Esempi di documenti sulla gestione dei registri del personale. Lavoro d'ufficio dalla A alla Z

Il successo negli affari dipende in gran parte dalla sua corretta organizzazione. Sia i dirigenti che i dipendenti ordinari dovrebbero tenere dei registri. Quali sono le sue caratteristiche, quali tipi esistono e quali documenti normativi dovrebbero essere presi in considerazione quando si organizza il flusso di documenti?

Cos'è il lavoro d'ufficio

Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla sua forma di proprietà e dalle sue caratteristiche, crea una varietà di documenti nel corso delle sue attività. Questi possono essere ordini, lettere e protocolli. Tutti riguardano la documentazione organizzativa e amministrativa.

Il lavoro d'ufficio è l'attività di creazione di documenti organizzativi, svolta secondo determinate regole e requisiti. Molto spesso, le imprese assegnano dipendenti speciali impegnati solo in quest'area. Nelle piccole aziende la funzione di segretaria può essere assegnata a quasi tutti i dipendenti.

Se capisci l'essenza della terminologia (cos'è il lavoro d'ufficio), l'origine della parola diventerà chiara. Questa è, prima di tutto, la registrazione di informazioni ufficiali su un supporto tangibile. Durante questo processo viene creato un utente che successivamente avvia determinate azioni.

Il termine stesso "lavoro d'ufficio" è apparso molto tempo fa, ma solo a metà del secolo scorso ha preso forma ufficiale, essendo sancito in documenti normativi a livello statale.

Lavoro d'ufficio e flusso di documenti: che cos'è?

Un’organizzazione non può esistere indipendentemente dalla legislazione. Ha sempre lavoro d'ufficio e flusso di documenti. Che cos'è, quali sono le caratteristiche del trasferimento dei documenti, come redigerli correttamente? Questi problemi vengono risolti da specialisti: segretari, archivisti, addetti al dipartimento del personale.

La tenuta dei registri implica la registrazione delle informazioni su un supporto tangibile, la creazione di un documento cartaceo o elettronico. Sulla base di esso, viene costruito il flusso di documenti dell'organizzazione: il movimento di un ordine o di una lettera, a partire dalla sua creazione e termina con l'esecuzione e l'invio all'archivio o la distruzione.

A seconda del luogo in cui vengono creati i documenti aziendali riguardanti i dipendenti e la direzione dell'organizzazione, il flusso dei documenti è suddiviso in esterno e interno. L'ulteriore percorso dell'ordine, dell'istruzione, della lettera dipenderà dalla fonte.

Il flusso documentale interno di un’organizzazione prevede le seguenti fasi:

Le fasi del flusso di documenti esterni sono generalmente simili, ma esistono alcune differenze:

• I documenti vengono forniti all'impresa dall'esterno. Questi possono essere documenti di organizzazioni superiori e inferiori, filiali, regolamenti di autorità ufficiali, ordinanze di tribunali, lettere di cittadini.
• Tutti i documenti aziendali ricevuti dall'organizzazione devono essere sottoposti a una procedura di registrazione. Lei conferma che sono sotto controllo.
• La fase successiva è lavorare con il documento, familiarizzare con o seguire le istruzioni.
• Se necessario, viene rilasciata una risposta ufficiale.
• L'ultima fase è la registrazione per l'archiviazione a lungo termine o di archivio e l'eventuale distruzione.

Inoltre, in relazione alla gestione dell'organizzazione, si distinguono le seguenti tipologie di flusso documentale:

Tutte le fasi del movimento dei documenti sono necessariamente registrate in giornali speciali. Possono essere eseguiti in diverse opzioni:

• circolazione di documenti;
• carte portadocumenti;
• La gestione elettronica dei documenti è più comune nella stragrande maggioranza delle organizzazioni.

Caratteristiche della gestione degli atti giudiziari

Molte persone si chiedono di cosa si tratta e in cosa differisce da quello generale. Un caso giudiziario è un pacchetto leggermente diverso di documenti e prove materiali. La sua corretta conservazione e movimentazione garantisce la trasparenza nel lavoro delle forze dell'ordine. Il lavoro giudiziario, a differenza del lavoro organizzativo, non può essere volontario. È condotto da persone autorizzate ed è rigorosamente controllato. Per lui tutte le fasi sono normativamente e rigorosamente definite, fino alla distruzione.

Funzioni di segretario

La maggior parte dei dipendenti dell'azienda ha un'idea molto vaga di cosa siano il lavoro d'ufficio e il flusso di documenti. Per una segretaria questa è un'attività professionale.

La segreteria di un'impresa svolge la funzione principale di: In base alla forma e alle caratteristiche del lavoro, l'organizzazione del servizio di lavoro d'ufficio dell'impresa è suddivisa nelle seguenti tipologie:

• Centralizzato: tutti i segretari sono in un dipartimento e fanno capo al capoufficio o al segretario senior.
• Decentralizzato: i segretari e i dipendenti che svolgono le loro funzioni sono dispersi tra i dipartimenti dell'organizzazione e riferiscono a diversi superiori.
• Misto: si trova più spesso nelle grandi organizzazioni.

