Pianificazione dell'utilizzo dell'orario di lavoro. Come impostare i compiti se l'amministratore delegato non è un subordinato diretto del manager? regole su come scegliere le vitamine: quali sono migliori per le donne

La gestione del tempo, la pianificazione dell'orario di lavoro o la gestione dell'orario di lavoro sono un'abilità importante di un uomo d'affari. Il successo è spesso percepito come prestazioni elevate e come il raggiungimento di obiettivi significativi. Ma non dimenticare: il tempo impiegato con grande ritorno è un altro criterio chiave per il successo.

Obiettivi della gestione del tempo

La gestione dell'orario di lavoro può risolvere molti traguardi e obiettivi, il ritmo moderno della vita ci fa trattare il tempo con grande attenzione e gli allenatori alla moda e di successo sviluppano molti metodi che subordinano il tempo al ritmo lavorativo della vita. Ma ciò che sorprende è che molte delle leggi sulla subordinazione del tempo sono state scoperte e formulate a metà del XX secolo, alcune anche prima, cento o anche più anni fa, quando gli affari cominciavano appena ad affermarsi e il ritmo delle cose la vita stava appena cominciando ad accelerare.

La legge di Parkinson afferma: "Il lavoro riempie il tempo assegnatogli". Questo aforisma è ironico, ma la sua correttezza è dimostrata dalla vita diretta. Osservando se stesso, i suoi cari, e poi il lavoro degli enti governativi e delle istituzioni ufficiali, lo storico inglese ha notato che sia nella vita di tutti i giorni che nella vita pubblica una persona è pronta a perdere tempo in azioni inutili.

La legge di Parkinson è stata formulata dallo storico Cyril Northcote Parkinson in un articolo pubblicato sulla rivista britannica The Economist nel 1955.

Se una persona non si limita ai tempi, può fare il lavoro ancora e ancora, correggendo qualcosa all'infinito, correggendo, cercando difetti, come se si sforzasse di portare la questione alla perfezione assoluta, agendo non sul risultato, ma immergendosi in il processo.

Tuttavia, l'osservanza di questa legge non è un dogma. Al contrario, il compito di ogni persona di successo è superare l'inerzia di questa regola, subordinare questa legge ai suoi piani e atteggiamenti.

Lo scopo della gestione del tempo è organizzare l'orario di lavoro, stabilire le priorità, controllare il tempo e spenderlo in modo razionale.

Principi di pianificazione

La pianificazione è sempre composta da più livelli:

• strategico globale (pianificazione per diversi anni, questo è un super-obiettivo o super-obiettivi che una persona si prefigge)
• pianificazione strategica per un anno o sei mesi (quei compiti comuni che lentamente ma inesorabilmente avvicineranno una persona al suo obiettivo principale)
• pianificazione tattica per il mese e per la settimana,
• pianificazione tattica della giornata.

Ognuno di loro ha esigenze diverse, anche i metodi di gestione del tempo sono notevolmente diversi. Sono molto individuali e sono in gran parte formati dall'individuo in modo indipendente.

Matrice di Eisenhower

Anche la pianificazione della giornata è, ovviamente, individuale, ma in questo caso è stata accumulata molta esperienza di gestione del tempo nell'area business. Il principio fondamentale della gestione quotidiana del tempo basato sulla cosiddetta matrice di Eisenhower.

Il 36esimo Presidente degli Stati Uniti, Dwight David Eisenhower, ha sviluppato una matrice di priorità per ottimizzare i suoi intensi orari di lavoro. Ha capito: tutte le cose che una persona deve fare in un giorno possono essere suddivise condizionatamente in importanti e non importanti, urgenti e non urgenti. Il risultato è il seguente quadrato con 4 zone:

La cosa più difficile è distribuire tutte le responsabilità e le preoccupazioni in questi 4 gruppi: capire quali cose sono veramente importanti e quali non sono importanti. Secondo gli allenatori, le cose importanti sono quelle che ci avvicinano all'obiettivo prefissato e sono legate alla pianificazione dell'anno.

La prima piazza, idealmente, dovrebbe essere libera, perché se è occupata, significa che le cose importanti non sono state completate in tempo e che sono arrivati ​​​​i problemi. Questioni non importanti e non urgenti (di norma si tratta di social network, conversazioni telefoniche senza scopo, giochi per computer, ecc.), Idealmente, puoi anche tranquillamente metterle da parte e concentrarti su quelle importanti e non urgenti, occupando un posto chiave in l'orario della giornata lavorativa. Per questioni urgenti e non importanti, puoi trovare il tempo rimanente o delegarne l'esecuzione a colleghi o subordinati.

Principio di Pareto

Il secondo principio importante coerente con la matrice Eisenhower e prende il nome dal sociologo Vilfredo Pareto. Il secondo nome del principio è principio 20/80, Pareto nel XIX secolo. ha osservato: "Il 20% degli sforzi fornisce l'80% del risultato e il restante 80% degli sforzi fornisce solo il 20% del risultato". È davvero difficile discuterne: la maggior parte degli sforzi non produce i risultati desiderati. Tuttavia, dare per scontato questo fatto e applicarlo non solo ai risultati, ma anche al tempo impiegato, si rivelerà molto efficace. La cosa principale è trovare quel 20% di informazioni importanti da una lettera o una conversazione d'affari che porterà a questo 80% del risultato. Durante il giorno, nel ciclo degli affari, isola questo 20% dei tuoi piani, la cui attuazione porterà l'80% del successo.

Conseguenza della legge di Pareto: di solito è troppo difficile e noioso capire cosa sta succedendo, e spesso non è necessario: tutto quello che devi fare è sapere se la tua idea funziona o no, e cambiarla in modo che funzioni, e poi mantenerla la situazione fino a quando l’idea smette di funzionare.

Un altro principio di gestione del tempo si basa sulla fisiologia umana e tiene conto dei suoi bioritmi. Durante il giorno, il corpo umano funziona in modo non uniforme, la curva del bioritmo assomiglia a questa:

Quando pianifichi la tua giornata lavorativa, è importante tenere conto del tempo di alte prestazioni e assicurarti di lasciare tempo per riposare e opportunità per rilassarti e disconnettersi, questo ti permetterà di sbarazzarti degli effetti negativi dello stress diurno.

Quarto principio pianificazione può sembrare contrario a tutto ciò che è stato descritto sopra, ma la sua osservanza contribuirà a creare una sensazione morbida e calma del passare del tempo, la sensazione di essere soggetto a una persona. Un piano non può dominare una persona: la variabilità e la flessibilità della pianificazione è forse l’impostazione più importante della gestione del tempo. Questo principio implica la capacità di modificare i piani nel tempo, di costruire nuove catene di connessioni tra gli eventi. In pratica, ciò significa fissare le questioni importanti e urgenti come quelle principali che costituiscono la spina dorsale della giornata, lasciando le cosiddette zone cuscinetto per possibili cambiamenti, nuove circostanze, questioni urgenti impreviste.

In una parola, produttività e occupazione non possono essere mescolate, la pianificazione consentirà di evitare situazioni di mancanza di tempo e di stabilire correttamente le priorità, dalle quali la produttività della giornata lavorativa aumenterà notevolmente.

10 regole per la pianificazione dell'orario di lavoro

In effetti, possono esserci tante regole quante ciascuna persona può scegliere dall'elenco seguente.

• regola della privacy. Al lavoro è auspicabile poter stare da soli: per fare questo chiudere le porte, fissare orari di non ricevimento, accendere la segreteria telefonica, chiedere silenzio alla segretaria. L'orario per tale lavoro può essere fissato al mattino o verso la fine della giornata lavorativa, quando l'atmosfera lavorativa in ufficio è ridotta.
• Regola del blocco funzionante. Tutto il lavoro in ufficio può essere suddiviso condizionatamente in blocchi: conversazioni telefoniche e corrispondenza commerciale, riunioni e incontri con colleghi, pratiche burocratiche e lavoro con documenti. Lavorando con blocchi simili, risparmiamo fatica, non passiamo da un tipo di attività all'altra.
• La regola delle piccole parti è la fetta giusta. Un compito grande, difficile, un compito strategico non può essere portato a termine con un unico sforzo, quindi, completando quotidianamente e metodicamente piccole parti di un grande progetto, avviciniamo tatticamente l'obiettivo globale.
• Regola di delega. Anche la capacità di delegare l’autorità fa parte della gestione del tempo.
• La regola del regolamento e la regola della scadenza. Stabilire un periodo di tempo chiaro per un incontro di lavoro, una riunione o un colloquio, nonché un quadro per lo svolgimento del lavoro, significa violare deliberatamente e produttivamente la legge sul Parkinson, rendendolo tuo collega.

Voltaire: Il tempo è piuttosto lungo per chi lo usa; chi lavora e chi pensa amplia i propri limiti.

• Regola di priorità. A poco a poco, puoi sviluppare l'abilità, quando sorgono nuovi casi e situazioni, di assegnare mentalmente a ciascuno di essi uno stato dalla matrice Eisenhower: urgente - non urgente, importante - non importante. Quindi le priorità si allineeranno automaticamente.
• La regola di tenere conto dell'ora del giorno e dei bioritmi. È meglio pianificare le questioni importanti e urgenti al mattino. La loro implementazione creerà una situazione di successo durante la giornata lavorativa. È meglio pianificare la sera: secondo psicologi e allenatori, è il subconscio stesso a costruire in modo ottimale il programma per il giorno successivo durante la notte.

• Regola della tenuta dei registri: "Pensa sulla carta". Le registrazioni sono necessarie: organizzano la mente, formano un'immagine visiva nella testa, aiutano a controllarsi durante il giorno.
• Regola del risultato. Un riepilogo alla fine della giornata lavorativa può creare un senso di successo, produttività e aiutare a coordinare le azioni e i piani per i giorni successivi.

Metodi di pianificazione dell'orario di lavoro

I principali metodi di gestione del tempo sono la tenuta di registri, calendari, carte giornaliere. In questo caso, vengono presi come base uno o più principi di gestione del tempo: viene creato uno schema generale, un modello che può essere adattato, utilizzato da una persona specifica per la propria routine e routine quotidiana.

Uno dei metodi dell'autore è descritto nel libro di Tracy Brian e si chiama "Lascia il disgusto, mangia la rana!", Implica la divisione dei piani in doveri piacevoli, colorati positivamente e spiacevoli. Se analizzi attentamente e consapevolmente i piani della giornata, ci saranno sicuramente cose che non vorrai fare (possono essere chiamate convenzionalmente rane o rospi). Sono queste le cose che devono essere fatte in primo luogo: scartare il disgusto e metaforicamente “mangiare questa cosa della rana in primo luogo”.

Brian Tracy: Infine, questa osservazione: se devi "mangiare" una rana viva, non dovresti sederti a guardarla per molto tempo. La strada per raggiungere un elevato livello di professionalità e produttività sta nell'acquisizione di un'abitudine stabile a risolvere i compiti più importanti al mattino, senza perdere tempo in altri problemi. Bisogna prima imparare a “mangiare la rana”, senza entrare in ragionamenti preliminari, spesso oziosi.

Oltre a questa tecnica, un consiglio in più: per rendere il retrogusto ancora più gradevole, dopo la rana, potete “mangiare un'opera-dolce”: fare qualcosa di piacevole, amato, portando piacere e gioia sul posto di lavoro.

