Il supporto della documentazione dell'istituzione non è un lavoro così facile come potrebbe sembrare a prima vista. Il lavoro d'ufficio in un istituto di istruzione prescolare - campioni di documenti, ordini eseguiti correttamente - questa è la base di qualsiasi organizzazione. Gli specialisti dei documenti hanno il compito serio e responsabile di rispettare le norme e i regolamenti durante la compilazione dei documenti e il lavoro con essi.
Classificazione dei documenti nel lavoro d'ufficio
Per una gestione documentale di successo, è necessario sapere quali tipi e sottospecie la documentazione divide in documenti campione. In un ufficio moderno, oltre ai soliti documenti, ci sono anche le email che fanno parte anche del sistema gestionale. Quindi, i principali documenti del lavoro d'ufficio:
- Incoming, cioè provenienti dall'esterno:
- richieste;
- notifiche;
- ordini di organizzazioni superiori;
- informazioni pubblicitarie, ecc.
- In uscita, cioè inviati dall'organizzazione:
- lettere, comprese le e-mail;
- domande e risposte a domande;
- conti, atti;
- Procura;
- certificati, copie su richiesta;
- rapporti, ecc.
- Interno, non esterno all'azienda:
- ordine (un documento di esempio del lavoro d'ufficio può essere trovato nell'articolo), ordini;
- regolamenti;
- contratti;
- confidenziale ed etichettato "Forceboard" - per uso ufficiale;
- promemoria, dichiarazioni;
- libri contabili, ecc.
I documenti interni possono anche essere trasferiti e registrati elettronicamente. Ma questo non è sempre accettabile: le norme importanti, in particolare le norme sul personale che richiedono la familiarità dei dipendenti, devono essere stampate e firmate.
La tenuta dei registri elettronici sta diventando un metodo di contabilità sempre più diffuso. Tali registri dovrebbero essere protetti da modifiche retroattive in modo che possano essere considerati attendibili in caso di controversia.
Quando gli viene affidato il lavoro d'ufficio, i documenti campione torneranno utili. Molti di essi sono redatti in forma libera, nel rispetto delle regole aziendali di registrazione, ove esistenti. Ma avere alcuni documenti cartacei (campioni) a portata di mano è molto conveniente.
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Esempio di lettera di ringraziamento
Esempio di lettera informativa
Ordine campione per l'assegnazione dell'assistenza materiale
Ordine campione per l'attività principale
Aiuta il campione
Avviso di esempio
Organizzazione della tenuta dei registri secondo le regole
Le organizzazioni commerciali solitamente determinano le proprie regole interne per la gestione dei documenti. La documentazione su carta intestata può essere progettata con un design speciale. A volte rivendicano diversi tipi per scopi diversi. Ma non dobbiamo dimenticare che esistono regole per le pratiche burocratiche nel lavoro d'ufficio - GOST R 7.0.97-2016. Regola una serie di requisiti per la documentazione. Certo, le segreterie delle strutture statali devono attenersi scrupolosamente al modello di pratiche burocratiche per il lavoro d'ufficio, ma tutti dovrebbero tenere conto di alcune modifiche.
In conformità con GOST, le copie emesse devono essere certificate con l'indicazione dell'organizzazione e del caso in cui è conservato l'originale.
Ad esempio: "l'originale è in Polet LLC nel caso n. 01BU/2016/03." Il numero della causa viene inserito secondo la nomenclatura delle cause.
Dovresti anche aderire allo standard relativo alla registrazione dei documenti in entrata nel lavoro d'ufficio. A tal fine viene tenuto obbligatoriamente un apposito giornale, nel quale vengono registrati tutti i documenti cartacei in arrivo. Il giornale deve contenere colonne: data, numero, nome, da dove è stato ricevuto, a chi è stato indirizzato o affidato dalla direzione. Il numero, conformemente alla registrazione nel giornale e alla data, è indicato sul documento in arrivo.
I documenti campione in uscita vengono registrati allo stesso modo. Dovrebbero anche avere un diario. È molto importante la corretta tenuta dei registri. Svolge un ruolo importante se si rispettano le scadenze per l'esecuzione dei documenti nel lavoro d'ufficio, le date delle istruzioni, la perdita di documenti importanti, in caso di controversia e aiuta anche a stabilire la disciplina esecutiva nell'organizzazione.
Le lettere devono inoltre essere preparate tenendo conto dei requisiti di base: devono contenere i dati principali, nome, indirizzo, numero di telefono, firma del responsabile o del responsabile. Sono redatti su carta intestata, questa norma si applica a tutte le lettere e i certificati in uscita. Esempi di documenti sono presentati nell'articolo.
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I documenti ufficiali creati da persone giuridiche o persone fisiche devono essere redatti e certificati secondo le modalità prescritte.
Quando si redigono documenti organizzativi e amministrativi, è consuetudine utilizzare un modulo precompilato.
La forma del documento, secondo la definizione di GOST R 51141-98, è "un insieme di dettagli che identificano l'autore di un documento scritto ufficiale". GOST R51141-98. Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni. M., 1998.-S. 2, punto 44.
