ملء كتاب العمل بشكل صحيح- يجب أن تكون عينة لذلك في قسم شؤون الموظفين بكل منظمة. إذا كانت الشركة هي صاحب العمل الأول للمتخصص، فهي ملزمة بإنشاء كتاب عمل له، مما يعني ملء الأقسام اللازمة بشكل صحيح. ومع ذلك، حتى عندما يأتي شخص ذو خبرة إلى الشركة، فمن المهم لصاحب العمل مراقبة مدى ملاءمة المعلومات الواردة في الكتاب وإجراء الإدخالات المناسبة أيضًا. سنخبرك بكيفية القيام بذلك بشكل صحيح في مقالتنا.
ملء كتاب العمل: القواعد العامة
كقاعدة عامة، يجب أن يكون لدى الموظف الذي يدخل العمل لأول مرة كتاب عمل. علاوة على ذلك، تقع مسؤولية إنشاء وملء كتاب العمل على عاتق صاحب العمل الأول (المادة 65 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
ملحوظة! إذا قامت الشركة بتعيين شخص بموجب عقد مدني، فلن يلزم إنشاء كتاب عمل وتعبئته، حتى لو لم يكن لدى الموظف واحد.
في المستقبل، عندما يستقيل الموظف ويذهب للحصول على وظيفة جديدة، يجب عليه نقل دفتر عمله إلى صاحب العمل الجديد، وسيستمر في إجراء الإدخالات المناسبة فيه.
لذلك، يجب أن تعرف أي شركة كيفية ملء كتاب العمل بشكل صحيح.
المتطلبات الأساسية والإجراءات لملء دفاتر العمل منصوص عليها في قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225) ، وكذلك في التعليمات الخاصة بـ ملء دفاتر العمل (تمت الموافقة بموجب مرسوم وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69).
ما هو المهم الذي يجب أن تعرفه الشركة بالضبط؟
1. يجب أن يسجل دفتر العمل أي تغييرات في الحالة المهنية للموظف (ترقيته في منصب وظيفي، نقله إلى قسم/قسم آخر، منحه جوائز، إلخ).
2. يجب أن تكون الإدخالات في كتاب العمل باللغة الروسية. ومع ذلك، إذا كانت المنظمة تعمل (على سبيل المثال، في جمهورية وطنية)، بالإضافة إلى اللغة الروسية، يتم قبول لغة أخرى بالإضافة إلى ذلك، ثم في كتاب العمل، يمكنك أيضًا عمل سجل مكرر لحقائق السيرة الذاتية للمتخصص في هذه اللغة (البند 6 من القواعد رقم 225).
3. يجب استيفاء بعض المتطلبات الفنية. وبالتالي، فإن جميع حقائق تاريخ العمل يجب أن تنعكس في الكتاب دون أي اختصارات، وبتسلسل زمني صارم مع ترقيم مستمر. هناك متطلبات خاصة حتى فيما يتعلق بنوع ولون القلم الذي تملأ به الشركة دفتر العمل: نافورة أو جل، أزرق أو أرجواني (البند 1.1 من التعليمات رقم 69، البند 11 من القواعد رقم 225).
هل ننتظر كتب العمل الإلكترونية؟ إجابة .
مثال على ملء كتاب العمل: معلومات عن الموظف
لذلك، يتم إدخال معلومات "البدء" الخاصة بالموظف في كتاب العمل من قبل صاحب العمل الأول. أي نوع من المعلومات هذا؟ هذا هو اللقب والاسم الأول والعائلي وتاريخ الميلاد والتعليم للموظف في وقت إنشاء دفتر سجل العمل. يجب إدخال كل هذه المعلومات في الأعمدة المناسبة لصفحة العنوان.
وعن التبعات الضريبية على صاحب العمل عند إصدار دفتر العمل، راجع مادة "تذكير وزارة المالية بكيفية التعامل مع ضريبة القيمة المضافة والربح عند إصدار دفتر العمل".
ملحوظة! تقوم المنظمة بملء هذه الحقول بناءً على المستندات الداعمة الأصلية المقدمة من الموظف (جواز السفر أو وثيقة هوية أخرى، دبلوم التعليم، وما إلى ذلك). ولكن إذا لم يتمكن الموظف لسبب ما من تقديم النسخ الأصلية، فيحق للشركة ملء صفحة عنوان كتاب العمل بناءً على النسخ التي يجب توثيقها.
بعد إدخال كافة المعلومات المحددة حول الموظف في دفتر العمل، من الضروري إكمال إجراء التعبئة. وللقيام بذلك، تضع الشركة تاريخ الانتهاء على صفحة العنوان وتوضح للموظف شخصيًا المعلومات التي تم إدخالها في الكتاب. بعد ذلك، يجب على الموظف، إذا كانت جميع المعلومات المدخلة صحيحة، أن يضع توقيعه على صفحة العنوان، وبعد ذلك يوقع ممثل إدارة شؤون الموظفين على نفس الورقة. في هذه المرحلة، تعتبر المعلومات المتعلقة بالموظف قد تم إدخالها.
بمجرد الانتهاء من ذلك، يبقى كتاب العمل في قسم الموارد البشرية في الشركة المستخدمة.
ومع ذلك، إذا تغيرت أي معلومات "بدء" حول الموظف (على سبيل المثال، تغير الاسم الأخير أو الاسم الأول)، فيجب على الشركة تحديث المعلومات في دفتر العمل. للقيام بذلك، يجب عليك شطب البيانات القديمة وإدخال بيانات جديدة (إذا كانت التغييرات تتعلق بالاسم أو اللقب أو اسم العائلة للمتخصص). إذا كانت التغييرات تتعلق بالتعليم/المهنة، فيجب عليك ببساطة إضافة المعلومات الحالية إلى دفتر العمل كمدخل إضافي مباشرة بعد البيانات السابقة (البنود 2.3-2.4 من التعليمات رقم 69).