Un metodo interessante per pianificare una giornata lavorativa è stato proposto da Alexander e Dmitry Tsyglins, rappresentanti della scuola Franklin:

Video su come creare una mappa per la giornata

Benjamin Franklin, l’autore del noto aforisma “Il tempo è denaro”, ha inoltre osservato quanto segue: La ricchezza dipende principalmente da due cose: diligenza e moderazione, in altre parole, non sprecare né tempo né denaro e utilizzare entrambi nel migliore dei modi. modo possibile.

La forma moderna di pianificazione della giornata sono programmi speciali per smartphone e PDA (organizzatori), che si basano su funzionalità di calendario o foglio di calcolo, che consentono di riflettere la data, l'ora, indicare l'intervallo di tempo per ciascun evento, lasciare note e commenti e creare non solo piani tattici per la giornata, ma anche vedere il movimento strategico verso l'obiettivo principale. Sono mobili, convenienti e, soprattutto, efficaci nelle condizioni di vita moderne.

Programmi di esempio

Combinando diverse tecniche e tenendo conto del maggior numero possibile di principi e regole di gestione del tempo, è possibile creare un modello di programma.

È importante capire la cosa principale: una lista di cose da fare non è un piano. Diventerà un piano solo quando sarà all'altezza della regola di Brian Tracy: "La pianificazione precede il fare la cosa giusta e la prevenzione di quella cattiva".

Se si dedica qualche minuto, sarà chiaro quali cose possono essere combinate in blocchi, quali cose sono troppo globali, ma importanti e non urgenti (al contrario, dovrebbero essere divise in “fette lisce”), quali cose possono essere considerate “rane”, le quali diventeranno dolci piacevoli e prelibati. Puoi raffigurarli sotto forma di diagrammi o diagrammi, puoi dipingerli in diversi colori.

La pianificazione dell'orario di lavoro non è solo un insieme di belle parole, ma un sistema di conoscenze che può essere vantaggioso sia a livello individuale che su scala dell'intera impresa.

Imparerai:

• Ciò che offre una pianificazione razionale dell'orario di lavoro in azienda.
• Quali sono le modalità di programmazione dell'orario di lavoro.
• Quali sono le regole per un'efficace programmazione dell'orario di lavoro.

Non è un segreto che l'efficacia dell'organizzazione sia influenzata anche dal rendimento del lavoro quotidiano del personale dirigente. L'assenza di tecniche e metodi di lavoro moderni, il rifiuto di migliorare lo stile di lavoro individuale da parte del leader e dei suoi subordinati portano al fatto che le difficoltà nello stabilire il lavoro di una tale squadra diventano un assioma.

I componenti che determinano quanto un manager è pronto per il successo sono abbastanza semplici. Queste sono le sue capacità, abilità, conoscenze professionali e, ovviamente, qualità personali. Tuttavia, non bisogna sottovalutare l'analisi dei fattori causali che causano problemi e difficoltà, così come il desiderio di superarli e migliorare la qualità del proprio lavoro. Qui viene in soccorso l'uso razionale dell'orario di lavoro da parte del manager, in altre parole, la sua pianificazione. Dopotutto, è progettato per eliminare i difetti del processo lavorativo quotidiano.

L'efficacia della pianificazione dell'orario di lavoro si basa sugli obiettivi delle attività in base alla loro durata: a breve e lungo termine. Un tale quadro di gestione non richiede sforzi aggiuntivi, poiché tutte le azioni e attività identificate hanno ricevuto le loro scadenze durante il processo di organizzazione.

Gli obiettivi fissati dal leader hanno due funzioni: determinare le azioni necessarie per la loro attuazione e stimolare la loro attuazione. Quando un leader si pone un compito chiaro, le sue azioni diventano consapevoli nella sua attuazione. La definizione degli obiettivi è una sorta di forza trainante che carica di energia chi agisce fino al raggiungimento del risultato.

Affinché la pianificazione dell'equilibrio del tempo di lavoro sia il più efficace possibile, il manager deve ricorrere alla tattica dei “periodi di pianificazione” (possono essere periodi di tempo diversi: anno, mese, settimana, giorno). La particolarità sta nell'individualità di ciascuno di questi intervalli, il che implica la creazione di piani separati che riflettano il periodo di tempo corrispondente.

Pertanto, il principale obiettivo positivo di una corretta pianificazione del tempo libero è il guadagno del tempo stesso. Il manager acquisirà la capacità di raggiungere in modo efficace e fruttuoso gli obiettivi lavorativi descritti e allo stesso tempo dedicare il minor tempo possibile. Nell'organizzazione del lavoro individuale, il ruolo della pianificazione è difficile da sopravvalutare: dopo tutto, aiuta a prepararsi per il raggiungimento degli obiettivi e a strutturare il tempo assegnato al lavoro.

Come delegare compiti per risparmiare il 25% dell'orario di lavoro: lista di controllo

Per far fronte all’enorme flusso di informazioni e far crescere la tua attività, è importante gestire il tuo tempo in modo razionale e non sprecare energie in attività di routine. Per fare ciò, è necessario delegare adeguatamente i compiti ai subordinati e monitorarne l'attuazione.

Controlla la lista di controllo preparata dalla redazione della rivista "Direttore Commerciale", se gestisci correttamente il tuo orario di lavoro o commetti errori nella delega dei compiti e rimani sveglio al lavoro.

Metodi di pianificazione dell'orario di lavoro

Principio di Pareto

Wilfred Pareto (1848-1923) formulò il principio secondo cui all’interno di un certo gruppo, l’importanza oggettiva di una certa piccola parte sarà molto più elevata del suo peso relativo in questo gruppo. Pareto nel suo modello utilizzava la formula 80/20, che cominciò ad essere applicata ovunque.

• Dal 20% della merce venduta, puoi ottenere l'80% del profitto.
• L'80% dei beni rimanenti porterà solo il 20% del profitto.
• Il 20% degli errori causa l’80% delle perdite.
• L’80% degli altri errori causano il 20% delle perdite.

Questo principio non è stato aggirato dai sostenitori della pianificazione dell'orario di lavoro. Se lo proietti sul lavoro di un manager, il risultato sarà il seguente: per ottenere l'80% dei risultati è necessario dedicare solo il 20% dell'orario di lavoro. Il resto del tempo impiegato porta solo il 20% del risultato totale.

Nel linguaggio del processo lavorativo ciò significherebbe che il lavoro facile e piacevole, che richiede un minimo di sforzo, ma una discreta quantità di tempo di lavoro, non dovrebbe essere una priorità. È necessario avviare le attività tenendo in massima considerazione l'importanza di ciascun compito. Al primo posto nella pianificazione del lavoro dovrebbero esserci le questioni vitali.

Per la piena attuazione del principio di Pareto in materia di pianificazione razionale e monitoraggio del tempo, è necessario analizzare tutte le attività in base alla percentuale del loro contributo al risultato complessivo e distribuirle anche per categorie ABC.

Pianificazione ABC

La base dell'analisi ABC è l'esperienza che mostra che le proporzioni dei casi di maggiore e minore importanza sono spesso approssimativamente le stesse. Le lettere A, B e C vengono utilizzate per classificare il significato dei compiti in relazione al raggiungimento degli obiettivi in ​​tre classi. Questo principio piaceva a molti manager.

Puoi anche utilizzare questa analisi per pianificare come utilizzi il tuo tempo di lavoro. La cosa principale è ricordare che è necessario allocare l'orario di lavoro in base all'importanza dei compiti e non alla loro intensità di lavoro e al loro peso nel piano generale di attività.

L'analisi ABC deriva dall'esperienza basata su tre pilastri.

• I compiti di categoria A (i più importanti) ricevono il 15% dei compiti totali del manager. Nonostante il loro basso peso relativo nella pianificazione, contribuiscono per il 65% al ​​raggiungimento degli obiettivi.
• I compiti di categoria B (importanti) rappresentano circa il 20% del totale dei compiti e anche la loro importanza è stimata al 20%.
• Compiti della categoria C (come i meno importanti): rappresentano circa il 65% del totale, ma la loro importanza è trascurabile - solo il 15% del peso relativo.

Di conseguenza, quando si pianifica l'orario di lavoro, l'analisi ABC si concentra sull'esecuzione iniziale dei compiti della categoria A, poiché apportano la parte del leone all'efficacia dell'attività lavorativa finale. Seguono poi le domande del gruppo B, il cui contributo al risultato finale non va trascurato. E infine, puoi già decidere cosa fare con i restanti compiti della categoria C: contribuire alla pianificazione del tuo orario di lavoro o delegare.

Principio di Eisenhower nella pianificazione dell'orario di lavoro

La matrice Eisenhower (priorità) ha ottenuto un ampio riconoscimento come strumento per pianificare il tempo personale e lavorativo.

Si compone di quattro campi (quadranti), ciascuno dei quali corrisponde a una determinata categoria di compiti. Le categorie sono costruite sulla base di due principi: importanza e urgenza. La loro relazione è meglio dimostrata visivamente nella figura seguente.

I quadranti vengono compilati solo se i casi in essi inseriti corrispondono ad un determinato campo. Per comprendere appieno come funziona questa matrice, è necessario definire le attività che corrispondono a ciascun quadrante. Vale la pena ricordare che la matrice sarà efficace solo per le attività durante il giorno o per altri brevi periodi di tempo.

1. Quadrante 1: importante e urgente

Il cuore della matrice Eisenhower è proprio il primo quadrante, poiché è irto del segreto principale: viene lasciato vuoto. Ciò indicherà che una persona ha la capacità di pianificare efficacemente l'orario di lavoro per raggiungere gli obiettivi.

La presenza di casi che rivendicano il primo quadrante indica un lavoro pratico costante nella vita e nel lavoro di tale persona. Di conseguenza, l'uomo non è abituato alla distribuzione dei suoi affari e dei suoi doveri, ma rimanda tutto ciò che può fino all'ultimo momento. E, quando le scadenze stanno per scadere, si mette al lavoro.

Naturalmente, è meglio prevenire possibili situazioni se si pensa a tutto in anticipo. Dopotutto, esiste un principio ben noto secondo il quale è sempre più difficile eliminare le conseguenze che prevedere tutti i possibili problemi. Nel caso in cui tali casi possano essere eseguiti da altre persone, dovranno essere trasferiti.

1. Quadrante 2: Importante e non urgente

Nel pianificare il suo orario di lavoro, Eisenhower definì i compiti del secondo quadrante come i compiti più importanti. Se l'esecutore esegue costantemente il compito inserito in questo quadrante in modo tempestivo, può permettersi di dedicarvi tutto il tempo necessario. Non sarà perseguitato dal trambusto, dalla fretta e da varie conseguenze negative. È molto simile a una visita dal medico: proprio come una visita oculistica preventiva eviterà problemi alla vista più gravi, il momento giusto per lavorare sul referto eviterà un'elaborazione urgente durante la notte.

La pianificazione e la contabilità dell'orario di lavoro nell'ambito del secondo quadrante sono effettuate in modo tale da raggiungere gli obiettivi personali del dipendente.

E anche se sui lavoratori non incombe la spada di Damocle sotto forma di urgenza del lavoro, che ci consente di concentrarci sulla qualità del lavoro, non dobbiamo dimenticare che ci sono ancora delle scadenze e devono essere monitorate, poiché il mancato completamento dell'attività del secondo quadrante la trasferisce automaticamente al primo. E questo risultato è carico di conseguenze sulla pianificazione del tempo personale.

