إن دعم التوثيق لمؤسسة ما ليس بالمهمة السهلة كما قد يبدو للوهلة الأولى. العمل المكتبي في مؤسسة تعليمية ما قبل المدرسة - عينات من المستندات والأوامر التي تم تنفيذها بشكل صحيح - هو أساس أي منظمة. يتحمل متخصصو المستندات مهمة جادة ومسؤولة تتمثل في الالتزام بالقواعد واللوائح عند تجميع الأوراق والعمل معها.
تصنيف الوثائق في العمل المكتبي
لإدارة تدفق المستندات بنجاح، تحتاج إلى معرفة أنواع وأنواع العمل المكتبي التي تقسم نماذج المستندات. في المكتب الحديث، بالإضافة إلى الأوراق المعتادة، هناك أيضًا رسائل بريد إلكتروني، والتي تعد أيضًا جزءًا من نظام الإدارة. لذلك، وثائق المكتب الرئيسي:
- الوافدون، أي القادمون من الخارج:
- طلبات؛
- إشعارات؛
- أوامر المنظمات العليا.
- المعلومات الإعلانية، الخ.
- الصادرة، أي المرسلة من المنظمة:
- الرسائل، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني؛
- الاستفسارات والردود على الاستفسارات؛
- الحسابات والأفعال.
- التوكيلات؛
- الشهادات، نسخ عند الطلب؛
- التقارير، الخ.
- داخلي، لا يمتد إلى خارج المؤسسة:
- الطلب (يمكن العثور على نموذج مستند ورقي في المقالة)، التعليمات؛
- أنظمة؛
- انكماش؛
- سري ومميز بعلامة "DSP" - للاستخدام الرسمي؛
- المذكرات والبيانات؛
- دفاتر السجل ، إلخ.
يمكن أيضًا إرسال المستندات الداخلية وتسجيلها إلكترونيًا. لكن هذا ليس مقبولًا دائمًا: يجب طباعة اللوائح المهمة، وخاصة لوائح شؤون الموظفين، التي تتطلب أن يكون الموظفون على دراية بها، وتوقيعها.
أصبحت المحافظة على دفاتر السجلات الإلكترونية وسيلة شائعة بشكل متزايد للمحاسبة. ويجب حماية مثل هذه المجلات من التغييرات بأثر رجعي حتى تتمكن من بث الثقة في حالة حدوث مواقف مثيرة للجدل.
عندما يتم تكليفك بإجراء الأعمال الورقية، ستكون نماذج المستندات مفيدة جدًا. يتم تجميع الكثير منها بشكل حر، وفقًا لقواعد تصميم الشركة، إن وجدت. لكن وجود بعض المستندات الورقية (العينات) في متناول اليد أمر مريح للغاية.
طلب عينة
نموذج رسالة شكر
نموذج رسالة المعلومات
نموذج أمر لتخصيص المساعدة المالية
عينة من النظام للأنشطة الرئيسية
شهادة عينة
إشعار العينة
تنظيم العمل المكتبي وفقاً للقواعد
عادةً ما تحدد المنظمات التجارية القواعد الداخلية الخاصة بها لتدفق المستندات. يمكن تطوير المستندات ذات الرأسية الخاصة بالعمل المكتبي بتصميم خاص. في بعض الأحيان تتم الموافقة على عدة أنواع لأغراض مختلفة. لكن يجب ألا ننسى أن هناك قواعد لإعداد المستندات في العمل المكتبي - GOST R 7.0.97-2016. وينظم عددًا من متطلبات التوثيق. وبطبيعة الحال، يجب على أمانات الجهات الحكومية الالتزام الصارم بالنماذج الخاصة بالأعمال الورقية، ولكن يجب على الجميع أن يأخذوا بعض التغييرات بعين الاعتبار.
وفقًا لـ GOST، يجب أن تكون النسخ الصادرة معتمدة مع الإشارة إلى المنظمة والحالة التي يتم فيها تخزين الأصل.
على سبيل المثال: "الأصل موجود في Polet LLC في الملف رقم 01BU/2016/03." يتم إدخال رقم الحالة حسب مسميات الحالات.
يجب عليك أيضًا الالتزام بالمعيار المتعلق بتسجيل المستندات الواردة في العمل المكتبي. ولهذا الغرض، يلزم الاحتفاظ بمجلة خاصة يتم فيها تسجيل جميع المستندات المكتبية الواردة. يجب أن تحتوي المجلة على أعمدة: التاريخ، الرقم، الاسم، المكان الذي تم استلامها منه، لمن تم توجيهها أو تعيينها من قبل الإدارة. يتم الإشارة إلى الرقم، وفقًا لقيد اليومية والتاريخ، في المستند الوارد.
يتم تسجيل عينات المستندات الصادرة بنفس الطريقة. ويجب أيضًا الاحتفاظ بمجلة لهم. الصيانة الدقيقة لدفاتر السجل مهمة جدًا. ويلعب دورًا مهمًا في حالة التنازع على المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات في العمل المكتبي، أو تواريخ الأوامر، أو فقدان الأوراق المهمة، أو في حالة حدوث نزاعات قانونية، ويساعد أيضًا في إرساء انضباط الأداء في المنظمة.
يجب أيضًا إعداد الرسائل مع مراعاة المتطلبات الأساسية: يجب أن تحتوي على التفاصيل الأساسية والاسم والعنوان ورقم الهاتف وتوقيع المدير أو الشخص المسؤول. يتم وضعها على ورق رسمي للشركة؛ وينطبق هذا المعيار على جميع الخطابات والشهادات الصادرة. يتم عرض أمثلة على الوثائق في المقالة.
عبر عن رأيك في المقال أو اسأل الخبراء سؤالاً للحصول على إجابة
يجب تنفيذ المستندات الرسمية التي أنشأتها الكيانات القانونية أو الأفراد والتصديق عليها بالطريقة المنصوص عليها.
عند إعداد المستندات التنظيمية والإدارية، من المعتاد استخدام نموذج معد مسبقًا.