Le caratteristiche del flusso di documenti nell'azienda dipenderanno direttamente dalla forma di segreteria adottata.

Istruzioni per il lavoro d'ufficio

Indipendentemente dalle dimensioni e dalla forma di proprietà, qualsiasi organizzazione deve disporre di un atto normativo che regoli la circolazione dei documenti. Cos'è e come comporlo? Questo problema preoccupa non solo i segretari, ma anche i dirigenti.

Le istruzioni per il lavoro d'ufficio sono un atto normativo interno di un'organizzazione, approvato con un ordine o una direttiva di direzione, con validità illimitata. Descrive tutte le fasi del passaggio del documento, fornisce elenchi di posizioni le cui firme possono certificare l'autenticità dei documenti ufficiali, fornisce campioni di progettazione, moduli e moduli.

Conservazione dei registri

Nelle piccole organizzazioni con un basso livello di flusso di documenti (meno di 200 all'anno), non si pone la questione di cosa sia la tenuta dei registri. Tutto viene deciso dai dipendenti stessi o anche dal manager.

Se gli obblighi di tenuta dei registri non sono diretti per il dipendente e non sono specificati nel suo contratto di lavoro, allora dovrebbe essere emanato un decreto per assegnare tali funzioni. Questo documento dovrebbe dettagliare ulteriori doveri, responsabilità e compensi.

Caratteristiche della gestione delle anagrafiche del personale

Se l'organizzazione ha almeno un dipendente, verranno creati documenti di lavoro. La questione di cosa sia la gestione dei documenti del personale è particolarmente rilevante per le imprese con un numero limitato di dipendenti.

La gestione dei registri del personale garantisce la circolazione di documenti specifici relativi alle attività lavorative dei dipendenti dell'impresa. Di solito, questi compiti vengono svolti dai dipendenti di un'unità speciale: il dipartimento del personale. Le loro funzioni comprendono la ricezione, l'elaborazione e l'archiviazione della documentazione del personale. Incluso il trattamento dei dati personali riservati.

Il flusso dei documenti del personale viene solitamente effettuato separatamente dal documento generale nel rispetto delle regole di segretezza e delle caratteristiche di conservazione.

Ottimizzazione del lavoro d'ufficio

Nonostante il rapido sviluppo delle tecnologie digitali, molte organizzazioni hanno difficoltà a ottimizzare il flusso dei documenti. Continuano a svolgere la corrispondenza cartacea alla vecchia maniera e a tenere regolari registri di bordo.

Ciò è dovuto a due fattori:

• resistenza alle innovazioni da parte dei dipendenti aziendali;
• mancanza di finanziamenti.

I manager dovrebbero ricordare che l'ottimizzazione del flusso di documenti con investimenti considerevoli produce un notevole effetto economico.

I documenti ufficiali creati da persone giuridiche o persone fisiche devono essere redatti e certificati secondo le modalità prescritte.

Quando si preparano documenti organizzativi e amministrativi, è consuetudine utilizzare un modulo già predisposto.

Un modulo di documento, come definito da GOST R 51141-98, è "un insieme di dettagli che identifica l'autore di un documento scritto ufficiale". GOST R51141-98. Conservazione e archiviazione dei registri. Termini e definizioni. M., 1998.-S. 2, paragrafo 44.

I moduli dei documenti possono essere stampati in una tipografia e, quando si utilizza un PC, il modulo può essere inserito nella memoria della macchina ed emesso automaticamente quando il documento viene stampato. Indipendentemente da come viene prodotto il modulo, è necessario tenere conto di alcuni requisiti stabiliti da GOST R 6.30-97 per i tipi di moduli, la loro progettazione, registrazione e archiviazione, compresi i moduli con l'immagine dell'emblema dello Stato della Federazione Russa, stemmi delle entità costituenti della Federazione Russa.

I moduli devono essere realizzati su carta bianca o carta chiara di qualità adeguata.

Quando si progettano moduli documentali, le dimensioni delle aree per l'ubicazione dei dettagli utilizzati sui moduli devono corrispondere a quelle riportate sul modulo campione.

Sul modulo, in conformità con le dimensioni stabilite e le regole per la progettazione dei dettagli, vengono applicati i dettagli permanenti, le posizioni di alcuni dettagli variabili, che dovrebbero trovarsi nella parte superiore (intestazione) del modulo, sono contrassegnate sotto forma di angoli o linee. Inoltre, gli angoli contrassegnano i campi del documento e la posizione dei dettagli applicati nella parte inferiore del modulo.

I moduli documentali possono essere prodotti nei formati A4 e A5, con opzioni angolari e longitudinali per la localizzazione dei dettagli. Quando si producono moduli stampando o utilizzando la tecnologia informatica, i dettagli vengono sempre redatti in modo centrato, quando vengono prodotti con una macchina da scrivere - a bandiera.

Per un'organizzazione, unità strutturale o funzionario sono stabiliti i seguenti tipi di moduli: modulo generale; forma di lettera; forma di un tipo specifico di documento.

Il modulo generale viene utilizzato per preparare qualsiasi tipo di documento tranne le lettere.

A seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, sul modulo generale possono essere scritti i seguenti dettagli permanenti:

01 - Emblema dello Stato della Federazione Russa;

02 - stemma di un'entità costituente della Federazione Russa;

03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);

04 - codice organizzazione;

06 - nome dell'organizzazione; 12 - luogo di redazione del documento.

Per i dettagli variabili, i limiti sotto forma di linee vengono applicati alla forma generale - per i dettagli:

09 - data del documento;

10 - numero di registrazione del documento (per questo dettaglio viene prestampato anche il segno “No”).

Sotto forma di angoli, si distinguono le posizioni dei seguenti dettagli:

14 - destinatario (inizio e fine dell'attributo, che indica contemporaneamente il confine del campo destro);

17 - titolo al testo del documento;

18 - marchio di controllo;

28 - contrassegno al ricevimento del documento da parte dell'organizzazione;

29 - identificativo della copia elettronica del documento.

Tra il dettaglio 04 “Codice organizzazione” ed i dettagli 09 “Data del documento” e 10 “Numero di registrazione del documento”, è lasciato lo spazio per applicare (imprimere) il dettaglio 08 “Nome del tipo di documento”.

Quando il nome del tipo di documento viene inserito nel modulo generale, ad esempio "ordine", "atto", "protocollo", questo modulo diventa un modulo di un tipo specifico di documento: modulo d'ordine, modulo di atto, modulo di protocollo , ecc. Pertanto, un modulo di un tipo specifico di documento è in realtà un tipo di modulo generale, poiché un modulo generale senza utilizzare il nome del tipo di documento non viene utilizzato affatto quando si redigono documenti organizzativi e amministrativi.

Il dettaglio 05 "Codice modulo documento" viene impresso sul modulo quando si registra un tipo specifico di documento, poiché ogni tipo (varietà) di documento ha il proprio codice modulo unificato secondo OKUD.

Nell'appendice sono riportati esempi di un modulo generale e di un modulo per un tipo specifico di documento. 2-6.

Il modulo lettera viene utilizzato quando si redige un solo tipo di documento: una lettera ufficiale, quindi non è necessario indicare il nome del tipo di documento in esso contenuto. Nel modulo di lettera, al posto del dettaglio 10 “Nome del tipo di documento” viene inserito il dettaglio 07 “Dati di riferimento sull'organizzazione”, e al posto del dettaglio 12 “Luogo di preparazione del documento” viene inserito il dettaglio 11 “Link al numero di registrazione e data del documento”, necessario per la corrispondenza.

Il dettaglio 07 “Informazioni di riferimento sull'organizzazione” deve contenere informazioni sul luogo di preparazione, pertanto non è necessario utilizzare il dettaglio 12 “Luogo di preparazione del documento”.

Pertanto, la forma della lettera differisce dalla forma generale solo in due dettagli. Tutti gli altri dettagli, per i quali sul modulo generale vengono applicati segni sotto forma di angoli, vengono utilizzati anche sulla carta intestata e sono redatti secondo le stesse regole. I moduli delle lettere sono riportati in appendice. 7-10.

La forma di un'unità strutturale di un'organizzazione o di un funzionario è definita se il capo dell'unità o del funzionario ha il diritto di firma. Il nome dell'unità strutturale o il nome della posizione va inserito nel modulo dopo il dettaglio 06 “Nome dell'organizzazione”.

In appendice sono riportati esempi di moduli ufficiali. 11, 12.

Le forme di organizzazione con riproduzione dell'emblema dello Stato della Federazione Russa e degli stemmi delle entità costituenti della Federazione Russa (moduli timbrati) sono prodotti stampati soggetti a contabilità.

I moduli per timbri sono prodotti solo da imprese di stampa e incisione di timbri che dispongono di licenze per il tipo di attività pertinente e certificati di capacità tecniche e tecnologiche per la produzione di alta qualità del tipo di prodotto specificato.

Per produrre un modulo per francobolli o qualsiasi altro modulo in una tipografia è necessario realizzare un layout del modulo in scala 1:1, sul quale dovranno essere applicati i dettagli permanenti, i contrassegni necessari per i dettagli variabili e sono indicate le dimensioni delle aree in cui sono ubicati i dettagli. È necessario indicare il tipo e il colore della carta, selezionare i caratteri necessari, indicare la tiratura, concordare scadenze e costi di produzione. Il layout del modulo deve contenere l'indicazione che il responsabile dell'organizzazione consente la stampa di questo layout (di solito è scritta la parola “autorizzo”). L'impaginazione dovrà riportare anche la firma del responsabile ed il sigillo dell'organizzazione.

I moduli ufficiali dell'organizzazione devono avere numeri di serie, che sono stampati in modo tipografico o con un numeratore. A volte le serie di questi numeri vengono inserite anche sui moduli dei francobolli. Ogni tipo di modulo di timbro viene registrato in un giornale separato (o altro modulo di registrazione e contabilità) e i moduli stessi vengono archiviati in armadietti sigillati e chiusi in modo sicuro. La loro distruzione avviene secondo le modalità prescritte, secondo un atto con un contrassegno nel modulo di registrazione.

