Le attività commerciali delle imprese si basano su partnership. Per tenere conto degli accordi reciproci previsti dai contratti commerciali, viene fornita la riconciliazione degli accordi.
Oltre alle parti coinvolte nei partenariati, la riconciliazione può essere effettuata con le istituzioni di servizio comunali e gli organi di controllo: il Servizio fiscale federale, i fondi.
Principi base del processo di riconciliazione
Il documento è redatto in sotto forma di atto ed acquisisce forza giuridica al momento della conferma dei dati da parte delle parti. La riconciliazione viene effettuata ad una determinata data contabile e per un periodo scelto arbitrariamente o previo accordo tra le parti.
Quando si redige un atto per ritirare il saldo del debito, è prevalentemente accettato data di riferimento:
- Fine o inizio dell'anno solare. I dati potrebbero differire nei saldi qualora si verificassero eventi successivi alla data di riferimento del bilancio.
- L'ultimo giorno del mese o del trimestre.
Su richiesta delle parti o se necessario (ad esempio, effettuando un inventario), i dati di calcolo possono essere riconciliati a qualsiasi data di attività reciproca delle imprese.
L'atto è redatto in due copie, una per ciascuna parte. L'atto può occupare più di una pagina ed essere formato secondo una controparte o un accordo.
In alcuni casi, la procedura per condurre le riconciliazioni è fissata nell'accordo commerciale concluso dai partner. Se sorgono controversie immobiliari e vengono risolte tramite arbitrato, l'inclusione di una disposizione di conciliazione consente di fare affidamento sui dati dell'atto quando si presenta un reclamo in tribunale.
Parti sono specificati:
- Forma forma e frequenza delle riconciliazioni.
- Iniziativa e ordine di scambio dei dati. La riconciliazione può essere avviata da entrambe le parti.
- Scadenze per la presentazione dei documenti e modulo per la risoluzione delle controversie.
La pratica di condurre riconciliazioni viene utilizzata principalmente per i contratti a lungo termine. Quando si conclude un accordo per una fornitura, la riconciliazione può essere effettuata dopo il rimborso del debito per escludere pretese delle parti.
Il concetto e lo scopo di questo atto
Lo scopo di redigere un rapporto di riconciliazione è confermare il debito delle controparti o l'assenza di debito alla fine del periodo contabile.
Il modulo contiene i dati relativi alla spedizione effettuata, alla ricezione di merci e materiali, alla fornitura di servizi e ai pagamenti effettuati nel periodo specificato. Il saldo debitore o creditore del conto viene visualizzato all'inizio e alla fine del periodo.
Atto di riconciliazione utilizzati nelle operazioni:
- Preparazione dei dati per il reporting. Quando si effettuano inventari prima di presentare le relazioni annuali, la riconciliazione è una procedura necessaria.
- Ottenere informazioni dettagliate sui documenti di consegna, fornitura di servizi, pagamenti della controparte. In alcuni casi, le discrepanze nei dati possono essere identificate sulla base degli indicatori della documentazione primaria.
- Riconoscimenti di debito. Le parti, sottoscrivendo l'atto, confermano i dati di riconciliazione.
- Interruzione del termine di prescrizione per le transazioni. Quando si presenta un reclamo in tribunale, il periodo può essere determinato a partire dalla data della riconciliazione. Per conferire valore legale, l'atto è redatto prima della data di scadenza del credito legale. A livello legislativo, la procedura di interruzione del termine di reclamo è sancita dall'art. 203 del Codice Civile della Federazione Russa.
- Formazione di una massa fallimentare nelle procedure fallimentari. Sulla base dei risultati delle riconciliazioni, i creditori avanzano pretese nei confronti del debitore. Un debito non confermato tempestivamente rende impossibile richiedere il rimborso dei crediti dopo la formazione della massa fallimentare.
- Riorganizzazione di un'impresa: fusione, fusione, liquidazione. L’atto di conciliazione diventa particolarmente importante in caso di chiusura di un’azienda.
Dopo la riconciliazione e la conferma del debito, le parti si accordano sul suo rimborso.
Forma di scrittura di questo documento
Non esiste un modulo sviluppato legalmente per il modulo di riconciliazione. Un'impresa può utilizzare un modulo sviluppato in modo indipendente o utilizzare un modulo fornito dai programmi di contabilità.
Quando si tengono i registri in formato elettronico, i dati di riconciliazione vengono ottenuti automaticamente selezionando il periodo di fatturazione e la controparte. La forma dell'atto può essere concordata tra i partner e inserita negli allegati all'accordo.