نموذج الوثيقة، كما هو محدد في GOST R 51141-98، هو "مجموعة من التفاصيل التي تحدد هوية مؤلف الوثيقة المكتوبة الرسمية." غوست ص 51141-98. حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعاريف. م.، 1998.-س. 2، الفقرة 44.
يمكن طباعة نماذج المستندات في دار الطباعة، وعند استخدام جهاز كمبيوتر، يمكن إدخال النموذج في ذاكرة الجهاز وإخراجه تلقائيًا عند طباعة المستند. بغض النظر عن كيفية إنتاج النموذج، فمن الضروري مراعاة بعض المتطلبات التي حددتها GOST R 6.30-97 لأنواع النماذج وتصميمها وتسجيلها وتخزينها، بما في ذلك النماذج التي تحمل صورة شعار الدولة للدولة. الاتحاد الروسي، شعارات النبالة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي.
يجب أن تكون النماذج مصنوعة على ورق أبيض أو ورق فاتح اللون ذي جودة مناسبة.
عند تصميم نماذج المستندات، يجب أن تتوافق أبعاد المساحات الخاصة بموقع التفاصيل المستخدمة في النماذج مع تلك الموضحة في نموذج النموذج.
في النموذج، وفقًا للأبعاد والقواعد المحددة لتصميم التفاصيل، يتم تطبيق التفاصيل الدائمة، ويتم تحديد مواقع بعض التفاصيل المتغيرة، والتي يجب أن تكون في الجزء العلوي (الرأس) من النموذج، على شكل زوايا أو خطوط. تحدد الزوايا أيضًا حقول المستند وموقع التفاصيل المطبقة في أسفل النموذج.
يمكن إنتاج نماذج المستندات بتنسيقات A4 وA5، مع خيارات زاوية وطولية لتحديد موقع التفاصيل. عند إنتاج النماذج عن طريق الطباعة أو استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر، يتم دائمًا رسم التفاصيل بطريقة مركزية، عند إنتاجها باستخدام الآلة الكاتبة - بطريقة العلم.
يتم إنشاء الأنواع التالية من النماذج لمنظمة أو وحدة هيكلية أو مسؤول: النموذج العام؛ شكل الرسالة شكل نوع معين من الوثيقة.
يستخدم النموذج العام لإعداد أي نوع من المستندات باستثناء الرسائل.
اعتمادا على الوثائق التأسيسية للمنظمة، يمكن كتابة التفاصيل الدائمة التالية على النموذج العام:
01 - شعار الدولة للاتحاد الروسي؛
02 - شعار النبالة للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي؛
03 - شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة)؛
04 - رمز المنظمة؛
06 - اسم المنظمة. 12- مكان تحرير الوثيقة.
بالنسبة للتفاصيل المتغيرة، يتم تطبيق علامات الحد على شكل خطوط على النموذج العام - للتفاصيل:
09 - تاريخ الوثيقة؛
10 - رقم تسجيل الوثيقة (لهذه التفاصيل تتم طباعة علامة "لا" مسبقًا أيضًا).
وعلى شكل زوايا تتميز مواقع التفاصيل التالية:
14 - المرسل إليه (بداية ونهاية السمة، والتي تشير في نفس الوقت إلى حدود الحقل الصحيح)؛
17 - عنوان نص الوثيقة؛
18 - علامة التحكم.
28 - علامة على استلام الوثيقة من قبل المنظمة؛
29- معرف النسخة الإلكترونية للوثيقة.
بين التفصيل 04 "رمز المؤسسة" والتفاصيل 09 "تاريخ المستند" و10 "رقم تسجيل المستند"، تبقى مساحة لتطبيق (الطباعة) التفصيل 08 "اسم نوع المستند".
عند إدخال اسم نوع المستند في النموذج العام، على سبيل المثال، "أمر"، "تصرف"، "بروتوكول"، يصبح هذا النموذج نموذجًا لنوع معين من المستند - نموذج أمر، نموذج تصرف، نموذج بروتوكول ، إلخ. وبالتالي، فإن نموذج مستند من نوع معين هو في الواقع نوع من النموذج العام، حيث لا يتم استخدام النموذج العام دون استخدام اسم نوع المستند على الإطلاق عند إعداد المستندات التنظيمية والإدارية.
التفاصيل 05 تتم طباعة "رمز نموذج المستند" على النموذج عند تسجيل نوع معين من المستندات، حيث أن كل نوع (تنوع) من المستندات له رمز نموذج موحد خاص به وفقًا لـ OKUD.
وترد في الملحق نماذج من النموذج العام ونموذج لنوع معين من المستندات. 2-6.
يتم استخدام نموذج الخطاب عند إعداد نوع واحد فقط من المستندات - خطاب رسمي، لذلك ليست هناك حاجة للإشارة إلى اسم نوع المستند الموجود فيه. في نموذج الرسالة، بدلاً من التفصيل 10 "اسم نوع المستند" يتم وضع التفصيل 07 "بيانات مرجعية حول المنظمة"، وبدلاً من التفصيل 12 "مكان إعداد المستند" يتم وضع التفصيل 11 "رابط إلى رقم التسجيل وتاريخ الوثيقة"، وهو أمر ضروري للمراسلات.
يحتوي التفصيل 07 "المعلومات المرجعية حول المنظمة" بالضرورة على معلومات حول مكان الإعداد، وبالتالي ليست هناك حاجة لاستخدام التفصيل 12 "مكان إعداد الوثيقة".
وهكذا فإن شكل الرسالة يختلف عن الشكل العام في تفصيلين فقط. جميع التفاصيل الأخرى التي يتم وضع علامات على شكل زوايا على النموذج العام، تُستخدم أيضًا على الورق ذي الرأسية ويتم وضعها وفقًا لنفس القواعد. وترد نماذج الرسالة في الملحق. 7-10.
يتم تصميم نموذج الوحدة الهيكلية لمنظمة أو مسؤول إذا كان لرئيس الوحدة أو المسؤول حق التوقيع. يتم إدخال اسم الوحدة الهيكلية أو اسم الوظيفة في النموذج بعد التفصيل 06 "اسم المنظمة".