كيفية ملء كتاب العمل بخصوص معلومات الوظيفة
يتم إدخال معلومات "البدء"، كما هو مذكور أعلاه، في دفتر العمل مرة واحدة، ثم يتم تحديثها فقط إذا لزم الأمر.
ومع ذلك، فإن المحتوى الرئيسي للوثيقة المعنية ليس معلومات حول تعليم الموظف وشخصيته؛ هذه معلومات عن الأماكن التي عمل فيها في فترات مختلفة من حياته.
لتسجيل هذا النوع من المعلومات، يوفر كتاب العمل قسم "معلومات حول العمل". دعونا نفكر في كيفية ملء هذا القسم في كتاب العمل. يبدأ ملء معلومات العمل من قبل صاحب العمل الأول للمتخصص وبعد ذلك مع كل انتقال إلى منظمة جديدة، وكذلك مع كل تغيير في المنصب الرسمي (المهني) للموظف.
يعكس هذا القسم معلومات عامة عن المكان الذي يعمل فيه الموظف، ومعلومات محددة عن منصبه والمهام التي يؤديها. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان هناك نقل موظف من وحدة هيكلية للشركة إلى أخرى أو الفصل من الشركة، فإن هذه الحقيقة تنعكس أيضًا في هذا القسم.
يتكون القسم نفسه من 4 أعمدة.
يجب أن يشير أولهم إلى الرقم التسلسلي للحدث. يهدف العمود الثاني إلى الإشارة إلى تاريخ وقوع مثل هذا الحدث. ينعكس محتوى حقيقة السيرة الذاتية لعمل الموظف في العمود الثالث. وهناك تشير الشركة المستخدمة (في حالة تعيين متخصص جديد) إلى الاسم الكامل والمختصر، وكذلك المنصب والقسم الذي تم تسجيله فيه.
للحصول على معلومات حول الإشارة الصحيحة لاسم الشركة، راجع المقالة "سمح لروسترود بـ "ختم" كتب العمل" .
يعمل العمود الرابع على توثيق صحة الحدث الذي ينعكس. هنا تشير الشركة على أساس أي وثيقة، على سبيل المثال، أمر من المدير، تم تسجيل الأخصائي في موظفي المنظمة. في هذه الحالة، يجب كتابة التفاصيل الرئيسية لمثل هذه الوثيقة في هذا العمود (البند 3.1 من التعليمات رقم 69).
ملحوظة! إذا تمكن الموظف الجديد من الخدمة في الجيش قبل انضمامه إلى الشركة، فيجب أيضًا تحديد سنوات ومكان خدمته قبل تسجيل قبوله في موظفي الشركة مباشرة (البند 21 من القواعد رقم 225). في هذه الحالة، تكون الهوية العسكرية بمثابة وثيقة داعمة. تنطبق قاعدة مماثلة إذا حصل الموظف على أي دورات تدريبية متقدمة قبل التوظيف.
يجب أن تسجل الخوارزمية المذكورة أعلاه جميع الحقائق المتعلقة بتغيير الموظف لمكان عمله الرئيسي، وكذلك تقدمه الوظيفي. بالإضافة إلى ذلك، قد تظهر هنا أيضًا معلومات حول عمل المتخصص بدوام جزئي مع صاحب عمل آخر. كيفية ملء كتاب العمل عند العمل بدوام جزئي موضح في البند 20 من القاعدة رقم 225. ووفقًا لها، فإن صاحب العمل الرئيسي هو الذي يجب عليه إدخال معلومات حول العمل بدوام جزئي مع صاحب عمل آخر في كتاب العمل (البند (20 من القواعد رقم 225). للقيام بذلك، يحتاج الموظف إلى أن يطلب من صاحب العمل الثاني غير الرئيسي وثيقة تم تنفيذها بشكل صحيح تؤكد عمله كموظف بدوام جزئي.
إلى جانب ما هو مذكور في كتاب العمل، هناك قسم آخر يعكس المعلومات حول عمل المتخصص - "معلومات حول الجوائز"، والذي يتكون أيضًا من 4 أعمدة وإجراءات الملء التي تشبه بشكل أساسي خوارزمية إدخال الإدخالات في قسم "معلومات عن العمل". تشير الشركة في هذا القسم إلى وقائع منح جوائز الدولة والألقاب والشهادات وما إلى ذلك للموظف.
إذا ترك الموظف الشركة، فسيتم تسجيل هذه الحقيقة أيضًا في دفتر العمل في قسم "معلومات العمل". في هذه الحالة، من الضروري الإشارة (في العمود 3) على أساس (السبب والقاعدة المقابلة) تم إنهاء عقد العمل. على سبيل المثال: "تم إنهاء عقد العمل باتفاق الطرفين، البند 1 من الجزء 1 من المادة 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي".
مهم! يجب أن يكون سجل إقالة الأخصائي مؤرخًا بآخر يوم عمل له (البند 5.1 من التعليمات رقم 69).
في الوقت نفسه، يجب أن يتذكر صاحب العمل أنه إذا كان سبب الفصل هو الأسباب التي يتمتع بها الموظف بأي فوائد، فيجب أيضًا إدراج هذه الأسباب في العمود 3 عند تسجيل مغادرة المتخصص من الشركة ( على سبيل المثال، الإقلاع عن التدخين بسبب ترك طفل أقل من 14 سنة).
للحصول على معلومات حول الإجراء الذي يتم من خلاله إرجاع دفتر عمل الموظف عند الفصل، راجع المقالة .
كيفية ملء كتاب العمل بشكل صحيح: عينة 2018
أعلاه، تم عرض القواعد والأساليب الأساسية لملء كتاب العمل، بغض النظر عن نوع نشاط المتخصص وطبيعة العمل المنجز.
لفهم كيفية ملء كتاب العمل بشكل صحيح، يمكنك تنزيل عينة على موقعنا.