Il documento deve essere costituito da un'intestazione, da 2 parti tabellari, ciascuna delle quali viene compilata dalle controparti, e da una parte finale. Se i dati sono compilati correttamente, gli indicatori sono speculari. I dati di debito di un'impresa devono corrispondere al credito della seconda controparte.
L'ordine di scrittura e riempimento
Il documento di riconciliazione deve contenere elementi che consentano l'identificazione delle parti e l'ottenimento di informazioni sullo stato dei regolamenti tra le controparti.
Nell'atto indicare:
- Nomi di imprese.
- Numeri di registrazione – , (facoltativo). Rilevante per le aziende con nomi comuni.
- Periodo di riconciliazione.
- Saldo visualizzato all'inizio del termine.
- Dati relativi ai lavori eseguiti, ai servizi forniti, alle merci spedite e ai pagamenti registrati dalle parti, con indicazione dei numeri e delle date dei documenti primari. Il documento deve contenere rettifiche: fatture di reso, dettagli aggiornati delle controparti, confermati dalle parti.
- Saldo di fine periodo. L'indicatore viene visualizzato da ciascuna parte in forma digitale e testuale. Il saldo di fine periodo è un'importante misura di riconciliazione che viene spesso seguita.
Qualora si riscontrino difformità sotto la parte tabellare, l'azienda dovrà inserire i propri dati.
Le differenze nei dati non sono sempre causate da un errore. Nella maggior parte dei casi, le date di spedizione e di capitalizzazione delle voci di magazzino non coincidono tra le controparti.
Firma il documento ciascuno dei soggetti con trascrizione dei dati del responsabile – qualifica, ditta rappresentata, cognome, iniziali.
Regole di progettazione
La redazione dei rapporti di riconciliazione è responsabilità dei dipendenti contabili.
Il documento deve essere approvato nel regolamento sul flusso di documenti dell'impresa, allegato alla politica contabile. Viene nominata una persona responsabile per effettuare le riconciliazioni presso l'azienda.
L'atto di conciliazione è una forma di flusso documentale esterno. Se necessario, riconciliare i dati tra i documenti aziendali firmato dal capo contabile imprese. Il modulo viene utilizzato nel flusso di lavoro corrente e non viene utilizzato per utenti terzi.
Se il documento è destinato a essere presentato ai tribunali, è richiesta la certificazione dei dati da parte del responsabile dell'impresa. Le firme di equivalenza hanno persone che sostituiscono il capo sulla base di un ordine o di una procura rilasciata. La firma della persona responsabile è certificata da un sigillo.
Regole contabili e di conservazione
La contabilità degli atti di riconciliazione viene effettuata in modo simile ad altri documenti contabili della contabilità primaria.
L'impresa può determinare autonomamente la procedura per l'archiviazione degli atti e la loro sistematizzazione per periodi. Il periodo massimo di conservazione dei documenti è di 5 anni. (Legge federale “Sulla contabilità”). Al termine del periodo i documenti dovranno essere smaltiti.
La compilazione dell'atto di riconciliazione dei reciproci regolamenti tra le controparti è presentata di seguito nelle istruzioni.
Un documento di riconciliazione per accordi reciproci è un documento che riflette lo stato degli accordi per un certo periodo di tempo tra due controparti. Nonostante la legge non preveda l’obbligo di redigere rapporti di riconciliazione, ciò dovrebbe essere fatto regolarmente. Una riconciliazione tempestiva ti salverà da errori nella rendicontazione fiscale e contabile. Nel verbale di riconciliazione è riportata anche l'iscrizione del debito da parte della controparte. Inoltre, dal giorno della firma dell'atto, il termine di prescrizione si interrompe e ricomincia a decorrere.
Stiamo sviluppando un modulo per il rapporto di riconciliazione
Le organizzazioni sviluppano la forma dell'atto di conciliazione reciproca in modo indipendente. La legislazione non prevede una forma unificata di questo documento (lettera del Ministero delle Finanze russo del 18 febbraio 2005 n. 07-05-04/2).
Prima di iniziare a sviluppare i dettagli dell'atto, dovresti capire se si riferisce a documenti contabili primari. Ci sono due punti di vista opposti.
Da un lato, il Servizio fiscale federale russo, in una lettera del 6 dicembre 2010 n. ШС-37-3/16955, ha osservato che l'atto di riconciliazione non è il documento contabile principale che conferma il completamento di una transazione commerciale. I funzionari hanno spiegato questo dicendo che una volta firmato il documento, la situazione finanziaria delle parti non cambia. A nostro avviso, questa posizione è molto logica.
D'altra parte, le stesse autorità fiscali hanno più volte cercato di dimostrare in tribunale che se l'atto di riconciliazione delle transazioni reciproche viene redatto senza tener conto dei dettagli obbligatori del documento contabile primario, allora ciò non costituisce una base per interrompere il termine di prescrizione. Notiamo che questo punto di vista dei funzionari non trova sostegno da parte degli arbitri.
