Forma di un memorandum. Memorandum: le sottigliezze della stesura e del design

)? I rappresentanti di vari campi di attività devono periodicamente affrontare questa domanda. Una nota è uno dei modi di interazione più comuni e apprezzati tra i dipendenti di un'impresa e la sua direzione. Di seguito forniremo un promemoria di esempio e ti spiegheremo come scrivere correttamente un promemoria.

Perché hai bisogno di scrivere un promemoria?

Un promemoria è una forma di flusso di lavoro interno che consente di risolvere nel modo più efficace e rapido le situazioni di produzione attuali.

Lo scopo di un promemoria è informare un funzionario di un problema esistente, presentare proposte per risolverlo o concordare azioni pianificate.

Un ulteriore vantaggio di tali documenti è che sono la prova diretta che lo specialista ha evidenziato il problema che rientra nel suo campo di responsabilità. Se lo specialista non è in grado di risolvere il problema da solo e sotto forma di promemoria lo sottopone ad altri specialisti per la risoluzione, in tal modo declina ogni responsabilità per un esame prematuro o di scarsa qualità del problema.

Non esiste una forma particolare di promemoria, esse sono redatte in qualsiasi forma, possono essere trasmesse su supporto cartaceo o tramite mezzi di comunicazione elettronici.

Un esempio di compilazione di un promemoria, il suo modulo, modello

In quali casi viene presentato il documento aziendale che stiamo considerando, lo abbiamo capito. Ora devi decidere un esempio di scrittura di un promemoria. Come accennato in precedenza, non esiste un modulo speciale per un promemoria. Tuttavia, esistono requisiti generali per il contenuto del documento.

Questi includono:

1. Indicazione obbligatoria del destinatario della nota di servizio. Nell'angolo in alto a destra è necessario scrivere il cognome, il nome e il patronimico, nonché la posizione della persona a cui viene inviato l'appello.
2. Il nome del documento e il suo numero sono indicati di seguito.
3. Il passo successivo è dichiarare l'essenza del problema riscontrato dall'autore del documento o la situazione che deve essere affrontata.
4. Di seguito vengono forniti suggerimenti per risolvere il problema, ovvero l'indicazione delle azioni che l'autore della nota si aspetta dal suo destinatario.
5. Alla fine del documento sono indicati il ​​cognome e le iniziali della persona che ha inviato il ricorso, nonché la sua posizione.

Se necessario, è possibile utilizzare questo modello di promemoria.

Come scrivere un promemoria: disegno di esempio

Come scrivere un promemoria (esempio), considera un semplice esempio. Il testo della nota potrebbe essere identico a quello riportato di seguito.

Esempio di promemoria

Direttore di Gvozdika LLC

Slobodin Vladimir Aleksandrovich

PROMEMORIA

Dal 2 gennaio 2018 nella pasticceria è rotto il trasportatore. Per la sua riparazione è necessario acquistare i pezzi secondo l'elenco allegato. Il costo totale dei lavori di riparazione, tenendo conto dell'acquisto di parti, è di 12.500 (dodicimilacinquecento rubli 00 centesimi). A causa del fatto che il limite del fondo per la riparazione e la manutenzione delle attrezzature è stato esaurito e le parti necessarie non sono disponibili, al fine di evitare tempi di inattività dell'officina

1. Assegnare la somma di denaro richiesta secondo l'elenco allegato.
2. Fornire una squadra di riparazione per il lavoro.

Cordiali saluti, il capo della pasticceria, Dmitrienko Denis Sergeevich.

Come scrivere un promemoria in formato elettronico, lo diremo di seguito.

Caratteristiche della gestione elettronica dei documenti

Se l'organizzazione consente lo scambio di dati utilizzando la comunicazione elettronica, inclusa la posta elettronica, l'invio di un promemoria è semplificato. I vantaggi di tale circolazione dei documenti all'interno dell'impresa includono anche l'efficienza dell'esame delle domande.

Come scrivere un promemoria in formato elettronico? Esattamente come nella versione classica su carta. Nei documenti non ci sono differenze significative. Un campione in questo formato non è praticamente diverso dall'esempio precedente.

La parte principale del tuo promemoria (ovvero la descrizione della situazione stessa e le proposte presentate per essere esaminate) rimane esattamente la stessa del nostro esempio.

L'unica eccezione è che non è necessario indicare il destinatario nel promemoria. Nella riga "Indirizzo" verrà inserito il nome dell'utente a cui inviare il ricorso. Se parliamo di scambio di documenti attraverso una risorsa condivisa (ad esempio, un indirizzo email per dipartimento), è necessario indicare nell'Oggetto a chi è indirizzato il messaggio.

Inoltre, quando si utilizza la posta elettronica (casella di posta individuale), nella maggior parte dei casi è già presente una firma che viene inserita automaticamente nel testo della lettera. Ciò ti consente di risparmiare notevolmente tempo, inclusa la scrittura di un promemoria. Se la tua posta non ti consente di identificare il mittente (ad esempio, quando utilizzi una casella di posta condivisa), assicurati di includere il tuo nome e la tua posizione alla fine della lettera.

