Come inviare una richiesta all'archivio. Come presentare una richiesta all'ufficio del registro tramite Internet a un indirizzo e-mail

Cosa fanno le persone quando diventa necessario ripristinare informazioni perdute di diversa natura o semplicemente scoprire informazioni socialmente significative (possono trattarsi di informazioni su parenti, ottenere copie di documenti perduti, ripristinare informazioni su lavoro, premi, ubicazione di persone o istituzioni e altre informazioni di riferimento)? Naturalmente si rivolgono all'archivio. È vero, per fare ciò, è importante sapere di che tipo di archivio hai bisogno e come presentare una richiesta all'archivio. Questo è ciò di cui parleremo in questo articolo.

Un po' di archivi
Partiamo dal fatto che l'archivio è un'istituzione pubblica (raramente privata) in cui i documenti ufficiali sono conservati a determinate condizioni che garantiscono la massima sicurezza. Allo stesso tempo, l'archivio è impegnato non solo nell'archiviazione responsabile, ma fornisce anche le informazioni disponibili sia alle autorità statali che ai cittadini.

L'attività d'archivio è apparsa in tempi immemorabili. Ciò è dimostrato da reperti storici, che confermano che tutte le civiltà che hanno raggiunto un certo livello di sviluppo avevano archivi di stato. Documenti provenienti dagli archivi di Babilonia, Egitto, regno assiro, antica Roma (c'era non solo l'archivio del Senato e dei consoli, ma anche l'archivio dei sacerdoti, nonché archivi individuali di famiglie famose), Bisanzio, Grecia antica, così come dagli archivi dell'Europa medievale. Va detto che già molte migliaia di anni fa gli archivi erano suddivisi su base territoriale: in archivi e depositi centrali, e quelli che si trovavano nelle province. In Europa esistevano prima gli archivi dei signori e dei vassalli, e poi gli archivi cittadini e ecclesiastici.

Archivi contemporanei
Oggi gli archivi vengono finanziati su base regionale e dipartimentale. Ciò significa che la documentazione in essi conservata, che viene consegnata dalle organizzazioni, e le informazioni si riferiscono a un territorio specifico (regione, città, distretto) o dipartimento, ad esempio il Ministero della Difesa (che dispone anche di archivi centrali e regionali) .

Tutti gli archivi sono suddivisi in:

• federale, governativo, statale, attuale, storico;
  
• comunale e città;
  
• pubblico, privato, comunitario.
  

Sia gli individui che le organizzazioni, nonché le autorità (tali richieste, di regola, sono di carattere ufficiale) e le persone che vivono all'estero (tali richieste sono chiamate consolari) possono presentare una richiesta all'archivio in merito alla ricezione di questa o quella informazione.

Inoltre, non sempre vengono richiesti agli archivi informazioni relative a un particolare individuo, ma spesso vengono richiesti anche documenti storici. Questo viene fatto da coloro che ne hanno bisogno per professione, ad esempio sceneggiatori, scrittori, scienziati. I documenti d'archivio vengono spesso utilizzati quando si scrivono tesi di laurea o articoli scientifici. Nel caso in cui siano necessari documenti per scrivere un lavoro scientifico, oltre al passaporto e alla domanda per la loro fornitura, sarà richiesto anche un documento dell'organizzazione in cui il richiedente studia o lavora, confermando il suo status e l'oggetto del lavoro .

Dove dovresti andare esattamente?
Spesso, andando a richiedere alcuni documenti o informazioni all'archivio, le persone non sanno esattamente dove devono andare. Tutto dipende da cosa ti interessa nello specifico. Ad esempio, puoi ottenere informazioni civili generali (data, luogo di nascita, morte, matrimonio) nell'archivio dell'anagrafe regionale. Ma qui va tenuto presente che i documenti vengono conservati nell'archivio distrettuale per un massimo di settantacinque anni, quindi se siete interessati ad informazioni precedenti, dovrete rivolgervi all'archivio dell'anagrafe regionale, dove sono conservati tutti i documenti del i distretti vengono trasferiti Se si tratta di ripristinare le voci nel libro di lavoro, è necessario contattare gli archivi dipartimentali, ad esempio l'Archivio militare statale russo (se si tratta di personale militare o civile) o gli archivi territoriali in quegli insediamenti o regioni in cui si trova l'impresa, dove l'uomo lavorava. Per informazioni sui marinai rivolgersi all'Archivio Centrale Navale. Se stai cercando informazioni su qualcuno, ma non sai da dove iniziare la ricerca, è meglio contattare l'archivio distrettuale o comunale del luogo di soggiorno o di lavoro previsto di questa persona.

Puoi anche utilizzare la guida online agli archivi russi - guide.rusarchives.ru. Lì puoi cercare in 49 archivi regionali e 31 federali. Puoi anche visitare il sito ufficiale degli Archivi russi.

Richieste di archiviazione: classificazione e scadenze
Per quanto riguarda le richieste di archivio, si dividono tutte in:

• tematico - si tratta di richieste di informazioni che riguardano un evento, fatto o argomento specifico; facendo tale richiesta, è possibile stabilire informazioni che chiariscano i fatti della biografia di una determinata persona;
  
• genealogico: tali richieste implicano l'ottenimento di informazioni che consentiranno di stabilire parentele o chiarire la storia di una particolare famiglia o clan;
  
• socio-legale: tali richieste sono solitamente associate all'ottenimento di informazioni necessarie per rispettare i diritti e gli interessi legittimi di individui o organizzazioni; socio-giuridici comprendono richieste di servizi da parte di autorità, richieste consolari, nonché richieste da parte di persone giuridiche e persone fisiche (queste ultime possono riguardare lo stato di salute, le retribuzioni, le esperienze lavorative, il servizio militare, l'istruzione, la repressione, i lodi, gli atti di stato civile , eccetera.).
  

Le richieste di archiviazione vengono eseguite secondo la procedura stabilita, chiaramente indicata nella legge federale n. 125-FZ "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa". Ciò significa che possono trascorrere trenta giorni dal momento in cui viene ricevuta e registrata una richiesta fino al ricevimento di una risposta. Questo termine può essere prorogato con decisione della direzione dell'archivio, ma non oltre altri trenta giorni. Contestualmente, i dipendenti dell'archivio presso il quale è pervenuta la richiesta sono tenuti a comunicare al richiedente la proroga del termine per l'adempimento della richiesta.

Ma ci sono situazioni in cui le persone, senza capire, inviano una richiesta all'indirizzo sbagliato. In questo caso verrà riconosciuto come non-core e inviato ad altro archivio secondo la sua appartenenza entro cinque giorni dalla data di ricezione. Contestualmente gli addetti all'archivio devono avvisare il richiedente dell'inoltro della richiesta e indicare l'indirizzo di un altro archivio.

Fare una richiesta
Per presentare una richiesta all'archivio, è necessario redigere una domanda in forma gratuita, poiché non esistono requisiti rigidi per questo (sebbene alcune istituzioni offrano ai richiedenti il ​​proprio modulo). Ma ci sono una serie di punti che devono riflettersi nel documento. Quindi, nella "intestazione" (è scritto nell'angolo in alto a destra del foglio) indichiamo:

• a chi viene inviata la richiesta (è possibile specificare il nome dell'organizzazione e il nome del suo responsabile);
  
• Nome e indirizzo del richiedente;
  
• numero di telefono del richiedente;
  
• numero di uscita, estremi dell'istituzione, sede legale (questi dati vengono indicati se la richiesta è presentata da una persona giuridica).
  

Questo è seguito dal nome del documento: "Domanda", ma puoi scrivere così: "Sull'ottenimento di un certificato di archivio". Il nome dovrebbe essere seguito da:

• di cosa tratta la richiesta (qui è importante affermare in modo chiaro, specifico e chiaro l'essenza della questione, nonché indicare il tempo e l'ambito territoriale, che sono molto importanti, ad esempio, durante la ricerca di parenti);
  
• il motivo per cui vengono richieste le informazioni;
  
• l'indirizzo al quale inviare la risposta alla richiesta (può essere anche e-mail);
  
• la data in cui è stata effettuata la richiesta;
  
• firma di un individuo, funzionario responsabile o direttore dell'istituzione (se la richiesta è presentata dall'organizzazione).
  

Come applicare?
La richiesta all'archivio può essere presentata in diversi modi: di persona (portare domanda e registrarla fornendo il passaporto), inviarla tramite raccomandata con notifica, via Internet (in quest'ultimo caso, una notifica da parte dell'archivio verrà inviato all'indirizzo email di ricevimento della richiesta).

Cosa rivelano gli archivi?
In risposta ad una richiesta, l'archivio emette o un certificato archivistico contenente informazioni relative all'oggetto della richiesta, oppure un estratto archivistico che estrae il contenuto del documento archivistico originale, oppure una copia archivistica del documento richiesto.