1. Quadrante 3: urgente e non importante

La tipologia di casi corrispondente al terzo quadrante non consente di concentrarsi su questioni più importanti a causa della sua urgenza. E tali casi sono facilmente confusi con i casi del primo quadrante. Tuttavia, vale la pena tracciare una linea di demarcazione tra urgente e importante, poiché questi concetti non sono sinonimi. C'è un modo semplice per determinarlo: devi chiederti se questo o quel compito ti avvicina al raggiungimento di un determinato obiettivo. Di solito i casi del terzo quadrante ricevono una risposta negativa.

Molto spesso, le questioni domestiche vengono introdotte in questo quadrante: lavaggio a secco dei vestiti a fine stagione, aiuto ai vicini in una questione urgente, riunioni e trattative non importanti. C'è un altro esempio: la riparazione del computer, ma qui dovresti stare estremamente attento: se questa attrezzatura è necessaria per il lavoro, la sua riparazione diventerà un compito di fondamentale importanza (cioè il primo quadrante) e se viene utilizzata solo per intrattenimento, allora il luogo stesso di questo problema è nel terzo quadrante.

Gli affari di questo quadrante non solo non rientrano nella pianificazione dell'orario di lavoro, ma distraggono anche dagli obiettivi principali e portano via tempo prezioso. È meglio ignorarli, se possibile. Come determinare l'importanza di un compito per te stesso? Molto semplice. Dovresti porsi la domanda: “Cosa succederà se non lo faccio?”

1. Quadrante 4: Non importante e non urgente

Questa categoria comprende le faccende della nostra vita quotidiana che non hanno nulla a che fare con il lavoro: social network, forum, navigazione in Internet, giochi per computer, visione di programmi TV. Sì, un'attività del genere è sicuramente divertente, ma non è obbligatoria.

In generale, questa attività riduce significativamente la produttività della giornata lavorativa, Eisenhower ha definito i casi di questa categoria "divoratori di tempo personale".

Prendi, ad esempio, una serie della durata di 200 ore: in termini di ricalcolo, ottieni un'intera settimana di tempo sprecato, che avrebbe potuto essere utilizzato con un beneficio molto maggiore.

Pertanto, è necessario identificare i propri mangiatori personali e lottare per uno stretto controllo su di essi pianificando non solo il lavoro, ma anche il tempo personale.

Ci sono anche cose di routine in questo quadrante che per molti non sono così piacevoli: ad esempio lavare i piatti, pulire, cucinare. Anche qui vale la pena cercare un compromesso con le persone con cui si vive nella stessa casa, in modo da pianificare un carico uniforme.

Sana indifferenza: istruzioni per chi non crede nella gestione del tempo

Le istruzioni preparate dai redattori della rivista Commercial Director ti diranno come trovare l'armonia nella vita anche in situazioni senza speranza, ti spiegheranno quali atteggiamenti imposti dalla società e dai media devi eliminare urgentemente e ti diranno cosa fare se non hanno abbastanza giorni per portare a termine il lavoro.

Tabella di pianificazione dell'orario di lavoro

Ecco un semplice esempio sotto forma di tabella.

Martedì		Sottoattività	Un commento
	Controlla l'elenco delle cose da fare
	spostarsi per lavoro
	Chiamate telefoniche		Recupera due numeri di contatto dall'e-mail di lavoro
	Scrittura di articoli	Analisi dei materiali
	Scrittura di articoli	Traduzione di materiali aggiuntivi da una lingua straniera e digitazione del testo principale	Non dimenticare di inserire note alle fonti e di correggere i trattini sul trattino
	Vai all'editore
	incontro
Mercoledì

Questo esempio dimostra chiaramente il principio della costruzione di piani di lavoro. All'occorrenza i tavoli possono essere di maggiore profondità, con maggiore spazio per gli appunti. Non importa quale programma verrà utilizzato per implementare, ad esempio, un individuo pianificare l'orario di lavoro del manager/specialista. Tavolo - lo strumento è universale, può essere disegnato anche su carta comune. Ciò che è veramente importante è poterlo adattare a te stesso, ai tuoi compiti e ai tuoi obiettivi e determinare per quali intervalli di tempo verrà utilizzato: giorni, settimane, mesi.

Come è la pianificazione del fondo orario di lavoro

La fase iniziale della pianificazione consiste nell'analizzare i parametri iniziali del sistema: la presenza di attività per migliorare il fondo orario di lavoro (FW) e le sue indicazioni. Segue poi la risposta alle domande: chi è responsabile di questa attività (specialisti, servizi) e della sua pianificazione? In che misura viene preso in considerazione l'orario di lavoro? Il tempo trascorso viene monitorato? Le riserve FRV vengono divulgate? Vengono adottate misure per ridurre la perdita di orario di lavoro in fase di pianificazione? Quali metodi vengono utilizzati per questo?

La fase successiva è l'analisi dell'applicazione del PDF. Nel suo quadro, studiano le dinamiche della produzione dei lavoratori (con riferimento al tempo - orario, giornaliero, annuale) e individuano i fattori che la influenzano; analizzare lo stato del PDF e determinare le opportunità non utilizzate per ridurre alcune tipologie di assenteismo; elaborare dati osservativi sul funzionamento del fondo per l'orario di lavoro, ecc. Maggiori dettagli sui metodi di analisi dell'utilizzo del fondo per l'orario di lavoro possono essere trovati nella letteratura educativa e metodologica.

La base informativa per l'analisi del PDF sono i dati statistici e le registrazioni orarie delle ore lavorative; un riepilogo della contabilità primaria (un volantino sui tempi morti, sul lavoro straordinario, sull'eliminazione del matrimonio); autoscatti e fotografie dell'orario di lavoro; dati di indagini e questionari.

Nel corso dell'analisi, l'utilizzo dell'intero PDF e delle sue parti costitutive - fondi a tempo pieno e intraturno nell'ambito di vari livelli dell'impresa (divisioni strutturali, impresa nel suo insieme, professioni e gruppi) è esaminato. Questo approccio consente di individuare i "colli di bottiglia" a cui occorre prestare attenzione in primo luogo. Il risultato dell'analisi è una valutazione delle riserve per migliorare l'uso del PDF e, di conseguenza, aumentare l'efficienza della pianificazione dell'orario di lavoro.

I risultati ottenuti vengono utilizzati per pianificare un fondo utile di tempo di lavoro. Questo evento include la preparazione di un bilancio di bilancio pianificato, un confronto dei suoi componenti con le norme dell'impresa, nonché il risparmio di tempo di lavoro per costi improduttivi. I metodi per distribuire l'equilibrio dell'orario di lavoro hanno ricevuto un'adeguata copertura nei materiali e nei manuali didattici.

La pianificazione e l'analisi dell'orario di lavoro hanno acquisito caratteristiche specifiche in un'economia di mercato. Ad esempio, il congedo amministrativo obbligatorio è vantaggioso per l'impresa in termini di costi. Il lavoro a tempo parziale ha perso il suo status di riserva.

Un approccio differenziato per i dipendenti a tempo indeterminato a tempo pieno e i lavoratori temporanei diventa rilevante nella pianificazione dell’ECF; nel lavoro a tempo parziale.

Ai fini di un'organizzazione e pianificazione più efficace dell'orario di lavoro, nell'impresa vengono adottate misure speciali: socioeconomiche, organizzative, tecniche, terapeutiche e profilattiche. Essi si riflettono in vari piani organizzativi e tecnici, piani per il miglioramento delle condizioni di lavoro, ecc. Il coinvolgimento di partecipanti esterni dovrebbe essere discusso con le autorità locali e solo successivamente essere incluso nella pianificazione delle attività. Qualsiasi evento deve essere fornito di risorse.

Come pianificare correttamente il proprio tempo di lavoro

Regola 1. Alzati alla stessa ora

Questa fase iniziale di qualsiasi pianificazione è molto disciplinata ed energizzante.

Regola 2. Umore positivo all'inizio della giornata

Lavora ogni mattina sul tuo umore, perché influisce notevolmente sulla soluzione dei compiti per raggiungere gli obiettivi. Per fare ciò puoi porti tre domande:

• In che modo “oggi” mi avvicinerà al successo?
• Cosa dovrei fare per rendere oggi quanta più gioia possibile?
• Cosa si dovrebbe fare in questo giorno per mantenere la propria salute?

La risposta a queste domande e la creazione di una motivazione positiva spesso non superano i due minuti. Regalateli a te stesso prima di iniziare la tua attività mattutina standard.

Regola 3

La chiave per una mattinata armoniosa è una buona notte di sonno e una buona colazione. Ma molti li donano, scusati dalla mancanza di tempo. Tuttavia, entrambe le missioni richiedono la definizione delle priorità solo nella fase di pianificazione della routine quotidiana: in sostanza, devi solo allocare il tuo tempo in modo tale da andare a letto presto.

Regola 4: considera fattori come la fatica quando pianifichi la tua giornata lavorativa

Molte persone hanno la sensazione che la loro produttività lavorativa fluttui come un'onda sinusoidale durante tutto il giorno. Ciò non dipende dai bioritmi quotidiani, dal fatto che tu sia un'“allodola” o un “gufo”. Vale la pena verificare l'aumento dei vostri periodi di attività personali e inserire nella pianificazione delle attività le cose più importanti per questo intervallo quotidiano. È meglio dedicare il pomeriggio al lavoro di routine quotidiano che non è di particolare importanza.

Regola 5. Fai delle pause in tempo

Una delle regole fondamentali per pianificare l'orario di lavoro è un breve riposo, poiché consente al corpo di recuperare e riportare l'attenzione sul lavoro. Assicurati di fare brevi pause nel lavoro, imposta tu stesso la durata e la frequenza. Ricorda la regolarità.

Regola 6

Cerca di non buttarti nel lavoro e di portare il lavoro che hai iniziato alla sua logica conclusione. Non farti distrarre dalle cose più piccole, perché rubano tempo al lavoro. Ricorda che, ogni volta che riprenderai il lavoro già iniziato, dovrai ripetere le vecchie azioni, e questo influirà sull'equilibrio della pianificazione delle attività personali.

Regola 7

Sforzati di colmare tutte le lacune non contabilizzate nel tuo programma (attesa in fila, riunione poco informativa) con attività utili. Definisci tu stesso la sua essenza ponendoti la domanda: "Come posso riempire questi minuti per ottenere il massimo beneficio?"

Regola 8: attenersi al principio 70/30

Devi solo registrare il 70% del tuo tempo di lavoro nel tuo diario. Altrimenti, anche se pianifichi la tua giornata lavorativa al 100%, non riceverai garanzie che tutte le attività saranno completate, ancor di più: molte azioni non coincideranno con il programma. Lo scopo di pianificare l'orario di lavoro secondo questo principio è quello di preservare il sistema nervoso dal sovraccarico, per evitare di sentirsi una macchina e di essere confinato in una struttura rigida.

Regola 9. La sera, fai un programma per domani

Pianifica il tuo domani alla fine di oggi e fallo sotto forma di elenco scritto in modo da non perdere nulla. È meglio stabilire in anticipo l'importanza dei casi e distribuirli in colonne. Ciò consentirà di concentrarsi sui compiti necessari e quelli meno significativi potranno essere spostati in caso di forza maggiore.

Regola 10

Una regola immutabile per tutti. Quanto più spesso riesci a trovare il tempo per riposarti, tanto più produttivo lavorerai in seguito. Durante questo periodo puoi mettere le cose in ordine sul posto di lavoro, in casa, lavare i piatti, leggere una rivista o un libro, fare una passeggiata all'aria aperta, aiutare gli altri. Se non puoi farlo spontaneamente, pianifica anche quelle azioni.