Pratica dell'arbitraggio
Comprimi spettacolo
I giudici hanno ritenuto che l'atto di riconciliazione non è un documento contabile rigoroso, la cui forma e i cui dettagli obbligatori sono determinati dalla legge (risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto di Mosca del 04/09/2013 nel caso n. A40-148003/ 12-55-1356, distretto nordoccidentale del 04/09/2013 nel caso n. A56-44437/2012, distretto degli Urali del 27 marzo 2012 n. F09-933/12).
Ecco un elenco dei dettagli che, a nostro avviso, l'atto di conciliazione transattiva dovrebbe contenere:
- Titolo del documento;
- nomi dei partiti;
- data della firma dell'atto;
- il periodo per il quale viene effettuata la riconciliazione;
- i dettagli dell'accordo in base al quale viene effettuata la riconciliazione;
- collegamenti a documenti primari (fatture, atti di accettazione e trasferimento dei risultati dei lavori eseguiti/servizi resi, ordini di pagamento, ordini di cassa, ecc.);
- l'importo delle transazioni (fatti della vita economica) in termini monetari;
- saldo finale in termini monetari;
- firme delle parti e nomi completi. persone che hanno firmato l'atto;
- stampa laterale.
Allo stesso tempo, notiamo che l'assenza di uno qualsiasi dei dati elencati non comporta automaticamente la nullità dell'atto (vedi esempio dell'atto di conciliazione nell'Esempio).
Comprimi spettacolo
Pratica dell'arbitraggio
Comprimi spettacolo
Gli arbitri supremi hanno tenuto conto dell'atto di conciliazione, che non conteneva riferimenti ai documenti contabili primari, alle basi per l'insorgere del debito e alla data di firma dell'atto. Lo hanno spiegato dicendo che, secondo la parte 2 dell'art. 71 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, il tribunale valuta sia la pertinenza, l'ammissibilità e l'affidabilità di ciascuna prova individualmente, sia la sufficienza e l'interconnessione delle prove nella loro totalità. In questo caso, il tribunale ha confrontato gli importi del debito contenuti nel rapporto di riconciliazione con gli importi indicati negli atti firmati del lavoro svolto e nel certificato del lavoro svolto e dei costi. Ha avuto un ruolo anche la mancanza di prove di altri obblighi contrattuali tra le parti (Risoluzione del Presidium della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 5 marzo 2013 n. 13031/12).
Tuttavia, molto spesso i giudici insistono sulla presenza nell'atto delle riconciliazioni di riferimenti a documenti primari.
Pratica dell'arbitraggio
Comprimi spettacolo
La corte non ha riconosciuto il debito, perché nell'atto di riconciliazione non c'erano riferimenti a documenti primari (numeri e date non erano indicati) e alla data di firma dell'atto (determinazione della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 27 febbraio 2013 n. VAS-1472/13 ).
In un altro caso, gli arbitri non hanno accettato un atto di riconciliazione degli accordi reciproci, in cui non c'erano riferimenti alle lettere di vettura contestate (decreto del Servizio federale antimonopolio del distretto Volga-Vyatka del 26 aprile 2010 nel caso n. A31-3047/2009).
In un altro caso, l'atto non è stato accettato dal tribunale, perché menzionava un contratto di lavoro e un atto di compensazione (Decreto del Servizio Federale Antimonopolio del Distretto Centrale del 05.06.2009 n. F10-2002/09).
Chi firmerà l'atto?
Il verbale di conciliazione è redatto in due copie, una per ciascuna delle parti. Lui) o un rappresentante che agisce sulla base di una procura rilasciata da tale autorità.
Affinché l'atto di conciliazione diventi legale, deve essere firmato da entrambe le parti.
Pratica dell'arbitraggio
Comprimi spettacolo
Gli atti di riconciliazione delle transazioni reciproche presentati dal venditore sono stati riconosciuti dai tribunali come prove inaccettabili, poiché sono stati firmati unilateralmente e non sono confermati da documenti contabili primari (determinazione della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 30 gennaio 2013 n. VAS-48/13).
Allo stesso tempo, i tribunali non accettano come prova atti di riconciliazione firmati da persone non autorizzate.
Pratica dell'arbitraggio
Comprimi spettacolo
L'atto di riconciliazione dei pagamenti non è stato accettato dal tribunale come prova dell'interruzione del termine di prescrizione, poiché è stato firmato da una persona non autorizzata (determinato dalla Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 01/09/2013 n. VAS- 17480/12).