I moduli dei documenti possono essere stampati nella tipografia e, quando si utilizza un PC, il modulo può essere inserito nella memoria della macchina ed emesso automaticamente quando il documento viene stampato. Qualunque sia il modo in cui è realizzato il modulo, è necessario tenere conto di alcuni requisiti stabiliti da GOST R 6.30-97 per i tipi di moduli, la loro progettazione, contabilità e archiviazione, compresi i moduli con l'immagine dell'emblema dello stato russo Federazione, stemmi delle entità costituenti della Federazione Russa.
I moduli devono essere realizzati su carta bianca o carta di colori chiari della qualità appropriata.
Nella progettazione di moduli di documenti, le dimensioni delle zone per l'ubicazione dei dettagli utilizzati sui moduli devono corrispondere a quelle riportate sulla chiave campione.
I dettagli permanenti vengono applicati al modulo in conformità con le dimensioni e le regole stabilite per la progettazione dei dettagli, le posizioni di alcuni dettagli variabili, che dovrebbero trovarsi nella parte superiore (intestazione) del modulo, sono contrassegnate sotto forma di angoli o linee. Inoltre, gli angoli contrassegnano i campi del documento e la posizione dei dettagli applicati nella parte inferiore del modulo.
È possibile produrre moduli di documenti nei formati A4 e A5, con opzioni angolari e longitudinali per la posizione dei dettagli. Quando si preparano i moduli in modo tipografico o con l'ausilio della tecnologia informatica, i dettagli vengono sempre redatti in modo centrato, se realizzati con la macchina da scrivere - a bandiera.
Per un'organizzazione, unità strutturale, funzionario, sono stabiliti i seguenti tipi di moduli: modulo generale; carta intestata; forma di un tipo specifico di documento.
Una forma comune viene utilizzata per preparare qualsiasi tipo di documento, ad eccezione di una lettera.
Sul modulo generale, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, possono essere applicati i seguenti dettagli permanenti:
01 - Emblema dello Stato della Federazione Russa;
02 - emblema del soggetto della Federazione Russa;
03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);
04 - codice organizzazione;
06 - nome dell'organizzazione; 12 - il luogo di redazione del documento.
Per i dettagli variabili, alla forma generale vengono applicati segni restrittivi sotto forma di linee - per i dettagli:
09 - data del documento;
10 - numero di registrazione del documento (per questo requisito viene prestampato anche il segno “No.”).
Sotto forma di angoli, si distinguono le posizioni dei seguenti dettagli:
14 - destinatario (l'inizio e la fine dell'attributo, che indica contemporaneamente il confine del campo destro);
17 - titolo al testo del documento;
18 - marchio di controllo;
28 - un segno sulla ricezione del documento da parte dell'organizzazione;
29 - identificativo della copia elettronica del documento.
Tra il requisito 04 “Codice organizzazione” ed i requisiti 09 “Data del documento” e 10 “Numero di registrazione del documento” lasciare posto per l'applicazione (imprinting) del requisito 08 “Nome della tipologia del documento”.
Quando il nome del tipo di documento viene inserito nel modulo generale, ad esempio "ordine", "atto", "protocollo", questo modulo diventa un modulo di un tipo specifico di documento: un modulo d'ordine, un modulo di atto, un modulo di protocollo, ecc. Pertanto, un modulo di un tipo specifico Il documento è in realtà una sorta di modulo generale, poiché il modulo generale senza l'uso del nome del tipo di documento non viene utilizzato affatto quando si redigono documenti organizzativi e amministrativi documenti.
Il requisito 05 "Codice modulo documento" viene stampato sul modulo quando si emette un tipo specifico di documento, poiché ogni tipo (varietà) di un documento ha il proprio codice di un modulo unificato secondo OKUD.
Esempi della forma generale e della forma di un tipo specifico di documento sono forniti nell'Appendice. 2-6.
La forma della lettera viene utilizzata quando si redige un solo tipo di documento: una lettera di servizio, quindi non è necessario indicare il nome del tipo di documento in esso. Nella carta intestata, al posto del requisito 10 “Nome del tipo di documento”, viene inserito il requisito 07 “Dati di riferimento dell'organizzazione” e al posto del requisito 12 “Luogo di redazione del documento”, il requisito 11 “Riferimento a viene inserito il numero di registrazione e la data del documento”, necessario per la corrispondenza.
Nel requisito 07 “Dati di riferimento sull'organizzazione” sono presenti necessariamente informazioni relative al luogo di compilazione, pertanto non è necessario utilizzare il requisito 12 “Luogo del documento”.
Pertanto, la forma della lettera differisce dalla forma generale solo in due dettagli. Tutti gli altri dettagli, per i quali i segni sotto forma di angoli sono contrassegnati sul modulo generale, sono utilizzati anche sulla carta intestata e sono redatti secondo le stesse regole. La carta intestata è inclusa in appendice. 7-10.
La forma di un'unità strutturale di un'organizzazione o di un funzionario è definita se il capo dell'unità o del funzionario ha il diritto di firma. Il nome dell'unità strutturale o il nome della posizione viene inserito nel modulo dopo il requisito 06 "Nome dell'organizzazione".
I moduli campione dei funzionari sono riportati in Appendice. 11, 12.
Le forme di organizzazione con la riproduzione dell'emblema dello Stato della Federazione Russa e gli stemmi delle entità costituenti della Federazione Russa (moduli per francobolli) sono prodotti di stampa soggetti a registrazione.