وترد نماذج من النماذج الرسمية في الملحق. 11، 12.
أشكال المنظمات التي تستنسخ شعار دولة الاتحاد الروسي وشعارات النبالة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي (النماذج المختومة) هي منتجات مطبوعة تخضع للمحاسبة.
يتم إنتاج نماذج الطوابع فقط من خلال شركات الطباعة ونقش الطوابع التي لديها تراخيص لنوع النشاط ذي الصلة وشهادات القدرات التقنية والتكنولوجية لإنتاج عالي الجودة للنوع المحدد من المنتج.
من أجل إنتاج نموذج ختم أو أي نموذج آخر في دار الطباعة، من الضروري عمل تخطيط للنموذج على مقياس 1: 1، حيث يجب تطبيق التفاصيل الدائمة عليه، والعلامات اللازمة للتفاصيل المتغيرة، و يشار إلى أبعاد المناطق التي توجد بها التفاصيل. من الضروري الإشارة إلى نوع الورق ولونه، واختيار الخطوط اللازمة، والإشارة إلى التوزيع، والاتفاق على المواعيد النهائية وتكاليف الإنتاج. يجب أن يحتوي تخطيط النموذج على إشارة إلى أن رئيس المنظمة يسمح بطباعة هذا التخطيط (عادةً ما تتم كتابة كلمة "أأذن"). يجب أن يتضمن التصميم أيضًا توقيع المدير وختم المنظمة.
يجب أن تحتوي النماذج الرسمية للمنظمة على أرقام تسلسلية، والتي يتم ختمها بطريقة مطبعية أو برقم. في بعض الأحيان يتم أيضًا وضع سلسلة من هذه الأرقام على نماذج الطوابع. يتم تسجيل كل نوع من نماذج الطوابع في مجلة منفصلة (أو نموذج تسجيل ومحاسبة آخر)، ويتم تخزين النماذج نفسها في خزائن مغلقة ومغلقة بشكل آمن. ويتم إتلافها بالطريقة المقررة بموجب فعل مع الإشارة إليه في استمارة التسجيل.
يتم تعيين تنظيم الإنتاج والتخزين والمحاسبة والإصدار والتحقق من توفر نماذج الطوابع (وكذلك البسيطة) في المنظمات إلى الوحدة المسؤولة عن العمل المكتبي. يجب أن تحتوي تعليمات إدارة المكاتب لأي منظمة على قسم يصف إجراءات إنتاج واستخدام النماذج التنظيمية.
المتطلبات العامة لإنتاج وتخزين النماذج مع استنساخ شعار دولة الاتحاد الروسي وشعارات النبالة للكيانات المكونة للاتحاد موضحة في القسم. 5 GOST R 6.30-97 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق."
أسئلة التحكم
1. ما هو نموذج الوثيقة كما هو محدد في GOST R51141-98؟
2. ما هي الطرق التي يمكن بها إنتاج نماذج الوثائق؟
3. ما هو الأساس لتصميم نموذج الوثيقة؟
4. كم عدد أنواع النماذج التي تم تحديدها بواسطة GOST R 6.30-97؟
5. لإعداد ما هي أنواع المستندات المستخدمة في النموذج الشائع؟
6. ما هي التفاصيل الدائمة التي يمكن تطبيقها على كل نوع من النماذج؟
7. ما هي الطرق التي يمكن بها تحديد أماكن التفاصيل المتغيرة في النماذج؟
8. كيف يختلف الشكل العام عن شكل الحرف؟
9. ما هي متطلبات إنتاج نموذج يحمل صورة شعار دولة الاتحاد الروسي أو شعارات النبالة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي؟
10. ما الذي يجب تقديمه للمطبعة لإنتاج النموذج؟
نواصل التعليق على GOST R 7.0.97-2016 الجديد بشأن إعداد المستندات. دعونا نلقي نظرة على القسم 6 "نماذج المستندات".
قاموسنا
نموذج الوثيقة - ورقة أو قالب إلكتروني يحتوي على تفاصيل تحدد هوية كاتب الوثيقة الرسمية؛
قالب النموذج الإلكتروني هو نموذج مستند يتم تقديمه في شكل إلكتروني. كقاعدة عامة، يتم استخدام قوالب النماذج الإلكترونية بواسطة المؤسسات بدلاً من النماذج الورقية المطبوعة.
GOST R 7.0.97-2016 الجديد "نظام معايير المعلومات والمكتبات والنشر. الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات إعداد المستندات" (المشار إليها فيما يلي - GOST R 7.0.97-2016) هي خليفة GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات" (المشار إليها فيما يلي باسم GOST R 6.30-2003)، وليس معيارًا جديدًا تمامًا. لذلك، عند تطويره، كان من المهم الحفاظ على اتساق الأحكام حتى يشعر مستخدمو المعيار بالراحة في العمل مع نسخته الجديدة.
في قسم "نماذج المستندات"، يظل تسلسل عرض المادة كما هو. ومع ذلك، تم إجراء إضافات أو توضيحات لبعض أحكام القسم، والتي توضح بمزيد من التفصيل قواعد إعداد المستندات. سننظر في جميع أحكام قسم "نماذج المستندات" ونعلق عليها (ترد مقتطفات من GOST R 7.09-2016 في هذا الإطار).
أحجام التنسيق والحقول
6.1 لإنتاج نماذج المستندات، يتم استخدام ورق بحجم A4 (210 × 297 مم) وA5 (148 × 210 مم)؛ لإنتاج نماذج التعليمات الخاصة بتنفيذ المستندات (القرارات)، يتم استخدام ورق بتنسيق A5 (148 × 210 مم) وA6 (105 × 148 مم).
يجب أن تحتوي كل ورقة من الوثيقة، سواء كانت في نموذج أو بدونه، على حقول تحتوي على الأقل على:
20 ملم - اليسار؛
10 ملم - يمين؛
20 ملم - أعلى؛
20 ملم - أقل.