E se nell'archivio non sono presenti informazioni su richiesta, il richiedente riceverà una lettera in cui verranno spiegate le ragioni della mancanza di documenti e raccomandazioni per ulteriori azioni.

Se hai bisogno di ritrovare parenti, restaurare un atto di nascita smarrito o studiare documenti storici per scrivere una tesi di laurea, ti basterà fare richiesta all'archivio, compilando correttamente una domanda.

Naturalmente si rivolgono all'archivio. È vero, per fare ciò, è importante sapere di che tipo di archivio hai bisogno e come presentare una richiesta all'archivio. Questo è ciò di cui parleremo in questo articolo.

Un po' di archivi

Partiamo dal fatto che l'archivio è un'istituzione pubblica (raramente privata) in cui i documenti ufficiali sono conservati a determinate condizioni che garantiscono la massima sicurezza. Allo stesso tempo, l'archivio è impegnato non solo nell'archiviazione responsabile, ma fornisce anche le informazioni disponibili sia alle autorità statali che ai cittadini.

Oggi gli archivi vengono finanziati su base regionale e dipartimentale. Ciò significa che la documentazione in essi conservata, che viene consegnata dalle organizzazioni, e le informazioni si riferiscono a un territorio specifico (regione, città, distretto) o dipartimento, ad esempio il Ministero della Difesa (che dispone anche di archivi centrali e regionali) .

• federale, governativo, statale, attuale, storico;

Sia gli individui che le organizzazioni, nonché le autorità (tali richieste, di regola, sono di carattere ufficiale) e le persone che vivono all'estero (tali richieste sono chiamate consolari) possono presentare una richiesta all'archivio in merito alla ricezione di questa o quella informazione.

Spesso, andando a richiedere alcuni documenti o informazioni all'archivio, le persone non sanno esattamente dove devono andare. Tutto dipende da cosa ti interessa nello specifico. Ad esempio, puoi ottenere informazioni civili generali (data, luogo di nascita, morte, matrimonio) nell'archivio dell'anagrafe regionale. Ma qui va tenuto presente che i documenti vengono conservati nell'archivio distrettuale per un massimo di settantacinque anni, quindi se siete interessati ad informazioni precedenti, dovrete rivolgervi all'archivio dell'anagrafe regionale, dove sono conservati tutti i documenti del i distretti vengono trasferiti Se si tratta di ripristinare le voci nel libro di lavoro, è necessario contattare gli archivi dipartimentali, ad esempio l'Archivio militare statale russo (se si tratta di personale militare o civile) o gli archivi territoriali in quegli insediamenti o regioni in cui si trova l'impresa, dove l'uomo lavorava. Per informazioni sui marinai rivolgersi all'Archivio Centrale Navale. Se stai cercando informazioni su qualcuno, ma non sai da dove iniziare la ricerca, è meglio contattare l'archivio distrettuale o comunale del luogo di soggiorno o di lavoro previsto di questa persona.

Per quanto riguarda le richieste di archivio, si dividono tutte in:

• tematico - si tratta di richieste di informazioni che riguardano un evento, fatto o argomento specifico; facendo tale richiesta, è possibile stabilire informazioni che chiariscano i fatti della biografia di una determinata persona;

Le richieste di archiviazione vengono eseguite secondo la procedura stabilita, chiaramente indicata nella legge federale n. 125-FZ "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa". Ciò significa che possono trascorrere trenta giorni dal momento in cui viene ricevuta e registrata una richiesta fino al ricevimento di una risposta. Questo termine può essere prorogato con decisione della direzione dell'archivio, ma non oltre altri trenta giorni. Contestualmente, i dipendenti dell'archivio presso il quale è pervenuta la richiesta sono tenuti a comunicare al richiedente la proroga del termine per l'adempimento della richiesta.

Per presentare una richiesta all'archivio, è necessario redigere una domanda in forma gratuita, poiché non esistono requisiti rigidi per questo (sebbene alcune istituzioni offrano ai richiedenti il ​​proprio modulo). Ma ci sono una serie di punti che devono riflettersi nel documento. Quindi, nella "intestazione" (è scritto nell'angolo in alto a destra del foglio) indichiamo:

Consulenza legale gratuita:

• a chi viene inviata la richiesta (è possibile specificare il nome dell'organizzazione e il nome del suo responsabile);

• di cosa tratta la richiesta (qui è importante affermare in modo chiaro, specifico e chiaro l'essenza della questione, nonché indicare il tempo e l'ambito territoriale, che sono molto importanti, ad esempio, durante la ricerca di parenti);

Come applicare?

La richiesta all'archivio può essere presentata in diversi modi: di persona (portare domanda e registrarla fornendo il passaporto), inviarla tramite raccomandata con notifica, via Internet (in quest'ultimo caso, una notifica da parte dell'archivio verrà inviato all'indirizzo email di ricevimento della richiesta).

In risposta ad una richiesta, l'archivio emette o un certificato archivistico contenente informazioni relative all'oggetto della richiesta, oppure un estratto archivistico che estrae il contenuto del documento archivistico originale, oppure una copia archivistica del documento richiesto.

Come effettuare una richiesta corretta all'archivio sugli antenati

Se vuoi sapere come effettuare una richiesta all'archivio su parenti o antenati, allora questa pubblicazione fa sicuramente al caso tuo. Le richieste della popolazione si dividono in tre tipologie: socio-giuridiche (certificati di esperienza lavorativa, ecc.), tematiche (informazioni biografiche su una persona) e genealogiche. Per le prime due specie vengono forniti materiali separati, e qui considereremo in dettaglio la questione su come presentare una richiesta all'archivio sugli antenati. Alla fine dell'articolo è disponibile un collegamento per il download gratuito di diversi moduli campione, ma ti invitiamo a rivedere i chiarimenti prima di inviarli per aumentare la probabilità di una risposta positiva con le informazioni sugli antenati da parte di un ente governativo. Per i lettori che vogliono risparmiare tempo e nervi, suggeriamo di ordinare un'indagine genealogica nell'archivio dei parenti nel nostro ufficio di ricerca familiare. Nell'ambito di questo servizio, ad un costo simbolico, compileremo un testo competente e forniremo le coordinate esatte degli archivi a cui è necessario inviare la domanda. Successivamente, leggi le sfumature interessanti dei rapporti con i dipendenti delle sale di lettura e dei dipartimenti di archiviazione dei documenti, poiché, nella maggior parte dei casi, sono loro che lavorano con le richieste sui parenti che provengono dai cittadini.

Consulenza legale gratuita:

Prima di presentare una richiesta all'archivio sugli antenati, prestare attenzione a un importante fattore psicologico quando si comunica con i rappresentanti delle organizzazioni regionali, dove dovrebbero essere trasferiti i documenti più vecchi di cento anni dall'ufficio del registro. I fondatori del sito livemem.ru hanno cercato parenti in più di cinquanta regioni del paese e, date queste statistiche, è stato rivelato che la maggior parte del personale degli archivi statali sono persone istruite e intelligenti. Secondo i dipendenti, non è nel loro interesse ritardare l'elaborazione delle richieste di archiviazione, poiché prima aiutano il richiedente, prima inizieranno i loro compiti diretti. Vale la pena considerare il fatto che le entrate derivanti dalla risoluzione dei problemi sulle richieste di parenti (e questo è un servizio a pagamento) vanno al tesoro e non a qualche appaltatore specifico. Dato che le risposte alle richieste all'archivio sugli antenati non riguardano l'attività principale dei dipendenti, la tua domanda può essere respinta senza spiegare i motivi del rifiuto o con una risposta formale. Su alcune risorse Internet delle istituzioni federali si legge: "l'archivio non tratta le richieste di carattere genealogico sui parenti a causa del pesante impiego di specialisti".

Con gli uffici di stato civile (trascrizione degli atti di stato civile) le cose vanno diversamente. Sono obbligati a rispondere a una richiesta all'archivio sui parenti. Le richieste variano notevolmente, alcuni sono interessati al matrimonio o al suo scioglimento tra i membri più anziani della famiglia, altri cercano il certificato di nascita o di morte di un parente. La legislazione cambia periodicamente, per questo motivo è necessario conoscere la procedura esatta per l'esecuzione delle richieste all'archivio degli antenati al momento della richiesta. L'istituzione può richiedere una prova di parentela con la persona o un certificato di morte. Ad esempio, nel corso di uno studio di famiglia, un dipendente del dipartimento di archiviazione dei documenti dell'ufficio del registro ha chiarito che è consentito richiedere informazioni solo sui morti e solo i bambini possono farlo senza ulteriore autorizzazione. Si prevede che le persone restituiscano le prove personalmente o tramite rappresentanti autorizzati. Cioè un nipote, con genitori in vita, non riceverà esito positivo su una richiesta all'archivio sui parenti di terza generazione (nonni). Se il padre o la madre non possono ricercare i dati, allora devono rilasciare una procura al notaio a nome dell'esecutore testamentario, che può essere chiunque. Tuttavia, come già accennato, l'effettivo algoritmo delle azioni diventa noto in una situazione specifica al momento del suo verificarsi e dipende dal grado di parentela del cittadino che invia una richiesta all'archivio sugli antenati con la persona in questione. C'è una logica nelle regole rigide. Pochi lettori saranno contenti del fatto che qualcun altro “scavi” liberamente nella biografia e nelle relazioni dei suoi parenti o conduca uno studio sulla storia familiare, cercando di trovare prove compromettenti per scopi egoistici.