I moduli stampati sono realizzati solo da imprese di stampa e incisione di timbri che dispongono di licenze per il tipo di attività pertinente e certificati di disponibilità di capacità tecniche e tecnologiche per la produzione di alta qualità di questo tipo di prodotto.
Per poter realizzare in una tipografia una carta intestata o qualsiasi altro modulo è necessario realizzare l'impaginazione del modulo in scala 1:1, su cui dovranno essere applicati i dettagli permanenti, i contrassegni necessari per i dettagli variabili e il sono indicate le dimensioni delle zone di localizzazione dei dettagli. È necessario specificare il tipo e il colore della carta, selezionare i caratteri necessari, specificare la tiratura, concordare le scadenze e i costi di produzione. Il layout del modulo deve contenere un'indicazione che il capo dell'organizzazione consente la stampa di questo layout (di solito è scritta la parola "permetto"). Inoltre sul layout deve essere presente la firma del responsabile e il sigillo dell'organizzazione.
La carta intestata dell'organizzazione deve avere numeri di serie, che sono apposti in modo tipografico o mediante un numeratore. A volte una serie di questi numeri sono apposti sui moduli timbrati. Ogni tipo di timbro viene registrato in un giornale separato (o altro modulo di registrazione e contabilità) e i moduli stessi vengono archiviati in armadietti sigillati e chiusi in modo sicuro. La loro distruzione avviene secondo le modalità prescritte, secondo l'atto con un contrassegno nel modulo di registrazione.
L'organizzazione della produzione, archiviazione, contabilità, emissione, verifica della disponibilità dei moduli timbrati (nonché semplici) nelle organizzazioni è affidata all'unità responsabile del lavoro d'ufficio. Nelle istruzioni di lavoro d'ufficio di qualsiasi organizzazione dovrebbe essere presente una sezione che descriva la procedura per la produzione e l'utilizzo dei moduli dell'organizzazione.
I requisiti generali per la produzione e l'archiviazione di moduli con la riproduzione dell'emblema dello Stato della Federazione Russa, gli stemmi delle entità costituenti della federazione sono riportati nella sezione. 5 GOST R 6.30-97 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.
Domande di controllo
1. Qual è la forma del documento secondo la definizione di GOST R51141-98?
2. Quali metodi possono essere utilizzati per produrre documenti vergini?
3. Qual è la base per progettare un modulo di documento?
4. Quanti tipi di moduli sono stabiliti da GOST R 6.30-97?
5. Per quali tipi di documenti viene utilizzato il modulo comune?
6. Quali dettagli permanenti possono essere applicati a ciascun tipo di modulo?
7. In che modo è possibile contrassegnare sui moduli i posti per i dettagli variabili?
8. In cosa differisce la forma generale dalla carta intestata?
9. Quali sono i requisiti per la produzione di un modulo con l'immagine dell'emblema dello Stato della Federazione Russa o degli stemmi dei sudditi della Federazione Russa?
10. Cosa bisogna presentare alla tipografia per la produzione del modulo?
Continuiamo a commentare il nuovo GOST R 7.0.97-2016 sulle pratiche burocratiche. Consideriamo la sezione 6 "Forma dei documenti".
Il nostro dizionario
Modulo del documento: un foglio di carta o un modello elettronico con i dettagli che identificano l'autore di un documento ufficiale;
Un modello di modulo elettronico è una forma di documento presentato in formato elettronico. Di norma, le organizzazioni utilizzano modelli elettronici di moduli anziché moduli stampati su carta.
Nuovo GOST R 7.0.97-2016 “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteconomia e l'editoria. Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la documentazione" (di seguito denominato GOST R 7.0.97-2016) è il successore di GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per l'esecuzione dei documenti ”(di seguito - GOST R 6.30-2003) e non uno standard assolutamente nuovo. Pertanto, durante lo sviluppo, era importante mantenere la coerenza delle disposizioni in modo che gli utenti dello standard potessero sentirsi a proprio agio nel lavorare con la sua nuova edizione.
Anche nella sezione “Forma dei documenti” la sequenza di presentazione del materiale è rimasta la stessa. Tuttavia, ad alcune disposizioni della sezione sono state apportate integrazioni o chiarimenti che spiegano più in dettaglio le regole per il trattamento dei documenti. Considereremo e commenteremo tutte le disposizioni della sezione "Moduli documenti" (gli estratti di GOST R 7.09-2016 sono forniti nel quadro).
FORMATO DEI MODULI E DIMENSIONI DEI CAMPI
6.1 Per la produzione di moduli documentali, viene utilizzata carta nei formati A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm); per la preparazione di moduli di istruzioni per l'esecuzione di documenti (delibere), viene utilizzata carta nei formati A5 (148 x 210 mm), A6 (105 x 148 mm).
Ciascun foglio del documento, redatto sia sul modulo che senza di esso, deve avere campi di almeno:
20 mm - sinistra;
10 mm - a destra;
20 mm - superiore;
20 mm - inferiore.
I documenti conservati per periodi lunghi (oltre 10 anni) devono avere un margine sinistro di almeno 30 mm.