Regola 11. Sii realistico riguardo alle tue capacità

Non sopraffarti con un'enorme quantità di lavoro, credendo di poter affrontare qualsiasi montagna. Avvicinati con sobrietà alla valutazione dei tuoi punti di forza e prendi meglio ciò che sei sicuro di affrontare in un giorno / settimana / mese, tale pianificazione dell'orario di lavoro sarà più efficace.

Regola 12

Questo approccio agli oggetti sulla tavola e in ufficio aiuta a risparmiare tempo in futuro. Stabilisci una regola: dopo aver usato una cosa, riportala dove l'hai portata. Imposta luoghi specifici per diversi tipi di cose: una cartella per documenti, un astuccio, un cassetto della scrivania o una casella di controllo.

Regola 13. Conduci uno stile di vita attivo e sano

Sembrerebbe, perché gli impiegati hanno bisogno di sport, yoga, fitness, corretta alimentazione, ginnastica? Quindi, che un corpo sano e il benessere sono meglio sintonizzati sull'energia positiva e sulla disponibilità per un'attività lavorativa altamente produttiva, soprattutto dopo la sua pianificazione di qualità.

Regola 14

Il modo migliore per auto-organizzarsi nella pianificazione e realizzazione delle attività professionali è provare un senso di soddisfazione e amore per il proprio lavoro. Il suo vantaggio è che la motivazione non deve essere estratta con le pinze, arriva da sola e in grandi volumi.

Pianificazione e organizzazione dell'orario di lavoro del capo

Suggerimento 1. Rivedi i programmi per la giornata

Per fare ciò, puoi utilizzare l'analisi ABC o la matrice di Eisenhower. Anche una preparazione di dieci minuti per una giornata lavorativa può far risparmiare fino a due ore al giorno. Fatene buon uso.

Suggerimento 2. Formazione di blocchi di casi simili

Una persona costantemente distratta ha bisogno di molto più tempo per lavorare rispetto ad una persona concentrata ed entusiasta. Ciò è dovuto alla necessità di un'altra “rincorsa” e “immersione”, cioè di un ritorno all'attività lavorativa. I blocchi dello stesso tipo di attività contribuiranno a risparmiare tempo di lavoro: sono più facili da risolvere nella fase di pianificazione delle attività.

Suggerimento 3: prenditi del tempo per te stesso al lavoro

Spesso visitatori, subordinati o clienti al telefono distraggono dai compiti diretti. Tutti creano forti interferenze nello svolgimento di compiti veramente importanti, interrompono l'equilibrio dell'orario di lavoro. A questo proposito, è impossibile essere accessibili a tutti e a tutti nell'intero Festa dei lavoratori Sia nel tuo ufficio che al telefono. Nel processo di pianificazione dell'orario di lavoro, i maestri del loro mestiere si organizzano delle pause in cui nessuno li disturberà. Puoi anche utilizzare i loro strumenti, ad esempio, impostare gli orari per ricevere visitatori, utilizzare una segreteria telefonica.

Suggerimento 4: dedica un tempo limitato a ciascuna attività lavorativa

La durata di un certo tipo di lavoro dipende direttamente dal tempo a disposizione. Anche il compito più piccolo è soggetto a pianificazione: impara a dare al compito esattamente tutto il tempo necessario per portarlo a termine. Ad esempio, le trattative commerciali non dovrebbero essere ritardate, dovresti discutere tutte le questioni di interesse il più possibile, ma non più di un'ora. Ciò può essere fatto con l’aiuto di tempi e regolamenti rigorosi. Lasciati guidare da una semplice regola: "Il tempo è denaro", apprezzalo e risparmialo.

Suggerimento 5: utilizzare la delega

Nessun attore che rispetti il ​​tempo dovrebbe svolgere tutti i compiti da solo. Questo approccio è già stato descritto nei principi e nelle regole della pianificazione dell'orario di lavoro: tutto ciò che può essere delegato ad altre persone (il 65% dei compiti che consumano tempo e fatica, ma non portano risultati significativi) dovrebbe essere delegato a loro. Ciò vale non solo per l'assistenza dei dipendenti, ma anche per l'utilizzo dell'assistenza di agenzie, organizzazioni e società di consulenza di terze parti.

Suggerimento 6. Suddividi le attività di grandi dimensioni in componenti

Le persone tendono a eludere compiti grandi o voluminosi, ritardandone in ogni modo l'attuazione, perché il risultato sembra loro troppo lontano. Questo fatto indica deboli capacità di pianificazione del tempo personale, ma può essere aggirato. I casi che danno il risultato più veloce piacciono a quasi tutti. Ciò è stato notato da Albert Einstein sull'esempio del taglio della legna. Lo stesso può essere fatto con obiettivi a lungo termine e progetti di grandi dimensioni: suddividerli in piccoli compiti, pianificarli e poi completarli metodicamente in un periodo di tempo (ad esempio, due ore al giorno). Dopo, diciamo, una settimana, appariranno i primi risultati: l'obiettivo della prima parte del progetto sarà raggiunto (secondo la pianificazione), questo darà forza e motivazione per continuare a lavorare in questa direzione.

Suggerimento 7. Stabilisci scadenze personali per le attività prioritarie

Quando si sapranno in anticipo quali casi avranno priorità per il mese corrente, questi potranno essere annotati nel calendario lavorativo e presi in considerazione nella pianificazione personale insieme alle stesse trattative/incontri. Pertanto, quando sarà necessario realizzare un altro evento o azione per questa data, sarà già “prenotato”, il che ricorda ancora una volta il significato oggettivo dell'attività. Questo consiglio è di particolare valore in materia di pianificazione delle attività lavorative.

Suggerimento 8. Organizza correttamente il tuo spazio di lavoro

Innanzitutto riguarda l'ordine sul desktop. Dovrebbero essere lasciati solo quei documenti, senza i quali è impossibile svolgere i compiti della categoria A. Questa azione ha un background psicologico: l'ordine sul tavolo aiuta a mettere ordine nei pensieri e i documenti extra richiedono tempo.

Suggerimento 9. Cerca di non lasciare che gli altri ti attribuiscano ulteriori responsabilità

Spesso i leader sono interessati e impegnati in cose nuove, ampliando le proprie aree di competenza. Venendo per interesse personale alle riunioni a cui il dipendente di solito non partecipa, può entrare in gruppi di lavoro o ricevere compiti aggiuntivi che non sono inclusi nel suo piano e, di conseguenza, diventare un peso per il lavoro principale e la sua pianificazione. È meglio ricontrollare la rilevanza di tutte le tue azioni all'interno della posizione, migliorando così le tue capacità di pianificazione del tempo.

Suggerimento 10. Valuta quanto sono importanti e urgenti le cose in cui improvvisamente vogliono coinvolgerti.

Forza maggiore e altre questioni urgenti sono un evento comune per qualsiasi azienda o impresa, anche se si sforza di operare nell'ambito di una rigorosa pianificazione. Per risolverli, tutte le risorse disponibili vengono mobilitate. Se accetti di aiutare nella situazione attuale, ricorda che ciò ti porterà via tempo dai compiti importanti attuali del tuo programma, quindi valuta sempre se vale la pena sacrificarli.

Suggerimento 11 Non agire d'impulso: prendi decisioni intelligenti

A volte certe decisioni vengono prese a seguito di un impulso, un impulso incontrollabile. Ma ciò provoca deviazioni nel programma e interferisce con la pianificazione efficace dell'orario di lavoro per raggiungere l'obiettivo. Se senti il ​​desiderio momentaneo di fare qualcosa (ad esempio chiamare), considera attentamente e valuta se vale davvero la pena fare ciò che hai pianificato.

Suggerimento 12. Stabilisci bene le tue priorità

In un ampio flusso di casi - conferenze, riunioni, chiamate, messaggi - può essere molto difficile orientarsi e quando si affronta tutto in una volta o lo si prende in parti da punti diversi, ci si ritrova con pochissimo tempo. Qui è utile richiamare questo modo di pianificare il tempo come una matrice di priorità, e iniziare con l'implementazione di compiti chiaramente definiti e inequivocabilmente significativi, spostandosi gradualmente verso quelli meno importanti.

Pianificazione dell'orario di lavoro del segretario del capo

Il compito e lo scopo principale della pianificazione dell'orario di lavoro individuale del segretario è quello di alleviare il più possibile il capo e aiutarlo a distribuire il suo tempo. Il compito è aumentare l'efficienza dell'utilizzo di tutte le ore e i minuti possibili per l'attività lavorativa. Ciò significa che i compiti e la pianificazione delle attività del capo e del segretario sono interdipendenti.

Innanzitutto la segretaria aiuta nei lavori di tipo organizzativo, preparatorio e gestionale, libera spazio per la creatività del capo. A tal fine, l'assistente deve conoscere la routine quotidiana del livello superiore, il programma dei suoi compiti per tutti i periodi possibili: giorno / mese / trimestre. Una pianificazione efficace dell'orario di lavoro del segretario dipende dal programma del suo diretto superiore, poiché sta preparando tutte le riunioni, trattative e altre questioni (accoglienza visitatori, pratiche burocratiche) che sono nel programma del capo. Un ruolo chiave nella pianificazione è svolto dalla gerarchia dei compiti in base al loro valore e importanza.

Inoltre, i compiti del segretario comprendono anche altri lavori che non dipendono dal regime giornaliero delle autorità (e si riflettono nella pianificazione dell'attività lavorativa): si tratta del controllo della posta e della risposta alla corrispondenza, della gestione dei documenti, del controllo file, ecc. Le capacità di pianificazione del tempo dell'assistente devono essere al top. I punti di partenza del suo programma sono sempre attività ripetitive, ad esempio:

• preparare il posto di lavoro del capo;
• riordinare il proprio posto di lavoro;
• gestire tutti i tipi di email in arrivo;
• visualizzare il file di controllo;
• fornire alle autorità un riepilogo dello stato delle cose e chiarire il programma per la giornata corrente.

Considera un semplice esempio di pianificazione dell'orario di lavoro in relazione al programma del manager. Il programma d'azione del segretario sarà simile a questo. Quando il capo pianifica una riunione alle 11:00, il piano dell'assistente alle 10:30 segnerà la sua organizzazione con tutte le azioni conseguenti: promemoria, fotocopiatura dei materiali, pulizia della sala conferenze, registrazione. Se alle 14:00 il manager ha pianificato trattative fuori dall'ufficio, il programma della segretaria includerà elementi sulla chiamata di un'auto e sulla raccolta dei documenti. Inoltre, l'elenco dei lavori indica con chi e a che ora è necessario connettere il capo per una conversazione telefonica, quale documentazione deve essere corretta e cosa compilare da zero, ecc.

L'opzione migliore è determinare, insieme al capo, un intervallo di tempo costante per le attività quotidiane: firmare documenti, ricevere visitatori. Ciò migliorerà il lavoro e aiuterà a pianificare l'orario di lavoro sia dello specialista che del suo assistente. Quando si sviluppa un programma di lavoro, è inoltre necessario lasciare una discreta riserva in caso di incarichi improvvisi urgenti e importanti, telefonate e altre emergenze.

La segretaria dedica la fine della giornata lavorativa all'invio della corrispondenza in uscita e pianifica anche gli eventi per domani.

Quando la giornata lavorativa è finita, e il direttore tarda in ufficio, l'assistente può tornare a casa solo se c'è un apposito accordo tra loro e fornisce al capo tutti i dati necessari.