L'organizzazione della produzione, archiviazione, contabilità, emissione, verifica della disponibilità di moduli timbri (nonché semplici) nelle organizzazioni è affidata all'unità responsabile del lavoro d'ufficio. Le istruzioni per la gestione dell'ufficio di qualsiasi organizzazione devono contenere una sezione che descriva la procedura per la produzione e l'utilizzo dei moduli organizzativi.

I requisiti generali per la produzione e l'archiviazione dei moduli con la riproduzione dell'emblema dello Stato della Federazione Russa e degli stemmi delle entità costituenti della federazione sono riportati nella sezione. 5 GOST R 6.30-97 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione."

Domande di controllo

1. Cos'è un modulo di documento come definito da GOST R51141-98?

2. In quali modi possono essere prodotti i moduli documentali?

3. Qual è la base per progettare un modulo di documento?

4. Quanti tipi di moduli sono stabiliti da GOST R 6.30-97?

5. Per preparare quali tipi di documenti viene utilizzato un modulo comune?

6. Quali dettagli permanenti possono essere applicati a ciascun tipo di modulo?

7. In che modo è possibile contrassegnare sui moduli i posti per i dettagli variabili?

8. In cosa differisce una forma generale da una forma letterale?

9. Quali sono i requisiti per la produzione di un modulo con l'immagine dell'emblema dello Stato della Federazione Russa o degli stemmi delle entità costituenti della Federazione Russa?

10. Cosa bisogna presentare alla tipografia per produrre il modulo?

Un atto è un documento che conferma determinati fatti o eventi. Contro il dipendente possono essere redatti i seguenti atti: rifiuto di fornire spiegazioni per violazione degli obblighi lavorativi, rifiuto di leggere gli ordini, rifiuto di leggere notifiche, accertamento del fatto di intossicazione e altri atti.

I giornali sono documenti del personale che indicano tutti i dettagli e le informazioni sui documenti pubblicati nell'organizzazione (ad esempio, un registro delle notifiche, un registro degli invii e altri registri).

Domande, ordini e notifiche

Una dichiarazione è un appello di un dipendente a un datore di lavoro o a un’organizzazione. In genere, le dichiarazioni contengono una richiesta o una proposta da parte del dipendente di eseguire alcune azioni. Un dipendente può redigere le seguenti domande: sull'assunzione, sul licenziamento su propria richiesta, sulla concessione delle ferie.

I documenti HR comuni includono gli ordini. Un ordine è un atto giuridico emesso dal capo di un'organizzazione. Gli ordini sono divisi in due gruppi: per attività principale e per personale. Gli ordini per le attività principali includono: ordini sull'emanazione e sulla modifica delle normative locali (regolamenti, contratti), sull'approvazione dei programmi delle ferie, sull'approvazione e sulla modifica della tabella del personale. Le ordinanze per il personale comprendono quelle sull'ammissione, sul trasferimento, sul licenziamento dei lavoratori, sulla concessione di vari tipi di congedo, sull'invio in viaggio d'affari e sulla promozione.

Un avviso è un documento personale campione contenente un avviso di qualcosa. Di norma, nella gestione delle anagrafiche del personale, le notifiche contengono informazioni sulle modifiche delle condizioni determinate dalle parti del contratto di lavoro (ad esempio, avviso di risoluzione del contratto di lavoro, avviso di trasferimento ad altra sede, avviso di riduzione del posto di lavoro, ecc.) .).

Contratti come tipo principale di documenti del personale

Nella gestione dei documenti del personale vengono utilizzati documenti come contratti di lavoro e accordi di responsabilità.

Il documento principale che definisce il rapporto di lavoro tra lavoratore e datore di lavoro è il contratto di lavoro. Secondo l'art. 56 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un contratto di lavoro è un accordo tra un datore di lavoro e un dipendente, in base al quale il datore di lavoro si impegna a fornire lavoro al dipendente, a garantire condizioni di lavoro in conformità con la legge e altre normative e a pagare salario puntuale e completo. Il dipendente si impegna a svolgere personalmente una determinata funzione lavorativa e a rispettare le normative interne sul lavoro.

Altre forme di documenti del personale: elenco

Descrizione del lavoro. Una descrizione del lavoro è un atto locale emesso per determinare il posto del dipendente nella struttura dell'organizzazione, i suoi doveri, diritti e responsabilità nello svolgimento delle attività lavorative.

Altri documenti del personale. Ulteriori documenti includono un rapporto anticipato, un programma delle ferie (T-7), un memorandum, una nota - calcolo (modulo T-60 e T-61), una carta personale (modulo T-2), una nota esplicativa, un modulo di personale tabella (modulo T -3) e altri documenti.

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Continuiamo a commentare il nuovo GOST R 7.0.97-2016 sulla preparazione dei documenti. Diamo un'occhiata alla sezione 6 “Moduli documenti”.

Il nostro dizionario

Modulo del documento: un foglio di carta o un modello elettronico con i dettagli che identificano l'autore del documento ufficiale;

Un modello di modulo elettronico è un modulo di documento presentato in formato elettronico. Di norma, le organizzazioni utilizzano modelli di moduli elettronici al posto dei moduli cartacei stampati.