Importante: quando si inviano informazioni via e-mail, non dimenticare di richiedere una notifica di lettura del messaggio inviato (per questo è necessario selezionare la casella corrispondente). Questa notifica è la prova che hai effettivamente inviato un promemoria a un destinatario specifico in un momento specifico.

Molti hanno dovuto scrivere un memorandum, ma non tutti capiscono di cosa si tratta, perché è compilato, dove viene presentato e cosa può ottenere. In questo post lo scopriremo.

Dopo averlo letto, sarai ascoltato dalla leadership. E per questo non sarà necessario gridare alle alte cariche.

Che cos'è un rapporto e perché è scritto

E sebbene si chiami nota, in primo luogo è un documento ufficiale. Può essere inviato alle seguenti autorità:

• Supervisore diretto.
• Responsabile del relativo dipartimento.
• Gestione superiore.
• Responsabile dell'impresa principale.

Come puoi vedere dall'elenco, le possibilità di questo documento sono molto alte. Alcuni degli obiettivi principali includono:

Viene redatto un rapporto sia su iniziativa del dipendente che su richiesta delle autorità. Dipende dai motivi per cui lo scrivo.

In base agli obiettivi della nota, possono essere suddivisi in tre categorie:

1. Iniziazione.
2. Informativo.
3. Segnalazione.

Il primo tipo mira ad avviare determinate azioni e decisioni della leadership. Pertanto contiene proposte per uscire dalla situazione o migliorare il processo produttivo e la vita nell'impresa.

Il secondo tipo segnala un incidente o ne spiega le circostanze. Le note di reporting, di norma, vengono scritte regolarmente e contengono i risultati e lo stato attuale del processo descritto.

A seconda dell'affiliazione del destinatario, i rapporti sono suddivisi in interni (il destinatario è un dipendente della stessa impresa) ed esterni (il destinatario è un dipendente dell'organizzazione principale).

Regole per scrivere una relazione

Nella forma, i promemoria esterni ed interni sono leggermente diversi l'uno dall'altro. Ad esempio, quello interno è scritto a mano su un foglio A-4 e quello esterno è stampato su carta intestata. Quello interno è firmato dal dipendente costituente e quello esterno è firmato dal capo dell'organizzazione di invio.

In termini di contenuto, tutti i rapporti hanno un design simile. Contiene un titolo, un testo e una didascalia. Il titolo indica il destinatario e l'autore. Il testo si compone di due parti: la prima descrive le ragioni e i prerequisiti per la redazione del rapporto, la seconda - le conclusioni e le proposte della nota.

Il risultato della presentazione del memorandum è la risoluzione del capo. Sulla base della sua decisione si infliggono sanzioni, incoraggiamenti, ammodernamento del processo produttivo, si assegnano compiti, si apportano cambiamenti alla vita della squadra.

Di seguito è riportato un modulo standard e un rapporto di esempio, una versione del quale può essere scaricata gratuitamente.

I promemoria possono essere informativi, di iniziativa e di reporting. Ci sono anche promemoria e note esplicative: queste ultime spiegano le ragioni di azioni ed eventi o spiegano alcune parti del documento.

Esempio di memorandum

Un classico esempio di memorandum è un documento di iniziativa volto a fornire al flusso di lavoro gli elementi necessari.

Nella parte in alto a destra inseriamo le informazioni sul destinatario:

Amministratore di Sfera LLC.
Pavlov N.P.
In alto a sinistra: il nome dell'unità strutturale: Dipartimento di gestione dei documenti
Centro: Memorandum.
Inoltre: la data e il numero del documento sul lato sinistro: 05/07/2013 n. 1.
A destra c'è un luogo: Mosca.
Di seguito è riportato il titolo: Informazioni sulla sostituzione della cartuccia.

Testo: Porto alla vostra attenzione che la cartuccia esistente per la stampante è diventata inutilizzabile a causa del superamento del periodo di utilizzo. Questa circostanza non ti consente di svolgere le attività impostate per la conservazione della documentazione.
Ti chiedo di prendere in considerazione la sostituzione della cartuccia guasta con una nuova.
Di seguito - informazioni sul destinatario e la sua firma: vice capo del dipartimento - firma - Vlasov D.I.

Esempio di promemoria

Il modello proposto di redazione di un memorandum aiuterà a informare le autorità sui risultati, compresi quelli intermedi, dell'esecuzione di qualsiasi incarico.

Nell'angolo in alto a destra:

Capo del CJSC "Stoyka".
In basso al centro: Memorandum.
Ulteriore data e numero: 07.05.2013

Riepilogo: Al termine della prima fase del concorso.
Testo: Nell'ambito della competizione di competenze professionali tra i giovani costruttori, si è svolto il primo turno di qualificazione, al quale hanno preso parte 14 specialisti. 11 persone hanno superato con successo il test. La seconda fase del concorso si svolgerà il 14 maggio alle ore 14.00 nell'edificio 1A.
Dalla linea rossa: Brigadiere - firma - Semenov S.A.

Nota di segnalazione per uno studente

Un memorandum può servire come misura dell'influenza sullo studente se altri metodi educativi non funzionano. Quindi l'insegnante redige un memorandum per il direttore o il preside.