I moduli in formato A5 vengono utilizzati in modo molto limitato, principalmente per il rilascio di certificati, procure, promemoria. Per la maggior parte della documentazione organizzativa e amministrativa (ordini, disposizioni, regolamenti, istruzioni, protocolli, lettere commerciali, ecc.) viene utilizzata carta formato A4.
Per i moduli di deliberazione i modelli standard sono A5 e A6 (Esempio 1).
La regolamentazione sulla dimensione dei margini di servizio del documento è integrata dal requisito che nei documenti con una durata di conservazione superiore a 10 anni (documenti normativi, regolamenti locali, sul personale, ecc.), il margine sinistro deve essere almeno 30 mm. Ciò ti consentirà di unire ordinatamente i documenti in file senza acquisire parte del testo.
MODULARI IN FORMA ELETTRONICA E CARTAcea
6.2 Le organizzazioni utilizzano moduli di documenti realizzati su carta (i moduli di documenti degli organi del governo federale con la riproduzione dell'emblema dello Stato della Federazione Russa sono realizzati da società di stampa che dispongono di certificati di capacità tecniche e tecnologiche per la produzione di alta qualità degli articoli specificati tipologia di prodotto) e/o modelli elettronici di moduli. I moduli cartacei ed i modelli elettronici dei moduli devono essere identici in termini di composizione dei dettagli, ordine in cui si trovano e caratteri tipografici.
I moduli di documenti su carta e i modelli elettronici di moduli sono realizzati sulla base di layout di moduli approvati dal capo dell'organizzazione.
I moduli dei documenti devono essere realizzati su carta bianca o carta chiara.
I modelli elettronici dei moduli dei documenti devono essere protetti da modifiche non autorizzate.
Nel contesto della norma, i moduli dei documenti realizzati su carta e i modelli elettronici dei moduli sono equivalenti.
L'organizzazione, di norma, utilizza sia moduli cartacei che modelli elettronici di moduli (ad esempio, per documenti interni).
Importante!
Moduli dello stesso tipo di documento (ad esempio lettere) in formato cartaceo ed elettronico devono essere identici in termini di dettagli e design. In altre parole, la forma di un documento dello stesso tipo su carta e il suo modello elettronico non dovrebbero differire.
Un altro requisito importante è che i modelli elettronici dei moduli siano immutabili, cioè protetti da modifiche non autorizzate.
Lo standard sottolinea che l'immagine dell'emblema dello Stato della Federazione Russa può essere riprodotta solo su carta. I requisiti per la produzione di tali moduli sono stabiliti dal Decreto del Governo della Federazione Russa del 27 dicembre 1995 n. 1268 "Sulla razionalizzazione della produzione, uso, conservazione e distruzione dei sigilli e dei moduli con la riproduzione dell'emblema dello Stato di Federazione Russa" (di seguito - Decreto n. 1268).
FORME ANGOLARE E LONGITUDINALI
6.3 I moduli dei documenti sono redatti conformemente all'Appendice B. I confini approssimativi delle zone per l'ubicazione dei dettagli sono indicati da una linea tratteggiata. Ciascuna zona è determinata dall'insieme di dettagli in essa inclusi.
6.4 A seconda della posizione dei dettagli, vengono installate due varianti di forme: angolare (Figura B.1) e longitudinale (Figura B.2).
Appendice B della norma - questi sono i layout dei dettagli del documento su moduli con disposizione angolare dei dettagli (Schema B1) (Esempio 2) e sui moduli con disposizione longitudinale dei dettagli (Schema B2) (Esempio 3). Allo stesso tempo, le aree per l'ubicazione dei dettagli indicate dalla linea tratteggiata hanno valore indicativo.
POSIZIONE CENTRATA E A BANDIERA DEI DETTAGLI
6.5 I dettagli 01, 02, 03 si trovano sul margine superiore del documento sopra l'attributo 05 al centro dell'area occupata da questo attributo.
L'attributo 03 può essere posizionato a sinistra al livello dell'attributo 05.
Dettagli 05, 06, 07, 08, 09, 13, segni limite per i dettagli 10, 11, 12 all'interno dei confini delle zone di localizzazione dei dettagli sono posizionati in uno dei seguenti modi:
Centrato (l'inizio e la fine di ciascuna riga di dettagli sono ugualmente rimossi dai confini dell'area in cui si trovano i dettagli);
Bandierina (ogni riga di dettaglio parte dal bordo sinistro dell'area in cui si trovano i dettagli).
Queste disposizioni dello standard ripetono il vecchio GOST R 6.30-2003 e offrono due modi per progettare i dettagli all'interno delle loro aree di ubicazione:
Centrato (al centro della zona di localizzazione dei dettagli);
Bandiera (lungo il confine sinistro della zona).
Lo standard indica anche che i dettagli 01 "L'emblema dello stato della Federazione Russa (lo stemma del soggetto della Federazione Russa, lo stemma (segno araldico) del comune)", 02 "Emblema" e 03 " Marchio (marchio di servizio)" si trovano nel campo superiore del documento al centro della zona occupata dall'attributo 05 "Nome dell'organizzazione - l'autore del documento" (Esempio 4). Tuttavia, l'attributo 03 può anche essere posto allo stesso livello dell'attributo "Nome dell'organizzazione - autore del documento" (Esempio 5).