Come fare una richiesta all'archivio sui parenti della famiglia

Dopo aver spiegato il concetto di base dell'approccio alla comunicazione con gli archivisti, passiamo all'essenza dell'argomento della pubblicazione sul sito di genealogia Livemem. Come presentare una richiesta all'archivio sui parenti in modo che non venga ignorata ed eseguita il prima possibile? Per prima cosa determina a quale archivio cittadino o ufficio anagrafe devi rivolgerti con la tua domanda per cercare un antenato. La scelta dell'istituzione a cui inviare la richiesta di parenti dipende dal tipo di incarico (recupero di certificati o ottenimento di informazioni) e dalla data dell'evento (nascita, matrimonio o morte). Secondo la normativa, se non sono trascorsi cento anni dalla creazione del documento, allora questo deve essere conservato presso gli uffici anagrafici territoriali. Ma dalla pratica del nostro ufficio di ricerca sulla famiglia, è noto che nei depositi degli archivi regionali si trovano anche documenti più “giovani” di atti di stato civile. Cioè, quando i documenti di famiglia di origine sovietica sono interessati, è necessario inviare una richiesta per i parenti all'ufficio anagrafe del luogo dell'evento e, se sono già stati trasferiti negli archivi federali, ne sarai informato in una lettera di risposta. I servizi pubblici stanno sviluppando una banca dati elettronica centralizzata con le informazioni rilevanti sui cittadini, quindi è possibile che presto sarà possibile inviare domande sugli antenati alle organizzazioni locali.

Considerando il caso di richiedere la ricerca di notizie sui parenti nei registri parrocchiali della chiesa (i precursori dei libri di stato civile, che erano un documento ufficiale

fino al 1917), vale la pena prestare attenzione al fatto che è necessario fare il contrario. Inizialmente, richiede informazioni sugli antenati agli archivi federali, a seconda della regione in cui si è verificato l'evento, e se i documenti non sono stati trasferiti loro per l'archiviazione, il richiedente verrà reindirizzato all'ufficio anagrafe. Notiamo la complessa confusione con le regioni, dove i confini talvolta cambiavano nel quadro della divisione amministrativo-territoriale. Ci sono situazioni ambigue quando un villaggio (villaggio, città) e la parrocchia della sua chiesa, ad esempio, nel 1850 appartenevano a una provincia, e più a un'altra. Ciò significa che i registri parrocchiali con la storia familiare degli antenati in una determinata località possono essere conservati da due archivi regionali. Esiste la possibilità che il cittadino non ne venga informato e alla richiesta verrà data risposta con la classica risposta “non trovato”. In caso di dubbi sulla completezza dell'elaborazione di una richiesta all'archivio sui parenti, duplicare la lettera alle istituzioni delle città vicine, dove potrebbero essere inviati libri con registrazioni di riti ancestrali nei territori contesi.

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Ora spiegheremo direttamente la procedura stessa per compilare una domanda di archivio per la ricerca di informazioni sugli antenati con la scrittura del corretto accompagnamento testuale. Consideriamo la situazione utilizzando l'esempio di una richiesta genealogica all'Archivio di Stato, poiché nel caso dell'anagrafe le azioni sono abbastanza simili, e i moduli che abbiamo preparato utilizzando il link per il download gratuito alla fine della pubblicazione no necessitano di ulteriori spiegazioni. Una richiesta all'archivio sui parenti può essere condizionatamente suddivisa in tre blocchi (come nell'esempio nella prima foto): dove viene inviato l'appello, la sua essenza e da chi è stato inviato. Diciamo subito che è necessario compilare tutte le parti, se almeno una viene omessa, con una probabilità del 99% la tua domanda verrà respinta. Prima di presentare una richiesta all'archivio sugli antenati, visitare il sito Web dell'istituzione o verificare telefonicamente se i dipendenti sono coinvolti in linea di principio nella loro esecuzione. E se è in corso il lavoro con gli appelli dei cittadini sul tema della ricerca di dati sui parenti, scopri come sarebbe più conveniente per l'archivio accettare la domanda: tramite e-mail o tramite lettera tradizionale. Quando le richieste vengono evase solo su supporto fisico (per iscritto), non sarà superfluo completare il pacco con una seconda busta. Purtroppo, secondo i racconti degli archivisti, a volte, proprio a causa della mancanza di mezzi propri di inoltro, le richieste di parenti possono essere ignorate (più piccolo è l'archivio, più modesto è il budget per la comunicazione sugli antenati della famiglia).

Per quanto riguarda il contenuto del documento, è necessario conoscere le seguenti sfumature. L'archivio a cui viene inviata la richiesta sugli antenati della famiglia e il mittente si trovano in uno spazio visivamente unico, nell'angolo in alto a sinistra. In questo caso la domanda dovrà essere inviata al nome del direttore. Troverete il nome esatto e l'attuale responsabile sul sito dell'istituzione. Questa parte della richiesta di informazioni sui parenti assomiglia a questa: “Al direttore dell'archivio di stato di questo o quel soggetto della Federazione Russa (regione, repubblica, territorio, ecc.), il suo cognome, nome, patronimico (da una nuova riga).” Successivamente, indica nel modulo il tuo nome completo. del richiedente, il suo indirizzo di residenza effettiva (dove è possibile ricevere la corrispondenza), nonché i dettagli di contatto (numero di telefono o e-mail, e preferibilmente entrambi). Le richieste anonime all'archivio relative a parenti e ricorsi senza indicazione dei mezzi di riscontro, per ovvi motivi, non sono accettate per l'esecuzione da parte dei dipendenti.

Come scrivere il testo della domanda per aumentare le possibilità di esito positivo? Riteniamo necessario confutare il mito comune che dice: "più dettagliata è l'essenza della richiesta all'archivio sugli antenati, maggiore è la probabilità di ricevere una risposta con informazioni dai parenti". Questo approccio è rilevante quando si interagisce con genealogisti privati ​​o organizzazioni specializzate come il nostro ufficio di ricerca sulla famiglia "Custodi dei segreti di famiglia". Ma con le istituzioni statali, tutto dovrebbe accadere esattamente il contrario. Più il compito è formulato in modo chiaro e conciso, più è probabile che l'archivio risolva la questione e consideri la richiesta di parenti in breve tempo. Non dovresti scrivere un saggio sul rispetto per gli antenati, indicare solo i fatti esatti: luogo con data di nascita, insediamento, nome di un parente, grado di parentela e anche il tipo di iscrizione. È possibile scrivere dati approssimativi, ma ciò aumenterà i costi e i tempi di esecuzione di una query genealogica nell'archivio sugli antenati e in alcuni casi renderà impossibile la ricerca di informazioni sui parenti. Al termine della richiesta di archiviazione, tieni presente che gli interessi sono relativi al restauro del pedigree e accetti di pagare il lavoro. Cerca di racchiudere l'essenza in 3-4 righe.

Un appello competente all'archivio con una richiesta di ripristinare la storia degli antenati assomiglia a questo: “Per favore, trova nel registro di nascita (o morte) del mio bisnonno questo e quello (il suo cognome, nome, patronimico) per l'anno X nel villaggio (villaggio, città) N. In assenza di metriche, ti sarei grato se potessi informarmi sulla sicurezza dei racconti di revisione, delle dichiarazioni di confessione e di altre fonti genealogiche per il periodo specificato. Con l'esito positivo della ricerca di un parente, vorrei rilasciare un certificato d'archivio (fare un estratto, una fotocopia o una foto della pagina). Disposto a pagare per i servizi. Se sei interessato alla cerimonia del matrimonio ancestrale, sostituisci semplicemente la frase sulla nascita con il testo appropriato sul matrimonio. I dipendenti dell'archivio non accolgono formulazioni vaghe e richieste su larga scala sui parenti sotto forma di "fare uno studio genealogico della famiglia" o "voglio conoscere la genealogia del mio cognome". La soluzione di tali problemi è piuttosto difficile ed è improbabile che l'archivio se ne occupi, poiché la genealogia familiare non è l'area centrale della sua attività. Nelle conversazioni informali, gli archivisti notano che una comunicazione educata e colta li motiva ulteriormente a svolgere un lavoro di qualità, il che, in linea di principio, è del tutto naturale. Sui singoli siti web delle istituzioni, nella sezione con le regole per il trattamento delle domande, scrivono: "non vengono prese in considerazione le richieste all'archivio di parenti contenenti espressioni oscene". È spaventoso immaginare con che tipo di popolazione hai a che fare. Non perdere la faccia, non screditare la memoria dei tuoi antenati e comportati con dignità!