Per esempio: Sulla necessità di trasferire uno studente
Porto alla vostra attenzione che, nonostante le conversazioni e gli incontri con i genitori, uno studente del grado 7b Ivanov V.V. continua a violare la disciplina. Il 7 maggio hanno interrotto una lezione di letteratura e l'8 maggio una lezione di biologia.
Come risultato delle azioni di Ivanov The.The. altri studenti non sono stati in grado di acquisire conoscenze. A questo proposito, propongo di sostenere la decisione del consiglio pedagogico e di considerare il trasferimento di Ivanov V.V. nel grado 7a.

Memorandum di assenza

Un tipo comune di rapporto è una nota al manager sull'assenteismo commesso da un dipendente senza una buona ragione.

Per esempio: Sulla violazione della disciplina del lavoro.
Porto alla vostra attenzione che il 7 maggio 2013 la contabile Nina Dmitrievna Glazkova era assente dal suo posto di lavoro dalle 9.00 alle 13.00.
Documenti che confermano la validità del motivo dell'assenza, Glazkova N.D. non concesso. In relazione a quanto sopra, propongo di dichiarare Glazkova N.D. rimprovero.

Forma di memorandum

I promemoria sono redatti in forma libera: la prima parte è una dichiarazione dell'essenza della questione, la seconda sono conclusioni e suggerimenti. La formattazione dipende dal destinatario.

Un memorandum esterno a un'organizzazione superiore viene inviato su carta intestata e contiene gli stessi dettagli di una lettera normale.
Un memorandum interno comprende: il nome dell'unità strutturale, il nome del documento - un memorandum, data, numero, destinatario, titolo del testo, testo e firma.

Video interessante: Memorandum (scritto sulla base di un vero memorandum)

Memorandum sull'inadempimento dei doveri ufficiali: un modulo di esempio e un esempio di compilazione di un modulo è l'argomento della nostra recensione di oggi. Ogni datore di lavoro si trova ad affrontare una situazione come l'adempimento improprio dei compiti da parte dei dipendenti. Pertanto, è necessario sapere come affrontare tali situazioni, come evitare di ignorare la disciplina del lavoro e mantenere un ambiente di lavoro armonioso nella squadra. Dopotutto, per questo è necessario che ogni dipendente adempia qualitativamente e tempestivamente tutti i suoi doveri professionali, il risultato del lavoro complessivo dipende da questo.

Il metodo più semplice ed efficace per tali situazioni problematiche è un memorandum (memorandum), che consente al dipendente di presentare reclami ufficiali ben motivati, per renderlo responsabile dell'adempimento improprio dei doveri professionali. Con l'aiuto di una nota del genere, puoi far riflettere il dipendente sul suo comportamento inappropriato, ad esempio annunciandogli un'osservazione o un rimprovero. Inoltre, tale documento può costituire la base per il licenziamento di un dipendente per motivi appropriati, uno degli articoli del codice del lavoro.

Il memorandum funge da strumento per informare ufficialmente il capo dell'organizzazione in merito all'adempimento improprio delle sue funzioni da parte di un determinato dipendente, che spesso ha gravi conseguenze per l'organizzazione, spesso sotto forma di danni materiali significativi, nonché l'imposizione di sanzioni responsabilità disciplinare del lavoratore. In questi casi vengono spesso effettuati audit interni. E se c'è un danno, qualcuno dovrebbe esserne ritenuto responsabile, quindi, con l'aiuto di un memorandum, puoi informare ufficialmente la direzione della colpa di un particolare dipendente per quanto accaduto. Sulla base di tale documento è già in corso di emissione un'ordinanza che impone responsabilità disciplinari o di altro tipo al dipendente trasgressore.

Pertanto, questo documento costituisce la base per una decisione sulla responsabilità di una determinata persona che ha commesso un errore grave. Consideriamo in dettaglio come redigere correttamente tale rapporto e quali sfumature dovrebbero essere prese in considerazione durante la sua compilazione.

Quando si assume un nuovo dipendente, il suo diretto superiore o un dipendente del dipartimento del personale è obbligato a familiarizzare il dipendente con tutte le regole in vigore nell'organizzazione. Inoltre, alcune organizzazioni dispongono anche di ulteriori procedure interne o regole di etica aziendale. Nelle organizzazioni in cui l'assunzione è stata effettuata nel rispetto di tutte le procedure necessarie, nel corso del lavoro sorgono meno domande e situazioni spiacevoli riguardanti i doveri dei dipendenti e il loro rispetto della disciplina del lavoro.

La descrizione del lavoro del dipendente e le regole generali dell'etica aziendale o altri documenti simili espongono chiaramente tutti i doveri dei dipendenti e i loro diritti. Un dipendente dell'organizzazione deve seguire le regole stabilite e comprendere che la loro inosservanza, a lungo termine, può portare a danni materiali all'organizzazione, di cui dovrà essere responsabile. Ma ci sono ancora casi in cui i dipendenti non prestano la dovuta attenzione ai loro doveri diretti, ciò potrebbe influire negativamente sulle attività di alcuni dipartimenti o divisioni dell'organizzazione, l'azienda potrebbe subire perdite. E poi, il supervisore immediato del dipendente delinquente deve informare la dirigenza superiore del fatto accaduto, indicare quali azioni hanno portato al verificarsi di una situazione spiacevole e chi dovrebbe essere responsabile delle conseguenze negative.