Prima di lasciare la sede, la segretaria rimuove tutti i documenti, chiude armadi, casseforti, spegne le apparecchiature elettroniche (questo non si applica a telefono, modem, fax), mette in ordine il posto di lavoro.

La pianificazione temporale del manager

L'essenza della pianificazione è la preparazione per l'attuazione degli obiettivi e la regolamentazione dell'orario di lavoro. I principi di pianificazione dell'orario di lavoro del manager non differiscono molto dai principi generali della regolamentazione del lavoro. L'uso razionale delle risorse di tempo implica la comprensione delle funzioni, degli scopi, degli obiettivi e del budget temporale.

Nel processo di organizzazione dell'orario di lavoro di uno specialista, vengono utilizzate tecniche di pianificazione ampiamente conosciute. Il manager deve essere guidato dalle seguenti regole:

• Il 60% del piano di lavoro giornaliero è destinato al lavoro programmato;
• Il 20% delle volte - per azioni impreviste;
• è meglio lasciare l'ultimo 20% per compiti spontanei.

Le strutture organizzative "piatte" vengono utilizzate nelle piccole imprese per risolvere problemi complessi in condizioni di significativa incertezza. Tali divisioni sono caratterizzate dai seguenti svantaggi: carico di lavoro eccessivo dei manager, difficoltà nel controllare le azioni di un gran numero di persone, nonché difficoltà associate al coordinamento del lavoro delle divisioni.

Il tempo impiegato (soprattutto se non annotato in fase di progettazione) dovrebbe essere registrato con l'indicazione obbligatoria di cosa e come è stato utilizzato. Ciò contribuisce al fatto che, avendo ricevuto un quadro completo dei costi del proprio orario di lavoro, il manager potrà organizzare in modo più efficace la propria pianificazione in futuro; al fine di sviluppare un piano di qualità, i compiti saranno suddivisi in breve, medio e lungo termine.

Regolarità, coerenza e coerenza dovrebbero essere posizionati come i principi fondamentali della pianificazione. È necessario seguire uno dei principi importanti della pianificazione delle attività: la realtà degli obiettivi: assumersi quante più responsabilità è possibile adempiere.

Al centro della spesa razionale dell'orario di lavoro del manager c'è il suo piano a lungo termine. Si tratta di un sistema pluriennale, tenendo conto dei piani annuali e trimestrali creati. Quest'ultimo può essere coordinato con l'annuale ed essere suddiviso in mensile. I piani giornalieri e settimanali corrispondono pienamente ad essi e allo stesso tempo riflettono in modo più accurato l'utilizzo dell'orario di lavoro del manager. La pianificazione delle attività lavorative a livello di un giorno è un passo importante nella pianificazione complessiva delle attività lavorative del manager, è soggetto a costante monitoraggio e aggiustamento a seconda della situazione.

Chi di noi non si è chiesto qual è il valore più grande? Molto spesso le opinioni divergono su questo tema. Alcuni credono che l'informazione, altri - il tempo. Nonostante il fatto che la società moderna abbia abbastanza opportunità per risparmiare tempo, per qualche motivo semplicemente non c'è abbastanza tempo. E subito mi vengono in mente i pensieri: “Perché il progresso tecnologico gioca uno scherzo crudele?”, “Come avere tempo per fare tutto e anche bene?”, “Come distribuire e pianificare la propria giornata per scaricarsi almeno parzialmente? ”. Tutto è molto semplice. Hai solo bisogno di imparare a pianificare correttamente il tempo.

Regole da seguire se vuoi avere successo

Per fare tutto e avere tempo per riposarti, dovresti:

• sviluppare un piano specifico;
• dare la priorità alla gestione delle piccole questioni importanti, senza lasciarle per dopo;
• non sprecare tempo di lavoro in cose inutili;
• analizzare le attività completate su base giornaliera;
• stabilire correttamente le priorità in base all'importanza;
• mantenere l'ordine;
• sviluppare la forza di volontà per seguire nuove abitudini.

Come imparare a pianificare la propria giornata: le fasi della pianificazione del tempo della testa

Sembra che sia corretto allocare l'orario di lavoro, determinare la sequenza del lavoro quotidiano non è difficile, tuttavia, non tutti possono farlo. Se ti vengono in mente pensieri su come fare cose importanti in modo tempestivo e non stancarti, è importante imparare come pianificare e allocare correttamente il tempo. Un ruolo importante qui è giocato da un piano adeguatamente elaborato della routine quotidiana.

Non dimenticare un fattore così importante come il tempo limitato. Il tempo non può essere fermato, cambiato, restituito, il che significa che lo stesso vale per il lavoro, gli affari e la nostra vita in generale.

Le fasi della pianificazione dell’orario di lavoro sono le seguenti:

• sviluppare la disciplina (imparare a controllare la propria giornata è un compito importante per un leader di successo);
• determinazione del grado di importanza dei casi (è consentito pianificare non più di 3 casi urgenti al giorno);
• distribuzione razionale dei casi in importanti, urgenti, leggeri, semplici, insignificanti;
• elaborare un piano graduale per l'attuazione del lavoro;
• sbarazzarsi di cose semplici, piccole, facili che richiedono meno di 10 minuti per essere completate (scarico nei giorni successivi);
• rifiuto del manager da attività che “rubano” tempo (guardare programmi TV, molte ore di comunicazione sui social network, incontri con gli amici);
• definizione di ogni cosa in casa e al lavoro del suo posto;
• liberarsi della spazzatura lavorativa (10 minuti al giorno sono sufficienti per ordinare i documenti e buttare via quelli inutili);
• scelta degli hobby per il tempo libero.

Per non perdere amici e risparmiare tempo correttamente, è necessario seguire la regola: visitare le pagine dei social network 2 volte a settimana, riservare i fine settimana per incontrare gli amici, pianificare in anticipo incontri personali, ridurre il tempo delle conversazioni telefoniche “vuote” a 15 minuti al giorno.

Come fare un piano di lavoro

È possibile una pianificazione fruttuosa se si rispetta la seguente sequenza nel proprio lavoro:

1. Determinare gli scopi e gli obiettivi sulla base dei quali sviluppare un piano di lavoro. Può essere a breve termine (per una settimana) o a lungo termine (per un mese, un trimestre, un anno).

Attenzione: un leader di successo non dovrebbe deviare di un solo passo dal piano. Puoi apportare modifiche, ad esempio scambiare cose, giorni di riunioni importanti, pianificare eventi per un altro momento, ma in ogni caso non puoi cambiarli radicalmente.

1. Assegnare compiti e fissare scadenze per il loro completamento. È importante imparare prima di tutto a fare le cose che hanno un arco di tempo limitato e quelle che richiedono molto impegno. Quindi puoi pianificare attività e lavori a medio termine che richiedono l'implementazione di funzioni standard. L'ultima cosa da fare è il lavoro meno importante.

1. Annotazione obbligatoria delle questioni urgenti sorte alla vigilia dell'esecuzione nel diario o nel calendario (consente al manager di avere il tempo di fare tutto in tempo, senza perdere punti importanti).

1. Analisi di tutti i casi, riduzione dell'elenco dei compiti (per quanto possibile).

Per scaricare la giornata è importante:

1. Seguire la restrizione dell'esecuzione dei casi: non più di 3 urgenti, non più di 10 in totale al giorno.
2. Nella pianificazione, aderire al completamento di compiti complessi in un momento più favorevole, preferibilmente al mattino, leggero, alla fine del turno di lavoro.
3. Non eseguire il lavoro successivo senza completare quello precedente (è importante pianificare i compiti per fasi, dopo aver completato quelli precedentemente concordati).
4. Non lasciare affari in sospeso, non trasferirli al giorno lavorativo successivo.
5. Se ci sono ancora compiti in sospeso, si consiglia di annotarli nel calendario dei casi importanti, dove dovrebbero essere appositamente annotati. Nel caso in cui lo stesso compito "viva" stabilmente nel diario per diversi giorni consecutivi, vale la pena considerare come rifiutarlo o semplicemente trasferirlo ad un'altra persona che lo esegue.

Segreti della pianificazione razionale

Una corretta pianificazione della giornata consentirà:

• valutazione del piano di lavoro, adeguamento dei compiti, elaborazione di una routine quotidiana;
• controllo sull'esecuzione dei casi, eliminazione dell'esecuzione simultanea di più compiti (altrimenti c'è il rischio di scarse prestazioni lavorative);
• completamento delle pratiche avviate;
• eliminazione degli ostacoli che impediscono al manager di svolgere i compiti assegnati, distrarre l'attenzione, influenzare i piani;
• alternanza di lavoro con riposo;
• analisi della pianificazione temporale;
• miglioramento continuo delle proprie prestazioni.

Segreti per risparmiare tempo al manager

1. È importante combinare attività simili, ad esempio combinare trattative, analizzare la corrispondenza, rispondere alle e-mail.
2. Altrettanto importante è la creazione di un ambiente tranquillo. Ciò è necessario affinché nulla distragga dal lavoro.
3. Limitare l'orario di lavoro eviterà risultati improduttivi dalle riunioni di lavoro.
4. La capacità di stabilire le priorità è un importante indicatore di razionalità e coerenza degli affari, che influisce sul raggiungimento degli obiettivi.
5. L'esecuzione di compiti eccezionalmente importanti consente al leader di ottenere prestazioni elevate nel suo lavoro.
6. Una parte significativa del tempo contribuirà a salvare la distribuzione dei compiti tra i dipendenti.
7. Altrettanto importante è la gradualità del lavoro. Muoversi verso l'obiettivo è molto più semplice se sali le scale, iniziando dalle piccole cose e raggiungendo le altezze.
8. Tenere un diario delle cose importanti aiuterà a eliminare la sovrapposizione di un compito sull'altro, l'accumulo di casi alla fine del mese.
9. Le decisioni importanti si prendono meglio al mattino. In questo modo, puoi creare una sensazione di successo per l'intera giornata lavorativa.
10. Quando si pianificano, si pianificano, è importante tenere conto del reale livello di capacità lavorativa, poiché è lui che influenza il risultato finale del lavoro.

INTRODUZIONE

L'orario di lavoro della maggior parte dei manager moderni è pieno al limite, la giornata lavorativa non è standardizzata, eppure spesso non è possibile portare a termine tutte le attività pianificate entro la scadenza stabilita. Allo stesso tempo, c'è una crescente sensazione di impotenza di fronte a una valanga di problemi che richiedono urgentemente il tuo intervento e la sensazione che la mancanza di tempo, come la mancanza d'aria, porta al fatto che i problemi semplicemente schiacciano una persona. Tutto ciò porta a uno stato di stress, che aggrava ulteriormente la situazione.

Questa situazione nella società moderna è diffusa e non solo tra i leader. Sicuramente, ogni persona può ricordare molti casi in cui in un giorno ha dovuto risolvere molti problemi, visitare molti luoghi, mentre non riusciva a decidere in quale ordine sarebbe stato meglio fare tutto questo e la consapevolezza che era impossibile farlo immediatamente e risolvi rapidamente il problema della distribuzione del tempo, che per questo motivo non puoi avere tempo o perdere qualcosa di importante, è molto deprimente, ti rende nervoso, rovina il tuo umore, che alla fine influisce negativamente sul tuo benessere, sulle tue prestazioni e riduce la probabilità che tutto ciò che è stato pianificato per la giornata si realizzerà.