نتائج
يتم تنظيم إجراءات ملء كتاب العمل بالتفصيل من خلال التعليمات رقم 69 والقواعد رقم 225. من أجل معرفة كيفية ملء كتاب العمل بشكل صحيح، يحتاج قسم شؤون الموظفين إلى التعرف على هذه الوثائق ودراسة الأحكام والمعايير الواردة فيها - التقنية والموضوعية. على وجه الخصوص، عند ملء دفاتر العمل، يتطلب المشرع ترقيمًا مستمرًا للأحداث التي تم إدخالها، وتسجيل الإدخالات باللغة الروسية، وما إلى ذلك. والشرط الموضوعي الرئيسي هو أن تعكس تمامًا جميع الحقائق من تاريخ عمل الموظف، مما يؤدي إلى التقدم الوظيفي و تغيير مكان العمل. من المهم مراقبة موثوقية مثل هذه الحقائق. وهي: إجراء الإدخالات في دفتر العمل فقط على أساس المستندات الأصلية أو النسخ الموثقة.
نقوم بتحليل نموذج كتاب العمل وقواعد ملء المستند في المواقف المختلفة. ستجد في المقالة تعليمات خطوة بخطوة لملء دفاتر عمل الموظف في حالات مختلفة: عند التوظيف والعمل بدوام جزئي والفصل.
من المقال سوف تتعلم:
لا تفوت: المادة الرئيسية لهذا الشهر من كبار المتخصصين في وزارة العمل وروسترود
موسوعة تسجيل دفاتر العمل الجاهزة من نظام شؤون الموظفين.
التوظيف: من يملأ كتاب العمل
كتاب العمل هو الوثيقة الرئيسية عن نشاط عمل الموظف ومدة الخدمة (الجزء 1 من المادة 66 من قانون العمل). للاطلاع على نموذج وقواعد ملء دفاتر العمل، راجع المرسوم الحكومي رقم 225 بتاريخ 16 أبريل 2003. بموجب القانون، يتعين على الشركة المستخدمة الاحتفاظ بوثيقة لكل موظف عمل لديها لأكثر من خمسة أيام (الجزء 3 من المادة 66 من قانون العمل).
وفقًا لقواعد ملء كتاب العمل، يجب على أصحاب العمل والشركات وأصحاب العمل ورجال الأعمال الاحتفاظ به. لا يحق لأصحاب العمل الأفراد غير المعترف بهم كرواد أعمال تدوين ملاحظات في دفاتر الموظفين.
تنزيل المستندات حول الموضوع:
عند التقدم للحصول على عمل، يجب على الموظف إحضار عدد من الوثائق، بما في ذلك معلومات حول أنشطة عمله ومدة الخدمة (الفقرة 3، الجزء 1، المادة 65 من قانون العمل). تحقق من السلسلة وسنة الإنتاج دفتر العمل. عينات من سلسلة النماذج التي تم إصدارها في روسيا والاتحاد السوفييتي منذ عام 1974، انظر أدناه. لم تفقد صلاحيتها ولا داعي لاستبدالها بأخرى جديدة.
تستخدم الشركات الآن النماذج التي تم تقديمها منذ عام 2004. تمت الموافقة على كتاب العينة الجديد بأمر من وزارة المالية بتاريخ 22 ديسمبر 2003 رقم 117 ن. دعونا نلقي نظرة على كيفية ملؤها في حالات مختلفة. بالنسبة لكل حالة، راجع نموذجًا لملء نموذج كتاب عمل جديد.
جديد تاريخ التوظيففي عام 2017: من ومتى يتم التقديم
عند إبرام اتفاقية، تحتاج إلى إعداد وملء كتاب عمل (النموذج أدناه) للموظف الذي:
- يبدأ العمل لأول مرة (الجزء 4 من المادة 65 من قانون العمل)؛
- قدم وثيقة معيار أجنبي.
- تلف أو فقدان الوثيقة (الجزء 5 من المادة 65 من قانون العمل).
توظيف:كيفية ملء كتاب العمل بشكل صحيح
عمل سجل بتعيين موظف في قسم "معلومات الوظيفة". انظر أدناه للحصول على نموذج لملء كتاب العمل عند التقدم لوظيفة. في العمود 3، أدخل الاسم الكامل والمختصر للشركة (البند 3.1 من التعليمات). على سبيل المثال، "شركة ذات مسؤولية محدودة "ألفا" (ذ.م.م "ألفا").
اطرح سؤالك على الخبراء
عند تعيين مدير، يجب ملء العمود 3 في قسم "معلومات العمل" بشكل مختلف في كتاب عمله. انظر أدناه للحصول على عينة من نموذج تعيين المدير. اكتبها هكذا: " تم تعيينه في منصب المدير" في العمود 4، حدد تفاصيل الوثيقة، على سبيل المثال، محضر الاجتماع العام للمشاركين.
الموظفون بدوام جزئي: كيفية ملء كتاب العمل
بالنسبة للعاملين بدوام جزئي، قم بإجراء إدخالات حول هذا العمل بناءً على طلبهم. يمكن فقط لصاحب العمل في مكان العمل الرئيسي أن يقوم بالدخول. إذا أحضر الموظف مستندًا يؤكد العمل بدوام جزئي، فقم بإدخاله في دفتر عمله. انظر أدناه للحصول على نموذج لملء كتاب عمل لعامل خارجي بدوام جزئي.
سجل أنه تم نقل الموظف إلى وظيفة دائمة أخرى بناء على أمر المدير. وخلال اسبوع . يجب أن يكرر الإدخال تمامًا صياغة الأمر (البند 10 من القواعد). على سبيل المثال، عمل الموظف كمحاسب مساعد وتم نقله إلى منصب محاسب مبتدئ.
للحصول على عينة من ملء كتاب العمل فيما يتعلق بتغيير عنوان منصب الموظف، انظر أدناه.