In tali casi, il supervisore immediato presenta un memorandum al management superiore, in cui descrive il fatto di quanto accaduto e indica la persona che non ha adempiuto adeguatamente ai suoi doveri. Potrebbe anche verificarsi una situazione in cui un dipendente non svolge sistematicamente i propri compiti in modo corretto e altri dipendenti devono svolgere parte dei suoi compiti o correggere i propri errori; anche questi casi dovrebbero essere portati all'attenzione della direzione.

Memorandum sull'inadempimento dei doveri d'ufficio - disposizioni generali

La nota verbale è, infatti, un documento informativo con il quale il dirigente viene informato del non corretto esercizio da parte del dipendente delle sue funzioni professionali, e tale nota costituisce anche la base per irrogare una sanzione disciplinare al trasgressore. Il memorandum di solito espone fatti che confermano l'esercizio disonesto dei suoi doveri professionali da parte del dipendente e chiede di applicare misure di responsabilità nei confronti dell'autore del reato. Le misure di responsabilità possono essere: un'osservazione, un rimprovero e talvolta anche il licenziamento per motivi pertinenti del codice del lavoro.

Si precisa che la denuncia è redatta dal superiore gerarchico (responsabile dell'unità), solo se sussistono fondati motivi ed evidenza di involontaria riluttanza del dipendente a svolgere le proprie mansioni o di fatti di grave e reiterato inadempimento ai propri compiti e di volontà del dipendente mancanza di argomenti pesanti nella sua giustificazione - una ragione pesante. È questa prova che serve come base per la compilazione di un memorandum.

Pertanto, fino a quando tutte le circostanze dell'incidente non saranno chiarite, non verrà redatto un rapporto.

E notiamo soprattutto che solo dopo aver analizzato tutti i fatti dell'accaduto, è il diretto superiore del reo, e nessun altro, a decidere di redigere una denuncia, la redige e la sottopone ad un superiore o direttore dell'ente. l'organizzazione, solitamente attraverso una segretaria. Sulla base di una segnalazione, il dipendente inadempiente può essere multato, rimproverato o comunque sottoposto a punizione. Se un dipendente ha già diverse segnalazioni, potrebbe essere licenziato ai sensi di un articolo antiestetico del codice del lavoro.

La normativa vigente non prevede un modello unificato per segnalazioni di questo tipo. Tuttavia, quando si redige un documento, è necessario attenersi alle disposizioni generali per il lavoro d'ufficio. La nota viene redatta manualmente o su un computer. Regole generali di progettazione:

1. In alto a destra è indicato prima il nome completo del destinatario, ovvero: la posizione della persona e il nome dell'organizzazione, nome completo;
2. Nome e posizione del richiedente;
3. Più avanti al centro del foglio c'è il titolo “Memorandum” e di solito l'essenza è brevemente indicata nel secondo sottotitolo - “sul mancato adempimento dei doveri ufficiali”;
4. Segue poi il testo con l'elenco degli adempimenti pendenti;
5. portare prove e argomenti sulla colpevolezza del dipendente, conclusioni;
6. proposte di misure di responsabilità nei confronti del dipendente reo;
7. firma, posizione del richiedente, nome completo, data di preparazione del documento.

Poiché, una forma uniforme chiaramente definita e unificata di un documento per questo momento No, potrebbero esserci alcune deviazioni dal modello fornito. Anche tale documento può essere considerato valido.

Solitamente il documento compilato viene consegnato alla segretaria, che lo registra e vi appone il numero progressivo del documento e la data di accettazione. Quindi il documento viene trasferito al direttore o ad altra persona dirigente di livello superiore.

Tali documenti devono essere registrati presso l'organizzazione, poiché la nota contiene informazioni ufficiali che hanno conseguenze legali. Parliamo un po' più nel dettaglio delle modalità e dell'ordine di registrazione.

In genere, uno dei seguenti moduli viene utilizzato per registrare documenti importanti in un'organizzazione:

• Modulo di giornale. L'organizzazione dispone di un giornale contabile speciale in cui vengono inserite le informazioni su tutti i documenti ufficiali interni dell'organizzazione. Ad un nuovo documento viene assegnato un numero di serie, quindi vengono effettuate manualmente le registrazioni riga per riga nel giornale in ordine cronologico, indicando i brevi dettagli dei documenti. Modulo automatico. Il documento viene compilato su supporto informatico e immediatamente inserito nel database elettronico di gestione documentale.
• Modulo della carta. Per ogni documento viene creata una scheda separata con un numero di registrazione e l'indicazione dei dettagli della nota. La carta viene quindi inserita nel classificatore. Questo metodo viene solitamente utilizzato nelle istituzioni dipartimentali.

Caratteristiche specifiche dei promemoria

Lo scopo del memorandum (memorandum) è quello di trasmettere al vertice aziendale una richiesta di applicazione di misure disciplinari al dipendente trasgressore. La denuncia deve contenere fatti accertati che riflettono l'indebito inadempimento da parte del dipendente dei suoi doveri professionali diretti.