In fondo al modulo inserire la data e firmare. Cioè, devi stampare il documento, firmarlo e scansionarlo (se si tratta di inviarlo via e-mail). Richiamiamo l'attenzione dei lettori sul fatto che non ha senso duplicare l'invio di una richiesta all'archivio sui parenti, poiché una nuova richiesta andrà alla fine della coda e creerà un onere inutile per i dipendenti. Meglio inviare una domanda all'istituzione: "si prega di chiarire lo stadio di esecuzione della mia richiesta dalla data Y, il richiedente è tale e tale". Per quanto riguarda le tempistiche, si evidenzia il fatto che l'esecuzione dei lavori da parte dell'archivio può richiedere sia alcuni giorni che diversi mesi. Ci sono casi confermati su Internet in cui hai dovuto aspettare 10 mesi per una risposta. Tuttavia, in tutta onestà, notiamo che i risultati delle query di archivio sugli antenati preparate dagli specialisti di livemem.ru di solito arrivano entro 1-2 settimane, il che conferma ancora una volta l'importanza di una progettazione corretta e di una chiara affermazione del problema. Tenendo conto di tutti i nostri consigli nella preparazione della domanda, potrai presentare una corretta richiesta all'archivio sui parenti e ottenere informazioni sui familiari. A proposito, consigliamo di ordinare un piano di ricerca dettagliato presso il nostro ufficio genealogico, che faciliterà in modo significativo l'attuazione della ricerca degli antenati, oltre ad aumentare l'efficienza del tempo impiegato e del denaro investito nel ripristino del pedigree.

Consulenza legale gratuita:

Se hai delle aggiunte, faccelo sapere nei commenti, creeremo insieme una risorsa utile!

Portale genealogico: documenti di esempio

Materiale da Rodovod.

[modifica] Lettera d'inchiesta all'Archivio sulla ricerca di informazioni sui registri delle nascite

Direttore "Nome archivio"

Consulenza legale gratuita:

"Cognome e iniziali del regista"

da un cittadino "Nome e cognome",

registrato a:

"indirizzo di residenza permanente",

e-mail, numeri di casa e di cellulare)

Consulenza legale gratuita:

Vi chiedo di fornire informazioni circa cognome, nome e patronimico, età, professione e luogo di residenza dei genitori secondo l'iscrizione nel registro dell'atto di nascita “cognome, nome, patronimico”, chi è nato “data, data certa anni” nel “nome dell’insediamento”.

La suddetta persona appartiene a me (è indicato il grado di legame familiare).

Con rispetto e speranza nel vostro aiuto,

[modifica] Lettera al Centro di ricerca e informazione della Società russa della Croce Rossa

Al Centro di tracciamento e informazione

Società della Croce Rossa russa

Consulenza legale gratuita:

Kuznetsky più, 18/7

Mosca, Russia

Per favore invia la tua risposta a:

« indirizzo esatto con codice postale»

Vorrei chiedervi di verificare sulla scheda degli sfollati conservata nel vostro Centro se ci sono informazioni sulla permanenza dei miei familiari in evacuazione durante la Grande Guerra Patriottica.

Consulenza legale gratuita:

I miei dettagli: NOME E COGNOME. al momento dell'evacuazione»

Anno e luogo di nascita:

Indirizzo dove viveva prima dell'evacuazione:

Quando e dove è stato evacuato?

Con chi è stato evacuato?

Consulenza legale gratuita:

Madre:" Nome completo, anno di nascita" Padre:" Nome completo, anno di nascita" Bambini:" Nome completo, anno di nascita" Altri parenti:" Nome completo, anno di nascita»

[modifica] Richiesta di nascita all'anagrafe

Residente in:

Per necessità familiari chiedo di rilasciare l'atto di nascita ai sensi del f. 24 dei miei ».

Se possibile, vi chiedo di indicare nel certificato, secondo la trascrizione dell'atto di nascita: la data e il luogo di nascita, la cittadinanza, la nazionalità, il luogo di residenza, l'occupazione dei genitori. Se possibile, inviate il certificato al mio indirizzo (sopra indicato) oppure tramite l'ufficio anagrafe:

Consulenza legale gratuita:

[modifica] Richiesta di morte all'anagrafe

Residente in:

Per necessità familiari chiedo di rilasciare l'atto di nascita ai sensi del f. 34 dei miei " legami familiari (nonno, nonna, ecc.)».

Se possibile, chiedo di indicare nel certificato secondo l'iscrizione del certificato di morte: data di nascita (età), luogo di nascita, luogo di residenza, occupazione (luogo di lavoro), nazionalità, causa di morte del defunto , cognome, nome, patronimico, luogo di residenza della persona a cui appartiene il certificato di morte. Se possibile, inviate il certificato al mio indirizzo (sopra indicato) oppure inviatelo tramite l'ufficio anagrafe:

Per comprovare la parentela allego copia dei seguenti documenti:

[modifica] Richiesta di matrimonio all'anagrafe

Residente in:

Consulenza legale gratuita:

Per necessità familiari vi chiedo di rilasciare certificato di matrimonio dei miei parenti" legami familiari (nonno e nonna, bisnonno e bisnonna, ecc.)».

Il matrimonio è stato concluso:

Se possibile, vi chiedo di indicare nel certificato, secondo la trascrizione dell'atto di matrimonio: nome completo prima e dopo il matrimonio, data e luogo di nascita, cittadinanza, nazionalità, luogo di residenza di coloro che si sono sposati, nonché la data del matrimonio, la data di compilazione e il numero dell'atto di matrimonio, il luogo di registrazione statale del matrimonio, la data di rilascio del certificato di matrimonio. Se possibile, vi chiedo di inviare il certificato al mio indirizzo (sopra indicato) oppure di inviarlo tramite l'ufficio anagrafe:

Per comprovare la parentela allego copia dei seguenti documenti:

[modifica] Richiesta di arruolamento

Al dipartimento di archivio del commissariato militare del distretto cittadino "la città o il quartiere in cui si trova il wokomat"

Consulenza legale gratuita:

Indirizzo: "indirizzo dell'ufficio reclutamento"

Indirizzo di residenza: "indirizzo di residenza del richiedente"

Telefono: "telefono richiedente"

Vi chiedo di fornire i dati sulla chiamata e sul servizio (numero di unità, grado militare, VUS) del mio "legame familiare, ad esempio, nonno", di cui si sa quanto segue:

Garantisco il pagamento per l'esecuzione della richiesta nelle modalità prescritte.

Consulenza legale gratuita:

Come richiedere un archivio

Brevemente sugli archivi

Archivi dei nostri giorni

Storico, attuale, statale, governativo, federale.

Dove e come effettuare una richiesta all'archivio

Tipi di richieste di archivio

Genealogico: stabilire la parentela, chiarire la storia del clan o della famiglia;

Tematico: una richiesta all'archivio riguardante un fatto, un evento o un argomento specifico.

Fare una richiesta

Indirizzo e nome completo del richiedente;

Consulenza legale gratuita:

Il suo numero di contatto;

Se la richiesta è presentata da una persona giuridica, il numero della domanda in uscita, i dettagli dell'organizzazione e l'indirizzo.

Spiegare perché e perché le informazioni sono necessarie;

E-mail o indirizzo postale a cui inviare la risposta;

Firma e timbro del richiedente se la richiesta è presentata da una persona giuridica.

Consulenza legale gratuita:

Un esempio di richiesta all'archivio:

Come presentare una richiesta

Cosa ottenere in cambio

Scarica esempio:

Genealogia per tutta la famiglia

"Studiare la storia dei tuoi antenati è la scienza più divertente" (A.S. Pushkin)

Come effettuare una richiesta all'archivio?

Ciao cari lettori! Il mese scorso ho pubblicato tutta una serie di articoli sulla storia della formazione del sistema archivistico russo. Basta teoria! Oggi faremo un po' di pratica. Diciamo che hai deciso di ottenere alcune informazioni sui tuoi antenati o su eventi passati. Ma dove posso trovarlo? Dopotutto, non è possibile trovare contemporanei agli eventi di un secolo e più fa. Anche sulla vita dei contemporanei non è sempre possibile imparare da una conversazione personale.

Le ragioni potrebbero essere diverse. Ma c'è una via d'uscita: puoi contattare l'archivio con una richiesta. Sfortunatamente, gli archivisti non sempre rispondono. Uno dei motivi è una richiesta composta in modo errato. Vediamo come farlo nel modo giusto.