I documenti, non importa come li tieni traccia, a volte si perdono. Non raggiungono i tuoi clienti o non hai i documenti del fornitore. E questo porta a diversi importi di debito nella contabilità delle organizzazioni. La riconciliazione dei debiti con le controparti aiuta a identificare tali disaccordi.
Non c'è nulla di complicato in questa procedura. Solo lei si distingue per una grande quantità di lavoro. La frequenza di riconciliazione dei calcoli dipende dal tuo desiderio e dalle tue capacità. Ma una volta all'anno ─ durante l'inventario annuale ─ è obbligatorio. Pertanto, il saldo dei conti di liquidazione è confermato.
Come:
- risolvere le divergenze nel prospetto di riconciliazione dei conti
- pagare il debito secondo il rapporto di riconciliazione
leggi questo articolo
1. Cos'è un rapporto di riconciliazione e un esempio di compilazione
2. Un contabile può firmare un rapporto di riconciliazione?
3. Chi dovrebbe redigere il rapporto di riconciliazione?
4. Disaccordi nel rapporto di riconciliazione della liquidazione
5. Cosa dovrebbe fare un contabile se i documenti non sono nei registri della sua organizzazione?
6. Cosa dovrebbe fare un contabile se i documenti non sono nei registri della controparte?
7. Pagamento del debito secondo il rapporto di riconciliazione
8. Riconciliazione con controparti in 1Cversione 8.3
Allora, andiamo con ordine.
1. Cos'è un rapporto di riconciliazione e un esempio di compilazione
Atto di riconciliazione─ questo è un documento che riflette gli accordi tra organizzazioni per un certo periodo. Il venditore con tale atto dimostra la formazione dei crediti dell'acquirente e il pagamento da lui ricevuto. E l'acquirente ─ i suoi conti da pagare al fornitore, con il quale concilia gli accordi e li ripaga.
Il rapporto di riconciliazione è firmato e sigillato da entrambe le organizzazioni (se presenti).
Non esiste un modulo approvato per il rapporto di riconciliazione. Inoltre, non è un documento primario. Pertanto, quando si sviluppa un form Potere utilizzare i dettagli del documento principale, stabiliti dalla clausola 2 dell'articolo 9 della legge federale "sulla contabilità" del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ.
E comprendi che l'atto di riconciliazione, come qualsiasi altro atto tra organizzazioni, è bilaterale. Ciò significa che è necessario fornire campi appropriati per le firme.
In genere, il rapporto di riconciliazione è firmato dal capo contabile e dal manager.
Puoi compilare l'atto elencando le transazioni commerciali per ciascuna organizzazione, ma è più conveniente farlo nel contesto dei contratti. Poi, in caso di discrepanze, sarà subito chiaro sotto quale accordo il fatturato non converge.
Compila il rapporto di riconciliazione solo in denaro.
Un esempio di compilazione di un rapporto di riconciliazione. Metel LLC, il fornitore di tessuti, ha redatto un rapporto di riconciliazione con l'atelier Vyuga LLC al 31 marzo 2018.
La persona responsabile della redazione del rapporto di riconciliazione presso Metel LLC lo ha compilato in due copie, lo ha firmato con il direttore e il capo contabile e lo ha inviato a Vesna LLC.
Vesna LLC ha controllato il fatturato, ha compilato da parte sua entrambe le copie dell'atto, ha firmato e ha inviato un atto completato a Metel LLC. Dopo aver inserito le credenziali in entrambe le organizzazioni, l'atto di riconciliazione si presenta così.
In questo esempio, entrambe le organizzazioni confermano che Vesna LLC ha un debito nei confronti di Metel LLC per un importo di 150.000 rubli.
2. Un contabile può firmare un atto di conciliazione
Nelle organizzazioni che hanno molte controparti e riconciliano regolarmente i conti con loro, il capo contabile e il manager devono dedicare molto tempo alla firma dei rapporti di riconciliazione.
Per liberare tempo, viene rilasciata una procura a uno dei contabili. Grazie a questo può firmare qualsiasi atto di riconciliazione. Allo stesso tempo, può comunque verificare la correttezza della redazione degli atti da parte dei colleghi.
3. Chi dovrebbe compiere l'atto di riconciliazione
L'iniziatore della riconciliazione del debito con la controparte può essere qualsiasi parte della transazione. La normativa non prevede l'obbligo di effettuare la riconciliazione tra organizzazioni. Questo è un diritto delle aziende. Pertanto, è possibile e necessario regolamentare la procedura e la frequenza della riconciliazione dei pagamenti nei contratti.
Nelle aziende, l'ufficio contabilità non è sempre coinvolto nella stesura dei report di riconciliazione e nell'invio alle controparti. Per ordine della direzione, questi possono includere altri dipendenti ─ coloro che lavorano direttamente con clienti e fornitori.