يجب أن تحتوي المستندات ذات فترات التخزين الطويلة (أكثر من 10 سنوات) على هامش أيسر لا يقل عن 30 مم.
يتم استخدام النماذج بتنسيق A5 بشكل محدود للغاية، وذلك بشكل أساسي لإصدار الشهادات والتوكيلات والمذكرات. بالنسبة لمعظم الوثائق التنظيمية والإدارية (الأوامر والتعليمات واللوائح والتعليمات والبروتوكولات والرسائل التجارية، وما إلى ذلك) يتم استخدام ورق A4.
بالنسبة لنماذج الدقة، التنسيقات القياسية هي A5 وA6 (المثال 1).
تم استكمال اللائحة المتعلقة بحجم هوامش الخدمة للمستند من خلال اشتراط أنه في المستندات التي تزيد مدة تخزينها عن 10 سنوات (الوثائق الإدارية، واللوائح المحلية، ولوائح شؤون الموظفين، وما إلى ذلك) يجب أن يكون الهامش الأيسر على الأقل 30 ملم. سيسمح لك ذلك بدمج المستندات بدقة في ملفات دون التقاط جزء من النص.
النماذج في شكل إلكتروني وعلى الورق
6.2 تستخدم المنظمات نماذج المستندات المصنوعة على الورق (يتم إنتاج نماذج وثائق الهيئات الحكومية الفيدرالية مع نسخة من شعار الدولة للاتحاد الروسي بواسطة مؤسسات الطباعة التي لديها شهادات القدرات التقنية والتكنولوجية لإنتاج عالي الجودة للنوع المحدد من المنتج) و/أو قوالب النماذج الإلكترونية. يجب أن تكون النماذج الورقية وقوالب النماذج الإلكترونية متطابقة في تكوين التفاصيل وترتيب ترتيبها ومحارف الخطوط.
يتم إنتاج نماذج المستندات الورقية والقوالب الإلكترونية للنماذج على أساس نماذج النماذج المعتمدة من قبل رئيس المنظمة.
يجب إعداد نماذج المستندات على ورق أبيض أو ورق فاتح اللون.
يجب حماية القوالب الإلكترونية لنماذج المستندات من التغييرات غير المصرح بها.
في سياق المعيار، تكون نماذج المستندات الورقية وقوالب النماذج الإلكترونية متكافئة.
تستخدم المؤسسة، كقاعدة عامة، كلاً من النماذج الورقية وقوالب النماذج الإلكترونية (على سبيل المثال، للمستندات الداخلية).
مهم!
يجب أن تكون نماذج نوع واحد من المستندات (على سبيل المثال، خطاب) في شكل ورقي وإلكتروني متطابقة من حيث التفاصيل والتصميم. بمعنى آخر، يجب ألا يختلف شكل المستند من نفس النوع على الورق ونموذجه الإلكتروني.
هناك مطلب مهم آخر وهو أن قوالب النماذج الإلكترونية يجب أن تكون غير قابلة للتغيير، أي محمية من التغييرات غير المصرح بها.
يؤكد المعيار على أنه لا يمكن إعادة إنتاج صورة شعار الدولة للاتحاد الروسي إلا على الورق. تم تحديد متطلبات إنتاج هذه النماذج بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 27 ديسمبر 1995 رقم 1268 "بشأن تبسيط إنتاج واستخدام وتخزين وتدمير الأختام والنماذج مع استنساخ شعار الدولة الاتحاد الروسي” (المشار إليه فيما يلي بالقرار رقم 1268).
الفراغات الزاوية والطولية
6.3 يتم إعداد نماذج المستندات وفقًا للملحق ب. ويتم الإشارة إلى الحدود التقريبية للمناطق التي توجد بها التفاصيل بخط منقط. يتم تحديد كل منطقة من خلال مجموعة التفاصيل المضمنة فيها.
6.4 اعتمادًا على موقع التفاصيل، يتم تثبيت نسختين من النماذج - الزاوي (الشكل ب.1) والطولي (الشكل ب.2).
الملحق ب للمعيار عبارة عن رسم تخطيطي لترتيب تفاصيل المستند في النماذج ذات الترتيب الزاوي للتفاصيل (الرسم التخطيطي B1) (المثال 2) وفي النماذج ذات الترتيب الطولي للتفاصيل (الرسم التخطيطي B2) (المثال 3). في هذه الحالة، تكون مناطق موقع التفاصيل المشار إليها بالخط المنقط تقريبية.
موضع مركزي ومعلم للتفاصيل
6.5 التفاصيل 01، 02، 03 موجودة في الحقل العلوي من المستند أعلاه، التفاصيل 05 في منتصف المنطقة التي تشغلها هذه التفاصيل.
يمكن وضع السمة 03 على اليسار عند مستوى السمة 05.
التفاصيل 05، 06، 07، 08، 09، 13، علامات الحد للتفاصيل 10، 11، 12 داخل حدود مناطق موقع التفاصيل توضع بإحدى الطرق التالية:
توسيط (بداية ونهاية كل سطر من التفاصيل بعيدة بشكل متساوٍ عن حدود المنطقة التي توجد بها التفاصيل) ؛
العلم (يبدأ كل سطر من التفاصيل من الحد الأيسر للمنطقة التي توجد بها التفاصيل).
تكرر أحكام المعيار GOST R 6.30-2003 القديمة وتقدم طريقتين لتسجيل التفاصيل داخل مناطق مواقعها:
توسيط (في وسط منطقة موقع التفاصيل)؛
العلم (على طول الحدود اليسرى للمنطقة).
يشير المعيار أيضًا إلى التفاصيل 01 "شعار دولة الاتحاد الروسي (شعار النبالة للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي، شعار النبالة (علامة شعارية) لكيان بلدي)"، 02 "الشعار" و03 "العلامة التجارية ( علامة الخدمة)" موجودة في الحقل العلوي من المستند وفقًا لمنتصف المنطقة التي تشغلها السمة 05 "اسم المنظمة - مؤلف المستند" (المثال 4). ومع ذلك، يمكن أيضًا وضع السمة 03 على نفس مستوى السمة "اسم المنظمة - مؤلف الوثيقة" (المثال 5).