Alla nota possono essere allegati i documenti a supporto delle argomentazioni del richiedente. Questi possono essere, ad esempio, documenti redatti in modo errato da un dipendente, registrazioni CCTV e altre prove. In base ai fatti indicati nella nota è possibile effettuare un controllo ufficiale. Sulla base degli esiti dell'esame della nota e delle azioni di accertamento effettuate, si decide sulle misure di responsabilità del dipendente trasgressore, sotto forma di responsabilità disciplinare (rilievo, rimprovero amministrativo) o anche di licenziamento del dipendente ai sensi del articolo pertinente del Codice del lavoro. Questa decisione viene presa sotto forma di un ordine del capo dell'organizzazione.

Come notato in precedenza, una nota viene compilata e presa in considerazione dai vertici dell'organizzazione solo se il dipendente non ha seguito le istruzioni dirette del suo superiore gerarchico o le sue attuali mansioni professionali, senza una valida ragione. In caso di controversia è necessario effettuare un audit interno interno.

Se l'organizzazione ha già sviluppato moduli o modelli speciali per tali documenti, in questo caso dovrebbero essere utilizzati. La nota può essere compilata a mano su un modulo, su un computer o scritta interamente a mano.

A volte nei regolamenti interni dell'organizzazione è indicato che il rapporto sull'inadempimento dei doveri professionali deve essere concordato con determinati funzionari. La procedura interna prescritta deve essere rispettata, altrimenti la nota non sarà accettata dal direttore o da altro funzionario superiore.

Come abbiamo già detto, il verbale per inadempimento dei doveri professionali contiene infatti la richiesta di imporre provvedimenti di responsabilità nei confronti del dipendente inadempiente. Se il superiore ha deciso positivamente che il dipendente dell'azienda dovrebbe essere responsabile del suo errore, allora il dipendente subisce una certa punizione per il suo atto, che gli viene assegnata dalla direzione dell'organizzazione al fine di evitare tali situazioni ripetute .

Ma succede che un dipendente delinquente comprende e ammette l'errore del suo comportamento o delle azioni da lui commesse, a seguito delle quali si corregge rapidamente, si sforza di non commettere tali errori in futuro, cerca di fare maggiori sforzi per adempiere ai suoi doveri , cercando di riabilitarsi e ritrovare la fiducia. In tali casi, il manager di linea (capo) del dipendente inadempiente può presentare un servizio richiedendo la rimozione della sanzione o altro allentamento della punizione del dipendente. Tale documento è redatto come una relazione sull'inadempimento dei doveri.

Consideriamo nel dettaglio cosa occorre specificare esattamente:

1. posizione del capo e nome dell'organizzazione, nome completo;
2. posizione del compilatore della nota, nome completo;
3. titolo "Memorandum";
4. di seguito si riporta il link al provvedimento di irrogazione della sanzione nei confronti del dipendente, con indicazione della data e del numero di tale provvedimento;
5. fornire fatti sui nuovi successi lavorativi del dipendente e le ragioni per annullare la punizione;
6. richiesta di annullamento anticipato del provvedimento disciplinare o di attenuazione della pena;
7. il nome e la posizione del compilatore del memorandum;
8. data di preparazione del documento, firma del richiedente.

Conclusione

Al momento, la legislazione russa non prevede alcun modulo specifico o unificato per tali promemoria, ma le organizzazioni stesse hanno il diritto di elaborare moduli (modelli) per tali scopi.

Quando si compilano tali documenti, si dovrebbe essere guidati dalle regole generalmente accettate del lavoro d'ufficio, indicare tutti i dettagli necessari. Il rispetto di queste semplici regole aiuterà ad evitare controversie o addirittura situazioni di conflitto.

Nel testo del documento è necessario indicare chiaramente quali mansioni lavorative il dipendente non ha svolto, fornire prove di questo fatto e le conseguenze delle sue azioni e proporre misure di responsabilità per il dipendente colpevole.

Si noti che nessuna squadra può fare a meno di violazioni dei doveri o della disciplina del lavoro, pertanto il team di gestione dovrebbe conoscere le regole di base per la compilazione di tali documenti e i dipendenti dovrebbero essere consapevoli delle misure di responsabilità in caso di mancato adempimento dei loro obblighi ufficiali doveri.

Abbiamo analizzato le regole di base e la struttura del rapporto sull'adempimento improprio dei compiti, esaminato le varie sfumature che si presentano in tali situazioni. Il documento in sé non è difficile da compilare, si potrebbe dire, è redatto in forma arbitraria. Tuttavia è necessario conoscere e considerare alcuni punti. Vi abbiamo anche detto quali circostanze importanti di ciò che è accaduto devono essere prese in considerazione prima di compilare un servizio del genere.

Nella maggior parte dei casi, infatti, è sufficiente un'osservazione semplice e ben fatta al dipendente. O forse è solo necessario capire i motivi per cui il dipendente non è riuscito a svolgere adeguatamente i propri compiti, anche questo accade spesso e non sempre le ragioni sono in superficie. A volte è necessario modificare lo schema di lavoro in una determinata area lavorativa, apportare modifiche alla procedura stabilita, a causa di un cambiamento nella situazione economica, o forse è necessario adeguare il processo produttivo.