TIPI DI FORMA
6.6 Sono stabiliti i seguenti tipi di moduli documentali dell'organizzazione:
Forma generale;
carta intestata;
Forma di un tipo specifico di documento.
Gli atti normativi dell'organizzazione stabiliscono i tipi di moduli utilizzati e le loro varietà (forma di lettera per unità strutturali, forma di lettera per un funzionario, modulo d'ordine, modulo d'ordine, modulo di protocollo, ecc.).
Esempi di moduli di documenti sono riportati nell'Appendice B.
La composizione dei tipi di moduli non è cambiata. Tuttavia, è apparsa una disposizione secondo cui l'elenco dei tipi di moduli utilizzati nell'organizzazione dovrebbe essere fissato nell'atto normativo locale (LNA) dell'organizzazione. Può trattarsi di un'istruzione sul lavoro d'ufficio dell'organizzazione o di un ordine del capo, che contemporaneamente approva i tipi di moduli utilizzati e i loro campioni (layout).
COMPOSIZIONE E POSIZIONE DEI DETTAGLI DELLE FORME
6.7 Il modulo generale viene utilizzato per la produzione di qualsiasi tipo di documento, ad eccezione di una lettera commerciale (ufficiale).
La forma generale, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione e delle normative locali, comprende i dettagli 01 (02 o 03), 05, 06, 07, 13 e marchi restrittivi per i dettagli 10, 11, 16, 17.
La forma della lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione e delle normative locali, include i dettagli 01 (02 o 03), 05, 08, segni restrittivi per i dettagli 10, 11, 12, 15, 17. La forma della lettera della l'unità strutturale comprende inoltre i dettagli 06, carta intestata ufficiale - prop 07.
La forma di un tipo specifico di documento, ad eccezione di una lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione e degli atti normativi locali, include i dettagli 01 (02 o 03), 05, 09, 13 e, se necessario, segni restrittivi per i confini delle aree in cui si trovano i dettagli 10, 11, 16 , 17. La forma di un tipo specifico di documento di un'unità strutturale include inoltre il requisito 06, la forma di un funzionario - requisito 07.
Forma generale può contenere (Esempio 6):
Requisiti:
02 - "Emblema";
10 - “Data del documento”;
17 - "Intestazione del testo".
La carta intestata potrebbe includere (Esempio 7):
Requisiti:
01 - "Stemma (emblema dello Stato della Federazione Russa, stemma di un'entità costituente della Federazione Russa, stemma (segno araldico) di un comune)";
02 - "Emblema";
03 - "Marchio (marchio di servizio)";
06 - "Nome dell'unità strutturale - l'autore del documento";
08 - "Dati di riferimento dell'organizzazione";
Dettagli per i quali sui moduli sono apposti segni restrittivi per i confini delle zone:
10 - “Data del documento”;
11 - “Numero di registrazione del documento”;
15 - "Destinazione";
17 - "Intestazione del testo".
Forma di un tipo specifico di documento include (Esempio 8):
Requisiti:
01 - "Stemma (emblema dello Stato della Federazione Russa, stemma di un'entità costituente della Federazione Russa, stemma (segno araldico) di un comune)";
02 - "Emblema";
03 - "Marchio (marchio di servizio)";
06 - "Nome dell'unità strutturale - l'autore del documento";
09 - "Nome del tipo di documento";
13 - “Luogo di compilazione (pubblicazione) del documento”;
Dettagli per i quali sui moduli sono apposti segni restrittivi per i confini delle zone:
10 - “Data del documento”;
11 - “Numero di registrazione del documento”;
16 - “Timbro di approvazione del documento”;
17 - "Intestazione del testo".
Modello di lettera ufficiale deve contenere il requisito 07 "Nome della posizione della persona - l'autore del documento." Questo requisito viene utilizzato anche nei moduli di documenti amministrativi (ordinanze, ordinanze) emessi dai capi delle entità costituenti della Federazione Russa e dai capi dei comuni (ad esempio, moduli di ordinanze dei governatori, ordini dei capi di città, distretti e altri comuni). Viene utilizzato anche sotto forma di documenti amministrativi (ordini) emessi dai capi delle divisioni strutturali indipendenti delle organizzazioni, se il capo della divisione strutturale è dotato di tale diritto (Esempio 9).
Il modulo di una specifica tipologia di documento di un'unità strutturale deve contenere il requisito 06 "Nome dell'unità strutturale - autore del documento" (Esempio 10).
IMPORTANTE!
Lo standard fornisce il massimo elenco possibile di dettagli per ciascuna tipologia di moduli documentali. Per determinare la composizione dei dettagli durante lo sviluppo dei moduli documentali, in pratica ci si dovrebbe orientare ai documenti costitutivi e alla LNA.
FORME IN DIVERSE LINGUE
6.8. Nelle autorità e organizzazioni degli enti costitutivi della Federazione Russa che, oltre al russo come lingua di Stato della Federazione Russa, utilizzano anche la lingua di Stato (lingue di Stato) delle repubbliche all'interno della Federazione Russa, i moduli dei documenti in russo e in vengono utilizzate la lingua di stato (lingue) delle repubbliche della Federazione Russa: angolare (i dettagli del modulo si trovano sullo stesso livello: in russo - a sinistra, nella lingua di stato (lingue) delle repubbliche della Federazione Russa - a destra) o longitudinale (tutti i dettagli del modulo in russo - in alto, sotto - tutti i dettagli del modulo nelle repubbliche della lingua di stato (lingue) all'interno della Federazione Russa).