الجوائز
قم بتسجيل الجائزة في الوثيقة إذا تم منح الموظف أو تشجيعه. على سبيل المثال، أعطوا مكافآت للخدمة الطويلة. قم بإدخال في قسم "معلومات حول الجوائز" في كتاب العمل. انظر أدناه للحصول على نموذج لملء كتاب العمل فيما يتعلق بالمكافآت.
في العمود 3، أشر إلى الاسم الكامل والمختصر للشركة. في السطر أدناه في العمود 1، أدخل الرقم التسلسلي للإدخال. في العمود 2 - تاريخ منح الموظف. في العمود 3، اذكر من الذي منح الموظف وماذا وماذا. في العمود 4، أدخل تفاصيل أمر الترسية كما في نموذج كتاب العمل أدناه (البند 10 من القواعد).
الوضع العملي
ماذا تكتب في كتاب العمل لأفضل موظف في الشهر؟
تم إعداد الإجابة بالاشتراك مع محرري المجلة "
ايلينا فافيلوفا تجيب
رئيس قسم إدارة الموارد البشرية، شركة Mile CIS LLC (موسكو)
دفعت الشركة للموظفين مكافأة سنوية ومنحتهم لقب "أفضل موظف لهذا الشهر". هل من الضروري تضمين معلومات حول هذا في كتب العمل؟ باستخدام الأمثلة، سنقوم بتحليل ما يجب أن يفعله ضابط شؤون الموظفين وتجنب الأخطاء.
بالإضافة إلى المعلومات حول العمل، يلتزم صاحب العمل بإدخال معلومات حول جوائز النجاح في العمل في كتاب العمل ( ). يحق لمفتش الجهاز الهضمي مراجعة قسم "معلومات عن الجوائز" في دفتر العمل، لذا يجب تعبئته بشكل صحيح...
الجواب الكامل متاح بعد مجانا
إنهاء العقد: كيفية ملء كتاب العمل بشكل صحيح عند الفصل
عند إنهاء عقد مع موظف، قم بتدوين مذكرة بالفصل في قسم "معلومات العمل" في وثيقته. في العمود 1، أدخل الرقم التسلسلي للإدخال. في العمود 2 - تاريخ الفصل (البند 5.1 من التعليمات). للحصول على عينة من ملء كتاب العمل عند المغادرة بناءً على طلبك، انظر أدناه.
اكتشف المزيد من التفاصيل لماذا سيتم إلقاء اللوم على مشاكل مع معاش الموظف.
|
القواعد العامة لملء |
||
|
املأ الوثيقة |
نافورة أو جل أو قلم حبر جاف |
|
|
استخدم القلم بالحبر |
مقاوم للضوء والماء، باللون الأسود أو الأزرق أو الأرجواني |
|
|
إذا نفد حبر قلمك |
أنهي الكتابة بقلم آخر من نفس نوع ولون الحبر. |
|
|
أدخل التواريخ |
الترقيم العربي |
|
|
لا تختصر إدخالاتك |
لا تكتب "العلاقات العامة". بدلا من "النظام" |
|
|
لا تشطب الإدخالات في الأقسام |
"معلومات حول العمل" و"معلومات حول المنح" |
|
|
يمكنك تغيير الإدخالات |
حول الاسم الأخير للموظف والاسم الأول والعائلي وتاريخ الميلاد. |
|
|
في إشعار الفصل، تشير |
عدد بنود وأجزاء ومواد قانون العمل أرقاما أو كلمات |
|
|
إذا لم يكن لدى الشركة قسم شؤون الموظفين، يتم التصديق على السجلات من قبل |
||
|
إذا كانت الشركة تستخدم ختمًا، فقم بالتصديق عليه بختم |
الإدخالات على صفحة العنوان وسجلات الفصل والجوائز |
|
|
قواعد جديدة لملء كتب العمل 2017 |
||
|
إذا لم تستخدم الشركة الختم، يتم اعتماد السجلات |
المدير أو من ينوب عنه |
|
يجب أن يتم ملء دفاتر العمل في عام 2017 وفقًا للقواعد الجديدة. دعونا نلقي نظرة على الإجراء الجديد ونقدم أمثلة لملء كتاب العمل عند تعيين موظف وفصله.
يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بدفاتر العمل لكل موظف عمل بموجب عقد عمل لمدة تزيد عن 5 أيام، وهذا العمل هو وظيفته الرئيسية. الاستثناءات الوحيدة هي أصحاب العمل - الأفراد الذين ليسوا رواد أعمال فرديين. ليس لديهم الحق في الاحتفاظ بدفاتر العمل لموظفيهم. سنناقش أيضًا ملء كتب العمل في عام 2017. فيما يلي نماذج وقواعد جديدة لإجراء الإدخالات في كتب العمل.
يجب أن يتم ملء دفاتر العمل في عام 2017 وفقًا للقواعد الجديدة. تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة العمل الروسية بتاريخ 31 أكتوبر 2016 رقم 588 ن.
الآن يجب ختم كتاب العمل فقط إذا كان لدى المنظمة واحد. دعنا نذكرك أن ختم المنظمة مطلوب على صفحة عنوان دفتر العمل، وعلى الغلاف الداخلي عند إدخال إدخالات تغيير الاسم، وكذلك بعد إدخالات الفصل.
لذلك، اعتبارًا من 27 نوفمبر 2016، يتم وضع الختم في دفاتر العمل فقط إذا كان ذلك متاحًا. إذا لم يكن لدى شركتك ختم، فقم بتصديق السجلات بتوقيع المدير أو الشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات العمل.
انظر أدناه للحصول على مثال لختم كتاب العمل.
المزيد حول هذا الموضوع:
- متى يتم ملء دفتر عمل الموظف خلال فترة الاختبار؟
كيفية ملء صفحة الغلاف لكتاب العمل
إذا أصدر صاحب العمل كتاب عمل جديد للموظف، فيجب عليه ملء صفحة العنوان فيه. يجب إكمال دفتر السجلات خلال أسبوع من يوم تعيين الموظف (البند 8 من قواعد الاحتفاظ بسجلات العمل).