In molti programmi contabili, incluso 1C, la contabilità dei regolamenti con la controparte è organizzata su sottoconti separati ─ carte. Pertanto, se tutti i documenti vengono inseriti tempestivamente nel sistema, non è difficile scaricare i fatturati per una carta specifica. E la domanda: “Chi dovrebbe compiere l’atto di riconciliazione” non suscita molte polemiche.
Il risultato della riconciliazione può essere:
- atto sottoscritto dalla controparte nel quale non sussistono disaccordi
- atto di disaccordo
La riconciliazione senza disaccordo è la più ottimale e semplice per un contabile. Cosa fare quando ci sono disaccordi?
4. Disaccordi nel rapporto di riconciliazione della liquidazione
Il motivo principale dei disaccordi nell'atto di riconciliazione degli insediamenti è la riflessione dei documenti nella contabilità di un'organizzazione e la mancata riflessione degli stessi documenti nella contabilità di un'altra.
Ciò è possibile se:
- i documenti non sono pervenuti alla controparte
- all'interno dell'azienda i documenti non venivano trasferiti al commercialista per l'inclusione in contabilità
- le registrazioni sui documenti nella prima società sono state effettuate in un periodo e nel secondo ─ un periodo precedente o successivo
Inoltre, potrebbero non esserci documenti:
- nella contabilità della tua azienda
- nella contabilità di controparte
Quando si controlla il rapporto di riconciliazione della liquidazione, fornito dalla controparte, è immediatamente chiaro in quali documenti sono presenti disaccordi.
5. Cosa dovrebbe fare un contabile se i documenti non sono nei registri della sua organizzazione?
Situazione 1: azienda ─ acquirente di beni materiali
Primo passo. È necessario verificare se questi documenti sono stati registrati in un altro periodo, ad esempio successivo al periodo di riconciliazione. Se non si dispone di documenti rispetto ai quali vi sono disaccordi nel report di riconciliazione contabile, procedere al passaggio 2.
Passo due. Scopri dal dipendente responsabile dell'azienda che lavora con la controparte se ha dimenticato di trasferire i documenti di appalto al reparto contabilità. Se te ne sei dimenticato, ritira urgentemente i documenti e verifica la loro conformità con quanto indicato dalla controparte nel rapporto di riconciliazione e registrali.
Passo tre. Richiedere alla controparte duplicati di documenti non riflessi in contabilità. Ricevili, controllali e registrali.
In ciascuno di questi passaggi, potresti incontrare una delle seguenti opzioni:
- la controparte ha riconosciuto anticipatamente i vostri crediti. Ad esempio, secondo i termini del contratto, il trasferimento della proprietà ─ al momento dell'accettazione della merce da parte dell'acquirente. I dipendenti della tua azienda hanno accettato la merce nel mese successivo alla riconciliazione. Puoi firmare una dichiarazione indicando le difformità e indicandone il motivo
- i documenti sono stati riflessi più tardi di quanto avrebbe dovuto essere fatto. Firma il documento fornito dal tuo fornitore.
Situazione 2: l’azienda è acquirente di servizi.
È necessario seguire gli stessi passaggi del caso di acquisto di beni materiali. Ma dobbiamo ricordare la differenza principale ─ la data di fornitura dei servizi, e quindi la data di comparsa dei crediti ─ il numero con cui è stato firmato il certificato di completamento dei lavori nella vostra organizzazione.
Un'eccezione sono le utenze, il cui costo è determinato in base alle letture dei contatori. In questo caso la data dell'atto coincide con la data di prestazione del servizio.
6. Cosa dovrebbe fare un contabile se i documenti non sono nei registri della controparte?
Situazione 1─ la tua azienda vende prodotti, ma il rapporto di riconciliazione inviato dalla controparte non riflette i tuoi documenti sulle spedizioni a loro destinate.
In questo caso, è necessario assicurarsi di registrare ricavi e crediti in conformità con i termini del contratto. Se tutto è in ordine, controlla se i documenti sono stati inviati alla controparte.
Quando tutto è stato eseguito correttamente da parte della tua organizzazione, aggiungi il documento non registrato al rapporto di riconciliazione e firmalo con disaccordi.
Se ci sono problemi dalla tua parte, devi prima risolverli. Quindi includere il documento per il quale sono presenti discrepanze nel rapporto di riconciliazione o concordare gli importi dell'acquirente.
Situazione 2─ la tua azienda ha completato il lavoro, ma il suo acquisto non si riflette nel rapporto di riconciliazione inviato dall'acquirente.