Decidere il tipo di richiesta

Consulenza legale gratuita:

• Vuoi conoscere la biografia di un antenato, ottenere informazioni storiche, ecc. - hai bisogno di una query tematica.
• Se sei interessato subito alla storia di un'intera famiglia o clan, se vuoi sapere se una persona è imparentata con te o meno, creiamo una query genealogica.
• Se hai bisogno di materiale per garantire gli interessi o i diritti legittimi di qualcuno - una richiesta sociale e legale (ufficiale; da una persona fisica o giuridica; consolare - dagli stranieri agli archivi russi, dai russi - a quelli stranieri).

1. Scriviamo al direttore dell'archivio.
2. Specifica le informazioni su di te o sull'organizzazione per conto della quale viene creata la richiesta.
3. Specificare l'indirizzo di restituzione e il numero di telefono di contatto. Altrimenti dove ti verrà risposto?
4. In forma libera formuleremo la domanda in modo chiaro e conciso. Quanto più specificatamente definisci l'essenza del problema, tanto più probabile sarà ottenere esattamente le informazioni su cui stai contando. Sì, riceverai una risposta prima.
5. Per velocizzare il lavoro del personale dell'archivio e ottenere le informazioni necessarie, indichiamo l'orario e il luogo più precisi possibile. In quale territorio hanno vissuto le persone o si sono svolti gli eventi che ti interessano? Che ora era?

Adesso devi decidere a chi inviare la tua richiesta.

• Se hai bisogno di conoscere la data di nascita, morte o matrimonio, rivolgiti all'ufficio anagrafe del distretto. Ma solo a condizione che non siano passati più di 75 anni.
• Se è necessario stabilire la data esatta da cui sono trascorsi più di 75 anni, inviamo una richiesta all'Archivio regionale dello stato.
• Se vuoi conoscere il lavoro di un parente, risultati, premi, meriti, contatta l'archivio dell'organizzazione di cui era membro. Se il tuo parente era un militare, contatta l'Archivio militare di stato russo, se un marinaio, l'Archivio navale centrale.

Perché non c'è risposta?

Se non hai risposto entro 3 mesi, potresti aver usato una formulazione troppo vaga e gli addetti all'archivio semplicemente non riescono a finire il lavoro, passando la tua richiesta da un dipartimento all'altro. Oppure si è semplicemente perso. In ogni caso è possibile inviare nuovamente la richiesta.

Caratteristiche della cooperazione con gli archivi

Fare una richiesta all'archivio sarà utile non solo quando cerchi parenti. Questo ti tornerà utile se stai scrivendo un diploma, una tesi di dottorato o qualsiasi altro lavoro scientifico. Per poter accedere ai documenti storici, la tua istituzione scientifica deve presentare all'archivio "Attitude", che indicherà l'ente che ti ha inviato all'archivio, e l'oggetto della richiesta.

Consulenza legale gratuita:

Fare domanda su iniziativa personale: chiederanno solo il passaporto. Riceverai un modulo di domanda da compilare sul posto.

Alcuni servizi possono essere ottenuti solo a pagamento, come scansione, fotocopie, stampa. Per l'urgenza di preparare i documenti, a volte devi anche pagare un extra.

Raccogliendo informazioni su eventi e persone del passato, a volte incontriamo difficoltà. Ma più difficile sarà il percorso che abbiamo percorso, maggiore sarà la soddisfazione che otterremo dal risultato.

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9 commenti su “Come effettuare una richiesta all'archivio? "

Nonostante abbia inviato più volte richieste all'archivio, è stato interessante leggerlo. A proposito, a San Pietroburgo, ho ricevuto risposte alle richieste 6-8 mesi dopo l'invio. Quindi le risposte possono richiedere molto tempo.

Lena, hai esperienza nell'invio di richieste ad altri paesi che erano le nostre repubbliche? Paesi baltici, Bielorussia, Ucraina, Moldavia, ecc.? Dopotutto, la nostra gente ha viaggiato così tanto per il paese che molto spesso è necessario rivolgersi alle ex repubbliche fraterne. Ho inviato una richiesta alla Bielorussia: nessuno ha risposto. =((

Consulenza legale gratuita:

Ciao Inga! Hai ragione, a volte puoi aspettare più di 6 mesi per avere risposte alle richieste. È preferibile inviare tramite raccomandata, così almeno avrete la certezza che la richiesta sia pervenuta all'archivio. Per posta ho ricevuto una lettera solo per circa 3 mesi. Non ho ancora avuto esperienza di richieste ad altri paesi, ora sto preparando una richiesta all'Archivio di Stato della regione di Chernihiv in Ucraina (come si è scoperto, i miei antenati si sono trasferiti in Estremo Oriente dalla provincia di Chernigov all'epoca fine del XIX secolo), ti racconterò sicuramente sul blog cosa ne verrà fuori. All'archivio è stato dedicato anche l'ultimo numero della nostra rivista.

Grazie per le informazioni! Proprio l'altro giorno pensavo all'origine del mio cognome e dei miei antenati! Il tuo blog è stato molto utile!

Non mi sono mai rivolto agli archivi, ma il desiderio nasce sempre più spesso, perché sono troppi i “punti vuoti” nella storia della nostra famiglia. Grazie per il consiglio))

Dimmi come scrivere la stessa query genealogica: qual è la struttura della sua scrittura, quali informazioni dovrebbero essere indicate su di te e sui tuoi parenti in modo che la query non venga ignorata? Vivo in Ucraina e la maggior parte delle radici sono in Russia (regioni di Novgorod, Tver).

L'idea di fare una richiesta del genere esiste da molto tempo, ma non so come realizzarla nella pratica (soprattutto in un altro Stato - potrebbero esserci altri requisiti).

Le sarei grato se potesse almeno dirmi dove si possono trovare queste informazioni.

Con sinceri auguri di tutto il meglio a te e alla tua famiglia!

Ciao Vittoria! Non esiste una struttura chiara per le richieste all'archivio. Ci sono regole generali: una formulazione chiara della domanda, l'indicazione dei dati iniziali (ora, luogo in cui si sono verificati gli eventi di tuo interesse o dati conosciuti sull'antenato), una garanzia di pagamento se necessario, la presenza di un indirizzo di ritorno a cui verrà inviata la risposta. Molti siti di archivio dispongono di modelli di richiesta speciali. In caso contrario, scrivere in forma libera. Modelli di esempio per query genealogiche sono stati visti solo qui www.zaporozhskie.ru/load/. arhivy/Guarda, potrebbe andare bene.

Ciao! Mi potete aiutare? È solo che non so a chi rivolgermi. Il fatto è che avevo un bisnonno da parte di madre. Secondo i racconti di mio nonno, che non è più vivo, suo padre (il mio bisnonno) era di Mosca, almeno viveva lì prima della rivoluzione, i suoi genitori possedevano una fabbrica di scarpe e lui stesso prestava servizio nell'esercito zarista , ha avuto premi, ma è lì che ha prestato servizio, non lo sappiamo. Dopo la rivoluzione partì per la Siberia, lì si nascose, lì sposò una donna semplice, lavorò come semplice calzolaio e lì morì. Quindi ho una domanda, posso scoprire qualcosa su di lui attraverso l'archivio, ma non so quasi nulla di specifico, né la sua data di nascita, solo approssimativamente, né il luogo esatto di nascita, solo Mosca, non so nulla dei suoi genitori, solo il nome di suo padre e che avevano una fabbrica di scarpe. Conosco anche l'anno di nascita della sorella del mio bisnonno, ma non so altro. Ebbene, si presume anche che abbia partecipato alla prima guerra mondiale, e poi abbia prestato servizio nel territorio del Trans-Baikal, la città di Verkhneudinsk, ora ribattezzata Ulan-Ude, e sembra che sia rimasto lì quando ebbe luogo la rivoluzione. Allora dimmi, per favore, è possibile, sulla base di questi dati, senza conoscere le date esatte, iscriversi all'archivio? Cercheranno? oppure non basta? Vorrei sapere quando e dove è nato il mio bisnonno e, se possibile, i suoi genitori. Scopri dove vivevano e almeno qualcosa su di loro. E in questo caso, dove dovrei andare, a quale archivio scrivere, non vivo a Mosca. Mi chiederanno la prova che sono un parente, posso presentare solo l'atto di nascita di mio nonno, non ci sono altri documenti. Scusate se ho scritto molto. Grazie.