Le note di segnalazione potrebbero avere carattere positivo, se è necessario evidenziare i risultati lavorativi di un dipendente dell'organizzazione, nonché negativo, al fine di punire il colpevole che ha causato offese, ingiurie, aggressioni o per comportamento maleducato.

Il compilatore del documento è un dipendente dell'impresa, compresa la direzione, formato sulla base di un appello a una persona con una posizione più elevata.

I motivi della registrazione potrebbero essere correlati a reclami o relazioni sulle prestazioni. Spesso i motivi sono espressioni offensive nei confronti dell'impresa durante il lavoro, atti maleducati che vengono presi in considerazione con particolare attenzione durante la sua creazione.

Varietà e forme

In base al contenuto si dividono in:

Secondo il destinatario, le note sono:

1. interno: toccare temi legati a situazioni spiacevoli sul lavoro.
2. Esterno: destinato alle autorità superiori.

Quadro legislativo

Secondo la legislazione, non si distinguono varie informazioni di carattere ufficiale, quindi la menzione di un memorandum non si trova nelle sezioni del Codice del lavoro e dei regolamenti. Viene confrontato con un codice interno utilizzato per trasferire comodamente informazioni a vari funzionari della stessa impresa, nonché note esplicative.

Secondo il classificatore tutto russo della documentazione gestionale numero 0286041.

Segnalazione - documento, che fornisce informazioni privilegiate rispetto ad altri documenti, viene inviato specificamente alle persone in posizioni elevate, ai loro rappresentanti, ai capi dipartimento, a tutti coloro che sono autorizzati a compiere azioni significative.

Un memorandum è diverso da un memo scopo. Il primo trasmette le informazioni dal subordinato al manager, il secondo informa i dipendenti di pari status. Un'altra differenza rispetto a quella ufficiale è la mancanza di appartenenza al classificatore tutto russo delle attività manageriali, quindi è redatta in forma libera.

Rispetto alla relazione illustrativa, la relazione non spiega l'accaduto allo scopo di accusare o giustificare l'operato del dipendente, sebbene entrambe siano destinate al management. I documenti implicano incoraggiare il management a prendere decisioni appropriate sulle violazioni disciplinari. Alle note viene assegnato un codice secondo OKUD, vengono compilate su richiesta del capo.

Il documento sul comportamento di un dipendente svolge la funzione principale: trasmettere informazioni a un funzionario superiore, stimolandolo a prendere una decisione appropriata. Con il suo aiuto puoi:

• risolvere le difficoltà produttive, amministrative o economiche esistenti;
• migliorare le raccomandazioni relative al miglioramento del processo produttivo;
• trasmettere idee al manager, in conformità con la decisione presa, spesso il dipendente esprime il proprio disaccordo;
• spiegare la propria opinione qualora si verifichi una situazione di conflitto tra dipendenti o con il responsabile dell'unità competente;
• fornire regolarmente relazioni sulle attività dell'impresa;
• lamentarsi di un dipendente che non segue le istruzioni di un dirigente;
• per far fronte alla delega illecita di obblighi;
• notificare al responsabile la violazione della disciplina da parte dei dipendenti nello svolgimento delle mansioni lavorative e nell'orario di lavoro;
• fornire informazioni relative ad incidenti che hanno portato al verificarsi di perdite finanziarie o danni fisici;
• presentare informazioni favorevoli che richiedono una risposta da parte della direzione.

Classificazione e paternità

Secondo i fatti, le informazioni indirizzate al manager necessitano di un processo decisionale urgente. Di solito sono negativi, ma possono essere positivi se il dipendente ha svolto con successo il lavoro ed è necessario avvisare la direzione. Le persone con posizioni più elevate adottano misure di incentivazione nei confronti del dipendente in modo materiale o in altro modo.

Esistere tipi relativo a:

• violazione dell'ordine lavorativo e della disciplina;
• inadempimento o cattivo adempimento degli obblighi lavorativi;
• consentire l'uso di frasi offensive sulla dignità di un altro dipendente, atti inaccettabili nel comportamento, provocazione di situazioni di conflitto;
• risultati lavorativi meritori.

Le note che riportano i meriti o i difetti dei dipendenti hanno il diritto di scrivere a ciascun funzionario dell'impresa. Spesso viene servito dai subordinati al capo, osservando la subordinazione. Lui, a sua volta, decide di portare l'informazione all'amministratore delegato.

Il capo di un determinato dipartimento, redigendo un documento, può affrontarlo all'amministratore delegato. Il dipendente ha la possibilità di redigere un memorandum direttamente al capo dell'azienda, ma prima di trasferirlo è necessario firmarlo con il capo dipartimento.

In via eccezionale, i documenti informativi vengono emessi sotto forma denunce contro il capo del dipartimento. Il dipendente invia una nota con i reclami direttamente all'amministratore delegato.

Nella progettazione, devi rispettare Requisiti obbligatori. Il documento è solitamente composto da tre parti indipendenti.