Algoritmo delle azioni:
- verificare la data della firma sul certificato di ultimazione lavori del cliente
- Non hai trovato una copia dell'atto firmato da entrambe le parti? Quindi scopri se il documento è stato inviato all'acquirente
- Sulla base dei risultati dell '"indagine", si trarranno le conclusioni. E aggiungi più linguaggio al rapporto di riconciliazione dell'acquirente e firmalo in questo modulo, con disaccordi, oppure concorda con le cifre della controparte
Gli esempi non mostrano tutte le situazioni che possono portare a discrepanze nei report di riconciliazione delle liquidazioni. Ma è già chiaro che le ragioni per cui alcuni documenti non sono inclusi nel rapporto di riconciliazione potrebbero essere diverse. Dall'errata interpretazione dei termini contrattuali alla dimenticanza dei dipendenti. Inoltre, da una qualsiasi delle controparti.
7. Pagamento del debito secondo il rapporto di riconciliazione
Durante la riconciliazione, può emergere che un'organizzazione ha un debito nei confronti di un'altra; ciò può accadere per i seguenti motivi:
- Il documento primario non si riflette nella contabilità del debitore
- ci sono errori nei calcoli, ad esempio quando si converte la valuta in rubli
I registri del debitore non contengono il documento richiesto. In questo caso, la società debitore invia duplicati dei documenti primari all'organizzazione debitrice. Dopo averli eseguiti, nella contabilità apparirà un debito, che potrà essere saldato nel modo consueto. Nell'ordine di pagamento, nel campo Base, è necessario indicare una fattura, un atto o un altro documento ─ il motivo del debito.
Errori nei calcoli può essere corretto redigendo un rendiconto contabile e riflettendolo nella contabilità. Una volta generato il debito, può essere saldato. In questo caso è possibile saldare il debito secondo il rapporto di riconciliazione, indicandolo come base nell'ordine di pagamento.
Se trovi un errore nella tua contabilità, devi correggerlo. In questo caso, ti aiuterà.
8. Come riconciliarsi con le controparti nella versione 1C 8.3
Come effettuare una riconciliazione con le controparti utilizzando il programma 1C: Accounting 8 edizione 3.0, vedere il video.
Il verbale di riconciliazione è un documento molto importante e necessario, la cui formazione o verifica a volte richiede molto lavoro. Pertanto è meglio effettuare regolarmente, magari mensilmente, la riconciliazione con le aziende con cui si hanno grossi fatturati in termini di denaro e/o voci di prodotto.
Va ricordato che il rapporto di riconciliazione non è un documento primario; qualsiasi dato in esso contenuto è apparso dopo una registrazione contabile, la quale, a sua volta, è stata effettuata sulla base del corrispondente documento primario.
In caso di discrepanze, è necessario cercarne il motivo: un documento aggiuntivo o non registrato e utilizzarlo per chiarire la situazione.
Quali difficoltà incontri durante la riconciliazione? Se hai domande su come riconciliarti con le controparti, chiedile nei commenti!
Come riconciliarsi con le controparti e redigere un report
Rapporto di riconciliazione degli accordi reciproci- uno dei documenti contabili primari.
L'essenza di tale documento è registrare in un determinato momento lo stato degli accordi reciproci tra due controparti.
Pertanto, è possibile firmare un atto di conciliazione tra l'acquirente e il fornitore, tra il pagatore e la Cassa pensione, tra due imprese della stessa holding e anche tra due divisioni strutturali della stessa impresa.
Le ragioni per firmare il rapporto di riconciliazione includono quanto segue:
- cooperazione a lungo termine tra due controparti;
- la possibilità di differire il pagamento della merce;
- quando l'impresa lavora con una vasta gamma di beni;
- quando i beni hanno un valore molto elevato;
- inventario dello stato dei reciproci accordi con le controparti;
- la necessità di confermare i conti attivi o passivi alle autorità di regolamentazione o all'alta direzione, ecc.
L'atto di conciliazione delle conciliazioni reciproche può essere redatto per un mese, trimestre, anno o anche per l'intero periodo di lavoro. Non ci sono requisiti rigorosi, né per la progettazione né per la frequenza. L'unica cosa che deve essere osservata quando si redige questo documento è la separazione dei dati in base ai contratti.
Ad esempio, se la stessa organizzazione funge da acquirente per alcuni beni e da fornitore per altri beni, è meglio redigere due report di riconciliazione, separatamente per la contabilità fornitori (e il corrispondente contratto di fornitura) e separatamente per la contabilità clienti.