Nuovo GOST R 7.0.97-2016 “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteca e l'editoria. Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti" (di seguito - GOST R 7.0.97-2016) è il successore di GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti" (di seguito denominato GOST R 6.30-2003) e non uno standard completamente nuovo. Pertanto, durante lo sviluppo, era importante mantenere la coerenza delle disposizioni in modo che gli utenti dello standard potessero sentirsi a proprio agio nel lavorare con la sua nuova edizione.

Anche nella sezione “Moduli Documentali” la sequenza di presentazione del materiale rimane la stessa. Tuttavia, ad alcune disposizioni della sezione sono state apportate integrazioni o chiarimenti che spiegano più in dettaglio le regole per la redazione dei documenti. Considereremo e commenteremo tutte le disposizioni della sezione "Moduli documentali" (gli estratti di GOST R 7.09-2016 sono forniti nel quadro).

FORMATO E DIMENSIONI DEI CAMPI

6.1 Per la produzione di moduli documentali, viene utilizzata carta nei formati A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm); Per la produzione di moduli di istruzioni per l'esecuzione di documenti (delibere), viene utilizzata carta nei formati A5 (148 x 210 mm), A6 (105 x 148 mm).

Ogni foglio del documento, sia su modulo che senza di esso, deve avere campi di almeno:

20 mm - sinistra;

10 mm - a destra;

20 mm - superiore;

20 mm - inferiore.

I documenti con periodi di conservazione prolungati (oltre 10 anni) devono avere un margine sinistro di almeno 30 mm.

I moduli in formato A5 vengono utilizzati in modo molto limitato, principalmente per il rilascio di certificati, procure e promemoria. Per la maggior parte della documentazione organizzativa e amministrativa (ordini, disposizioni, regolamenti, istruzioni, protocolli, lettere commerciali, ecc.) viene utilizzata carta formato A4.

Per i moduli di delibera i formati standard sono A5 e A6 (Esempio 1).

La regolamentazione sull'entità dei margini di servizio di un documento è stata integrata con l'obbligo che nei documenti con un periodo di conservazione superiore a 10 anni (documenti amministrativi, regolamenti locali, regolamenti del personale, ecc.) il margine sinistro deve essere almeno 30 mm. Ciò ti consentirà di unire ordinatamente i documenti in file senza acquisire parte del testo.

MODULARI IN FORMA ELETTRONICA E CARTAcea

6.2 Le organizzazioni utilizzano moduli di documenti realizzati su carta (i moduli per documenti di organi del governo federale con una riproduzione dell'emblema dello stato della Federazione Russa sono prodotti da aziende tipografiche che dispongono di certificati di capacità tecniche e tecnologiche per la produzione di alta qualità del tipo specificato di prodotto) e/o modelli elettronici di moduli. I moduli cartacei e i modelli di moduli elettronici devono essere identici nella composizione dei dettagli, nell'ordine della loro disposizione e nei caratteri tipografici.

Moduli di documenti su carta e modelli elettronici di moduli sono prodotti sulla base di layout di moduli approvati dal capo dell'organizzazione.

I moduli dei documenti devono essere preparati su carta bianca o carta di colore chiaro.

I modelli elettronici dei moduli dei documenti devono essere protetti da modifiche non autorizzate.

Nel contesto della norma, i moduli di documenti cartacei e i modelli di moduli elettronici sono equivalenti.

Un'organizzazione, di norma, utilizza sia moduli cartacei che modelli di moduli elettronici (ad esempio, per documenti interni).

Importante!

Le forme di un tipo di documento (ad esempio una lettera) in formato cartaceo ed elettronico devono essere identiche in termini di dettagli e design. In altre parole, la forma di un documento dello stesso tipo su carta e il suo modello elettronico non dovrebbero differire.

Un altro requisito importante è che i modelli di moduli elettronici devono essere immutabili, ovvero protetti da modifiche non autorizzate.

Lo standard sottolinea che l'immagine dell'emblema dello Stato della Federazione Russa può essere riprodotta solo su carta. I requisiti per la produzione di tali moduli sono stabiliti dal Decreto del Governo della Federazione Russa del 27 dicembre 1995 n. 1268 “Sulla razionalizzazione della produzione, uso, conservazione e distruzione dei sigilli e dei moduli con la riproduzione dell'emblema dello Stato di Federazione Russa” (di seguito denominata Risoluzione n. 1268).

TRONCHETTI ANGOLARI E LONGITUDINALI

6.3 La modulistica documentale è redatta conformemente all'Appendice B. I confini approssimativi delle aree in cui sono ubicati i dettagli sono indicati da una linea tratteggiata. Ciascuna zona è determinata dall'insieme di dettagli in essa inclusi.

6.4 A seconda della posizione dei dettagli, vengono installate due versioni di moduli: angolare (Figura B.1) e longitudinale (Figura B.2).