أنواع النماذج
6.6 تم إنشاء الأنواع التالية من نماذج المستندات التنظيمية:
الشكل العام؛
نموذج الرسالة؛
نموذج لنوع معين من المستندات.
تحدد الإجراءات القانونية التنظيمية للمنظمة أنواع النماذج المستخدمة وأنواعها (نموذج خطاب من الوحدات الهيكلية، نموذج خطاب من مسؤول، نموذج طلب، نموذج تعليمات، نموذج بروتوكول، إلخ).
وترد نماذج من نماذج الوثائق في الملحق ب.
لم يتغير تكوين أنواع النماذج. ومع ذلك، فقد ظهر بند ينص على أن قائمة أنواع النماذج المستخدمة في المنظمة يجب أن تكون منصوص عليها في القانون التنظيمي المحلي (LNA) الخاص بالمنظمة. يمكن أن يكون هذا بمثابة تعليمات للعمل المكتبي للمنظمة أو أمر من المدير، الذي يوافق في نفس الوقت على أنواع النماذج المستخدمة وعيناتها (التخطيطات).
تكوين وموقع تفاصيل النموذج
6.7 يستخدم النموذج العام لإعداد أي نوع من المستندات، باستثناء الرسائل التجارية (الرسمية).
يتضمن النموذج العام، اعتمادًا على الوثائق التأسيسية للمنظمة واللوائح المحلية، التفاصيل 01 (02 أو 03)، 05، 06، 07، 13 وعلامات تقييدية للتفاصيل 10، 11، 16، 17.
يتضمن نموذج الخطاب، اعتمادًا على الوثائق التأسيسية للمنظمة واللوائح المحلية، التفاصيل 01 (02 أو 03)، 05، 08، علامات تقييدية للتفاصيل 10، 11، 12، 15، 17. نموذج خطاب الوحدة الهيكلية يتضمن بالإضافة إلى ذلك التفاصيل 06، نموذج الخطاب الرسمي - التفاصيل 07.
يتضمن نموذج نوع معين من المستندات، باستثناء الخطاب، اعتمادًا على المستندات التأسيسية للمنظمة والأفعال القانونية التنظيمية المحلية، التفاصيل 01 (02 أو 03)، 05، 09، 13، وإذا لزم الأمر، علامات الحد لـ حدود المناطق التي توجد بها التفاصيل 10، 11، 16، 17. يتضمن نموذج نوع معين من وثيقة الوحدة الهيكلية بالإضافة إلى ذلك التفاصيل 06، شكل المسؤول - التفاصيل 07.
الشكل العامقد يحتوي على (المثال 6):
المتطلبات:
02 - "الشعار"؛
10 - "تاريخ الوثيقة"؛
17- "عنوان النص".
قد يتضمن نموذج الرسالة (المثال 7):
المتطلبات:
01 - "شعار النبالة (شعار دولة الاتحاد الروسي، شعار النبالة للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي، شعار النبالة (علامة شعارية) لكيان بلدي)" ؛
02 - "الشعار"؛
03 - "العلامة التجارية (علامة الخدمة)"؛
06 - "اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف الوثيقة"؛
08 - "معلومات مرجعية عن المنظمة"؛
التفاصيل التي يتم وضع علامات تقييدية لحدود المنطقة عليها في النماذج:
10 - "تاريخ الوثيقة"؛
11 - "رقم تسجيل الوثيقة"؛
15 - "المرسل إليه"؛
17- "عنوان النص".
نموذج نوع معين من الوثيقةيشمل (المثال 8):
المتطلبات:
01 - "شعار النبالة (شعار دولة الاتحاد الروسي، شعار النبالة للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي، شعار النبالة (علامة شعارية) لكيان بلدي)" ؛
02 - "الشعار"؛
03 - "العلامة التجارية (علامة الخدمة)"؛
06 - "اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف الوثيقة"؛
09 - "اسم نوع الوثيقة"؛
13 - "مكان تجميع (نشر) الوثيقة" ؛
التفاصيل التي يتم وضع علامات تقييدية لحدود المنطقة عليها في النماذج:
10 - "تاريخ الوثيقة"؛
11 - "رقم تسجيل الوثيقة"؛
16 - "ختم الموافقة على الوثيقة"؛
17- "عنوان النص".
نموذج الرسالة الرسميةيجب أن يحتوي على التفاصيل 07 "الاسم الوظيفي للشخص الذي قام بتأليف المستند". تُستخدم هذه التفاصيل أيضًا في نماذج الوثائق الإدارية (التعليمات والأوامر) الصادرة عن رؤساء الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ورؤساء البلديات (على سبيل المثال، نماذج أوامر المحافظين، وأوامر رؤساء المدن والمقاطعات والبلديات الأخرى) . كما أنها تستخدم في أشكال الوثائق الإدارية (الأوامر) الصادرة عن رؤساء الأقسام الهيكلية المستقلة للمنظمات، إذا كان رئيس القسم الهيكلي مخولا بهذا الحق (المثال 9).
يجب أن يحتوي النموذج الخاص بنوع معين من وثيقة الوحدة الهيكلية على التفاصيل 06 "اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف الوثيقة" (مثال 10).
مهم!
يوفر المعيار أقصى قائمة ممكنة من التفاصيل لكل نوع من نماذج المستندات. لتحديد تكوين التفاصيل عند تطوير نماذج المستندات، ينبغي في الممارسة العملية الاسترشاد بالوثائق التأسيسية والجيش الوطني الليبي.
النماذج بلغات مختلفة
6.8. في الهيئات والمنظمات الحكومية التابعة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي، والتي تستخدم، إلى جانب اللغة الروسية كلغة الدولة للاتحاد الروسي، لغة الدولة (لغات الدولة) للجمهوريات داخل الاتحاد الروسي، تُستخدم نماذج المستندات في اللغة الروسية ولغة الدولة (اللغات) للجمهوريات داخل الاتحاد الروسي: الزاوية (توجد تفاصيل النموذج على نفس المستوى: باللغة الروسية - على اليسار، في لغة الدولة (اللغات) للجمهوريات داخل الاتحاد الروسي الاتحاد الروسي - على اليمين) أو الطولي (جميع تفاصيل النموذج باللغة الروسية - أعلاه، أدناه - جميع تفاصيل النموذج بلغة الدولة (اللغات)) الجمهوريات داخل الاتحاد الروسي).