1. Eventi, fatti, ragioni. Divulgazione dell'essenza dell'evento.
2. Le idee del compilatore sulle circostanze, cosa propone, quali soluzioni vede.
3. Riepilogo e raccomandazioni.

Un memorandum è un documento ufficiale e commerciale, pertanto è redatto in conformità con i requisiti stabiliti da norma statale n. 6.30-2003 sui sistemi unificati di documenti, compresi i documenti organizzativi e amministrativi.

La progettazione di una nota interna consiste nell'utilizzare un foglio A4, mentre è consentito testo scritto a mano o stampato. Non esiste una forma speciale qui. Assicurati di specificare:

• in alto, a sinistra e nell'angolo il nome dell'unità strutturale, i dati del compilatore;
• a destra, in alto e nell'angolo il cognome, nome, patronimico, posizione del destinatario;
• il nome del giornale ufficiale, in maiuscolo, ponendolo al centro del foglio, talvolta è posto nel margine sinistro del foglio, lungo il bordo;
• sotto il nome della data, mese e anno della firma, utilizzando numeri arabi;
• brevi informazioni sul contenuto;
• testo da blocchi separati.

L'ultima riga è composta dalla firma del compilatore, nonché dal cognome, dalle iniziali e dalla posizione posizionati uno accanto all'altro.

Viene preso in considerazione un memorandum esterno documento ufficiale in uscita redatto su carta intestata dell'impresa. Oltre alle informazioni di base, il documento contiene:

• nome, informazioni di contatto della società compilatrice;
• numero;
• il nome della città dove si è formato;
• intestazione situata sotto il titolo del documento, ad esempio "Sulla violazione della disciplina".

I requisiti per gli elementi rimanenti - il nome di questo documento, le informazioni sul destinatario, il testo e la firma del compilatore - rimangono gli stessi di quando si scrivono rapporti interni.

Bonus

Il rapporto bonus ha una direzione di incentivazione, al fine di incoraggiare una persona di rango superiore a premiare un dipendente per il lavoro svolto o altri meriti.

Assenteismo

Il documento presenta un'accusa di violazione dell'ordine del lavoro con le sue peculiarità esecutive, poiché delinea il comportamento di un determinato dipendente che può essere minacciato di licenziamento per assenza dal lavoro nei giorni lavorativi.

Per una corretta formazione della carta, sono importanti i seguenti punti:

1. L'assenza dal luogo di lavoro per più di tre ore si riferisce all'assenteismo. Quando un dipendente è assente per un periodo inferiore al tempo indicato, anche per pochi minuti, la violazione non sarà considerata assenteismo e il dipendente motiva l'azione con una nota esplicativa.
2. Per iniziare la redazione ricevono dall'autore del reato una spiegazione scritta o altra documentazione di supporto. Gli elaborati elencati sono indicati dal compilatore nella relazione. Di conseguenza, si conclude con la richiesta di applicare la punizione all'autore del reato o con una richiesta di attenuazione.

Reparto vendite

Direttore generale della Slava LLC

V.S. Lapino

MESSAGGIO N. 3

del 11.03.2016

sull'assenza dal lavoro

Con la presente porto all'attenzione della direzione che ieri, 10 marzo 2016, il direttore delle vendite Ilya Sergeevich Klimov non era sul luogo di svolgimento delle mansioni lavorative durante l'intero turno di lavoro, vale a dire dalle 10.00 alle 19.00.

Klimov I.S. non ha fornito elementi atti a confermare le valide giustificazioni del suo atto.

Ti chiedo di agire contro il direttore delle vendite Klimov I.S. azione disciplinare.

Capo del dipartimento commerciale / Sovtsov / V.P. Sovcov

Furto

Il furto nell'esercizio delle funzioni ufficiali è considerato una causa diretta di cessazione del rapporto di collaborazione con il dipendente. L'atto è formato per licenziare il dipendente colpevole. L'esecuzione della procedura su base legale è accompagnata da:

• ricevere una richiesta scritta da parte del dipendente, in cui ammette di aver commesso una cattiva condotta;
• fornire la documentazione necessaria a conferma delle azioni intraprese.

A volte le forze dell'ordine sono coinvolte nel caso, perché il furto lo è reato grave.

Dipartimento di Sicurezza

Direttore della Rodnik LLC

Belova I.S.

MESSAGGIO N.5

dal 06/07/2017

sul furto di beni

Il 1 giugno 2017, alle 16:40, il caricatore del magazzino dei prodotti finiti, Nikolai Stepanovich Savelyev, ha tentato di portare una macchina da caffè fuori dal territorio di Rodnik LLC. Questo fatto è stato rivelato dal capo del servizio di sicurezza Gorkikh L.A.

Saveliev N.S. non poteva spiegare questo atto, rifiutandosi di testimoniare.

Ti chiedo di nominare una commissione e di effettuare un inventario del magazzino in cui sono immagazzinati i prodotti finiti e di rimuovere Nikolai Stepanovich Savelyev dal lavoro fino a quando le circostanze non saranno chiarite e il grado della sua colpa non sarà determinato.

Capo del dipartimento di sicurezza / firma / Gorkikh L.A.