In una situazione del genere, l'unica soluzione non può che essere l'uso di tecniche e metodi speciali che hanno il nome generale di gestione del tempo. La stessa parola "gestione del tempo" è tradotta dall'inglese come "gestione del tempo", ma va notato che è impossibile gestire il tempo. In effetti, ogni persona ha una quantità di tempo strettamente definita e per tutte le persone è la stessa. È impossibile influenzarne in qualche modo la quantità o la velocità del flusso. "Gestione del tempo" è solo un nome forte per quella che, in sostanza, è la gestione di se stessi, di un'organizzazione, delle persone al fine di accelerare la soluzione dei problemi, la realizzazione di eventi, lo svolgimento del lavoro, le azioni. Questa è la gestione dell'uso più razionale del tempo.

L'ORARIO DI LAVORO E LA SUA PIANIFICAZIONE

Il ritmo biologico del lavoro del manager

La capacità lavorativa di una persona durante il giorno cambia solitamente secondo una curva a forma di M fisiologicamente determinata, sulla quale si trovano due picchi di attività chiaramente definiti. Questi picchi corrispondono ai picchi di prestazione tra le 10:00 e le 12:00 e tra le 16:00 e le 18:00. La prestazione minima, di norma, scende a 14 ore e dopo 18 ore si verifica un calo dell'attività commerciale.

Ma queste sono tendenze generali che si osservano nella maggioranza, tuttavia ogni persona è individuale e ha la propria curva M.

Inoltre, è noto da tempo che quasi tutte le persone possono essere classificate come "allodole" o "gufi". Le "allodole" si svegliano presto la mattina, nella prima metà della giornata si sentono allegre ed energiche. La loro efficienza durante questo intervallo di tempo è elevata, ma la sera diminuisce, poi arriva la sonnolenza e vanno a letto presto. "La mattina è più saggia della sera" è il loro motto principale.

I "gufi" si addormentano, di regola, piuttosto tardi e si svegliano, ovviamente, tardi. Si alzano con difficoltà, perché al mattino arriva il sonno profondo. L'efficienza dei "gufi" aumenta gradualmente nel periodo dal pranzo alla sera.

Gli scienziati distinguono anche un terzo tipo di persone: si tratta di aritmici, le cui prestazioni sono quasi le stesse durante il giorno. Questo tipo comprende principalmente le persone impegnate nel lavoro fisico.

Il ritmo individuale può differire notevolmente dall'inizio e dalla fine della giornata lavorativa, dalla pausa pranzo stabilita al lavoro o in azienda. Pertanto, è necessario sviluppare un programma per lo studio dei bioritmi personali, che permetta di scoprire come cambiano la capacità lavorativa, la produttività, l'attenzione durante il giorno, per giorni alla settimana e per mesi. Il modo più semplice è includere queste misurazioni nel tuo piano temporale giornaliero. Come condurre i tempi, considereremo più tardi. Dopo aver effettuato misurazioni settimanali, costruisci la tua curva M. Confronta i risultati individuali con la dipendenza osservata nella maggior parte delle persone.

I risultati ottenuti sono molto importanti, poiché ora è possibile adattarsi al modo di operare della produzione o dell'impresa. Alcuni manager hanno adattato o stanno adattando il lavoro dei subordinati al loro ritmo biologico.

Uniformità di carico su base oraria. Conoscendo le leggi generali del movimento in natura, compresa l'attuazione dei compiti pianificati, è consigliabile lavorare in modo uniforme. Qui è opportuno tracciare un'analogia con il movimento di un'auto. Gli sforzi, creativi o fisici, saranno più efficaci se lavorerai durante il giorno senza "accelerazione" e "frenata". Pertanto, una raccomandazione pratica è quella di caricare le ore nel modo più uniforme possibile.

"Consolidamento" del programma. Quando viene formulato un piano di lavoro, allora, forse, ma molto probabilmente sicuramente, rimane una parte dei casi che non rientrerà nel programma. In questi casi è consigliabile “compattare” il palinsesto.

Si consiglia di considerare le opzioni per combinare due o più casi. Ad esempio, mentre pulisci, metti in ordine, ecc., ascolta un corso di lingua straniera. Tuttavia, se si fanno più cose contemporaneamente durante la giornata, prima o poi subentrerà la stanchezza psicologica. Pertanto si consiglia di non abusare di questa tecnica.

Quando si pianifica il giorno successivo, è consigliabile tenere conto dell'esperienza accumulata da molti uomini d'affari, manager e quadri. Ad esempio non si possono programmare più di 3-4 riunioni, si possono avere al massimo 10-15 conversazioni telefoniche, oppure 1-2 riunioni, oppure conversazioni con non più di quattro subordinati (da 10 a 45 minuti per ogni conversazione).

Gestione del tempo

La gestione del tempo come sistema di gestione del tempo comprende una serie di elementi che, se utilizzati insieme, forniscono una significativa riduzione del tempo necessario per eseguire vari processi produttivi. Questi elementi includono l'analisi dell'utilizzo dell'orario di lavoro, la definizione degli obiettivi che il manager desidera raggiungere attraverso l'utilizzo della gestione del tempo, la pianificazione dell'orario di lavoro, lo sviluppo di vari metodi per combattere le cause dell'uso irrazionale delle risorse temporali. Tuttavia, nonostante un sistema di gestione del tempo così armonioso, non dovrebbe essere preso come un assioma, perché ogni persona è l'unica che può risolvere per lui il problema dell'uso razionale del tempo nel miglior modo possibile e quindi nel modo più efficace. è la gestione personale del tempo, che in ogni singolo caso. Tuttavia, nel caso generale, è possibile applicare gli elementi di gestione del tempo sopra menzionati.

L'analisi è un processo che consente di identificare l'uso irrazionale dell'orario di lavoro, le sue cause e anche di isolare da tutte le principali cause che hanno l'effetto più negativo sull'uso del tempo.

La definizione degli obiettivi è una fase necessaria nella gestione del tempo, durante la quale è necessario rispondere alla domanda sul perché la gestione del tempo è necessaria per una determinata persona o una particolare impresa. L'impostazione degli obiettivi ti aiuta a capire meglio quali metodi di gestione del tempo dovrebbero e non dovrebbero essere utilizzati.

La pianificazione è un processo in cui viene compilato un elenco di attività che devono essere completate in un determinato periodo di tempo. La pianificazione dell'orario di lavoro presenta alcune caratteristiche specifiche.

Lo sviluppo di metodi per affrontare le cause della perdita di tempo presuppone che durante l'analisi preliminare queste cause siano state identificate ed è necessario eliminarle. Per le cause tipiche, esistono vari modi tipici per affrontarle, tuttavia, va ricordato che ogni caso specifico è individuale e in ogni caso sono necessari approcci individuali a ciascuna causa.

La gestione del tempo è una struttura olistica e dovrebbe essere applicata senza escludere nessuno dei suoi elementi. L'uso della gestione del tempo presuppone che una persona sia creativa nel suo utilizzo.

Ragioni per mancanza di tempo

Ci sono molti fattori diversi che possono portare a una perdita di tempo. Alcuni di questi fattori sono il risultato delle azioni analfabete del manager, altri si verificano indipendentemente da lui e altri sono direttamente correlati alla personalità del manager, ma il manager ha la capacità di influenzare la maggior parte di essi o almeno di ridurre la perdita di tempo dovuta a l’impatto di questi fattori. Consideriamo questi gruppi di fattori.

1. Le ragioni che sono il risultato delle azioni analfabete del leader. Questi includono:

1) Lavoro non programmato. È il risultato dello stile di vita non solo del leader stesso, ma anche dello stile di vita generale dell'organizzazione. Il lavoro non programmato porta a continue interruzioni per vari tipi di "chiarimenti", spiegazioni necessarie per l'ulteriore lavoro di vari dipartimenti, divisioni e singoli dipendenti. Allo stesso tempo, non solo coloro che chiedono informazioni vengono distratti, ma anche coloro a cui si rivolgono per informazioni.

2) Scambio di informazioni scarsamente organizzato all'interno dell'organizzazione. Quando si trasmettono informazioni, chiunque è sempre sicuro che il destinatario sia pienamente consapevole e ne comprenda il significato, ma non è sempre così. Ognuno ha i propri limiti di percezione, che possono distorcere le informazioni ricevute. Non tutti i manager moderni hanno risolto questo problema per se stessi e per i propri dipendenti e hanno introdotto un sistema unificato per ricevere e trasmettere informazioni nelle proprie aziende. In molte organizzazioni, lo scambio di informazioni tra i reparti avviene sotto forma di un telefono rotto, spesso nel corso di una comunicazione informale. Un altro esempio della mancanza di standard di trasferimento delle informazioni è la mancanza di un unico standard per spiegare al telefono l'ubicazione dell'organizzazione al cliente: "ognuno spiega come può".

3) La mancanza di una chiara distribuzione del lavoro in base al loro grado di importanza. Ciò spesso porta al fatto che il leader fa prima cose che in realtà non contano molto. Allo stesso tempo, dedicano molto tempo necessario alla risoluzione di problemi davvero importanti.

4) Esecuzione di compiti che potrebbero essere eseguiti dai subordinati. Molto spesso, il manager svolge tali compiti se non si fida dei suoi subordinati, credendo che saranno in grado di svolgere questo compito bene quanto lui stesso, cioè stiamo parlando di una mancanza di fiducia nelle adeguate qualifiche dei dipendenti dell'organizzazione. dipendenti. Un esempio è l'accoglienza dei clienti da parte del manager, e non il conferimento a qualsiasi dipendente del potere di lavorare con i clienti, l'analisi personale della posta e non l'incarico al segretario di smistare la corrispondenza in arrivo.

5) Debole motivazione al lavoro. Una debole motivazione del lavoro porta a una bassa produttività del lavoro, in misura maggiore ciò non riguarda il capo dell'organizzazione, ma i suoi subordinati, tuttavia, questo problema può verificarsi nell'impresa e la bassa produttività del lavoro porterà a una mancanza di tempo.

2. Ragioni che non dipendono dal leader. Considera questi fattori:

1) Lavora con la corrispondenza. Gli studi dimostrano che un manager dedica il 20-30% del suo tempo all'analisi della corrispondenza, esaminando fino a 100 documenti al giorno, di cui solo 30 sono realmente necessari. Si stima che nella corrispondenza commerciale la quantità di informazioni non necessarie raggiunga il 15-20% e attraverso tutti i canali provenga da fonti di informazione interne del 30% e da fonti esterne del 40%.

2) Un grande flusso di casi di routine, spesso urgenti, il cui lavoro richiede molto tempo. Gli esempi includono casi come la progettazione dei locali in cui vengono effettuate le riparazioni, la scelta dei mobili, la necessità di controllare personalmente vari parametri delle attività dell'organizzazione, spesso ciò è dovuto all'incompetenza dei subordinati o alla loro riluttanza ad assumersi la responsabilità quando sono loro stessi a rivolgersi al gestore con “richieste di aiuto”.