للمراسلات مع المراسلين الأجانب، استخدم النماذج بلغتين - الروسية والإنجليزية (الملحق ب.8) أو لغة أجنبية أخرى.
يحدد المعيار قواعد إعداد النماذج بلغتين أو أكثر للمنظمات التي، وفقًا لقانون الاتحاد الروسي الصادر في 25 أكتوبر 1991 رقم 1807-1 "بشأن لغات شعوب روسيا" "(بصيغته المعدلة في 12 مارس 2014)، يحق لهم أن يستخدموا إلى جانب اللغة الروسية (كلغة الدولة في الاتحاد الروسي) اللغة الوطنية (اللغات)، المعترف بها كلغة الدولة في جمهوريات الاتحاد الروسي الاتحاد وفقا لتشريعاتها.
بالنسبة للمراسلات مع المنظمات الأجنبية، يوصي المعيار بأن يتم إعداد النموذج بلغتين: الروسية وإحدى اللغات الأجنبية (في أغلب الأحيان الإنجليزية) (مثال 11).
هل يجب علي تطوير نماذج جديدة أم لا؟
ملحوظة!
فيما يتعلق بدخول GOST الجديد حيز التنفيذ، لا يُطلب من المنظمات إجراء تغييرات على نماذج المستندات إذا لم يكن ذلك ضروريًا.
إذا قررت المنظمة مع ذلك تطوير نماذج جديدة، فقد تكون خوارزمية الإجراءات كما يلي:
1. يوجه رئيس المنظمة خدمة إدارة المكاتب لتطوير عينات (تخطيطات) جديدة من النماذج.
2. تنظم خدمة إدارة المكاتب تطوير تخطيطات (عينات) لنماذج المستندات (يتم تطويرها بشكل مستقل أو تلجأ إلى خدمات منظمة متخصصة).
3. يعتمد رئيس المنظمة بأمر نماذج جديدة من النماذج بالصيغة التالية:
إذا كان يتم تطوير تعليمات إدارة المكاتب في نفس الوقت، فيمكن تضمين نماذج نماذج جديدة في التعليمات.
4. تقوم الخدمة الإدارية والاقتصادية بطلب طباعة النماذج في المطبعة، أو يقوم متخصصو تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة بإعداد نماذج النماذج الإلكترونية بناءً على المخططات المعتمدة.
ما هي المستندات التي يجب إكمالها وفقًا لـ GOST الجديد؟
أذكر أن متطلبات GOST R 6.30-2003 تنطبق على الوثائق التنظيمية والإدارية المتعلقة بـ USORD، والتي تم تضمينها في تصنيف عموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD). تنطبق أحكام المعيار الجديد على جميع الوثائق التنظيمية والإدارية، بما في ذلك تلك المدرجة في USORD، والتي تم تسجيلها في القسم 1 "نطاق" المعيار الجديد:
|
غوست آر 6.30-2003 |
غوست آر 7.0.97-2016 |
|
1 مجال الاستخدام ينطبق هذا المعيار على الوثائق التنظيمية والإدارية المتعلقة بالنظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD) - القرارات والأوامر والأوامر والقرارات والبروتوكولات والأفعال والرسائل وما إلى ذلك (المشار إليها فيما بعد بالوثائق) المدرجة في OK 011- 93 "المصنف الروسي لوثائق الإدارة" (OKUD) (الفئة 0200000). |
1 مجال الاستخدام تنطبق هذه المواصفة القياسية على الوثائق التنظيمية والإدارية المتعلقة بالنظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD): المواثيق واللوائح والقواعد والتعليمات واللوائح والقرارات والأوامر والأوامر والقرارات والبروتوكولات والاتفاقيات والأفعال والرسائل والشهادات، إلخ (المشار إليها فيما بعد بالوثائق)، بما في ذلك تلك المدرجة في OK 011-93 "مصنف عموم روسيا لوثائق الإدارة" (الفئة 0200000). انظر: توركينا ضد. استخدام لغات الدولة في الاتحاد الروسي في النماذج والأختام والعلامات // الأمين المرجعي. 2017. العدد 5. ص33 - 35. موافق 011-93. المصنف الروسي لوثائق الإدارة (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299، بصيغته المعدلة في 6 ديسمبر 2016). |
العينات المتوفرة على الموقع مناسبة لكل من المبتدئين والمحترفين. يتم تجميع العينات مع الأخذ بعين الاعتبار التشريعات الحالية. يمكن استخدام بعض العينات دون إجراء تعديلات كبيرة. ما عليك سوى إضافة ظروفك الخاصة إلى محتويات هذه العينة والتوقيع عليها. يجب أن نتذكر أن المستند الذي تم تنفيذه بشكل غير صحيح سيتم تركه دون النظر، مما يعني أن النهج المدروس فقط لملءه سيضمن عدم ترك الطلب الذي قدمته دون اهتمام.
لماذا تحتاج إلى عينة؟
تنشأ الحاجة إلى اللجوء إلى المحكمة عندما يتم انتهاك حق فرد أو كيان قانوني، وليس أمام هذا الشخص أي وسيلة أخرى لحمايته سوى اللجوء إلى المحكمة، ما لم ينص القانون على بديل.
لقد قررت الذهاب إلى المحكمة. لديك خياران: أولاً، ابحث عن متخصص؛ والثاني هو تقديم بيان المطالبة (بيان) إلى المحكمة بنفسك. في الحالة الأولى، كل شيء بسيط للغاية، تحتاج إلى دفع ثمن عمل المتخصص والحصول على الخدمات القانونية في شكل بيان مطالبة جاهز. وفي الحالة الثانية يكون الأمر أكثر صعوبة.