L'appendice B della norma è un diagramma della disposizione dei dettagli del documento su moduli con disposizione angolare dei dettagli (diagramma B1) (esempio 2) e su moduli con disposizione longitudinale dei dettagli (diagramma B2) (esempio 3). In questo caso le aree di localizzazione dei dettagli indicate dalla linea tratteggiata sono approssimative.

POSIZIONE CENTRATA E BANDIERINA DEI DETTAGLI

6.5 I dettagli 01, 02, 03 si trovano nel campo superiore del documento sopra il dettaglio 05 al centro della zona occupata da questo dettaglio.

L'attributo 03 può essere posizionato a sinistra al livello dell'attributo 05.

Dettagli 05, 06, 07, 08, 09, 13, segni limite per dettagli 10, 11, 12 entro i confini delle zone di localizzazione dei dettagli sono posizionati in uno dei seguenti modi:

Centrato (l'inizio e la fine di ciascuna riga di dettaglio sono equidistanti dai confini dell'area in cui si trovano i dettagli);

Bandierina (ogni riga di dettaglio parte dal bordo sinistro dell'area in cui si trovano i dettagli).

Queste disposizioni dello standard ripetono il vecchio GOST R 6.30-2003 e offrono due modi per registrare i dettagli all'interno delle zone della loro ubicazione:

Centrato (al centro dell'area di localizzazione dei dettagli);

Bandiera (lungo il confine sinistro della zona).

La norma indica inoltre che i dettagli 01 “Emblema dello Stato della Federazione Russa (stemma di un'entità costituente della Federazione Russa, stemma (segno araldico) di un'entità municipale)", 02 “Emblema” e 03 “Marchio commerciale ( marchio di servizio)” si trovano nel campo superiore del documento al centro della zona occupata dall'attributo 05 “Nome dell'organizzazione - l'autore del documento” (Esempio 4). Tuttavia, l'attributo 03 può anche essere posto sullo stesso livello dell'attributo “Nome dell'organizzazione - autore del documento” (Esempio 5).

TIPI DI FORME

6.6 Sono previste le seguenti tipologie di moduli documentali organizzativi:

Forma generale;

Forma della lettera;

Un modulo per un tipo specifico di documento.

Gli atti normativi dell'organizzazione stabiliscono i tipi di moduli utilizzati e le loro varietà (forma di lettera da unità strutturali, forma di lettera di un funzionario, modulo d'ordine, modulo di istruzioni, modulo di protocollo, ecc.).

Esempi di moduli di documenti sono forniti nell'Appendice B.

La composizione dei tipi di moduli non è cambiata. Tuttavia, è emersa una disposizione secondo cui l'elenco dei tipi di moduli utilizzati nell'organizzazione deve essere sancito nell'atto normativo locale (LNA) dell'organizzazione. Può trattarsi di un'istruzione per il lavoro d'ufficio dell'organizzazione o di un ordine del manager, che contemporaneamente approva i tipi di moduli utilizzati e i loro campioni (layout).

COMPOSIZIONE E POSIZIONE DEI DETTAGLI DEL FORM

6.7 Il modulo generale viene utilizzato per preparare qualsiasi tipo di documento, ad eccezione delle lettere commerciali (ufficiali).

La forma generale, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione e delle normative locali, comprende i dettagli 01 (02 o 03), 05, 06, 07, 13 e marchi restrittivi per i dettagli 10, 11, 16, 17.

La forma della lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione e delle normative locali, include i dettagli 01 (02 o 03), 05, 08, segni restrittivi per i dettagli 10, 11, 12, 15, 17. La forma della lettera di un'unità strutturale include inoltre dettagli 06, modulo lettera ufficiale - dettaglio 07.

La forma di un tipo specifico di documento, ad eccezione di una lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione e degli atti normativi locali, include i dettagli 01 (02 o 03), 05, 09, 13 e, se necessario, i segni limite per i confini delle zone in cui si trovano i dettagli 10, 11, 16 , 17. La forma di un tipo specifico di documento di un'unità strutturale include inoltre il dettaglio 06, la forma di un funzionario - dettaglio 07.

Forma generale può contenere (Esempio 6):

Requisiti:

02 - “Stemma”;

10 - “Data del documento”;

17 - “Titolo del testo”.

Il modulo della lettera può includere (Esempio 7):

Requisiti:

01 - "Stemma (emblema dello Stato della Federazione Russa, stemma di un'entità costituente della Federazione Russa, stemma (segno araldico) di un'entità municipale)";

02 - “Stemma”;

03 - “Marchio (marchio di servizio)”;

06 - “Nome dell'unità strutturale - l'autore del documento”;

08 - “Informazioni di riferimento sull'organizzazione”;

Dettagli per i quali sui moduli sono apposti segni restrittivi per i confini delle zone:

10 - “Data del documento”;

11 - “Numero di registrazione del documento”;

15 - “Destinatario”;

17 - “Titolo del testo”.