3) "Ladri di tempo". I "ladri di tempo" sono casi imprevisti, la maggior parte dei quali richiede una soluzione urgente e non può essere delegata ai subordinati. Tutto ciò richiede molto tempo e distrae dalle cose veramente importanti. Esistono molti tipi diversi di "ladri di tempo":

a) telefonate

b) persone che ci visitano;

c) problemi con le apparecchiature informatiche;

d) modifica dell'ordine di lavoro imposta dai colleghi;

e) mancata pianificazione organizzativa;

e) incapacità di ascoltare le altre persone;

g) struttura organizzativa insoddisfacente;

h) correggere errori che avrebbero potuto essere evitati;

i) indecisione nelle questioni aziendali;

j) riunioni scarsamente organizzate e coordinate;

k) distrazioni sul posto di lavoro;

l) eccessiva burocrazia d'ufficio;

m) discussioni inutili sul proprio lavoro e su quello degli altri;

3. Ragioni direttamente legate alla personalità del leader. Considera questi fattori:

1) Fretta costante. In uno stato di costante fretta, il leader non ha tempo per concentrarsi sul compito che sta svolgendo in questo momento. Segue il percorso che gli è venuto in mente per primo, invece di pensare ad altri modi, forse più razionali, per risolvere questo problema.

2) Miglioramenti costanti a casa. I costanti miglioramenti a casa danno origine a un circolo vizioso, quando una persona non ha tempo per portare a termine i propri affari e risolvere tutti i problemi durante l'orario di lavoro, di conseguenza è costretta a risolverli a casa a scapito del suo tempo libero, riposo e vita personale. Una persona non ha l'opportunità di vivere, rilassarsi pienamente e, di conseguenza, la sua capacità lavorativa diminuisce, il che porta a difetti e di nuovo alla necessità di perfezionarsi a casa. Questo circolo vizioso è il risultato di un orario di lavoro organizzato in modo inadeguato e può essere molto difficile spezzarlo.

3) Pignoleria. La pignoleria è il risultato di una cattiva organizzazione della giornata lavorativa, dipende anche dall'impulsività e dalle caratteristiche della persona. Per una persona esigente è difficile scegliere quale affrontare, spesso “si precipita” tra due casi ugualmente urgenti ed altrettanto lunghi nella decisione, non sa scegliere quale affrontare e per questo il tempo è poco sprecato.

Pianificazione del tempo

Il metodo principale che aiuta a utilizzare in modo efficace l'orario di lavoro è la pianificazione del tempo. La pianificazione è la strutturazione del tempo per l'utilizzo più economico dello stesso nel raggiungimento di eventuali scopi e obiettivi che la testa o l'organizzazione devono affrontare. La pianificazione può essere a lungo, medio e breve termine.

Il vantaggio principale ottenuto dalla pianificazione del lavoro è che la pianificazione comporta un guadagno di tempo. L'esperienza dimostra che aumentare la quantità di tempo dedicato alla pianificazione porta in ultima analisi a un risparmio di tempo in generale.

Ovviamente, il tempo dedicato alla pianificazione non può aumentare indefinitamente, esiste un livello ottimale, dopo il quale un ulteriore aumento del tempo di pianificazione diventa inefficiente. Non dovresti dedicare alla pianificazione più dell'1% del tempo totale di pianificazione.

La pianificazione viene sempre effettuata sulla base degli obiettivi. La base per qualsiasi pianificazione è uno o più obiettivi a lungo termine. Sulla base degli obiettivi a lungo termine, vengono fissati obiettivi a medio e breve termine. Ciò avviene come segue: in base allo scopo della vita o alla missione dell'organizzazione, si distinguono una serie di sotto-obiettivi, il cui raggiungimento dovrebbe contribuire al raggiungimento dell'obiettivo principale della vita. Questi sono obiettivi a lungo termine. Ciascuno di questi obiettivi identifica una serie di sotto-obiettivi, preferibilmente su base temporanea (che dovrebbero essere implementati nei prossimi anni), il cui raggiungimento dovrebbe contribuire al raggiungimento degli obiettivi a lungo termine. Allo stesso modo, in base agli obiettivi dell'anno, vengono assegnati gli obiettivi del mese, decennio, giorno. Successivamente, viene effettuata un'analisi dei punti di forza e di debolezza della persona o dell'organizzazione che potrebbero essere rilevanti per il raggiungimento degli obiettivi. Questo viene fatto per incoraggiare i punti di forza e lavorare sui punti deboli. Questa analisi serve come base per la pianificazione a medio e breve termine.

Il processo di pianificazione stesso risiede nel fatto che vengono formulati i risultati e vengono fissate le scadenze per il loro raggiungimento. I risultati devono corrispondere agli obiettivi. In questo caso, è opportuno seguire alcune regole di pianificazione.

1. La pianificazione dovrebbe essere fatta per iscritto. Affinché il piano non sia solo un elenco di attività che devono essere completate in un giorno, vale anche la pena renderlo uno strumento motivante, concentrandolo sul risultato. Questo è uno dei motivatori più forti.

2. Dovrebbero essere presi in considerazione i risultati della precedente analisi sull'utilizzo dell'orario di lavoro. Nel processo di questa analisi, vengono rivelati gli errori inerenti a questo manager nella pianificazione del proprio orario di lavoro e le modalità per neutralizzare le conseguenze di questi errori.

3. Non dovresti pianificare l'intera giornata lavorativa. Si ritiene che non si debba pianificare più del 60% del proprio tempo e lasciare il 40% non pianificato: 20% tempo imprevisto e 20% tempo spontaneo.

4. È necessario stabilire limiti di tempo chiari per l'attuazione dei casi e la soluzione di problemi che non consentirebbero di completare ciò che è incompiuto e di risolvere ciò che non è finito in un momento non pianificato. Se questi casi e problemi dovessero essere risolti nei tempi previsti. La pratica dimostra che per qualsiasi attività viene dedicato esattamente tanto tempo quanto è disponibile, pertanto è necessario stabilire tempi chiari che consentano di completare il necessario e allo stesso tempo non superare il tempo richiesto per il completamento.

5. Per risolvere la questione della riassegnazione dei casi, i casi dovrebbero essere suddivisi in base al loro grado di urgenza e importanza. Allo stesso tempo, i compiti più urgenti e importanti dovrebbero essere affrontati immediatamente dal manager. Importante, ma non urgente, può essere rinviata, mentre le restanti 2 categorie di casi (non importanti, ma urgenti, non importanti e non urgenti) dovrebbero essere trasferite ai subordinati per la decisione. Le attività non urgenti dovrebbero essere classificate in base al tempo richiesto per ciascuna di esse e quando appare il tempo libero, puoi iniziare ad accorciare questo elenco: per questo è consigliabile averlo sempre a portata di mano.

6. I piani dovrebbero essere rivisti regolarmente, perché in considerazione dell'ambiente in costante cambiamento, potrebbe risultare che alcuni piani della direzione e del manager dell'organizzazione non corrisponderanno più agli obiettivi dell'organizzazione e, di conseguenza, dovranno essere adeguati.

7. I piani devono essere realistici e coordinati e coordinati non solo tra loro, ma anche con i piani di colleghi, subordinati, livelli superiori di gestione.

CONCLUSIONE

In questo articolo è stato studiato uno dei problemi urgenti dei manager moderni: pianificazione e utilizzo efficaci dell'orario di lavoro.

Nell'era dell'informazione sta diventando sempre più difficile tenere il passo con tutto, e questo è molto importante per qualsiasi leader. Oggi il prezzo del tempo sta diventando più prezioso del denaro. Gestire un'organizzazione o un piccolo dipartimento, o semplicemente lavorare, adempiendo alle istruzioni e allo stesso tempo dedicare completamente tempo alla famiglia e al riposo è il compito di qualsiasi manager.

Quindi voglio fare tutto: lavorare, dormire e chiacchierare con la famiglia e gli amici. Quando siamo di fretta, agitati, il tempo vola inosservato, quindi è necessario pianificarlo e utilizzarlo correttamente. Dopotutto, il tempo è una risorsa irreversibile della nostra vita. Ma, sfortunatamente, molti, rendendosi conto che non c'è abbastanza tempo, non vogliono cambiare nulla.

Un tempo Nietzsche disse che "una persona che non può dedicare personalmente più di 16 ore al giorno a se stessa dovrebbe essere definita schiava".

Il tempo è una risorsa specifica e irreversibile. Se ne va, quindi il suo utilizzo efficace è rilevante, soprattutto al ritmo di vita di oggi.

Questo problema è di grande importanza pratica, sia per i leader che per qualsiasi persona.

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Ciao! In questo articolo parleremo della pianificazione della giornata lavorativa.

Oggi imparerai:

1. Perché pianificare la tua giornata lavorativa;
2. Chi ne ha bisogno;
3. Come pianificare la tua giornata lavorativa.

Pianificazione della giornata lavorativa

Nel 21° secolo, il ritmo della vita è notevolmente accelerato e continua a guadagnare slancio. Se prima, per avere successo, era necessario svolgere una quantità di lavoro, ora, per raggiungere il successo, è necessario fare molto di più. E le persone iniziano ad affrontare la mancanza di tempo. Se rincorri tutti i compiti quotidiani che la vita ci sottopone ogni giorno, non c'è più tempo.

La pianificazione della giornata lavorativa è uno strumento che aiuta non solo a utilizzare in modo efficace l'orario di lavoro, ma anche a ridurlo. Questa non è una banale lista di cose da fare che deve essere fatta in un ordine rigoroso. La pianificazione è la capacità di scegliere cosa è necessario fare, perché e quando.

Ecco perché una buona pianificazione non solo struttura tutto ciò che fai in una giornata, ma ti libera anche tempo. Prima di tutto, devi fare le cose più importanti: questa è la regola principale. È utile per ogni persona che ha tempo libero al lavoro e non ha un programma chiaro per allocare correttamente il proprio tempo.

Cosa comprende la pianificazione?

La pianificazione dell'orario di lavoro comprende:

• Priorità.
• Seleziona compiti importanti.
• Trovare il modo migliore per risolverli.
• Cerca lavoro nel tempo libero.

Priorità ti aiuta a capire cosa richiede attenzione, cosa può risolversi da solo e quale problema dovrebbe essere semplicemente ignorato. Il tempo e le informazioni sono diventati molto più preziosi di prima, e arrabbiarsi per qualcosa che non dà risultato è una cosa senza senso.

Selezione di attività importanti- quasi uguale alla definizione delle priorità, solo entro un giorno lavorativo. Scegli cosa porterà un risultato importante, cosa deve essere fatto con urgenza e cosa può essere rinviato.

Trovare i modi migliori per risolvere i problemiè un punto molto importante. Quando pianifichi, dovresti considerare non solo cosa farai, ma anche il modo migliore per farlo. Allo stesso tempo, è importante non solo risparmiare tempo, ma fare tutto nel modo più rapido ed efficiente possibile.

Lavorare con il tempo libero dovrebbe essere incluso anche nel piano di lavoro. Hai 2 ore al giorno libere che puoi dedicare a qualcosa? Puoi dirlo al tuo capo e lui ti caricherà di lavoro, potrai istruirti o impegnarti per sviluppare il tuo progetto.

Perché è importante pianificare la propria giornata lavorativa?

Chiunque abbia mai avuto a che fare con freelance, affari o "lavoro a volontà" (come un taxi) capisce l'importanza di organizzare le cose durante la giornata. Ma, ad esempio, la maggior parte degli impiegati non ritiene necessario pianificare la propria giornata lavorativa.

In effetti, il motivo principale per pianificare una giornata lavorativa è aumentare la propria efficienza. Se ascolti il ​​tuo corpo, puoi capire che alcune cose sono migliori per te in un momento e altre in un altro. Ad esempio, è più conveniente per te chiamare ad altre aziende dopo pranzo, dato che ti sei già svegliato, ma non hai ancora avuto il tempo di stancarti, e la sera il lavoro monotono viene svolto più velocemente, quindi è meglio rinviare le informazioni di guida nel database fino a 5-6 ore.