إن كتابة بيان المطالبة إلى المحكمة لن يتطلب منك فقط إتقان شروط القانون، ولكن أيضًا معرفة التشريعات الحالية. إذا لم يكن لديك هذا، فستحتاج إلى عينات وقوالب ونماذج قياسية متاحة على موقعنا.
كيفية استخدام العينة بشكل صحيح
يجب أن نتذكر أن نماذج بيانات المطالبة تأتي في محتويات مختلفة. يمكن تقديم بعضها في شكل قالب (نموذج قياسي)، والبعض الآخر في شكل بيانات مطالبة فعلية. نموذج المطالبة، كقاعدة عامة، لا يحتوي على وصف تفصيلي للظروف التي أدت إلى تقديم طلب إلى المحكمة. ويطلب من صاحب الطلب تضمين هذه الظروف في محتوى بيان المطالبة بشكل مستقل. ومع ذلك، ليس من السهل القيام بذلك دون التحضير المناسب. إذا لم تتمكن من إعداد بيان المطالبة بشكل صحيح بناء على القالب، فأنت تبحث عن عينات من بيانات المطالبة بمحتوى جاهز. العينات المتوفرة على الموقع مناسبة لكل من المبتدئين والمحترفين. يتم تجميع العينات مع الأخذ بعين الاعتبار التشريعات الحالية. يمكن استخدام بعض العينات دون إجراء تعديلات كبيرة. ما عليك سوى إضافة ظروفك الخاصة إلى محتويات هذه العينة والتوقيع عليها. يجب أن نتذكر أن المستند الذي تم تنفيذه بشكل غير صحيح سيتم تركه دون النظر، مما يعني أن النهج المدروس فقط لملءه سيضمن عدم ترك الطلب الذي قدمته دون اهتمام.
قواعد تنزيل المعلومات
يتيح لك الإنترنت ليس فقط عرض مجموعة متنوعة من المعلومات، ولكن أيضًا "أخذها" بنفسك. يمكنك العثور على المواد التي تحتاجها ثم تنزيلها على قرص الكمبيوتر الخاص بك. وفي هذه الحالة، تصبح المعلومات ملكك. يعد هذا مفيدًا لأنه يمكنك فتحه في أي وقت بدون الإنترنت أو نقله إلى محرك أقراص محمول أو قرص. ومن الممكن أيضًا إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو Skype. إذا تم حذف هذه المعلومات من الإنترنت، فستظل متاحة لك في نموذج "دون تغيير". يُشار عادةً إلى إجراء "الأخذ" هذا من الشبكة باسم التنزيل. نذكرك أنه يمكنك تنزيل كل من البيانات النصية والفيديو والموسيقى والصور وبرامج الكمبيوتر. قد تكمن مشكلة التنزيل في وجود خيار تنزيل مختلف أو حتى خيارات تنزيل متعددة لكل نوع من أنواع البيانات. نقوم "بتنزيل" النص بطريقة ما، والفيديو أو الموسيقى بطريقة أخرى، والصور بطريقة ثالثة، وما إلى ذلك. لسوء الحظ، لا يوجد تعليم عالمي واحد؛ في كل حالة يكون الأمر مختلفًا.
يمكنك تنزيل العينة بالتنسيقات التالية: TXT، DOC، DOCX، WORD
يمكنك طلب العينة المحددة بالتنسيقات التالية: TXT، DOC، DOCX، WORD من أرشيف الموقع.الدفع .
يعتمد النجاح في الأعمال التجارية إلى حد كبير على تنظيمها الصحيح. يجب على كل من المديرين والموظفين العاديين الاحتفاظ بالسجلات. ما هي مميزاته وما هي أنواعه وما هي المستندات التنظيمية التي يجب مراعاتها عند تنظيم تدفق المستندات؟
ما هو العمل المكتبي
تقوم أي منظمة، بغض النظر عن شكل ملكيتها وخصائصها، بإنشاء مجموعة متنوعة من الأوراق في سياق أنشطتها. يمكن أن تكون هذه أوامر ورسائل وبروتوكولات. كل منهم يتعلق بالوثائق التنظيمية والإدارية.
العمل المكتبي هو نشاط إنشاء المستندات التنظيمية، ويتم تنفيذه وفقًا لقواعد ومتطلبات معينة. في أغلب الأحيان، تخصص الشركات موظفين خاصين يعملون فقط في هذا المجال. في الشركات الصغيرة، يمكن تعيين وظيفة السكرتير لأي موظف تقريبًا.
إذا فهمت جوهر المصطلحات (ما هو العمل المكتبي)، فسيصبح أصل الكلمة واضحًا. هذا هو في المقام الأول تسجيل المعلومات الرسمية على وسيلة ملموسة. خلال هذه العملية، يتم إنشاء مستخدم والذي يبدأ لاحقًا إجراءات معينة.
ظهر مصطلح "العمل المكتبي" نفسه منذ وقت طويل، ولكن فقط في منتصف القرن الماضي اتخذ شكلا رسميا، منصوص عليه في الوثائق التنظيمية على مستوى الدولة.
العمل المكتبي وتدفق المستندات - ما هو؟
لا يمكن لمنظمة أن توجد بشكل مستقل عن التشريع. لديها دائمًا عمل مكتبي وتدفق للمستندات. ما هو، ما هي ميزات نقل الأوراق، وكيفية رسمها بشكل صحيح؟ يتم حل هذه المشكلات من قبل المتخصصين: الأمناء، أمناء المحفوظات، موظفو قسم شؤون الموظفين.
يتضمن حفظ السجلات تسجيل المعلومات على وسيط ملموس، وإنشاء مستند ورقي أو إلكتروني. على أساسه يتم بناء تدفق المستندات الخاص بالمنظمة - حركة الأمر أو الرسالة، بدءًا من إنشائها وانتهاءً بالتنفيذ والإرسال إلى الأرشيف أو التدمير.