Per la corrispondenza con corrispondenti esteri, utilizzare moduli in due lingue: russo e inglese (Appendice B.8) o un'altra lingua straniera.
Lo standard stabilisce le regole per l'emissione di moduli in due o più lingue per le organizzazioni che, in conformità con la legge della Federazione Russa del 25 ottobre 1991 n. 1807-1 “Sulle lingue dei popoli della Russia Federazione” (modificata il 12 marzo 2014), hanno il diritto di utilizzare, oltre alla lingua russa (come lingua di Stato della Federazione Russa), la lingua (le lingue) nazionali riconosciute come lingua di Stato nelle repubbliche della Federazione Russa Federazione in conformità con la loro legislazione.
Per la corrispondenza con organizzazioni straniere, lo standard consiglia di compilare un modulo in due lingue: russo e una delle lingue straniere (il più delle volte in inglese) (Esempio 11).
SVILUPPARE NUOVE FORME O NO?
NOTA!
In connessione con l'entrata in vigore del nuovo GOST, le organizzazioni non sono tenute ad apportare modifiche ai moduli dei documenti se ciò non è necessario.
Se l'organizzazione decide comunque di sviluppare nuove forme, l'algoritmo delle azioni può essere il seguente:
1. Il capo dell'organizzazione incarica il servizio d'ufficio di sviluppare nuovi campioni (layout) di moduli.
2. Il servizio di gestione dei record organizza lo sviluppo di layout (campioni) di moduli documentali (si sviluppa in modo indipendente o ricorre ai servizi di un'organizzazione specializzata).
3. Il capo dell'organizzazione approva con ordine nuovi campioni di moduli con la seguente dicitura:
Se allo stesso tempo viene sviluppata un'istruzione sul lavoro d'ufficio, è possibile includere nuovi moduli campione nell'istruzione.
4. Il servizio amministrativo ed economico ordina la stampa dei moduli in una tipografia, oppure gli specialisti di tecnologia informatica dell'organizzazione preparano modelli elettronici di moduli sulla base dei layout approvati.
QUALI DOCUMENTI DOVREBBERO ESSERE RILASCIATI SECONDO IL NUOVO GOST?
Ricordiamo che i requisiti di GOST R 6.30-2003 si applicano alla documentazione organizzativa e amministrativa relativa all'USORD, che è inclusa nel classificatore tutto russo della documentazione gestionale (OKUD). Le disposizioni della nuova norma si applicano a tutti i documenti organizzativi e amministrativi, compresi quelli inclusi nell'USORD, che è registrato nella sezione 1 "Ambito di applicazione" della nuova norma:
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GOST R 6.30-2003 |
GOST R7.0.97-2016 |
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1 zona di utilizzo La presente norma si applica ai documenti organizzativi e amministrativi relativi al Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa (USORD) - risoluzioni, ordini, ordinanze, decisioni, protocolli, atti, lettere, ecc. (di seguito denominati documenti) inclusi in OK 011- 93 "Classificatore tutto russo della documentazione gestionale" (OKUD) (classe 0200000). |
1 zona di utilizzo La presente norma si applica ai documenti organizzativi e amministrativi relativi al Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa (USORD): statuti, regolamenti, norme, istruzioni, regolamenti, risoluzioni, ordini, ordinanze, decisioni, protocolli, contratti, atti, lettere, certificati, ecc. (di seguito - documenti), compresi quelli inclusi nell'OK 011-93 "Classificatore tutto russo della documentazione gestionale" (classe 0200000). Vedi: Turkina V.S. L'uso delle lingue statali della Federazione Russa nella carta intestata, nei sigilli e nei cartelli // Referente del segretario. 2017. N. 5. S. 33 - 35. OK011-93. Classificatore tutto russo della documentazione gestionale (approvato dalla Risoluzione dello standard statale della Russia del 30 dicembre 1993 n. 299, come modificata il 6 dicembre 2016). |
Gli esempi disponibili sul sito sono rilevanti sia per i principianti che per i professionisti. I campioni vengono compilati tenendo conto della legislazione attuale. Alcuni campioni possono essere utilizzati senza modifiche significative. Nel contenuto di tale campione, devi solo inserire le tue circostanze specifiche e firmarlo. Va ricordato che un documento redatto in modo errato verrà lasciato senza considerazione, il che significa che solo un approccio ponderato alla sua compilazione garantirà che la tua domanda non verrà ignorata.
A cosa serve un campione?
La necessità di adire un tribunale sorge quando viene violato il diritto di una persona fisica o giuridica e questa persona non ha altro modo per tutelarsi se non andare in tribunale, a meno che la legge non preveda un'alternativa.
Hai deciso di andare in tribunale. Hai due opzioni: prima trova uno specialista; il secondo è redigere una dichiarazione di reclamo (dichiarazione) al tribunale in modo indipendente. Nel primo caso, tutto è abbastanza semplice, è necessario pagare per il lavoro di uno specialista e ottenere un servizio legale sotto forma di una dichiarazione di reclamo già pronta. Il secondo caso è più difficile.
