المستندات هذا سرعة مراجعة المذكرة.
نموذج المذكرة في شكل إلكتروني هو نفسه في شكل مكتوب بخط اليد. لا يوجد فرق كبير. يشير الجزء الرئيسي أيضًا إلى المشكلة الرئيسية أو الوضع الحالي. الفرق هو أنه ليس من الضروري تعيين المرسل إليه. يتم إدخال الشخص الذي تم إرسال الاستئناف إليه في سطر "العنوان". إذا أخذنا في الاعتبار تبادل المستندات، فمن الضروري في سطر "الموضوع" الإشارة إلى الجهة المقصودة بالرسالة.
يتضمن تصميم البريد الإلكتروني عادةً توقيعًا سيتم إدراجه في النص تلقائيًا. وهذا يوفر الوقت، بما في ذلك الكتابة. إذا لم يكن من الممكن التعرف على المرسل في مكتب البريد، فسيتم الإشارة إلى الاسم والمنصب في النهاية.
عند إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني، من المهم الإشارة إلى إشعار إيصال القراءة. سيكون الإشعار بمثابة تأكيد على إرسال المذكرة في وقت محدد.
ما الذي يجب أن تنتبه إليه؟
هناك عدة جوانب مهمة يجب مراعاتها عند كتابة الملاحظات:
- يتم كتابة الالتماس إلى رئيس منظمة معينة. ويجب الإشارة إلى اسم المنتج والكمية والغرض.
- يتم إعداد مذكرة لموظف معين أو مجموعة من الأشخاص تشير إلى المدير الأعلى الذي يتبعه المؤلف والشخص الذي تم إعداد الوثيقة له.
- إذا كانت هناك حاجة إلى استبدال المعدات القديمة، فيجب ذكر أسباب الموافقة على الطلب.
- يتم إصدار خطاب المكافأة الذي يوضح إنجازات الموظف.
- إذا كنت ترغب في الترقية، فيجب عليك تقديم معلومات كاملة حول ما يتعلق بهذا الطلب. يتم إعداد هذه الوثيقة من قبل رئيس القسم.
- عند الشكوى من الدفع الناقص، من الضروري الإشارة إلى المبلغ وأسباب ذلك والجناة المحتملين.
- إذا تم إعداد المذكرة بسبب فشل المعدات، فمن المهم الإشارة إلى سبب حدوث ذلك.
- يتم تقديم شكوى بشأن الإعداد غير المناسب للوثائق مع الإشارة إلى الفترة التي كان يجب أن يتم فيها استلام الورقة واسمها.
باتباع هذه القواعد البسيطة، ستتمكن من إعداد مذكرة مختصة. وهذا هو الشكل المتبع في معظم المنظمات.
اعتبار
بعد كتابة الوثيقة يتم تسجيلها من قبل الشخص المسؤول. ثم يتم تقديمه للمراجعة ومن ثم إرساله إلى المستلم. ويجب على الأخير أن يضع قرارا، على سبيل المثال، "مكتمل" أو "مرفوض". لا توجد متطلبات قانونية واضحة لكتابة المذكرات، ولكن لا يزال من الضروري تضمين كافة النقاط.
بالنسبة للمؤسسات الصغيرة، يمكن اعتبار هذه الوثيقة إجراءً شكليًا غير ضروري يتطلب الطاقة والوقت. ولكن في مؤسسة كبيرة بها العديد من الموظفين والأقسام، يمكن أن تكون المذكرة بمثابة مساعد. وسيكون بمثابة تذكير مكتوب للتفاعلات بين الإدارات.
يمكن أن يؤدي الإهمال في إعداد المذكرة إلى إضاعة الوقت، لأنه سيتعين عليك معرفة أي ظروف والبحث عن المسؤولين عن المشاكل التي نشأت. ولذلك، من المهم لكل مؤسسة أن تتخذ نهجا مسؤولا لكتابة الوثائق. سيسمح لك ذلك بتنظيم عملك بشكل صحيح وعدم إضاعة الوقت في حل المشكلات المختلفة.