اعتمادا على المكان الذي يتم فيه إنشاء أوراق العمل المتعلقة بالموظفين وإدارة المنظمة، ينقسم تدفق المستندات إلى خارجي وداخلي. سيعتمد المسار الإضافي للطلب والتعليمات والحرف على المصدر.
يتضمن تدفق المستندات الداخلية للمؤسسة المراحل التالية:
تتشابه مراحل تدفق المستندات الخارجية بشكل عام، ولكن هناك بعض الاختلافات:
- يتم توفير المستندات للمؤسسة من الخارج. يمكن أن تكون هذه أوراق المنظمات العليا والدنيا والفروع واللوائح الصادرة عن السلطات الرسمية وأوامر المحكمة ورسائل المواطنين.
- يجب أن تخضع جميع أوراق العمل التي تتلقاها المنظمة لإجراءات التسجيل. وتؤكد أنهم تحت السيطرة.
- المرحلة التالية هي العمل مع المستند، والتعرف على التعليمات أو اتباعها.
- إذا لزم الأمر، يتم إصدار رد رسمي.
- المرحلة الأخيرة هي التسجيل للتخزين طويل الأجل أو الأرشيفي، والتدمير المحتمل.
بالإضافة إلى ذلك، فيما يتعلق بإدارة المنظمة، يتم تمييز الأنواع التالية من تدفق المستندات:
يتم بالضرورة تسجيل جميع مراحل حركة المستندات في مجلات خاصة. يمكن تنفيذها في عدة خيارات:
- حركة الوثائق؛
- بطاقات المستندات؛
- تعد إدارة المستندات الإلكترونية أكثر شيوعًا في الغالبية العظمى من المؤسسات.
مميزات إدارة السجلات القضائية
يتساءل الكثير من الناس ما هو وكيف يختلف عن العام. قضية المحكمة عبارة عن مجموعة مختلفة قليلاً من المستندات والأدلة المادية. ويضمن تخزينها وحركتها بشكل صحيح الشفافية في عمل نظام إنفاذ القانون. فالعمل القضائي، على عكس العمل التنظيمي، لا يمكن أن يكون تطوعياً. يتم إجراؤها من قبل أشخاص مرخص لهم ويتم التحكم فيها بشكل صارم. بالنسبة له، يتم تحديد جميع المراحل بشكل معياري وصارم، حتى التدمير.
وظائف السكرتير
لدى معظم موظفي الشركة فكرة غامضة جدًا عن ماهية العمل المكتبي وتدفق المستندات. بالنسبة للسكرتير، هذا نشاط احترافي.
تؤدي أمانة المؤسسة الوظيفة الرئيسية التالية: وفقًا لشكل وخصائص العمل، ينقسم تنظيم خدمة العمل المكتبي للمؤسسة إلى الأنواع التالية:
- مركزي - جميع الأمناء موجودون في قسم واحد ويقدمون تقاريرهم إلى الكاتب الرئيسي أو السكرتير الأول.
- اللامركزية - يتم توزيع الأمناء والموظفين الذين يؤدون واجباتهم عبر أقسام المنظمة ويقدمون تقاريرهم إلى رؤسائهم المختلفين.
- مختلط - يوجد غالبًا في المؤسسات الكبيرة.
ستعتمد ميزات تدفق المستندات في المؤسسة بشكل مباشر على شكل السكرتارية المعتمدة.
تعليمات العمل المكتبي
بغض النظر عن حجم وشكل الملكية، يجب أن يكون لدى أي منظمة قانون تنظيمي ينظم حركة المستندات. ما هو وكيفية تكوينه؟ هذه القضية لا تقلق الأمناء فحسب، بل المديرين أيضا.
تعليمات العمل المكتبي هي إجراء تنظيمي داخلي للمنظمة، تمت الموافقة عليه بأمر أو توجيه من الإدارة، ذو صلاحية غير محدودة. ويوضح جميع مراحل تمرير الوثيقة، ويقدم قوائم بالمواقف التي يمكن أن تشهد توقيعاتها على صحة الأوراق الرسمية، ويقدم عينات التصميم والنماذج والنماذج.
حفظ السجلات
في المنظمات الصغيرة ذات المستوى المنخفض من تدفق المستندات (أقل من 200 سنويًا)، لا يُطرح سؤال حول ماهية حفظ السجلات. كل شيء يقرره الموظفون أنفسهم أو حتى المدير.
إذا لم تكن واجبات حفظ السجلات مباشرة على الموظف ولم يتم تحديدها في عقد عمله، فيجب إصدار مرسوم بإسناد هذه المهام. يجب أن توضح هذه الوثيقة بالتفصيل الواجبات والمسؤوليات والتعويضات الإضافية.
مميزات إدارة سجلات الموظفين
إذا كان لدى المنظمة موظف واحد على الأقل، فسيتم إنشاء وثائق العمل. إن مسألة ماهية إدارة سجلات الموظفين ذات صلة بشكل خاص بالمؤسسات التي لديها عدد صغير من الموظفين.
تعمل إدارة سجلات الموظفين على ضمان حركة مستندات محددة تتعلق بأنشطة عمل موظفي المؤسسة. عادة، يتم تنفيذ هذه الواجبات من قبل موظفي وحدة خاصة - قسم شؤون الموظفين. وتشمل وظائفهم استلام ومعالجة وتخزين وثائق الموظفين. بما في ذلك معالجة البيانات الشخصية السرية.
عادةً ما يتم تنفيذ تدفق مستندات الموظفين بشكل منفصل عن المستند العام وفقًا لقواعد السرية وميزات التخزين.
تحسين العمل المكتبي
على الرغم من التطور السريع للتقنيات الرقمية، تجد العديد من المؤسسات صعوبة في تحسين تدفق المستندات. استمروا في إجراء المراسلات الورقية بالطريقة القديمة واحتفظوا بسجلات منتظمة.
ويرجع ذلك إلى عاملين:
- مقاومة الابتكارات من قبل موظفي المؤسسة؛
- نقص التمويل.
يجب أن يتذكر المديرون أن تحسين تدفق المستندات باستثمارات كبيرة يؤدي إلى تأثير اقتصادي ملحوظ.