Ciao Maria! Quando si lavora negli archivi, di solito richiedono la conferma della parentela, a volte possono fare un'eccezione se sono trascorsi più di 100 anni e le informazioni non sono classificate. Inizierei dal certificato di nascita di tuo nonno, puoi rivolgerti all'ufficio anagrafe che lo ha rilasciato. Dopotutto, non tutte le informazioni sono scritte nel certificato di nascita; nell'atto dovrebbero essere indicati la data di nascita della bisnonna e del bisnonno, il luogo di nascita e anche il luogo di residenza al momento della registrazione della nascita. documentazione. Per presentarsi all'anagrafe è consigliabile avere con sé il tuo atto di nascita e l'atto di nascita di tua madre + l'atto di nascita di tuo nonno, di cui hai parlato. Se questo ufficio anagrafico non è nella tua città, contatta il tuo, loro dovranno inoltrare la tua richiesta all'ufficio anagrafico richiesto, e darti anche una risposta quando arriva. Conoscere la data e il luogo di nascita del tuo bisnonno renderà più semplice l'accesso agli archivi. Inoltre, dopo aver ricevuto queste informazioni, potrai andare oltre, in base al luogo di nascita del tuo bisnonno e alla sua data esatta di nascita, sarà possibile scoprire i nomi dei suoi genitori, molto probabilmente attraverso i registri di nascita, ma questa è la fase successiva. Per quanto riguarda la partecipazione dei tuoi antenati alla prima guerra mondiale: nell'SVRT è in corso di attuazione un progetto globale dedicato ai partecipanti alla prima guerra mondiale 1914.svrt.ru Forse troverai qualcosa lì. Un altro buon indizio è il calzaturificio di proprietà dei tuoi antenati, ma prima di tutto devi scoprire i dati che ho citato sopra. Scopri tutto quello che puoi attraverso l'anagrafe e Internet, scrivimi, penseremo a dove andare dopo.

Ciao Inga. Potete dirmi se non so dove è nata mia nonna, so solo dove e quando è morta, dove posso fare una richiesta per conoscere i suoi genitori, alzando la registrazione metrica, probabilmente. So tutto della sorella di mio nonno e di suo marito, e che c'era un bambino che ora vive a Tallinn, ma non conosco il suo nome e la data di nascita, solo il cognome Renwald, come posso trovarlo? Cosa posso provare nelle mie situazioni senza speranza?

Quali difficoltà hai avuto nell'ottenere i servizi elettronici forniti dalle autorità?

• Le informazioni di base erano difficili da comprendere (50%, 4 voti)
• Problemi tecnici legati al funzionamento del sito (25%, 2 voti)
• Difficoltà associate al deposito di domande e altri documenti (25%, 2 voti)
• Non ci sono state difficoltà (0%, 0 voti)
  1. Febbraio 27

  5. Vai al portale e accedi al "Account personale". Trova il collegamento "Registrati". Qui devi inserire i tuoi dati: nome completo, numero di assicurazione di un conto personale individuale (SNILS) e numero di identificazione fiscale (TIN), nonché scegliere un metodo per fornirti un codice di attivazione dell'account. Se scegli la consegna tramite posta, entro circa una settimana arriverà a casa tua una raccomandata con un codice.

  6. Inserisci il codice di attivazione ricevuto nella pagina di accesso del tuo account personale. Per fare ciò, fare clic sul pulsante appropriato.

  7. Accedi al tuo account personale inserendo SNILS e password. Seleziona il pulsante "Servizi elettronici" nel menu che si apre.

  8. Seleziona il Servizio federale di migrazione dall'elenco dei dipartimenti aperto. E poi, nell'elenco dei servizi FMS disponibili, trova la voce "Fornire indirizzo e informazioni di riferimento".

  9. Conferma il tuo consenso al conferimento dei dati personali e seleziona la tua regione.

  10. Compila tutti i campi obbligatori del modulo aperto. Fare clic sul pulsante "Invia domanda".

  11. Controlla lo stato di avanzamento dell'elaborazione della tua richiesta nel tuo account personale (il pulsante "Applicazioni" nella pagina principale del tuo account personale). Inoltre, riceverai regolarmente notifiche via e-mail sui cambiamenti nello stato della richiesta.

Un archivio è un'istituzione statale che garantisce la sicurezza dei documenti, condizioni favorevoli per il loro utilizzo, fornisce informazioni alle autorità statali e ai governi locali e soddisfa anche i bisogni informativi della popolazione. E ottenere le informazioni necessarie per tutelare gli interessi personali dei cittadini è un nostro diritto inalienabile. Considera le fasi che una persona attraversa quando si candida all'archivio.

Quali sono le richieste?

Le richieste sono di tre tipi:

• tematico- richieste di informazioni su una questione, argomento, evento o fatto specifico. Ad esempio, una richiesta biografica, che stabilisce le informazioni necessarie per studiare la vita di una determinata persona, chiarisce i fatti della sua biografia;
• genealogico- richieste che esprimano la necessità di informazioni documentali accertanti la parentela, i legami familiari di due o più persone, la storia familiare, il clan;
• socio-giuridico- richieste di una persona o organizzazione specifica relative alla garanzia dei propri diritti e interessi legittimi. Sono divisi in tre gruppi:
  • carattere ufficiale da parte delle autorità legislative ed esecutive;
  • da persone fisiche e giuridiche;
  • richieste da parte di cittadini russi, stranieri e apolidi residenti all'estero, cosiddetti consolari.

Per noi, le più interessanti saranno le richieste sociali e legali da parte di persone fisiche e giuridiche. Secondo le Regole per l'organizzazione dell'archiviazione, dell'acquisizione, della contabilità e dell'uso dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa, le richieste sociali e legali includono richieste di conferma di:

• esperienza lavorativa e retribuzione
• servizio in unità e formazioni militari,
• sullo stato di salute,
• premi, riconoscimenti,
• ottenere un'istruzione,
• l'uso della repressione
• sugli atti di stato civile, ecc.

Esempio 1

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Ad esempio, dopo aver analizzato il libro di lavoro di un dipendente assunto per una posizione manageriale e di responsabilità, l'impresa vorrà assicurarsi che il dipendente abbia realmente avuto esperienza lavorativa in una grande azienda. Se la società è stata liquidata secondo le modalità stabilite dalla legge (anche a seguito di procedure concorsuali) o è stata trasformata in modo tale da comportare il trasferimento di documenti relativi al personale all'archivio, il datore di lavoro può rivolgersi all'archivio con una corrispondente richiesta.

Non è raro il fastidio di preparare documenti relativi alla nomina delle pensioni ai dipendenti.

Servizi gratuiti e a pagamento

Tutte le indagini socio-giuridiche vengono svolte dall'archivio gratuitamente. Ma ci sono delle eccezioni:

• se hai bisogno di evadere la richiesta con urgenza (entro 1-5 giorni dalla data della richiesta);
• rilasciare un duplicato o riemettere un certificato d'archivio in sostituzione di quello smarrito o deteriorato per colpa del richiedente (salvo incidenti documentati);
• fare più copie del certificato d'archivio su richiesta del richiedente;
• presentare richiesta di anzianità e retribuzione per un periodo superiore a 5 anni (60 mesi consecutivi);
• avanzare una richiesta di proprietà.

Per i servizi nella sala di lettura dell'archivio non viene addebitato alcun costo (ad eccezione dei servizi non previsti dal Regolamento per il lavoro degli utenti nelle sale di lettura dell'Archivio di Stato della Federazione Russa).

La nomenclatura dei lavori e dei servizi retribuiti forniti dagli archivi è stabilita dal Servizio archivistico federale della Russia. Su questa base l'archivio può elaborare un elenco più dettagliato, che il direttore approva. Inoltre, l'archivio può determinare autonomamente le categorie di persone giuridiche e persone fisiche (pensionati, disabili, orfanotrofi, ecc.), per le quali lavori e servizi vengono svolti a condizioni preferenziali.

Richiedere termini di esecuzione

Secondo le Regole fondamentali per il lavoro degli archivi delle organizzazioni (approvate con decisione del Collegium dell'Archivio federale del 6 febbraio 2002) il termine per l'esecuzione delle richieste di natura sociale e giuridica secondo i documenti dell'archivio non deve superare i 30 giorni dalla data di registrazione della richiesta. Con il permesso della direzione dell'archivio, questo termine può essere prorogato se necessario, ma non oltre 30 giorni con la notifica obbligatoria del richiedente. Se dopo la scadenza dei termini stabiliti non si riceve risposta, è necessario rivolgersi all'autorità di gestione archivistica della regione interessata chiedendo per quale motivo il ricorso indirizzato non è stato eseguito.

Le richieste vengono eseguite in conformità con la procedura per l'utilizzo dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa, stabilita dalla legge federale n. 125-FZ del 22 ottobre 2004 "Sull'archiviazione nella Federazione Russa", legge federale n. 24-FZ del 20 febbraio 1995 “Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni”.

Se la tua richiesta è considerata non fondamentale, allora il suo trasferimento in proprietà ad altri archivi o enti dovrà essere effettuato entro 5 giorni dalla data di ricevimento della richiesta all'archivio, e di ciò dovrà essere informato.

Dove candidarsi?