يجب أن يتم ملء كتب العمل في عام 2017 باستخدام قلم حبر أو جل أو قلم حبر جاف بالحبر الأسود أو الأزرق أو الأرجواني. لا يمكنك اختصار الكلمات في كتاب العمل (البند 11 من قواعد صيانة دفاتر العمل).
تحتوي صفحة العنوان على المعلومات التالية:
- الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي للموظف؛
- تاريخ الميلاد؛
- التعليم والمهنة أو التخصص.
يجب الإشارة إلى الاسم الكامل وتاريخ الميلاد على أساس جواز السفر أو وثيقة هوية أخرى.
ويتم إدخال التعليم والمهنة والتخصص بموجب دبلوم أو وثيقة أخرى تتعلق بالتعليم أو المؤهلات.
انظر أدناه للحصول على نموذج لملء صفحة عنوان كتاب العمل. الحقول التي ملأها ضابط شؤون الموظفين مظللة باللون الأزرق.
كيفية إدخال إدخال في كتاب العمل حول التوظيف في عام 2017
يجب أن يتم الإدخال في كتاب العمل حول التوظيف على أساس أمر المدير بتعيين موظف. يجب أن تتم جميع الإدخالات بدون اختصارات.
في العمود 3 من قسم "معلومات العمل"، يجب عليك الإشارة إلى الاسم الكامل والمختصر للمنظمة. بدلاً من الإدخال، يمكنك وضع ختم إذا كان يحمل الاسم الكامل والمختصر للشركة.
يتم وضع الرقم التسلسلي في العمود 1، وتاريخ التعيين في العمود 2. في العمود 3، يجب الإشارة إلى أن الموظف قد تم تعيينه من قبل المنظمة باسم المنصب أو المهنة أو المؤهل. في العمود 4 يجب عليك وضع كلمة "أمر" وتفاصيل أمر التوظيف.
لا داعي لتصديق سجل الموعد بالتوقيع والختم. انظر أدناه للحصول على نموذج طلب وظيفة.
كيفية تسجيل فصل الموظف
تتم الإدخالات في دفتر العمل عند الفصل في عام 2017 على أساس أمر المدير بشأن الفصل. يحتوي العمود 1 على الرقم التسلسلي للقيد، والعمود 2 – تاريخ انتهاء عقد العمل.
سيحتوي العمود 3 على أساس وسبب إنهاء عقد العمل. يرجى ملاحظة أن الإدخال يجب أن يتوافق مع صياغة قانون العمل، دون اختصارات.
في العمود رقم 4 أكتب كلمة أمر وتفاصيل أمر الفصل أيضاً بدون اختصارات.
ويتم التصديق على القيد بتوقيع رئيس المنظمة أو المسؤول المسؤول عن حفظ سجلات العمل. يجب عليك أيضًا أن تطلب من الموظف التوقيع على الإدخال. ثم وضع ختم المنظمة إن وجد.
انظر أدناه للحصول على نموذج لخطاب الاستقالة الطوعية.
لكل شخص يشارك في نشاط العمل، يعد كتاب العمل بمثابة وثيقة ذات أهمية قصوى. علاوة على ذلك، فمن الضروري ليس فقط في عملية التوظيف في أماكن العمل المختلفة، ولكن أيضا للتسجيل اللاحق للمعاش التقاعدي. ومن هنا كانت متطلبات اتباع نهج جدي ل تسجيل كتاب العمل.
يتم توفير هذه المتطلبات بموجب تشريعات العمل الحالية، بما في ذلك قانون العمل في الاتحاد الروسي والمراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي. رقم 225 بتاريخ 16 أبريل 2003 ورقم 69من 10.10.2003. صحيح أن الأفعال القانونية المذكورة تحتوي على العديد من الأحكام المتناقضة، مما قد يؤدي في بعض الحالات إلى إرباك المسؤولين عنها ملء كتب العمل. إذا نشأت مثل هذه القضايا المثيرة للجدل، عند إجراء الإدخالات في كتاب العمل، فمن الضروري الاسترشاد بشكل أساسي بأحكام قانون العمل في الاتحاد الروسي، لأنه يتمتع بأكبر قوة قانونية. في هذه المقالة، حاولنا تلخيص جميع التوصيات لإعداد سجلات العمل، والتي ستكون بالتأكيد مساعدة جيدة لضباط الأركان. لذلك، دعونا نبدأ…
قواعد ملء كتب العمل في عام 2017
يجب إصدار دفتر عمل للموظف الذي يزاول الأنشطة العمالية في مكان العمل الرئيسي لمدة تزيد عن 5 أيام. في الوقت نفسه، يتم إجراء الإدخالات في الكتاب لكل من العمال الدائمين والموسميين والمؤقتين، وكذلك الموظفين المستقلين إذا كانوا ينصون على تنفيذ جميع تدابير التأمين الاجتماعي. إذا كان الشخص عاملاً بدوام جزئي، فسيتم الاحتفاظ بسجل عمله في مكان عمله الرئيسي.إدخالات في كتاب العمليتم إصدارها دون أي اختصارات. يتم تخصيص رقم تسلسلي فردي لهم في كل قسم. تتم الإشارة إلى تواريخ الإدخالات حصريًا بالأرقام العربية. يُشار دائمًا إلى الشهر واليوم في تاريخ التسجيل برقمين (01،02،10،25)، والسنة بأربعة (على سبيل المثال، 2017).
عندما يتم توظيف شخص ما في مكان عمل جديد، يتم التحقق من صحة كتاب العمل المقدم من قبله، أي التحقق من مطابقة بيانات جواز السفر الموضحة في الصفحة الأولى من الكتاب، ووجود ختم من مكان العمل الأول على صفحة العنوان. إذا كان الختم المحدد مفقودًا، فسيتم اعتبار الكتاب غير صالح، ويقوم صاحب العمل بإصدار طابع جديد. كما يتم بدء كتاب جديد إذا حصل الشخص على وظيفة لأول مرة.