Scrivere una dichiarazione di reclamo al tribunale richiederà non solo di padroneggiare i termini della legge, ma anche di conoscere la legislazione attuale. Se non disponi di questo, avrai bisogno di campioni, modelli, moduli standard disponibili sul nostro sito Web.
Come utilizzare correttamente il campione
Va ricordato che gli esempi di dichiarazioni di reclamo hanno contenuti diversi. Alcuni possono essere redatti sotto forma di modello (modulo standard), altri sotto forma di vere e proprie dichiarazioni di reclamo. Il modello della dichiarazione di reclamo, di regola, non contiene una descrizione dettagliata delle circostanze che sono servite per andare in tribunale. Il compilatore della domanda è invitato a inserire queste circostanze nel contenuto della dichiarazione di reclamo in modo indipendente. Tuttavia, questo non è facile da fare senza un’adeguata preparazione. Se non riesci a comporre correttamente una dichiarazione di reclamo in base al modello, stai cercando esempi di dichiarazioni di reclamo con contenuti già pronti. Gli esempi disponibili sul sito sono rilevanti sia per i principianti che per i professionisti. I campioni vengono compilati tenendo conto della legislazione attuale. Alcuni campioni possono essere utilizzati senza modifiche significative. Nel contenuto di tale campione, devi solo inserire le tue circostanze specifiche e firmarlo. Va ricordato che un documento redatto in modo errato verrà lasciato senza considerazione, il che significa che solo un approccio ponderato alla sua compilazione garantirà che la tua domanda non verrà ignorata.
Regole per il download delle informazioni
Internet consente non solo di guardare una varietà di informazioni, ma anche di "prenderle" per te. Puoi trovare i materiali di cui hai bisogno e poi scaricarli sul disco del tuo computer. In questo caso, le informazioni sono diventate tue. Ciò è vantaggioso, poiché in qualsiasi momento puoi aprirlo senza Internet, spostarlo su un'unità flash USB o su un disco. È anche possibile trasferirlo tramite e-mail o Skype. Nel caso in cui queste informazioni vengano rimosse da Internet, verranno comunque aperte nella forma "invariata". Tale azione "prelevata" dalla rete viene solitamente definita download. Ti ricordiamo che puoi scaricare sia dati di testo che video, musica, foto e programmi per computer. Il problema con il download potrebbe essere che esiste una variante o anche diverse opzioni di download per scaricare ciascun tipo di dati. "Scarichiamo" il testo in un modo, video o musica in un altro, foto in un terzo, ecc. Sfortunatamente, non esiste un'istruzione universale in ogni caso ha la sua.
Puoi scaricare l'esempio nei formati: TXT, DOC, DOCX, WORD
Puoi ordinare il campione selezionato nei formati: TXT, DOC, DOCX, WORD dall'archivio del sito.Guardare .
Il successo negli affari dipende in gran parte dalla sua corretta organizzazione. Sia i dirigenti che i lavoratori ordinari dovrebbero essere documenti. Quali sono le sue caratteristiche, quali tipi esistono e quali documenti normativi dovrebbero essere presi in considerazione quando si organizza il flusso di lavoro?
Cos'è il lavoro d'ufficio
Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla forma di proprietà e dalle caratteristiche, crea una varietà di documenti nel corso delle sue attività. Questi possono essere ordini, lettere e protocolli. Tutti riguardano la documentazione organizzativa e amministrativa.
Il lavoro d'ufficio è l'attività di creazione di documenti di un'organizzazione, eseguita secondo determinate regole e requisiti. Molto spesso, le imprese assegnano dipendenti speciali impiegati solo in quest'area. Nelle piccole imprese, la funzione di segretario può essere assegnata a quasi tutti i dipendenti.
Se comprendi l'essenza della terminologia (cos'è il lavoro d'ufficio), l'origine della parola diventerà chiara. Questa è, prima di tutto, fissazione su un supporto materiale di informazioni ufficiali. Durante questo processo viene creato il codice che successivamente avvia determinate azioni.
Il termine stesso "lavoro d'ufficio" è apparso molto tempo fa, ma solo a metà del secolo scorso ha preso forma ufficialmente, essendo sancito in documenti normativi a livello statale.
Lavoro d'ufficio e gestione dei documenti: che cos'è?
L’organizzazione non può esistere indipendentemente dalla legge. C'è sempre lavoro d'ufficio e flusso di documenti. Che cos'è, quali sono le caratteristiche della transizione dei documenti, come redigerli correttamente? Questi problemi vengono risolti da specialisti: segretari, archivisti, dipendenti del dipartimento del personale.
Il lavoro d'ufficio prevede la fissazione di informazioni su un supporto materiale, la creazione di un atto cartaceo o elettronico. Sulla base di esso, viene costruito il flusso di documenti dell'organizzazione: il movimento di un ordine o di una lettera, a partire dalla sua creazione e termina con l'esecuzione e l'invio all'archivio o la distruzione.
A seconda del luogo di creazione dei documenti aziendali in relazione ai dipendenti e alla direzione dell'organizzazione, il flusso di documenti è suddiviso in esterno e interno. L'ulteriore percorso dell'ordine, dell'ordine, della lettera dipenderà dalla fonte.