Forma di un tipo specifico di documento include (Esempio 8):

Requisiti:

01 - "Stemma (emblema dello Stato della Federazione Russa, stemma di un'entità costituente della Federazione Russa, stemma (segno araldico) di un'entità municipale)";

02 - “Stemma”;

03 - “Marchio (marchio di servizio)”;

06 - “Nome dell'unità strutturale - l'autore del documento”;

09 - “Nome del tipo di documento”;

13 - “Luogo di compilazione (pubblicazione) del documento”;

Dettagli per i quali sui moduli sono apposti segni restrittivi per i confini delle zone:

10 - “Data del documento”;

11 - “Numero di registrazione del documento”;

16 - “Timbro di approvazione del documento”;

17 - “Titolo del testo”.

Modulo lettera ufficiale deve contenere il dettaglio 07 “Nome della posizione della persona che ha creato il documento”. Questo dettaglio viene utilizzato anche nei moduli di documenti amministrativi (istruzioni, ordini) emessi dai capi delle entità costituenti della Federazione Russa e dai capi dei comuni (ad esempio, moduli degli ordini dei governatori, ordini dei capi delle città, distretti e altri comuni) . Viene utilizzato anche nei moduli di documenti amministrativi (ordini) emessi dai capi delle divisioni strutturali indipendenti delle organizzazioni, se il capo della divisione strutturale è investito di tale diritto (Esempio 9).

Il modulo per un tipo specifico di documento di un'unità strutturale deve contenere il dettaglio 06 "Nome dell'unità strutturale - autore del documento" (Esempio 10).

IMPORTANTE!

La norma fornisce il massimo elenco possibile di dettagli per ciascuna tipologia di modulo documentale. Per determinare la composizione dei dettagli durante lo sviluppo dei moduli documentali, in pratica ci si dovrebbe orientare ai documenti costitutivi e alla LNA.

FORME IN DIVERSE LINGUE

6.8. Negli enti statali e nelle organizzazioni degli enti costitutivi della Federazione Russa, che oltre al russo come lingua di Stato della Federazione Russa utilizzano anche la lingua di Stato (lingue di Stato) delle repubbliche all'interno della Federazione Russa, vengono utilizzati i moduli per documenti Lingua russa e lingua (lingue) statale delle repubbliche della Federazione Russa: angolo (i dettagli del modulo si trovano sullo stesso livello: in russo - a sinistra, nella lingua (lingue) statale delle repubbliche all'interno della Federazione Russa Federazione Russa - a destra) o longitudinale (tutti i dettagli del modulo in russo - sopra, sotto - tutti i dettagli del modulo nella lingua di stato (lingue) ) all'interno della Federazione Russa).

Per la corrispondenza con corrispondenti esteri, utilizzare moduli in due lingue: russo e inglese (Appendice B.8) o un'altra lingua straniera.

La norma stabilisce le regole per la preparazione di moduli in due o più lingue per le organizzazioni che, in conformità con la Legge della Federazione Russa del 25 ottobre 1991 n. 1807-1 “Sulle lingue dei popoli della Russia Federazione” (modificata il 12 marzo 2014), hanno il diritto di utilizzare, insieme alla lingua russa (come lingua di Stato della Federazione Russa), la lingua (le lingue) nazionali, riconosciuta come lingua di Stato nelle repubbliche della Federazione Russa Federazione in conformità con la loro legislazione.

Per la corrispondenza con organizzazioni straniere, la norma raccomanda che il modulo sia redatto in due lingue: russo e una delle lingue straniere (molto spesso inglese) (Esempio 11).

DEVO SVILUPPARE NUOVE FORME O NO?

NOTA!

In connessione con l'entrata in vigore del nuovo GOST, le organizzazioni non sono tenute ad apportare modifiche ai moduli dei documenti se ciò non è necessario.

Se l'organizzazione decide comunque di sviluppare nuove forme, l'algoritmo delle azioni potrebbe essere il seguente:

1. Il capo dell'organizzazione incarica il servizio di gestione dell'ufficio di sviluppare nuovi campioni (layout) di moduli.

2. Il servizio di gestione dell'ufficio organizza lo sviluppo di layout (campioni) di moduli documentali (si sviluppa in modo indipendente o ricorre ai servizi di un'organizzazione specializzata).

3. Il capo dell'organizzazione approva con ordine nuovi campioni di moduli con la seguente dicitura:

Se contemporaneamente vengono sviluppate istruzioni per la gestione dell'ufficio, nelle istruzioni possono essere inclusi nuovi modelli di moduli.

4. Il servizio amministrativo ed economico ordina la stampa di moduli presso una tipografia, oppure gli specialisti di tecnologia informatica dell'organizzazione preparano modelli di moduli elettronici basati su layout approvati.

QUALI DOCUMENTI DEVONO ESSERE COMPILATI SECONDO IL NUOVO GOST?

Ricordiamo che i requisiti di GOST R 6.30-2003 si applicano alla documentazione organizzativa e amministrativa relativa all'USORD, che è inclusa nella classificazione tutta russa della documentazione gestionale (OKUD). Le disposizioni della nuova norma si applicano a tutti i documenti organizzativi e amministrativi, compresi quelli inclusi nell'USORD, che è registrato nella sezione 1 “Ambito di applicazione” della nuova norma:

GOST R 6.30-2003

GOST R7.0.97-2016

1 zona di utilizzo La presente norma si applica ai documenti organizzativi e amministrativi relativi al Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa (USORD) - risoluzioni, ordini, ordinanze, decisioni, protocolli, atti, lettere, ecc. (di seguito denominati documenti) inclusi in OK 011- 93 "Classificatore tutto russo della documentazione gestionale" (OKUD) (classe 0200000).