Redazione di un atto di riconciliazione degli accordi reciproci
La legislazione non stabilisce regole uniformi per la redazione e l'emissione di un rapporto di riconciliazione, tuttavia esistono principi di base che devono essere seguiti. Come ogni documento primario, il report di riconciliazione deve contenere i seguenti dettagli obbligatori:
- il nome del documento, nonché la data della sua compilazione;
- il nome dell’organizzazione dell’ordinante e il nome della controparte con la quale l’atto è firmato;
- indicazione dei funzionari autorizzati a firmare atti di verifica dei propri cognomi e iniziali, nonché delle firme.
L'atto di riconciliazione stesso viene solitamente redatto sotto forma di un registro di documenti ordinato entro la data della loro creazione. A volte, invece dei documenti, indicano l'essenza dell'operazione (vendita, acquisto, pagamento, ecc.).
Affinché l'atto di riconciliazione sia aggiornato, è meglio redigerlo dall'inizio della cooperazione o dal momento in cui viene firmato l'ultimo atto di riconciliazione. Oltre al compilatore, questo documento deve essere firmato dal direttore dell'impresa.
L'atto di conciliazione originale, firmato dagli amministratori delle imprese controparti e certificato dai loro sigilli, ha valore legale.
Firma dell'atto di conciliazione e sua forza giuridica
Ricorda che la controparte (in particolare il tuo debitore) potrebbe rifiutarsi di firmare l'atto di riconciliazione degli accordi reciproci e non sarai in grado di influenzare legalmente la sua decisione. Pertanto, vale la pena prevedere la riconciliazione obbligatoria dei reciproci accordi e la periodica sottoscrizione nel contratto dei relativi atti, indicando i tempi e le modalità di tale riconciliazione. Vale la pena prevedere anche la responsabilità in caso di rifiuto o di evasione della conciliazione.
Nel risolvere le controversie, i giudici hanno ripetutamente espresso l'opinione che l'atto di conciliazione non è una prova inequivocabile del debito esistente, ma può essere un buon rafforzamento dei documenti primari disponibili che ne confermano l'esistenza.
Inoltre, un atto di conciliazione firmato consente di “respingere” i termini di prescrizione. Il nuovo termine di prescrizione decorre dalla data di sottoscrizione dell'atto, indipendentemente dalla data dell'operazione stessa controversa.
Secondo il Regolamento in materia di contabilità e rendicontazione finanziaria nella Federazione Russa, la preparazione dei rendiconti contabili (finanziari) annuali nella Federazione Russa deve necessariamente essere preceduta da un inventario di tutte le attività e passività.
Si noti che la contabilità clienti si riferisce alla proprietà dell'organizzazione e la contabilità fornitori si riferisce alle passività finanziarie.
L'inventario degli accordi con fornitori, acquirenti, vari debitori e creditori consiste nel verificare la validità degli importi dei crediti e dei debiti iscritti in bilancio.
Allo stesso tempo, la riconciliazione degli accordi tra le controparti consente di valutare in modo affidabile la correttezza della riflessione degli importi del debito.
Perché è necessario un atto di riconciliazione degli accordi con le controparti?
Un atto di riconciliazione degli insediamenti con le controparti tempestivo e correttamente eseguito consente di eliminare gli errori nella contabilità contabile e fiscale.Se il debito riflesso nel rapporto di riconciliazione coincide in base ai dati dell'organizzazione e ai dati della controparte, ciò significa che tutte le transazioni commerciali con la controparte specificata si riflettono nei registri contabili in modo corretto e tempestivo, comprese le operazioni per la spedizione di merci, fornitura di servizi, esecuzione di lavori, ricezione e trasferimento di fondi. i fondi non vengono persi o raddoppiati.
Pertanto, l'atto di riconciliazione consente non solo di identificare errori contabili, ma anche di evitare disaccordi con le controparti.
Inoltre, se il debitore di un'organizzazione firma un documento, è d'accordo con lo stato degli accordi ed esprime la propria disponibilità a ripagare il proprio debito.
L'atto di conciliazione degli accordi con le controparti serve anche come base per cancellare i crediti inesigibili dopo la scadenza del loro termine di prescrizione.
L'atto di riconciliazione degli accordi con le controparti può essere utilizzato quando si rivolge al tribunale per recuperare un debito dalla controparte per i beni consegnati o i servizi resi.
Per quale periodo è necessario riconciliare gli accordi con le controparti?
Prima della riconciliazione, è necessario stabilire il periodo per il quale i dati devono essere inclusi nel documento in corso di compilazione.Quando si inventariano gli accordi con acquirenti e clienti, con fornitori e appaltatori, nonché con altri debitori e creditori, l'organizzazione dovrebbe riconciliare gli accordi reciproci con le sue controparti al 31 dicembre dell'anno di riferimento, che sono redatti da atti di riconciliazione dei reciproci insediamenti.