Innanzitutto, a quale archivio rivolgersi dipende dalle dimensioni dell'organizzazione a cui si è interessati: se avete bisogno di dati su una persona che lavora (ha lavorato) in un istituto di subordinazione federale, dovreste rivolgervi all'Archivio federale; subordinazione repubblicana, regionale, regionale - agli archivi di stato della regione corrispondente; subordinazione della città e del distretto - agli archivi comunali.

Esempio 2

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Se è necessario richiedere informazioni su una persona che ha lavorato presso un'impresa statale liquidata a Mosca, è necessario contattare l'Archivio centrale statale dei documenti sul personale delle imprese, istituzioni e organizzazioni statali liquidate a Mosca.

Se una persona lavorava in un'impresa subordinata al comune o in un'organizzazione non governativa, la ricerca dei documenti dovrebbe iniziare con l'archivio della città o del distretto. Con le organizzazioni commerciali ci sono difficoltà legate alla mancanza di meccanismi legali per richiedere il trasferimento di documenti per l'archiviazione statale.

Per sapere quale archivio contattare è possibile utilizzare il sito www.rusarchives.ru. Esiste anche una guida online agli archivi della Russia www.guides.rusarchives.ru, che consente di effettuare ricerche in 31 archivi federali e 49 regionali e comprende circa 140mila fondi archivistici contenenti dati socio-politici, storici, militari, economici e altro. documentazione.

Come fare una richiesta?

Non ci sono requisiti stringenti per la richiesta; la domanda viene presentata in forma libera, ma indirizzata al direttore dell'archivio. Indipendentemente dalla tipologia di richiesta dovranno essere fornite le seguenti informazioni:

• cognome, nome, patronimico dell'interessato al momento e, obbligatorio, cognome nel periodo richiesto (indicare l'anno di cambiamento del cognome, se avvenuto);
• l'indirizzo a cui inviare la risposta in archivio;
• il tuo numero di telefono di contatto;
• su cosa e per quale scopo le informazioni vengono richieste.

Ecco le query più comuni e spiega cosa è necessario specificare in ciascuna di esse per rendere possibile l'esecuzione di tale query:

In generale, alcuni archivi accettano non solo richieste di carattere sociale e giuridico redatte su carta, ma anche inviate via e-mail, e alcuni anche per telefono.

Esempio 3

domanda di esempio per la ricezione del certificato di stipendio d'archivio

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Esempio 4

Esempio di lettera di richiesta da parte di una persona giuridica (modello di modulo)

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Trascrizione dell'archivio

Molto spesso, il richiedente riceve una risposta alla richiesta sotto forma di un certificato d'archivio, meno spesso - un estratto d'archivio o una copia del documento.

Secondo GOST R 51141-98 “Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni" trascrizione d'archivio - si tratta di un documento ufficiale dell'archivio contenente informazioni provenienti da documenti d'archivio relativi all'oggetto della richiesta, con l'indicazione degli indirizzi dei documenti.

Diamo un'occhiata ad alcune referenze che vengono rilasciate per le richieste più diffuse.

Il certificato archivistico attestante l'anzianità di servizio riporta i dati relativi al tempo per il quale sono disponibili informazioni nei documenti d'archivio: viene fornito il nome esatto della posizione ricoperta dal cittadino e il periodo del suo lavoro (vedi Esempio 5). Le schede del personale, i questionari, le autobiografie, compilate personalmente da un cittadino, sulle quali non sono presenti segni di verifica delle informazioni in esse contenute sulla base dei documenti o certificati originali presentati, non possono fungere da base per il rilascio di certificati di anzianità archivistici (se necessario, tale informazione viene riportata per iscritto). Come documenti che confermano l'anzianità di servizio vengono utilizzati solo gli ordini per l'attività principale, i conti personali, i libretti, le tessere dei sindacati.

Il certificato per la nomina o il ricalcolo della pensione include le informazioni secondo le modalità determinate dall'ente che fornisce le pensioni ai cittadini. Le informazioni sui guadagni sono incluse nel certificato così come sono riportate nei documenti dell'archivio. I dati sono presentati separatamente per ogni anno senza sommatoria all'interno dell'anno. L'archivio non calcola la retribuzione media mensile e media annuale. In assenza di documenti salariali, lo stipendio ufficiale può essere stabilito sulla base della tabella del personale dell'organizzazione per il periodo in questione, altri pagamenti - sulla base di ordini su questioni relative al personale o su attività principali.

Nel certificato di istruzione, in assenza di informazioni nei documenti sul completamento di un istituto scolastico da parte di un cittadino, è indicato su quale corso o in quale classe ha studiato.

Quando si eseguono richieste ripetute o si compila, su richiesta di un cittadino (organizzazione), un certificato simile a quello precedentemente emesso, l'archivio verifica la conformità delle informazioni contenute in tale certificato con quelle contenute nei documenti, e se vengono fornite informazioni aggiuntive trovati, li include nel certificato di archivio riemesso.

Esempio 5

Esempio di certificato d'archivio

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Qualora nell'archivio non siano presenti documenti necessari per soddisfare la richiesta, viene redatta una risposta sul modulo dell'archivio in cui vengono illustrate le ragioni dell'assenza di documenti contenenti le informazioni richieste e vengono fornite le necessarie raccomandazioni. Nel preparare le risposte "negative", gli archivisti cercano di evitare diciture come "i documenti non sono stati conservati nell'archivio", di solito al richiedente vengono fornite raccomandazioni su come trovare le informazioni necessarie o viene spiegato il motivo della mancanza di documenti d'archivio sull'oggetto della richiesta spiegato. In caso di prova documentata dello smarrimento di documenti d'archivio contenenti le informazioni richieste, l'archivio può (ma non è obbligato a) rilasciare un certificato sui motivi dello smarrimento, se necessario, certificato dal sigillo dell'archivio.

Va notato che il testo nel riferimento archivistico è riportato in una sequenza cronologica degli eventi; in alcuni casi riproduce citazioni da documenti d'archivio. Dopo il testo del certificato sono indicati i dati di ricerca dei documenti che sono serviti da base per la sua compilazione (numeri dei fondi, inventari, pratiche, fogli del documento).Si precisa che il testo del certificato d'archivio è data in sequenza cronologica degli eventi, in alcuni casi sono riprodotte citazioni di documenti d'archivio. Dopo il testo del certificato sono indicati i dati di ricerca dei documenti che sono serviti da base per la sua compilazione (numeri dei fondi, inventari, fascicoli, fogli del documento).

In generale, è abbastanza difficile unificare la forma delle informazioni di archivio, così come la forma di scrittura di una richiesta. Esistono tuttavia Raccomandazioni per la preparazione di riferimenti archivistici e risposte a richieste standard di carattere sociale e giuridico emesse dalle istituzioni archivistiche della Federazione Russa (lettera dell'Archivio Federale del 14 marzo 2005 n. 6/486-K). Le Raccomandazioni forniscono 12 esempi di riferimenti archivistici per diverse situazioni.

Le copie del certificato d'archivio (senza timbro e sigillo) sono autenticate dal responsabile dell'archivio e rimangono negli uffici dell'archivio.

Si tenga presente che i riferimenti archivistici differiscono nel nome del tipo di documento “ARCHIVE CERTIFICATE” dagli altri riferimenti, che vengono chiamati semplicemente “REFERENCE”.

Anche le società commerciali hanno il diritto di rilasciare certificati di archivio, estratti di archivio, ma a condizione che dispongano di un archivio sotto forma di unità separata. In caso contrario si limiteranno ai soliti certificati, estratti e copie.

Secondo le Regole fondamentali per il funzionamento degli archivi delle organizzazioni, approvate con decisione del Collegium dell'Archivio federale del 6 febbraio 2002 e vincolanti per tutte le organizzazioni non governative, l'archivio è creato come unità strutturale indipendente dell'organizzazione oppure un'unità nell'ambito del servizio di gestione documentale (lavoro d'ufficio), che riceve e archivia i documenti d'archivio per finalità di utilizzo. I certificati, le copie d'archivio e gli estratti identici all'originale, sono autenticati dalla firma del responsabile dell'organizzazione o di una persona da lui autorizzata (il responsabile dell'unità che comprende l'archivio) e dal sigillo ufficiale dell'organizzazione.

Estratto archivistico e copia archivistica

Sull'estratto d'archivio e sulla copia d'archivio vengono apportate le designazioni appropriate: "ESTRATTO DI ARCHIVIO" o "COPIA DI ARCHIVIO". Sono redatti sulla forma dell'archivio, ma quando si effettuano fotocopie e fotocopie di documenti d'archivio, la forma dell'archivio non viene utilizzata.

Quando si rilascia un estratto, il nome del documento originale, il suo numero e la data sono riprodotti integralmente (vedi Esempio 6). Il contenuto dell'estratto archivistico del documento deve soddisfare la richiesta. La coerenza del contenuto e l'esatto significato di ciascun estratto del testo dei documenti non dovrebbero essere violati. I puntini di sospensione vengono posizionati all'inizio e alla fine di ciascun estratto del documento, nonché nei punti in cui vengono omesse le singole parole. In un estratto d'archivio è possibile fornire solo estratti di un documento.