إذا كان هناك سجل عمل أخير غير مغلق، في حين لا يوجد سجل لفصله، افعل ذلك الدخول في كتاب العمليحظر القبول في منصب جديد. كما لا يتم إدخال أي إدخالات في دفتر العمل حول العقوبات التأديبية ضد صاحبها، ولكن يجب أن تنعكس الملاحظات المتعلقة بإنشاء الخدمة المستمرة، أو عدم احتساب فترات زمنية محددة في الخدمة المستمرة، بالطريقة المقررة.
قواعد ملء كتب العمل: الأقسام
يتضمن كتاب العمل 3 أقسام تتعلق بما يلي:- المعلومات الشخصية عن الموظف؛
- معلومات عن أماكن عمله والمناصب التي شغلها؛
- معلومات حول الجوائز التي تمت أثناء العمل.
يشير القسم الأول من دفتر العمل الموجود في صفحة العنوان إلى الاسم الكامل للموظف وتاريخ ميلاده وتعليمه وتخصصه المكتسب. لا تنس أنه لا توجد اختصارات متى ملء كتاب العمللا يتم القيام به. يوجد أيضًا على صفحة العنوان توقيع الموظف نفسه، وموظف قسم الموارد البشرية الذي ملأ كتاب العمل، ويتم لصق ختم المنظمة بشعار النبالة.
يهدف القسم التالي من كتاب العمل إلى إجراء إدخالات بشأن التوظيف والتحويلات الداخلية والفصل. إلزامية متى ملء كتاب العمليتم الإشارة إلى المناصب التي يشغلها الشخص، وكذلك الأسماء الكاملة للمنظمات التي يعمل بها. لتأكيد كل إدخال، تتم الإشارة إلى رقم الطلب أو الختم أو ختم المنظمة المقابل.
وأخيراً قسم خاص بالجوائز. جميع الجوائز والحوافز المقدمة للموظف تنعكس هنا. يشار إلى مواعيد الجوائز ونوعها والوثيقة التي تم بموجبها منح الجائزة.
عند استخدام عدد الأوراق في قسم معين بالكامل، يتم وضع إدراج خاص فيه. وفي هذه الحالة يتم تدوين ملاحظة في الكتاب حول إصدار الإدراج تشير إلى تاريخ محدد. يتم هذا الإدخال على شكل ختم على صفحة العنوان أو انتشارها. في هذه الحالة، من المستحيل تقديم ملاحظة مكتوبة بخط اليد حول مسألة الإدراج. يتم خياطة الإدخال في الكتاب ويعتبر غير صالح بدونه، وترقيم الصفحات فيه يستمر بالترقيم في الكتاب نفسه. يجب أن تحمل صفحة الغلاف الخاصة بالمدخل ختم صاحب العمل.
كيف يتم إدخال الإدخالات في كتاب العمل؟
مع الأخذ بعين الاعتبار المحتوى الموصوف أعلاه للأقسام المقابلة إدخالات في كتاب العمل. يتم وضع جزء العنوان عند التوظيف في مكان العمل الأول، وكذلك في حالة تحديد معلومات غير دقيقة في سجل التوظيف الحالي، مما يجعله غير صالح.أما بالنسبة لملء القسم الخاص بالمعلومات الخاصة بأماكن العمل، فهناك بعضها قواعد لملء كتب العمل. عند إجراء الإدخال الأول، يتم لصق ختم المؤسسة الذي يحتوي على جميع التفاصيل الضرورية على الموقع الجديد. إذا لم يكن هناك ختم، فسيتم كتابة اسم المنظمة بخط اليد.
العمود 1 "الرقم التسلسلي"
تتم الإشارة إلى الرقم التسلسلي للسجل. يمكن استخدام الأرقام العربية فقط؛
العمود 2 "التاريخ"
تاريخ التعيين أو النقل الداخلي أو إنهاء الخدمة. مرة أخرى، يتم استخدام الأرقام العربية حصريًا؛
العمود 3 "معلومات حول التوظيف (النقل والفصل) للعمل وإعادة تسمية المؤسسة أو القسم"
يتم ملء المعلومات المحددة بدون اختصارات بالإشارة إلى مواد الأفعال القانونية. على سبيل المثال، "تم رفضه باتفاق الطرفين وفقًا للفقرة 1 من المادة 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي". وإذا تم تحرير محضر بالفصل، فيجب أن يثبت توقيع صاحب الكتاب؛
العمود 4 "أسباب الإدخال"
كأساس للتقديم إدخالات في كتاب العملقد تظهر الأوامر والبروتوكولات وقرارات الاجتماع العام. بالإضافة إلى اسم المستند، يجب الإشارة إلى رقمه وتاريخ إعداده.
فيما يتعلق بملء القسم الخاص بالجوائز، تنطبق متطلبات مماثلة على تحديد المعلومات في الأعمدة. من المهم أن نأخذ في الاعتبار أن هذا القسم يعكس معلومات حول منح الألقاب الفخرية وجوائز الدولة وشهادات الشرف والدبلومات والشارات. لكن المعلومات المتعلقة بتقديم الجوائز النقدية والهدايا القيمة غير مذكورة هنا.
هل أحتاج إلى إدخالات في كتاب العمل حول العمل بدوام جزئي؟
كما ذكر أعلاه، ملء كتاب العمليجب أن يتم تنفيذها في مكان العمل الرئيسي. لا يتطلب التشريع الحالي تقديم إدخالات حول العمل بدوام جزئي؛ ولا يمكن القيام بذلك إلا إذا رغب مالك الكتاب في القيام بذلك. مُتَجَانِس الدخول في كتاب العمليتم إعداده أيضًا في قسم شؤون الموظفين في مكان العمل الرئيسي على أساس المستندات المقدمة من الموظف من مكان العمل حيث تم إدراجه كعامل بدوام جزئي.إذا تم تنفيذ العمل بدوام جزئي داخل مؤسسة واحدة، فقم بتنفيذ ما يلزم إدخالات في كتاب العمليتم استخدام الوثائق الداخلية. يتم عمل محضر الفصل من وظيفة بدوام جزئي بنفس الطريقة.