1 zona di utilizzo La presente norma si applica ai documenti organizzativi e amministrativi relativi al Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa (USORD): statuti, regolamenti, norme, istruzioni, regolamenti, risoluzioni, ordini, ordinanze, decisioni, protocolli, accordi, atti, lettere, certificati, ecc. (di seguito denominati documenti), compresi quelli inclusi nell'OK 011-93 "Classificatore tutto russo della documentazione gestionale" (classe 0200000). Vedi: Turkina V.S. Uso delle lingue statali della Federazione Russa in moduli, sigilli e segni // Segretario-referente. 2017. N. 5. P. 33 - 35. OK011-93. Classificatore tutto russo della documentazione gestionale (approvato con decreto dello standard statale della Russia del 30 dicembre 1993 n. 299, come modificato il 6 dicembre 2016).

Gli esempi disponibili sul sito sono rilevanti sia per i principianti che per i professionisti. I campioni sono compilati tenendo conto della normativa vigente. Alcuni campioni possono essere utilizzati senza modifiche significative. Devi solo aggiungere le tue circostanze specifiche al contenuto di tale campione e firmarlo. Va ricordato che un documento redatto in modo errato verrà lasciato senza considerazione, il che significa che solo un approccio ponderato alla sua compilazione garantirà che la domanda presentata non venga lasciata senza attenzione.

Perché hai bisogno di un campione?

La necessità di adire un tribunale sorge quando viene violato il diritto di una persona fisica o giuridica e questa persona non ha altro modo per tutelarlo se non andare in tribunale, a meno che la legge non preveda un'alternativa.

Hai deciso di andare in tribunale. Hai due opzioni: in primo luogo, trova uno specialista; il secondo è redigere tu stesso una dichiarazione di reclamo (dichiarazione) al tribunale. Nel primo caso, tutto è abbastanza semplice, è necessario pagare per il lavoro di uno specialista e ricevere servizi legali sotto forma di una dichiarazione di reclamo già pronta. Nel secondo caso è più difficile.

Scrivere una dichiarazione di reclamo al tribunale richiederà non solo di padroneggiare i termini della legge, ma anche di conoscere la legislazione attuale. Se non disponi di questo, avrai bisogno di campioni, modelli, moduli standard disponibili sul nostro sito Web.

Come utilizzare correttamente il campione

Va ricordato che le dichiarazioni di reclamo modello hanno contenuti diversi. Alcuni possono essere redatti sotto forma di modello (modulo standard), altri sotto forma di vere e proprie dichiarazioni di reclamo. Il modello di richiesta, di norma, non contiene una descrizione dettagliata delle circostanze che hanno portato alla domanda al tribunale. L'autore della domanda è invitato a includere queste circostanze nel contenuto della dichiarazione di reclamo in modo indipendente. Tuttavia, questo non è facile da fare senza un’adeguata preparazione. Se non riesci a redigere correttamente una dichiarazione di reclamo sulla base di un modello, stai cercando esempi di dichiarazioni di reclamo con contenuti già pronti. Gli esempi disponibili sul sito sono rilevanti sia per i principianti che per i professionisti. I campioni sono compilati tenendo conto della normativa vigente. Alcuni campioni possono essere utilizzati senza modifiche significative. Devi solo aggiungere le tue circostanze specifiche al contenuto di tale campione e firmarlo. Va ricordato che un documento redatto in modo errato verrà lasciato senza considerazione, il che significa che solo un approccio ponderato alla sua compilazione garantirà che la domanda presentata non venga lasciata senza attenzione.

Regole per il download delle informazioni

Internet ti consente non solo di visualizzare una varietà di informazioni, ma anche di "prenderle" per te stesso. Puoi trovare i materiali di cui hai bisogno e poi scaricarli sul disco del tuo computer. In questo caso, le informazioni diventano tue. Ciò è vantaggioso perché in qualsiasi momento puoi aprirlo senza Internet, spostarlo su un'unità flash o su un disco. È anche possibile inviarlo via email o Skype. Se queste informazioni vengono cancellate da Internet, saranno ancora a tua disposizione in una forma “invariata”. Questa azione di "prendere" dalla rete viene solitamente definita download. Ti ricordiamo che puoi scaricare sia dati di testo che video, musica, foto e programmi per computer. Il problema con il download potrebbe essere che esiste un'opzione di download diversa o anche più opzioni di download per ciascun tipo di dati. "Scarichiamo" il testo in un modo, video o musica in un altro, foto in un terzo, ecc. Purtroppo non esiste un’istruzione universale; in ogni caso è diversa.

È possibile scaricare l'esempio nei seguenti formati: TXT, DOC, DOCX, WORD

Puoi ordinare il campione selezionato nei seguenti formati: TXT, DOC, DOCX, WORD dall'archivio del sito.Guardare .