La pianificazione di una giornata lavorativa tiene conto non solo degli elementi di base per risolvere i problemi, ma anche delle preferenze personali di ciascuna persona. La gestione del tempo non è stata concepita per imporre a tutti lo stesso modello di prestazioni elevate. Devi adattare i tuoi compiti alle caratteristiche del tuo corpo.

Organizzare e pianificare la tua giornata ti consente di fare di più in meno tempo, lasciando tempo per le cose che ami.

Chi dovrebbe pianificare la propria giornata lavorativa

Tutti dovrebbero essere in grado di pianificare la propria giornata lavorativa. In questo modo puoi risparmiare tempo e lavorare in modo più efficiente. Ma ci sono 3 categorie di persone che sono semplicemente obbligate a impegnarsi nella pianificazione personale.

. Il lavoratore più indisciplinato è il libero professionista. Non ha un programma chiaro e solo la scadenza gli ricorda che è ora di sedersi e fare qualcosa. Ecco perché è molto importante per i liberi professionisti che lavorano con più clienti pianificare la propria giornata lavorativa. Spesso capita che i nuovi ordini vengano visualizzati con una differenza di uno o due giorni e, se ritardi fino all'ultimo, potresti non avere il tempo di lavorare su due progetti.

uomini d'affari. Qui tutto è quasi uguale a quello del freelance. Soprattutto se si tratta di un business online. Da un lato puoi stare tranquillo a casa mentre i tuoi dipendenti lavorano, ma dall’altro questo approccio si rivelerà inevitabilmente un fallimento. In Occidente, il culto del maniaco del lavoro fiorisce tra gli uomini d'affari. Credono che se non lavori 60 ore a settimana, allora sei pigro e non hai niente da fare negli affari.

Capi. Il leader non sarà sempre un uomo d'affari. Il proprietario dell'azienda non può prendere parte attiva negli affari della sua azienda, ma il suo direttore è responsabile del funzionamento dell'intero meccanismo. Ecco perché i dirigenti delle aziende di medie e grandi dimensioni devono utilizzare il proprio tempo in modo efficace, perché dalle loro decisioni a lungo termine dipende il futuro dell’azienda. Pianificare la giornata lavorativa di un manager è un modo per allocare nel modo più efficace il proprio tempo tra compiti strategicamente importanti.

Metodi di pianificazione della giornata lavorativa

Esistono molti modi per pianificare correttamente la giornata lavorativa. Ma uno dei più efficaci Matrice di Eisenhower. La sua essenza è la seguente.

Ci sono 4 quadrati:

1. Quadrato A - Questioni urgenti e importanti.
2. Riquadro B: cose non urgenti e importanti.
3. Quadrato C: questioni urgenti e non importanti.
4. Quadrato D: cose non urgenti e non importanti.

Piazza A dovrebbe essere quasi sempre vuoto. Con una corretta pianificazione, tutti i compiti importanti dovrebbero essere sistemati nel riquadro B ed essere svolti man mano che si avvicinano ad A.

Piazza B Queste sono cose importanti che ti aiuteranno a raggiungere il tuo obiettivo. Ciò include tutte le attività che devono essere completate entro 1 giorno lavorativo.

Piazza C significa casi urgenti e non importanti che devono essere trasferiti ad altre persone. Un ottimo esempio di cose urgenti ma non importanti è chiamare un potenziale cliente. Un dipendente può farlo, è meglio che ti concentri su altre cose.

Quadrato D, significa che ci sono cose non urgenti e poco importanti che non ti avvicinano all'obiettivo, non danno emozioni positive e, in linea di principio, non sono necessarie. In questa casella dovresti annotare tutte le idee inutili.

Questa divisione dei compiti in base alla loro importanza e urgenza consente di capire a cosa bisogna prestare attenzione durante la giornata lavorativa e cosa può essere tranquillamente dimenticato. La matrice aiuta non solo nei processi lavorativi, ma anche nella vita di tutti i giorni. Se vuoi imparare l'inglese, è interessante per te e ti aiuterà nella tua carriera - questo è il quadrato B. Ma se vuoi imparare lo spagnolo solo per il gusto di conoscerlo - questo è D, e puoi tranquillamente dimenticartene Esso.

Regole per la programmazione della giornata lavorativa

Esistono diverse regole su come gestire in modo efficace la giornata lavorativa. Per comodità divideremo la giornata in 3 parti:

• L'inizio della giornata lavorativa.
• Flusso di lavoro principale.
• Completamento.

La mattina è il passo più importante. A seconda di quanto hai dormito, di come ti sei alzato e di cosa hai fatto, dipenderanno il tuo umore, il tuo atteggiamento psicologico e le tue prestazioni.

I principi della mattinata "giusta" includono quanto segue:

• Attitudine positiva. Se ti svegli ogni giorno pensando di odiare il tuo lavoro, la tua produttività diminuirà. Prova ad iniziare la mattinata con pensieri piacevoli.
• Cerca di non "oscillare". Hai notato che dopo esserti alzato la mattina, hai bisogno di altri 30-40 minuti per riprenderti finalmente? Non vale la pena sprecare questo tempo. Subito dopo esserti svegliato, fai una doccia, prepara un caffè e invece di mezz'ora "verso il nulla", puoi fare colazione in tutta tranquillità.
• Una piacevole colazione e il modo di lavorare. Iniziare la giornata lentamente è molto importante. Quando sei di fretta, il corpo spende energia e nervi extra che potrebbero essere utilizzati per un lavoro più produttivo. Se non puoi permetterti una colazione abbondante e una pedalata tranquilla, vai a letto più tardi e svegliati prima.
• Compiti chiave. Gli uomini d'affari di maggior successo tendono a sostenere che i compiti più importanti devono essere svolti al mattino. Come dice il proverbio: “Se vuoi fare tutto, mangia una rana a colazione”. Il ruolo della rana è il caso per il quale non vuoi assolutamente assumerti. Fallo al mattino e l'atteggiamento positivo derivante dal fatto che "la rana viene mangiata" durerà tutto il giorno.

Il flusso di lavoro principale è costituito dalle seguenti attività:

• Risolvere problemi urgenti. È importante capire che se durante la giornata lavorativa ti sono capitati degli affari urgenti, non è necessario rivolgere tutta la tua attenzione esclusivamente ad essi. Per prima cosa devi capire se è importante o meno. Se importante, è necessario procedere immediatamente ad esso. In caso contrario, trasferire la responsabilità della sua attuazione a un'altra persona.
• Rispetta le scadenze. Ogni giorno devi fissarti delle scadenze approssimative per le quali devi far fronte all'intero volume di compiti. È importante che non sia "Fai tutto prima delle 18:00", ma "Alle 14:00 - inizia a fare un piano, alle 15:00 - analizza gli indicatori, alle 16:00 - scrivi un rapporto", ecc.
• Ordine sul posto di lavoro. Questo è un punto implicito ma molto importante. Se la tua scrivania è in disordine, i tuoi occhi si perderanno costantemente in essa. E se sul posto di lavoro appare qualche documento straniero, puoi iniziare a studiarlo e perdere solo 20-30 minuti.
• Non seguire gli impulsi. È la cosa più importante. Ci sono alcuni fattori scatenanti che ti fanno spostare la tua attenzione dal lavoro a qualcosa di meno importante. Chiamare un amico mentre rivedi un piano di vendita? È meglio non farlo, altrimenti perderai la concentrazione e potresti facilmente perdere l'umore lavorativo.
• Raggruppa la tua routine. È molto importante. Se dovete fare 60 telefonate durante la giornata, è meglio suddividerle in piccoli gruppi, da 10 a 15 alla volta. Dopo la chiamata, puoi eseguire un'altra attività. Passando costantemente da un'attività di routine a un'attività vigorosa, puoi fare molto di più.

La fine della giornata lavorativa si basa sui seguenti principi:

• Completa ciò che è necessario. C’è un gruppo di casi che rientrano nella casella “importante ma non urgente”. È meglio completarli durante la giornata lavorativa e la casella "importante e urgente" viene sempre mantenuta vuota.
• Controlla i tuoi risultati rispetto al piano. Tutto ciò che hai fatto in un giorno dovrebbe essere confrontato con ciò che hai pianificato. Se hai appena iniziato a pianificare la tua giornata lavorativa, piccole deviazioni dal piano saranno nell'ordine delle cose. Cerca di mantenerli il meno possibile.
• Fai un piano per il giorno successivo. È meglio farlo alla fine del giorno lavorativo precedente. Quindi mantieni l'umore lavorativo e, ma è importante elaborare un vero programma di affari.

Se sei un leader, durante la giornata lavorativa dovresti lavorare a stretto contatto con la tua segretaria.

Ricorda che questi sono tutti consigli generali. Non tengono conto delle tue caratteristiche individuali. Se è più conveniente per te svolgere un lavoro urgente nel pomeriggio e non al mattino, questo è un tuo diritto. Se preferisci svolgere un compito grande e difficile per ultimo, e questo non influisce in alcun modo sul tuo umore per un giorno, fallo durare.

La pianificazione della giornata lavorativa dovrebbe essere individuale.

I principali errori quando si pianifica una giornata lavorativa

Nonostante il fatto che la pratica della gestione del tempo sia saldamente radicata nelle nostre vite, la maggior parte delle persone commette errori comuni quando pianifica la propria giornata lavorativa. Eccone alcuni.

Errore 1. Prioritizzazione errata.

La matrice Eisenhower ci dice che abbiamo cose importanti da fare. Ma molte persone possono facilmente confondere ciò che è importante per loro. Il quadrato A, che dovrebbe rimanere vuoto e responsabile di questioni urgenti e importanti, viene spesso confuso con C, dove si sono accumulate questioni non importanti che richiedono attenzione immediata.

È importante ricordare che dovresti spendere energia esclusivamente su ciò che è importante per te in un dato momento. Dovresti lavorare per il futuro quando le cose potranno essere posticipate e pianificate adeguatamente.

Errore 2. Troppo tempo viene dedicato alle sciocchezze.

Per spiegare perché prima di tutto è necessario fare una “base”, e solo dopo le piccole cose, utilizzeremo la Legge di Pareto. Dice che il 20% degli sforzi dà l’80% dei risultati. Cioè, quando lavori su qualcosa di importante, spendi il 20% dello sforzo e ottieni l'80% del risultato. Quando lavori sulle piccole cose, ottieni 4 volte meno risultati e spendi 4 volte più energia.

Consideriamo un piccolo esempio. Devi lanciare una campagna pubblicitaria. Se crei 10 creatività, selezioni parole chiave e frasi per esse e le lanci su siti preparati, questo sarà il 20% del lavoro che darà l'80% del risultato. Ma se dedichi del tempo a modificare caratteri e immagini, a selezionare e perfezionare frasi e a trovare piattaforme aggiuntive per la pubblicità, dedicherai molti più sforzi. Tutto ciò dovrà essere fatto, ma dopo l'inizio della campagna pubblicitaria, quando si otterrà il primo risultato.

Errore 3. Mancanza di tempo per questioni personali.

Ogni persona dovrebbe avere una vita personale e libertà di scelta della professione. Se hai molto da fare e non trovi una o due ore per dedicarti al tuo hobby, allora non stai pianificando bene la tua giornata. Pianificare l’orario di lavoro è importante non solo perché consente di fare di più. Ti dà l'opportunità di fare ciò che ami senza fretta.