MFP per ufficio: come scegliere la soluzione migliore

I dispositivi multifunzione per ufficio sono disponibili in una grande varietà di marche e tipologie. Il gruppo di apparecchiature, chiamato in inglese Multi-Function Printer (MFP), comprende dispositivi e macchine di mercato a basso costo che meritano l'appellativo di centri mobili per la creazione e la gestione dei documenti aziendali. Cosa cercare per scegliere il meglio MFP?

Prima di scegliere un MFP per l'ufficio, dovresti scoprire cosa ha l'MFP. Grazie a ciò, l'acquirente non solo potrà scegliere le migliori fotocopiatrici multifunzionali per le proprie esigenze, ma non pagherà più del dovuto per attrezzature non necessarie, le cui capacità, forse, nessuno utilizzerà.

Quali sono le funzionalità di una multifunzione per ufficio?

Ogni MFP moderno è una macchina che esegue attività relative a:

• foca,
• copiando,
• scansione,
• invio di fax.

Vale anche la pena considerare le caratteristiche specifiche del dispositivo e la possibilità di espanderle con ulteriori vassoi carta e vassoi di uscita. Espandono notevolmente le capacità dell'MFP. Ad esempio, le fotocopiatrici multifunzione di fascia alta offrono vassoi di base con capacità che vanno da poche centinaia di fogli a diverse migliaia di fogli se aggiornati. I raccoglitori di stampa adatti devono essere selezionati in base alle dimensioni dei vassoi.

Una parte importante di ogni fotocopiatrice multifunzione sono i finisher, che sono moduli speciali che consentono di rifinire i documenti. Può trattarsi di perforare, pinzare o piegare le stampe finite.

Come scegliere i parametri del dispositivo multifunzione?

Le differenze significative da considerare quando si acquistano dispositivi multifunzione per l'ufficio sono parametri operativi specifici. A cosa dovresti prestare attenzione? Per le persone non tecniche che non vogliono dedicare del tempo allo studio delle specifiche, la linea guida più importante nella scelta di un multifunzione è il volume mensile di copie (stampa). I produttori indicano il valore minimo e massimo. La discrepanza tra loro può essere davvero significativa. Supponendo che l'auto sia disponibile solo durante l'orario lavorativo, ad es. circa 160 ore al mese, copertura di stampa ottimale significa oltre 3 pagine e copertura di stampa massima oltre 20 pagine al minuto. È sufficiente stimare il fabbisogno medio mensile di stampa in azienda e scegliere un dispositivo con un valore simile al volume di stampa mensile ottimale.

Determinare la domanda di stampa consente di restringere il set di macchine da cui è possibile scegliere il modello migliore per l'acquisto. Tuttavia, questo non è l'unico indicatore importante. Le seguenti variabili dovrebbero essere considerate prima di prendere una decisione definitiva:

• formati carta supportati - la chiave è scegliere tra dispositivi A4 e A3, che influisce in modo significativo sul prezzo di acquisto dell'MFP - i dispositivi di buona classe supportano formati predefiniti (standard), ma consentono anche di specificare i propri formati carta e spesso hanno anche il capacità di stampare banner,
• grammatura della carta consentita - prima dell'acquisto, vale la pena verificare la grammatura della carta supportata dal dispositivo, tenendo conto della grammatura massima della carta adatta per la stampa fronte/retro (stampa fronte/retro automatica),
• la possibilità di stampare a colori - anche se può sembrare ovvio, l'acquisto di una stampante a colori non è scontato: se gli utenti possono eliminare o ridurre al minimo la stampa a colori e allo stesso tempo vogliono ottenere la massima efficienza, allora la scelta migliore sarebbe un business- MFP in bianco e nero di classe,
• risoluzione di scansione / stampa - per l'elaborazione di documenti è sufficiente una risoluzione di 300 dpi e per la stampa di fotografie o grafica è richiesta una risoluzione minima di 600600 dpi e preferibilmente 12001200 dpi e superiore,
• formati di file supportati: formati di file in cui il dispositivo può salvare documenti scansionati e formati di file che può stampare, inclusa la stampa diretta, senza aprirli in un programma di modifica appropriato.

Qui vengono considerati solo i criteri più importanti e più ovvi per la scelta di una stampante multifunzione per ufficio. Ci sono molte altre variabili che possono essere importanti. Tutto dipende dalle esigenze individuali. Pertanto, la base per la selezione ottimale di MFP è determinare con precisione la necessità di stampa, scansione e copia in azienda.