Attenzione! Le singole parole ed espressioni di un documento autentico che sollevano dubbi sulla sua autenticità dovrebbero essere specificate con le parole: "così nel documento".

Le copie e gli estratti archivistici sono certificati dalla firma del responsabile dell'archivio e dal sigillo ufficiale dell'organizzazione.

Esempio 6

Esempio di estratto d'archivio

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Dopo il testo dell'estratto d'archivio sono indicati la cifra d'archivio e i numeri di foglio dell'unità di conservazione del documento d'archivio che è servito come base per l'emissione di questo estratto (vedi Esempio 6).

La copia d'archivio ripete integralmente il documento richiesto. Sul retro sono apposte le cifre archivistiche ed i numeri di foglio delle unità di conservazione del documento archivistico.

Tutti i fogli di una copia o di un estratto archivistico devono essere rilegati, numerati e certificati dal responsabile dell'archivio nei luoghi di fissaggio.

I documenti informativi predisposti dall'archivio, le copie d'archivio e gli estratti vengono inviati al richiedente tramite posta ordinaria.

Se hai trasferito documenti nell'archivio di un'organizzazione di terze parti

Supponiamo che la tua azienda abbia trasferito i suoi documenti per la custodia a un'organizzazione terza che fornisce professionalmente tali servizi. Tali servizi sono forniti non solo dagli archivi commerciali, ma anche da quelli statali/comunali. Il titolare dei documenti continua ad essere l'azienda nel cui territorio i documenti non si trovano più. Chi in questo caso ha il diritto di rilasciare certificati archivistici: il custode o il proprietario?

Ai sensi dell'articolo 892 del Codice Civile della Federazione Russa n. 14-FZ del 26 gennaio 1996, il custode non ha il diritto di utilizzare la cosa trasferita per la custodia senza il consenso del depositante, né di fornire l'opportunità di utilizzare a terzi, salvo i casi in cui l'uso della cosa depositata è necessario per garantirne la sicurezza e non è in contrasto con il contratto di custodia. Pertanto, se volete delegare al custode l'autorità di emettere certificati per richieste sociali e legali e risparmiare tempo, specificate questa condizione nel contratto di outsourcing. In caso contrario, sarà il titolare dell'azienda a occuparsi personalmente dei documenti: se necessario, dovrai richiedere all'ufficio i documenti precedentemente esportati, trattarli e redigere un certificato di archiviazione, poiché la questione della riservatezza delle informazioni è ancora una priorità .

Note a piè di pagina

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Se è necessario ripristinare informazioni su parenti o ottenere informazioni di diversa natura, è necessario scrivere e inviare una richiesta all'archivio appropriato. Ma come fare una richiesta all'archivio? Devo dire che negli archivi ci sono alcune regole per l'elaborazione delle richieste dei cittadini, quindi quando si crea una richiesta è necessario seguire alcune regole abbastanza semplici. Ora vi dirò come presentare una richiesta all'archivio in modo tale che venga accettata per l'esame e, soprattutto, che riceva una risposta positiva da parte degli archivisti, anche se bisogna ammettere che l'archivio potrebbe non rispondere molte richieste. Cosa fare in questo caso: leggi l'ultimo capitolo del nostro articolo. Inoltre, per vostra comodità, alcuni materiali sono presentati sotto forma di elenchi.

Tipi di richiesta

Per coloro che non hanno ancora riscontrato richieste di archivio, sarà utile sapere che esistono tre tipologie di richieste di archivio:

1. tematico - associato all'ottenimento di informazioni su un problema o argomento specifico (biografia di una determinata persona, informazioni storiche su qualcosa, ecc.);
2. socio-legale - relativo alla garanzia degli interessi legittimi e dei diritti di una persona o organizzazione;
3. genealogico: indagini sulla storia di una famiglia o di un clan o sull'accertamento di parentela.

Inoltre, anche le richieste sociali e legali si dividono in tre tipologie:

1. da persone fisiche o giuridiche;
2. richieste consolari: da parte di persone residenti all'estero;
3. carattere ufficiale: da diverse autorità.

Come scrivere una richiesta all'archivio

• Innanzitutto la richiesta deve contenere informazioni sul mittente. Se sei un individuo, è sufficiente indicare il tuo cognome, nome e patronimico e, se rappresenti un'organizzazione, indicarne il nome e l'indirizzo legale.
• Assicurati di includere il tuo indirizzo di ritorno nel testo della richiesta, altrimenti gli addetti all'archivio semplicemente non saranno fisicamente in grado di inviarti una risposta.

• È molto importante formulare la domanda nel modo più chiaro e preciso possibile. Se stai raccogliendo dati sui tuoi antenati, non descrivere la storia della tua famiglia in dettaglio ed evita un linguaggio vago nel tuo desiderio. Il fatto è che esiste un regolamento per lavorare con richieste e ricorsi di cittadini e organizzazioni, secondo il quale, prima di tutto, la richiesta viene sottoposta all'esame della direzione dell'archivio. È il leader che determina la classificazione della richiesta: tematica, socio-giuridica o genealogica. E poi, a seconda della natura della richiesta, il manager la trasferisce al dipartimento competente per l'esecuzione. Pertanto, più la tua formulazione è vaga, più è probabile che la natura della tua richiesta venga determinata in modo errato (per te, ovviamente) e, di conseguenza, la nomina del suo esecutore testamentario. Una richiesta fuzzy verrà inviata da un dipartimento all'altro e potresti attendere molto tempo per una risposta.
• Assicurati di definire l'ambito al momento della richiesta: temporaneo (cronologico) o territoriale. Ciò è particolarmente importante se stai cercando persone con un cognome comune. In questo caso, semplicemente non sarai in grado di trovare tutti i tuoi omonimi. Indicare quindi il periodo temporale, nonché l'ambito territoriale affinché la ricerca dei parenti possa avere successo.

Dove andare

Molti sono interessati anche a quali archivi contattare e con quali richieste. Se la tua domanda riguarda informazioni civili generali (ad esempio date di nascita o di morte, date di matrimonio), l'archivio regionale dell'anagrafe ti aiuterà. Tieni solo presente che tutti i record vengono archiviati per 75 anni. Per ricercare documenti più vecchi è necessario rivolgersi all'Archivio regionale dello Stato, dove gli uffici anagrafici trasferiscono tutti i documenti dopo il periodo indicato. Per ottenere dati sulla carriera lavorativa di un parente, contattare gli archivi delle organizzazioni competenti o l'RGVA - Archivio militare statale russo, se si tratta di militari. Per cercare informazioni sui marinai c'è TsVMA - Archivio navale centrale. È meglio se hai già informazioni sul numero dell'unità in cui la persona ha prestato servizio, nonché sugli anni approssimativi del suo servizio nelle truppe interessate.

Documenti e servizi

Oltre alle informazioni familiari e personali nello stato. archivi, puoi anche ricevere informazioni su vari eventi storici e persino lavorare con molti documenti storici. Nel caso in cui raccogli informazioni per la preparazione di qualsiasi lavoro scientifico, devi prendere un documento speciale dall'istituzione scientifica in cui lavori o studi, chiamato "Attitude". Nella relazione sarà indicato quale organizzazione scientifica ti ha inviato e l'oggetto della tua richiesta a questo archivio. Se ti rivolgi all'archivio per una questione personale relativa alla ricerca di informazioni sui parenti, avrai bisogno solo di un passaporto e di una domanda, il cui modulo viene solitamente rilasciato dagli stessi archivisti. Inoltre, quando si lavora in archivio, si tenga presente che oltre ai servizi gratuiti (lavoro in sala di lettura), esistono una serie di servizi a pagamento che non sono previsti dalle regole per il lavoro in archivio. Pertanto, può essere addebitata una tariffa per la preparazione dei riferimenti archivistici da parte dei dipendenti dell'archivio o per la preparazione accelerata di vari documenti, servizi di scansione o fotocopiatura, ecc. E come appare una richiesta di esempio all'archivio, puoi vedere qui in questo articolo: "Se sei venuto all'archivio ..." - qui troverai varie richieste e puoi anche vedere le risposte degli archivisti alle richieste di cittadini e organizzazioni. E un'altra domanda che spesso sorge tra le persone che si rivolgono a vari archivi. La questione riguarda i tempi di esame delle richieste. Qui puoi rispondere solo in questo modo: non sono previsti termini precisi per la risposta, se non diversamente previsto dalla procedura adottata in un particolare archivio. E in linea di principio, potresti non ricevere affatto una risposta alla tua richiesta, quindi due o tre mesi dopo aver inviato la richiesta, è ragionevole inviarne un'altra.