La procedura per la riconciliazione degli accordi con le controparti
L'atto di riconciliazione dei regolamenti tra controparti è redatto sulla base dei dati delle due parti che prendono parte alla riconciliazione.L'organizzazione che avvia la riconciliazione informa l'altra società della necessità di effettuare una riconciliazione e redigere un atto.
Successivamente, la prima organizzazione identifica l'importo del debito in base ai suoi dati e ne informa la seconda organizzazione.
Se la seconda organizzazione è d'accordo con l'importo del debito, la prima organizzazione redige un atto, lo stampa in due copie, lo firma con la sua testa e lo sottopone alla seconda società per la firma.
Se la seconda organizzazione ha obiezioni riguardo all'importo del debito, allora è necessario procedere come segue:
- Il contabile della prima organizzazione compila solo la sua parte dell'atto e invia il documento via e-mail o fax al contabile della seconda organizzazione.
- Il contabile della seconda società inserisce i suoi dati e così vengono evidenziate le discrepanze.
- La parte che ha dati errati nella contabilità, apporta le modifiche necessarie alla contabilità.
- Successivamente, la prima organizzazione genera una nuova dichiarazione di riconciliazione dei calcoli, già modificata, inclusi i dati di entrambe le parti dell'accordo. L'atto è redatto in due copie e non contiene più alcuna discrepanza.
- Il rapporto di riconciliazione è firmato dai capi di entrambe le organizzazioni e timbrato.
Forma del rapporto di riconciliazione
Il rapporto di riconciliazione riflette le transazioni commerciali effettuate tra due controparti per un certo periodo e mostra l'importo del debito.La normativa non prevede una forma unificata di tale documento.
Pertanto, l'organizzazione sviluppa la forma dell'atto di riconciliazione delle transazioni reciproche in modo indipendente.
In questo caso il modulo dovrà essere approvato come allegato al principio contabile.
Si noti che l'atto di riconciliazione non è il documento contabile principale che conferma il completamento di una transazione commerciale, poiché non influisce sulla condizione finanziaria delle parti.
Pertanto, per riflettere nell'atto tutte le precisazioni stabilite per gli atti primari dal comma 2 dell'art. 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 N 402-FZ “Sulla contabilità”, non necessariamente.
- nome del documento - un atto di riconciliazione degli insediamenti (indicando i nomi delle organizzazioni);
- i dettagli dell'accordo concluso tra le parti;
- data e luogo di preparazione del documento;
- Numero del documento;
- il periodo per il quale è stata effettuata la riconciliazione;
- l'importo del debito di una delle controparti (indicare quale) all'inizio del periodo per il quale viene effettuata la riconciliazione;
- l'importo delle transazioni commerciali eseguite tra le controparti (ciascuna parte inserisce i propri dati);
- date delle transazioni commerciali tra controparti (ciascuna parte inserisce le proprie credenziali);
- dettagli dei documenti che confermano l'esecuzione delle transazioni commerciali tra le controparti (ciascuna parte inserisce le proprie credenziali) Tali documenti sono fatture, atti di accettazione e trasferimento dei risultati del lavoro svolto / servizi resi, ordini di pagamento, ordini di pagamento, ecc.;
- l'importo del debito di una delle controparti (è indicato quale) alla fine del periodo in esame;
- ci sono discrepanze nelle credenziali delle parti;
- firme e sigilli delle parti.
Il lato sinistro della tabella riflette, di regola, i fatti dell'attività economica dell'organizzazione, il compilatore del documento.
Comprende quattro colonne.
La prima colonna indica il numero di serie della voce, la seconda colonna - un riepilogo della transazione commerciale, la terza e la quarta colonna - il suo valore monetario per addebito o accredito.
Il lato destro della tabella rimane vuoto; I dati vengono lì registrati dalla controparte quando esegue la riconciliazione.
Pertanto, le registrazioni vengono inserite nell'atto in ordine cronologico su tutte le operazioni effettuate dall'organizzazione con la partecipazione di una controparte specifica per un certo periodo.
Successivamente vengono calcolati i fatturati di debito e di credito e viene determinato l'importo totale del debito (saldo finale) a una determinata data.
Se non ci sono problemi o errori, gli importi ricevuti dopo aver compilato la prima e la seconda scheda verranno rispecchiati nella tabella.
Affinché l'atto di conciliazione diventi legale, deve essere firmato da persone autorizzate da entrambe le parti.
Il rapporto di riconciliazione può essere firmato da persone autorizzate, dall'unico organo esecutivo dell'organizzazione (ad esempio, il direttore generale, direttore finanziario, ecc.) o da un rappresentante che agisce sulla base di una procura rilasciata da tale organo.
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