ماذا تفعل إذا كان هناك شيء يحتاج إلى تصحيح عند ملء كتاب العمل؟
يحدث أنه في عملية ملء كتاب العمل، من الضروري إجراء تصحيحات على البيانات المشار إليها في صفحة العنوان. على سبيل المثال، بسبب الزواج، تغير اللقب. في هذه الحالة، يتم شطب المعلومات المحددة مسبقًا بدقة بسطر واحد، ويتم إجراء إدخال جديد بجانبها، مع الإشارة إلى المستند الذي كان بمثابة الأساس لها. يتم وضع هذا الرابط على الغلاف الداخلي للكتاب، ثم يقوم موظف الموارد البشرية الذي قام بالدخول بوضع توقيعه وختم المؤسسة.
إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء تصحيحات بسبب خطأ تم ارتكابه مسبقًا، على سبيل المثال، تمت الإشارة إلى اسم الموظف أو تاريخ ميلاده بشكل غير صحيح، فسيتم إبطال القيد ويتم إجراء القيد الصحيح بدلاً منه. مرة أخرى، لا تنسى توقيع الموظف الذي صنعه وختم المنظمة.
في حالة وجود نماذج سجل عمل تالفة، بالإضافة إلى نماذج قديمة، يجب على صاحب العمل اتخاذ التدابير اللازمة لتدميرها. ويتم ذلك بما يتفق بدقة مع قواعد العمل مع النماذج التي تخضع للمحاسبة الصارمة. في هذه الحالة، يتم إنشاء لجنة خاصة، ويتم التدمير مع تنفيذ الفعل المناسب. ويجب أن يوضح سبب التدمير ويذكر أرقام الكتب.
هناك فروق دقيقة
في كثير من الأحيان، يفكر موظفو شؤون الموظفين في كيفية الإشارة في بيانات كتاب العمل إلى عدم تضمين فترة معينة في تجربة العمل المستمرة. على سبيل المثال، عند القيام بالأعمال الإصلاحية.في ملء كتاب العملفي هذه الحالة، تحتاج إلى إنشاء سجل للمحتوى التالي ""مدة العمل من (التاريخ) إلى (التاريخ) لا تحتسب ضمن خبرة العمل المستمرة". لا تنس تخصيص رقم تسلسلي لهذا الإدخال، مع الإشارة إلى أساسه وتاريخه.
إذا تغير اسم المنظمة أثناء عمل الموظف لدى صاحب عمل معين، ثم يتغير اسم المنظمة الدخول في كتاب العمليتم دون فشل. هذا مهم للغاية، لأنه في نفس الوقت يتغير ختم المنظمة، مما يعني أنه عند فصل الموظف، قد تنشأ مشاكل في إجراء إدخال نيابة عن صاحب العمل المعاد تسميته. وينطبق شرط مماثل على الحالات التي يتم فيها تغيير المسمى الوظيفي للموظف.
هل يلزم اليوم تطبيق تعليمات وزارة العمل لملء دفتر العمل؟ نعم، لأن كتاب العمل هو في الواقع وثيقة للمساءلة الصارمة. يجب تنفيذ جميع الإجراءات المتعلقة بهذا المستند باتباع الإرشادات الخاصة بملء كتاب العمل. سنناقش الفروق الدقيقة في الاحتفاظ بسجلات العمل في عام 2019 في المقالة.
من المقال سوف تتعلم:
تنزيل المستندات حول الموضوع:
لا تفوت: المادة الرئيسية لهذا الشهر من كبار المتخصصين في وزارة العمل وروسترود
موسوعة تسجيل دفاتر العمل الجاهزة من نظام شؤون الموظفين.
كتاب العمل - الوثيقة الرئيسية التي تؤكد نشاط العمل
اليوم، عند التسجيل، يتم إعطاء الموظف تاريخ التوظيف، والتي تمت الموافقة على عينة منها في عام 2003. تم تصميمه مع الأخذ في الاعتبار التغييرات السياسية التي حدثت - تم استبدال شعار النبالة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بشعار النبالة لروسيا. يتمتع النموذج الجديد بدرجة متزايدة من الحماية ضد التزوير:
- يتم تثبيت الأوراق التي يبلغ عددها 44 بغرز خاص ؛
- يتم استخدام ورق خاص به علامات مائية للإنتاج؛
- في الضوء فوق البنفسجي، يظهر نقش "كتاب العمل" على الأوراق.
تدريجيا، كتاب العمل يفقد معناه. ويفسر ذلك حقيقة أنه عند حساب فوائد الإجازة المرضية وتخصيص المعاشات التقاعدية، يتم استخدامها بالفعل تجربة التأمين. المعلومات حول هذه التجربة موجودة في قواعد بيانات صندوق التأمين الاجتماعي وصندوق المعاشات التقاعدية في الاتحاد الروسي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تأكيد خبرة العمل من خلال نسخ من أوامر أصحاب العمل للتوظيف و الفصل.
مع الانتقال إلى الاقتصاد الرقمي وإدارة المستندات الإلكترونية، من المرجح أن تكون كتب العمل الورقية كذلك ألغيت. ولكن على أية حال، حتى عندما يتم اتخاذ قرار بهذا الشأن على مستوى القانون، سيتم تداول هذه الوثيقة في شكل ورقي خلال فترة انتقالية ما. لذلك يجب ملؤها وفقًا للقواعد التي تم وضعها مسبقًا.
إجراءات الدخول للعمل
يتم إدخال جميع المعلومات المتعلقة بالعمل، أي القبول والنقل والفصل، في القسم المناسب من نموذج كتاب العمل.
القسم عبارة عن جدول مكون من أربعة أعمدة:
- سجل الرقم التسلسلي.