Violazione della disciplina

Il rapporto è formato per trasmettere informazioni sulle violazioni dell'ordine del lavoro e si riferisce alla documentazione interna che non va oltre i confini di una determinata azienda. Deve descrivere accuratamente le violazioni del dipendente, menzionando se gli vengono richieste adeguate giustificazioni per le azioni.

Punti importanti nel design:

• carattere informativo senza dichiarazioni emotive, stile assolutamente neutro;
• notifica alla direzione dell'impresa, anche oltrepassando i suoi confini (per ciascuna opzione sono accettate determinate condizioni per la registrazione).

Il memorandum viene redatto per motivare il trasferimento di informazioni, esprimere il proprio disaccordo, fornire raccomandazioni al destinatario, a seconda della situazione.

Ufficio acquisti

Direttore Generale dell'OOO "Skala"

B.L. Voronov

MESSAGGIO N. 3

del 07.08.2017

sulla violazione della disciplina del lavoro

Porto alla vostra attenzione che il 5 agosto 2017, una dipendente del dipartimento di approvvigionamento, Kudryashova Elena Mikhailovna, ha commesso una grave deviazione dall'ordine di lavoro.

Al termine della pausa pranzo, che termina alle 13:00, Elena Mikhailovna non è tornata al suo posto di lavoro e non vi è stata presente fino alla fine del turno di lavoro, vale a dire fino alle 17:00. La dipendente al momento non ha prodotto documenti che possano giustificare e spiegare il suo atto.

Alla luce delle gravi violazioni commesse dell'ordine lavorativo, presento la mia proposta di rimproverare Kudryashova Elena Mikhailovna e di inserire le informazioni nei dati della carta personale.

Responsabile del reparto approvvigionamenti/firma/A.L. Gradov

Inadempimento dei doveri d'ufficio da parte di un dipendente

Un memorandum di questa natura lo consente avvisare il gestore sull'inadempimento o lo svolgimento improprio delle funzioni ufficiali da parte di un dipendente, in conformità con i doveri professionali.

Il documento si conclude con la richiesta di disciplinare il dipendente. È lecito applicare sanzioni, riconoscendole giustificate.

Reparto contabilità

Direttore generale di Voskhod LLC

Kulikov V.A.

MESSAGGIO N. 1

dal 13.04.2017

sull'inadempimento dei compiti

Ti chiedo di tenere conto del fatto che una dipendente del dipartimento contabilità Dragunina Katerina Petrovna ha commesso un grave errore durante la compilazione di un rapporto trimestrale, secondo gli indicatori del trimestre precedente. Senza controllare il rapporto generato, lo ha presentato al servizio fiscale, di conseguenza l'ispettore fiscale ha imposto all'organizzazione una multa per un importo di 500 rubli.

A causa della violazione, chiedo di eliminare E.P. Dragunina un severo avvertimento, seguito dall'indicazione su una tessera personale, nonché quello di privare il dipendente del pagamento del bonus in base all'importo della sanzione inflitta dall'autorità fiscale.

Capo contabile / firma / S.I. Popova

Comportamento scorretto dei dipendenti

Al fine di fornire informazioni alla direzione sulle azioni offensive di un determinato dipendente nei confronti di un altro durante lo svolgimento delle mansioni lavorative, viene formato un documento ufficiale e trasferito al capo. La direzione, secondo la relazione ricevuta, sta prendendo misure adeguate riguardo alla punizione dell’autore del reato al fine di prevenire tali comportamenti in futuro.

Dipartimento di Produzione

Direttore Generale di Piramida LLC

Stolbovoy L.N.

MESSAGGIO N.5

dal 06/07/2017

comportamento scorretto dei dipendenti

Vi informo che il 6 giugno 2016 il tecnologo Zuev E.S. ha commesso azioni errate nei confronti del vice capo del dipartimento di produzione Nina Vasilievna Klyueva. Zuev E.S. ha utilizzato commenti privi di tatto sull'immagine esterna di Klyueva N.V., aggiungendo frasi oscene di natura offensiva.

Voglio sottolineare che non era la prima volta che un dipendente del reparto di produzione Zuev Evgeny Semenovich ha espresso espressioni scortesi rivolgendosi al resto dei dipendenti, violando la disciplina del lavoro e provocando conflitti nel gruppo di lavoro.

A questo proposito, propongo di tenere un incontro con E.S. Zuev. conversazione educativa e annunciare un rimprovero per comportamenti inaccettabili sul posto di lavoro.

Capo del dipartimento di produzione / firma / Grishaev K.I.

Reazioni del destinatario

Dopo aver ricevuto un documento con informazioni relative alle azioni di un determinato dipendente, il destinatario si applica, tenendo conto degli eventi elencati misure adeguate.

Il conduttore presenta le intenzioni sotto forma di delibera redatta sul foglio dove si trova il testo della relazione. Secondo la risoluzione citata, le misure vengono attuate secondo la decisione adottata.

Risultati

Il memorandum consente al capo dell'organizzazione di tenersi al passo con gli eventi, interagire con il gruppo di lavoro e mantenere la disciplina del lavoro. La decisione presa dal capo dell'azienda riguardo a un determinato funzionario dipende da una registrazione competente e accurata.

La differenza rispetto al promemoria è mostrata nel video.