Il flusso di documenti interni dell'organizzazione prevede i seguenti passaggi:
Le fasi del flusso di lavoro esterno sono generalmente simili, ma esistono alcune differenze:
- I documenti arrivano all'azienda dall'esterno. Questi possono essere documenti di organizzazioni superiori e inferiori, filiali, regolamenti di autorità ufficiali, ordinanze di tribunali, lettere di cittadini.
- Tutti i documenti aziendali ricevuti dall'organizzazione devono passare attraverso la procedura di registrazione. Lei conferma che sono sotto controllo.
- Il passo successivo è lavorare con il documento, familiarizzare o eseguire le istruzioni.
- Se necessario, viene rilasciata una risposta ufficiale.
- L'ultima fase è la registrazione per l'archiviazione a lungo termine o di archivio e l'eventuale distruzione.
Inoltre, in relazione alla gestione dell'organizzazione, si distinguono le seguenti tipologie di flusso documentale:
Tutte le fasi del movimento dei documenti sono necessariamente registrate in giornali speciali. Possono essere condotti in diversi modi:
- circolazione di documenti;
- carte portadocumenti;
- la gestione elettronica dei documenti è più comune nella stragrande maggioranza delle organizzazioni.
Caratteristiche del lavoro d'ufficio giudiziario
Molti si chiedono di cosa si tratta e in cosa differisce dal generale. Un caso giudiziario è un pacchetto leggermente diverso di documenti e prove materiali. Il suo corretto stoccaggio e movimento garantiscono la trasparenza del lavoro delle forze dell'ordine. I procedimenti giudiziari, a differenza di quelli organizzativi, non possono essere volontari. È condotto da persone autorizzate e rigorosamente controllato. Per lui tutte le fasi sono normativamente e rigorosamente definite, fino alla distruzione.
Funzioni del segretario
La maggior parte dei dipendenti dell'azienda ha un'idea molto vaga di cosa siano il lavoro d'ufficio e la gestione dei documenti. Per una segretaria questa è un'attività professionale.
La segreteria dell'impresa svolge la funzione principale in base alla forma e alle caratteristiche del lavoro, l'organizzazione del servizio di lavoro d'ufficio dell'impresa è suddivisa nelle seguenti tipologie:
- Centralizzato: tutti i segretari lavorano nello stesso dipartimento e fanno capo al capoufficio o al segretario senior.
- Decentralizzato: i segretari e i dipendenti che svolgono le loro funzioni sono dispersi tra i dipartimenti dell'organizzazione e fanno capo a diversi capi.
- Misto: più comune nelle grandi organizzazioni.
Le caratteristiche del flusso di documenti nell'impresa dipenderanno direttamente dalla forma di segreteria adottata.
Istruzioni per il lavoro d'ufficio
Indipendentemente dalle dimensioni e dalla forma di proprietà, qualsiasi organizzazione deve disporre di un regolamento che disciplini la circolazione dei documenti. Cos'è e come realizzarlo? Questa domanda preoccupa non solo i segretari, ma anche i dirigenti.
Un'istruzione di lavoro d'ufficio è un atto normativo interno di un'organizzazione, approvato da un ordine o ordine di direzione, di durata illimitata. Descrive tutte le fasi del passaggio del documento, fornisce elenchi di posizioni le cui firme possono certificare l'autenticità dei documenti ufficiali, fornisce campioni di progettazione, moduli e moduli.
Conservazione dei registri
Nelle piccole organizzazioni con un basso livello di flusso di documenti (meno di 200 all'anno), la questione di cosa sia la tenuta dei registri non viene sollevata. Tutto viene deciso dai dipendenti stessi o anche dal manager.
Se gli obblighi di tenuta dei registri non sono diretti per il dipendente e non sono specificati nel suo contratto di lavoro, è necessario emettere un decreto sull'assegnazione di tali funzioni. Questo documento dovrebbe dettagliare ulteriori doveri, responsabilità e compensi.
Caratteristiche del lavoro d'ufficio del personale
Se almeno un dipendente lavora nell'organizzazione, verranno creati documenti di lavoro. La questione di cosa sia il lavoro d'ufficio del personale è particolarmente rilevante per le imprese con un numero limitato di dipendenti.
La gestione dei registri del personale è la fornitura della circolazione di documenti specifici relativi all'attività lavorativa dei dipendenti dell'impresa. Di solito questi compiti vengono svolti dai dipendenti di un'unità speciale: il dipartimento del personale. Le loro funzioni comprendono la ricezione, l'elaborazione e l'archiviazione della documentazione del personale. Incluso il trattamento dei dati personali riservati.
Il flusso di lavoro del personale è solitamente tenuto separato da quello generale nel rispetto delle regole di segretezza e di caratteristiche di conservazione.
Ottimizzazione del flusso di lavoro in ufficio
Nonostante il rapido sviluppo delle tecnologie digitali, molte organizzazioni hanno difficoltà a ottimizzare il flusso dei documenti. Continuano a condurre la corrispondenza cartacea alla vecchia maniera e a tenere i normali registri di registrazione.
Ciò è dovuto a due fattori:
- resistenza alle innovazioni dei dipendenti dell'impresa;
- mancanza di finanziamenti.
I manager dovrebbero ricordare che l'ottimizzazione del flusso di lavoro con investimenti considerevoli dà un notevole effetto economico.
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