- تاريخ الدخول؛
- معلومات عن التوظيف، النقل إلى وظيفة دائمة أخرى ، تدريب متقدم؛
- في العمود الأول يتم إدخال الرقم التسلسلي للإدخال.
- في الثاني - يشار إلى تاريخ الفصل (آخر يوم عمل).
- في الثالث - يتم إدخال أساس إنهاء عقد العمل، مع الإشارة إلى الفقرة المقابلة من قانون العمل في الاتحاد الروسي، ويجب أن تتوافق الصياغة أيضًا مع المادة والفقرة من القانون.
- يشير العمود الرابع إلى تفاصيل الأمر أو أمر الفصل (التاريخ، الرقم).
- في السطر الموجود أسفل قيد الفصل، أدخل اسم وظيفة الشخص المسؤول عن الحفاظ على دفاتر العمل (الذي قام بالقيد)، وألصق توقيعه ونسخة منه.
- كل إشعار بالفصل يجب أن تكون مصدقة بختم المنظمة.
- يجب على الموظف التوقيع على إشعار الفصل.
نموذج سجل فصل الموظف بناء على طلبه:
إجراءات إدخال الجوائز في كتاب العمل
يتم إدخال جميع المعلومات المتعلقة بالجوائز في القسم المناسب من نموذج كتاب العمل.
القسم عبارة عن جدول أيضًا بأربعة أعمدة:
- سجل الرقم التسلسلي.
- تاريخ الدخول؛
- نوع الجائزة ومتى ومن قام بها ولماذا تم منح الموظف بالضبط؛
- اسم الوثيقة وتفاصيلها ولكن تم القيد على أساسها.
وفقًا للتعليمات، يتم إدخال معلومات حول أنواع الحوافز التالية في دفتر العمل:
جوائز الدولة والألقاب الفخرية على مستوى الدولة؛
الجوائز التي يتم الحصول عليها من صاحب العمل، بما في ذلك: شهادات الشرف والشارات والدبلومات؛
أنواع أخرى من الحوافز المنصوص عليها في قوانين الاتحاد الروسي واللوائح المحلية لصاحب العمل.
ملحوظة! الجوائز وغيرها مدفوعات الحوافز التي ينص عليها نظام المكافآت المعمول به في المؤسسة، لا تنعكس في قسم "معلومات عن الجوائز".
عندما يتعلق الأمر بالمكافآت المستلمة من صاحب العمل، فإن الوثيقة التي يتم على أساسها الإدخال في كتاب العمل هي الوثيقة المقابلة طلب. في حالة حصول الموظف على جائزة من قبل جهة خارجية أو منظمة عليا، فإن المستند الأساسي هو أمر (تعليمات، مرسوم) صادر عن المنظمة المانحة. في بعض الحالات، قد يتم استلام وثائق الجائزة دون مثل هذا الأمر، لذلك سيحتاج ضابط شؤون الموظفين المسؤول عن الحفاظ على سجلات العمل إلى إرسال طلب مماثل إلى المنظمة المانحة.
ملحوظة! إذا أعرب الموظف الذي استقال بالفعل عن رغبته في تقديم إدخالات حول الجائزة في دفتر عمله، فسيتعين عليه تقديم طلبات بشكل مستقل إلى المنظمات التي حصل على الجائزة نيابة عنها.
تدرب على تطبيق المعلومات حول الموظف التدابير التحفيزية(إعلان الامتنان، منح شهادة الشرف، وما إلى ذلك) لا يتم إدخاله في كتاب العمل، وهو أمر شائع إلى حد ما. ويعتبر هذا انتهاكا ليس فقط للقواعد المعمول بها للحفاظ على هذه الوثيقة، ولكن أيضا انتهاكا تشريع . يحق للموظف أن يطلب إدخال المعلومات المتعلقة بالجوائز والحوافز التي حصل عليها خلال حياته العملية في هذه المؤسسة بالكامل في القسم ذي الصلة من كتاب العمل.
خطأ شائع آخر هو تضمين معلومات حول العمل في قسم "معلومات الجائزة". عادةً ما يتم تفسير هذا الخطأ ببساطة من خلال إهمال الشخص المسؤول عن الصيانة سجلات العمل، الذي لم يلاحظ أن القسم السابق "معلومات الوظيفة" قد تم ملؤه بالكامل بالفعل.
قواعد تصحيح الإدخالات في كتاب العمل
ما الذي يجب على ضابط شؤون الموظفين فعله إذا حدث خطأ عند إجراء الإدخالات عن طريق الصدفة أو نتيجة عدم معرفة قواعد وتعليمات ملء دفاتر العمل لعام 2019؟
في كثير من الأحيان هناك حاجة إجراء تصحيحات على السجلات ، المحرز في صفحة العنوان. على سبيل المثال، يجب القيام بذلك عند تغيير اللقب للموظف الذي تزوج أو، على العكس من ذلك، مطلق وعاد إلى اسمه قبل الزواج.
هذه الحالة منصوص عليها أيضًا في تعليمات ملء كتاب العمل. وفقا لهذه الوثيقة، يجب شطب البيانات القديمة بعناية بخط أفقي مستقيم واحد ويجب إدخال إدخال جديد فوقها. بالطبع، يجب إجراء جميع التعديلات على صفحة العنوان فقط على أساس المستندات ذات الصلة. تشمل هذه المستندات ما يلي:
- جواز سفر؛
- وثيقة زواج؛
- شهادة الطلاق
- شهادة الميلاد؛
- شهادة تغيير اللقب والاسم والعائل وتاريخ الميلاد.
عند إجراء تغييرات على صفحة العنوان، تتم الإشارة إلى اسم المستند الأساسي وتفاصيله على الغلاف الداخلي لكتاب العمل. ويجب أن يكون المرجع مصدقاً بختم المؤسسة وتوقيع المدير أو الشخص المسؤول.
تحميل في.doc
